項(xiàng)目成本的監(jiān)督問(wèn)題分析

1、項(xiàng)目成本的監(jiān)督問(wèn)題分析 需要一個(gè)項(xiàng)目成本核算系統(tǒng)來(lái)監(jiān)督成本基準(zhǔn)。這種分析有助于您識(shí)別進(jìn)度或性能基準(zhǔn)上的變化。我們將爭(zhēng)論這些問(wèn)題，并供應(yīng)通常由計(jì)算機(jī)生成的成本報(bào)告的范例。我們還將爭(zhēng)論掙值管理系統(tǒng)。 成本監(jiān)督 監(jiān)督一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際成本所需的可用性信息因項(xiàng)目組織的不同而異。任何一個(gè)從事項(xiàng)目的公司都必需有一個(gè)項(xiàng)目成本會(huì)計(jì)系統(tǒng)。商業(yè)客戶可能不會(huì)進(jìn)行審核，尤其當(dāng)合同價(jià)格相對(duì)比較低的時(shí)候。但政府組織通常在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中和項(xiàng)目完成之后進(jìn)行例行的審核。政府組織還會(huì)審核固定價(jià)格項(xiàng)目的項(xiàng)目成本。因此，為(美國(guó))聯(lián)邦和其他政府機(jī)構(gòu)工作的公司以及建筑行業(yè)的很多公司都有良好的項(xiàng)目成本會(huì)計(jì)系統(tǒng)，用以記錄勞動(dòng)和非勞動(dòng)項(xiàng)目成本。

2、 公司還必需將資本財(cái)務(wù)投資和可以在當(dāng)前財(cái)務(wù)期間沖銷的成本或費(fèi)用區(qū)分對(duì)待。因此，當(dāng)一個(gè)公司執(zhí)行一個(gè)增加其資本基礎(chǔ)設(shè)施的項(xiàng)目時(shí)，該公司必需收集并報(bào)告這次成本。一種典型的狀況是，在工廠中增加一條新的生產(chǎn)線。此時(shí)，工廠工程勞動(dòng)成本和其他直接費(fèi)用，與新安裝的生產(chǎn)設(shè)備的選購(gòu)價(jià)格一起被轉(zhuǎn)為資本。這樣的資本成本可以由稅務(wù)部門進(jìn)行審核。盡管公司收集和記錄此類資本成本的系統(tǒng)不會(huì)像用于合同項(xiàng)目的系統(tǒng)那樣精細(xì)，但必需存在這樣一個(gè)零售系統(tǒng)。 其他執(zhí)行項(xiàng)目的公司不一定有系統(tǒng)的項(xiàng)目成本會(huì)計(jì)系統(tǒng)，例如，很多進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的公司。對(duì)于這些公司而言，重要的問(wèn)題是事先計(jì)劃需要什么資源、產(chǎn)品上市時(shí)間、預(yù)期的利潤(rùn)，l；j,z相比投

3、資其他新產(chǎn)品的贏利狀況。一旦項(xiàng)目開頭之后，達(dá)到進(jìn)度要求才是最重要的，相比之下實(shí)際成本便沒有那么重要了。全部的成本(除了用于建設(shè)新的或特地的生產(chǎn)力的資本擴(kuò)張)均作為當(dāng)年的開支，這通常是通過(guò)限制員工人數(shù)的規(guī)模來(lái)掌握的。 很多項(xiàng)目，尤其新成品開發(fā)項(xiàng)目，在計(jì)劃或進(jìn)入市場(chǎng)之前(或稍晚一點(diǎn)，在達(dá)到原來(lái)的贏利目標(biāo)之前)就被停掉了。項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)候錯(cuò)誤地要求將項(xiàng)目進(jìn)行下去，其理由是已經(jīng)進(jìn)行了大量的投資。這是不對(duì)的，因?yàn)樗ㄙM(fèi)的成本會(huì)被沖銷(盡管無(wú)法收回的資本成本必需區(qū)分對(duì)待)。對(duì)一個(gè)收益不大的項(xiàng)目連續(xù)投資使其維持，這絕不是什么好方法。 計(jì)算機(jī)成本報(bào)告 很多組織，尤其大型組織和那些為政府機(jī)構(gòu)做項(xiàng)目的組織，一般都有

4、計(jì)算機(jī)生成的項(xiàng)目成本總結(jié)報(bào)告。這些報(bào)告通常由一個(gè)集中的企業(yè)信息系統(tǒng)生成。在某些狀況下，它們還包括進(jìn)度的偏離。有大量的可供購(gòu)買或租用的報(bào)告系統(tǒng)。圖191顯示了報(bào)告對(duì)項(xiàng)目監(jiān)督帶來(lái)的幫助。實(shí)際成本(和進(jìn)度)數(shù)據(jù)的收集 來(lái)自于員工的考勤卡、選購(gòu)訂單，以及項(xiàng)目 其他的直接項(xiàng)目費(fèi)用，將這些數(shù)據(jù)與計(jì)劃進(jìn) 行比較，分析其中存在的顯著不同，采取糾正措施促使重新計(jì)劃。在實(shí)際和計(jì)劃之間做比較，會(huì)使人想到某些趨勢(shì)導(dǎo)致將來(lái)的偏離，當(dāng)然也會(huì)導(dǎo)致重新計(jì)劃。必需在每個(gè)成本中心(如部門)和工作分解任務(wù)時(shí)都做這種比較，才更加有效。 盡管信息多比信息少好，但項(xiàng)目經(jīng)理必需在表格過(guò)多、信息過(guò)多與信息太少而不足以監(jiān)督項(xiàng)目這兩者之間謹(jǐn)慎地

5、劃分界線。項(xiàng)目經(jīng)理和高層管理者都不應(yīng)當(dāng)錯(cuò)誤地相信只有實(shí)際成本數(shù)據(jù)(可以報(bào)告得特別具體)才是衡量項(xiàng)目是否健康(這需要難度很大的三維標(biāo)準(zhǔn))的唯一標(biāo)準(zhǔn)。 多數(shù)用計(jì)算機(jī)報(bào)告進(jìn)行項(xiàng)目管理的組織每個(gè)星期都會(huì)發(fā)布一次勞動(dòng)分布報(bào)告。該報(bào)告列出在上一周中參與每個(gè)項(xiàng)目的人員的名字。這份關(guān)鍵報(bào)告為項(xiàng)目經(jīng)理供應(yīng)了一個(gè)提前的預(yù)警信號(hào)。具體考察該報(bào)告會(huì)發(fā)覺，有不該參與您項(xiàng)目(開銷)的人卻參與了進(jìn)來(lái)，而您所期望參與的人員卻沒有出現(xiàn)在您的項(xiàng)目中。 成本監(jiān)督問(wèn)題 在這一部分將回顧“材料研究項(xiàng)目”的幾個(gè)成本報(bào)告，以說(shuō)明項(xiàng)目掌握中的一些問(wèn)題。不同組織的實(shí)際報(bào)告格式各不相同，所述問(wèn)題的具體程度也各異(圖19-2是一個(gè)比較合理而有幫助

6、的成本報(bào)告系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)供應(yīng)的協(xié)同信息的范例)。這些報(bào)告通常是由集中的項(xiàng)目成本核算職能部門來(lái)預(yù)備。盡管要處理的數(shù)據(jù)量浩大，即使是對(duì)于富有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目成本核算師而言可能也一樣是個(gè)負(fù)擔(dān)但小型項(xiàng)目并非一定要使用計(jì)算機(jī)。 時(shí)間支配造成的偏離 圖19-2是一個(gè)商業(yè)部門(456部門)所擔(dān)當(dāng)?shù)娜蝿?wù)b在第一個(gè)月月底時(shí)的項(xiàng)目成本報(bào)告。一般來(lái)講，這份報(bào)告會(huì)在第二個(gè)月的中旬(在這里是2月份)供應(yīng)。在這種狀況下，勞動(dòng)和經(jīng)常性支出是符合計(jì)劃的。但對(duì)于非勞動(dòng)費(fèi)用，卻存在著有利的偏離。也就是說(shuō)，計(jì)劃要花費(fèi)4400美元，但實(shí)際還沒有花一分錢。 圖19-3顯示了456部門相應(yīng)的任務(wù)和階段性承付款項(xiàng)報(bào)告。已經(jīng)發(fā)生了數(shù)額為4400美元的承

7、付款項(xiàng)。因此，成本偏離僅僅表明有尚未支付的賬單，而不是因?yàn)樯形窗l(fā)生的活動(dòng)造成的偏離。換一種說(shuō)法，4400美元的花費(fèi)將會(huì)在后來(lái)發(fā)生。這說(shuō)明，假如不考察承付款項(xiàng)報(bào)告，便不能很好地使用項(xiàng)目成本報(bào)告。 另外，由于購(gòu)買大量的材料也會(huì)造成偏離，有的材料在早期的任務(wù)中需要，而另一些則在晚些時(shí)候的任務(wù)中才用到，之所以大量選購(gòu)，是為了獲得更多折扣。在這種狀況下，收到材料(以及材料成本)與何時(shí)在任務(wù)中使用材料并不全都。 圖19-4和圖19-5表明的是在第二個(gè)月末相同的兩份報(bào)告。同樣，勞動(dòng)小時(shí)數(shù)和成本以及經(jīng)常性支出是符合計(jì)劃的。在這種狀況下，在第二個(gè)月出現(xiàn)了非勞動(dòng)成本的不利偏離，因?yàn)椴盥玫膯螕?jù)是現(xiàn)在才支付，但在計(jì)劃

8、中這項(xiàng)支出應(yīng)當(dāng)在第一個(gè)月。對(duì)于目前的總計(jì)，到第二個(gè)月末為止，非勞動(dòng)的偏離還是有利的。這一有利的偏離包含尚未支付的4000美元的選購(gòu)訂單，而這只是由于支付時(shí)間問(wèn)題而產(chǎn)生的偏離，此外還有因?yàn)閷?shí)際的差旅費(fèi)比計(jì)劃少50美元的有利偏離。 由于實(shí)際工作與計(jì)劃不符造成的偏離 圖19-6和圖19-7是同樣的任務(wù)在第三個(gè)月末和第四個(gè)月末的項(xiàng)目成本報(bào)告。此時(shí)，勞動(dòng)小時(shí)數(shù)在第三個(gè)月超過(guò)了計(jì)劃，出現(xiàn)了不利的偏離，但卻恰好抵消了非勞動(dòng)差旅偏離所帶來(lái)的有利偏離。在第四個(gè)月，支付了選購(gòu)訂單，該任務(wù)的凈偏離變?yōu)榱恪?圖19-2至圖19-7說(shuō)明白由于支付時(shí)間以及實(shí)際工作與計(jì)劃的不同而產(chǎn)生的偏離。這些圖還說(shuō)明白有必要具體考察的項(xiàng)

9、目成本報(bào)告和承付款項(xiàng)報(bào)告，從而了解所報(bào)告的偏離及其重要性。 每個(gè)核算系統(tǒng)從細(xì)節(jié)上看都是不同的，因此項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確地了解報(bào)告是如何產(chǎn)生的（也就是說(shuō)報(bào)告簡(jiǎn)單產(chǎn)生哪些錯(cuò)誤)，以及每一列數(shù)據(jù)的詳細(xì)含義。 由于經(jīng)常性支出比率的轉(zhuǎn)變而造成的偏離 圖19-8是789部門從事任務(wù)e的項(xiàng)目報(bào)告，報(bào)告時(shí)間是第四個(gè)月月底。在這份報(bào)告中，勞動(dòng)成本中存在有利的偏離，而經(jīng)常性支出卻出現(xiàn)了不利的偏離。這是怎么回事呢?假如勞動(dòng)偏離是有利的，為什么經(jīng)常性支出偏離會(huì)不利呢? 圖19-9列舉了這個(gè)問(wèn)題的原因。計(jì)劃的經(jīng)常性支出比率(100,4)是基于技術(shù)支持部門(或整個(gè)研究與工程部門)計(jì)劃的工作量的。但由于整個(gè)部門的基礎(chǔ)工作量比計(jì)

10、劃降低了，因此第四個(gè)月底的實(shí)際的經(jīng)常性支出比率高于原計(jì)劃(達(dá)到了130)。經(jīng)常性支出的花費(fèi)在某種程度上削減了。但是，它與直接勞動(dòng)成本的降低比例不同，因?yàn)榻?jīng)常性支出中的一部分是無(wú)法降低的固定花費(fèi)。因此，實(shí)際的經(jīng)常性支出比率在這種狀況下變?yōu)榱?30而不是計(jì)劃中的100(對(duì)于經(jīng)常性支出這樣的變化是極端的，我們只想以此體現(xiàn)經(jīng)常性支出比率轉(zhuǎn)變所帶來(lái)的可能效應(yīng))。偏離可以總結(jié)如下： 依據(jù)計(jì)劃，高級(jí)技師應(yīng)當(dāng)是全職的，但實(shí)際上到第四個(gè)月開頭的時(shí)候他才隊(duì)上一個(gè)項(xiàng)目解脫出來(lái)。假如不增加勞動(dòng)力，項(xiàng)目就會(huì)延遲。 現(xiàn)在的經(jīng)常性支出是130%，而不是計(jì)劃中的100。這將造成預(yù)算的超支，除非能夠找到可以抵消的節(jié)約款項(xiàng)。 圖1910是技術(shù)支持部門第5個(gè)月末關(guān)于該項(xiàng)任務(wù)的項(xiàng)目成本報(bào)告。高級(jí)技師一項(xiàng)連續(xù)有著有利的偏離，但部分地被初級(jí)技師中的不利偏離以及持續(xù)的經(jīng)常性支出的不利偏離抵消了。經(jīng)常性支出偏離照舊歸因于目前130的比率，而不是計(jì)劃的100%?？疾爝@些可變因素會(huì)發(fā)覺下列信息： ·高級(jí)技師病了，因此這一項(xiàng)勞動(dòng)成本低于計(jì)劃勞動(dòng)成本。