科技檔案工作

1、科技檔案工作成都市檔案局經(jīng)科處姚 敏 華2010年6月 1、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（gb/t 11822-2008） 第一部分科技文件管理n n（一）科技文件材料的定義n 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（gb/t11822-2008）中的定義:“科學(xué)技術(shù)文件材料是記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱?！?n 1.來源：貫穿整個(gè)科技生產(chǎn)活動(dòng)，包括相關(guān)的管理性文件。 2.性質(zhì)：科技生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的（原始性）。 3.形式：文字、圖表、聲像各種類型的文件材料， 載體形式包括紙質(zhì)、光盤、錄音錄像帶、照片及底片、縮

2、微膠片、實(shí)物及其他。n （二）科學(xué)技術(shù)檔案的定義n 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。n （三）兩者關(guān)系 科技文件是科技檔案的來源。n 科技文件經(jīng)過歸檔，（將一個(gè)科技項(xiàng)目完成或告一段落后，將所形成的經(jīng)過鑒別整理后具有保存價(jià)值的科技文件，按照歸檔制度要求，移交給科技檔案部門集中管理）就轉(zhuǎn)變成了科技檔案。 1、專業(yè)技術(shù)性：在不同的專業(yè)領(lǐng)域，因科技活動(dòng)的工作對(duì)象、內(nèi)容、工作程序不同，具體采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方法、技術(shù)手段不同，所以會(huì)產(chǎn)生不同技術(shù)內(nèi)容、不同形式的科技文件。 2、成套性：為了某種目的而獨(dú)立開展的一項(xiàng)科技活動(dòng)，

3、都要經(jīng)歷發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程?？萍蓟顒?dòng)整個(gè)過程中各階段產(chǎn)生形成的科技文件，必然是有內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的、密不可分的一個(gè)整體。 3、漸全性：任何一個(gè)科技活動(dòng)都不可能是最善最美的，隨著新思想、新技術(shù)、新工藝的引入，都有一個(gè)不斷完善、漸趨合理的過程。 4、標(biāo)準(zhǔn)性：各專業(yè)領(lǐng)域都有相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)科技文件從形式到內(nèi)容，設(shè)計(jì)與編制的方法、要求，文件的制成材料等進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的詳細(xì)規(guī)定。n（一）圖樣材料n圖樣是按國(guó)家規(guī)定的制圖標(biāo)準(zhǔn)，繪制在一定載體平面上的表示物體、建筑物的形狀、結(jié)構(gòu)、大小或其他自然現(xiàn)象的幾何圖形。按產(chǎn)生領(lǐng)域可分為機(jī)械制造業(yè)的產(chǎn)品圖樣、建筑業(yè)的工程圖樣等，按繪制手段、

4、制成材料和用途的不同，還可分為草圖、原圖、底圖、復(fù)印圖、空白圖等。n（二）文字材料n文字材料是用文字、數(shù)據(jù)及其它符號(hào)來表示和傳遞科技思想，記錄科技活動(dòng)及其成果的科技文件材料。如調(diào)查報(bào)告、說明書、任務(wù)書、計(jì)算書、概（預(yù)、決）算書、技術(shù)條件、科研報(bào)告和科研論文等。n（三）目錄表格材料 目錄、表格材料是用表格形式填入文字和數(shù)字而成的一種科技文件材料。如明細(xì)表、匯總表、配套目錄、設(shè)計(jì)文件更改通知單、設(shè)備開箱驗(yàn)收單等。n（四）聲像材料 指在設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)、勘探、測(cè)繪、科技研究、自然觀測(cè)等科技活動(dòng)中形成的照片、影片、錄音帶、錄像帶等視聽型文件材料。 n 1、電子文件的定義n n（一）、科技文件整理的含義

5、及內(nèi)容 科技文件的整理就是在檔案部門監(jiān)督、指導(dǎo)下，由科技人員將科技活動(dòng)中所積累的科技文件進(jìn)行必要的補(bǔ)充和清理，并按科技檔案管理制度要求進(jìn)行初步系統(tǒng)化和編目的工作過程，也就是我們通常所謂的預(yù)立卷的概念。 （ 二）、科技文件系統(tǒng)整理的一般程序 1、科技文件鑒別工作 2、案卷組織 3、卷內(nèi)科技文件的排列 4、案卷編目 5、案卷裝訂 1、科技文件鑒別工作（1）、 文件屬性鑒別： a、科技文件與政務(wù)文件的區(qū)分 主要通過三個(gè)原則：內(nèi)容原則，這是最主要、最重要的原則，主要看該份文件內(nèi)容（而不是文件標(biāo)題）是否反映本單位的科技活動(dòng)；整體原則，主要從完整性、成套性來加以考慮（科技活動(dòng)的管理性文件）；職能原則，對(duì)于

6、介于兩者之間較難判斷的文件，科技性質(zhì)的單位劃入科技文件，反之亦然。 b、科技文件與科技資料的區(qū)分 科技文件是本單位在現(xiàn)行科技活動(dòng)中直接形成的原始記錄，具有憑證依據(jù)和信息查考作用；而科技資料是為了科技活動(dòng)的參考目的而收集交流或購(gòu)買來的材料，不具有現(xiàn)實(shí)依據(jù)作用和歷史查考、憑證作用，只有參考、借鑒作用。（2）、文件質(zhì)量鑒別 a完整性鑒別 在一套科技文件中，不能缺項(xiàng)（不能缺少一個(gè)組成部分）；在一份科技文件內(nèi)，不能缺張少頁。 b準(zhǔn)確性鑒別 一是科技文件應(yīng)當(dāng)同它所記載和反映的科技對(duì)象或科技過程相一致；二是同一個(gè)項(xiàng)目的科技文件內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)一致。簽署內(nèi)容要完備、符合要求。 （這是根據(jù)主要科技活動(dòng)來進(jìn)行劃分的）n

7、 1、科研項(xiàng)目文件的歸檔范圍n 2、基建項(xiàng)目文件的歸檔范圍n 3、產(chǎn)品生產(chǎn)文件歸檔范圍n 4、設(shè)備儀器文件歸檔范圍（這是根據(jù)主要科技活動(dòng)來進(jìn)行劃分的） 2、基建項(xiàng)目文件的歸檔范圍： ：項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目選址意見書，可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估、論證文件，環(huán)境預(yù)測(cè)、環(huán)境影響報(bào)告書和批復(fù)，設(shè)計(jì)、計(jì)劃任務(wù)書、報(bào)批文件等。 ：工程地質(zhì)、水文、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、重要土、巖樣及說明、水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。 ：總體規(guī)劃設(shè)計(jì)，方案設(shè)計(jì)，初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件，技術(shù)設(shè)計(jì)，施工圖設(shè)計(jì)，技術(shù)秘密材料、專利文件，工程設(shè)計(jì)計(jì)算書，關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)，設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批。 （4 4）項(xiàng)目管理文件）項(xiàng)

8、目管理文件：征地、移民文件；計(jì)劃、投資、統(tǒng)計(jì)、管理文件；招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議；專項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)文件。 （5 5）施工文件）施工文件：建筑施工文件；設(shè)備及管線安裝施工文件；電氣、儀表安裝施工文件。 （6 6）監(jiān)理文件）監(jiān)理文件：施工監(jiān)理文件、資料；設(shè)備采購(gòu)、監(jiān)造工作監(jiān)理資料，監(jiān)理工作聲像材料。 (7(7）工藝設(shè)備文件）工藝設(shè)備文件：工藝說明、規(guī)程、技術(shù)總結(jié)，產(chǎn)品檢驗(yàn)、包裝、工裝圖、檢測(cè)記錄，設(shè)備、材料采購(gòu)、招投標(biāo)文件、合同、出廠質(zhì)量合格證明，設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單，設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄，設(shè)備測(cè)繪、驗(yàn)收記錄及索賠文件，設(shè)備安裝調(diào)試、測(cè)定數(shù)據(jù)、性能鑒定。（8 8

9、）科研項(xiàng)目：）科研項(xiàng)目：開題報(bào)告、任務(wù)書、批準(zhǔn)書，協(xié)議書、委托書、合同，研究方案、計(jì)劃、調(diào)查研究報(bào)告，試驗(yàn)記錄、圖表、照片，實(shí)驗(yàn)分析、計(jì)算、整理數(shù)據(jù)，實(shí)驗(yàn)裝置及特殊設(shè)備圖紙、工藝技術(shù)規(guī)范說明書，實(shí)驗(yàn)裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析，階段報(bào)告、科研報(bào)告、技術(shù)鑒定，成果申報(bào)、鑒定、審批及成果推廣應(yīng)用材料，考察報(bào)告、重要課題研究報(bào)告。（9 9）涉外文件）涉外文件：詢價(jià)、報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件，合同、合同附件，談判協(xié)議、議定書，談判記錄，談判過程中外商提交的材料，出國(guó)考察及收集來的有關(guān)材料，國(guó)外各設(shè)計(jì)階段文件及設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)文件，各設(shè)計(jì)階段審查議定書，技術(shù)問題來往函電，國(guó)外設(shè)備的隨機(jī)文件，商業(yè)發(fā)票、保險(xiǎn)單證明，設(shè)備

10、開箱檢驗(yàn)記錄、商檢、海關(guān)及索賠文件，國(guó)外設(shè)備、材料的防腐、保護(hù)措施，外國(guó)技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)提供的文件材料。 （1010）生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件：）生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件：技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃，開停車方案，設(shè)備試車、驗(yàn)收、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄，試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報(bào)告，安全操作規(guī)程、事故分析報(bào)告，技術(shù)培訓(xùn)材料，產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙，工業(yè)衛(wèi)生、勞動(dòng)保護(hù)材料、環(huán)保、消防運(yùn)行檢測(cè)記錄。（1111）財(cái)務(wù)、器材管理文件：）財(cái)務(wù)、器材管理文件：財(cái)務(wù)計(jì)劃及執(zhí)行、年度計(jì)劃及執(zhí)行、年度投資統(tǒng)計(jì)，工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價(jià)、決算、審計(jì)及說明，主要材料消耗、器材管理，交付使用的固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊(cè)。（121

11、2）竣工驗(yàn)收文件：）竣工驗(yàn)收文件：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，工程設(shè)計(jì)總結(jié)，工程施工總結(jié)，工程監(jiān)理總結(jié)，項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審文件，工程現(xiàn)場(chǎng)聲像文件，工程審計(jì)文件、決算報(bào)告，環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗(yàn)收審批文件，竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件、驗(yàn)收證書及驗(yàn)收委員會(huì)名冊(cè)、簽字、驗(yàn)收備案文件，項(xiàng)目評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)申報(bào)材料、批準(zhǔn)文件及證書。3、產(chǎn)品生產(chǎn)文件歸檔范圍：（1）產(chǎn)品開發(fā)研制報(bào)告、可行性分析報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書等；（2）產(chǎn)品設(shè)計(jì)過程中的各種零件、部件圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，產(chǎn)品的說明書、合格證，各種明細(xì)表；（3）產(chǎn)品的試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量分析、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告，產(chǎn)品研制總結(jié)、產(chǎn)品鑒定書等；（4）工藝、工裝圖樣、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、工

12、藝卡片和技術(shù)文件等；（5）原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)試工作中形成的各種文件等。4、設(shè)備儀器文件歸檔范圍：（1）購(gòu)置設(shè)備的申請(qǐng)、批復(fù)、協(xié)議及合同等。（2）自制設(shè)備儀器的各種裝配圖、零部件圖和技術(shù)文件，外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)文件等。（3）設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中形成的各種技術(shù)性、憑證性文件材料。（4）設(shè)備儀器的操作規(guī)程，設(shè)備運(yùn)行、維修、保養(yǎng)、重大事故的記錄等。（5）設(shè)備的改進(jìn)、改裝和技術(shù)革新的文件。（6）設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定及審批的文件材料等。（二、科技文件整理的一般程序）2、案卷組織 案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。把歸檔文件，按照組卷的原則和要求（科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般

13、要求）組合成保管單位的過程稱為組卷（或稱立卷）。案卷的基本形式主要有卷、冊(cè)、袋、盒等. n3、卷內(nèi)科技文件的排列n這項(xiàng)工作主要是保持和正確反映科技文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于日后的管理和查找利用。n4、案卷編目n案卷編目，是以案卷為對(duì)象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，提示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作n編頁號(hào)填制卷內(nèi)科技文件目錄填寫備考表填制案卷封面填寫脊背標(biāo)簽n5、案卷的裝訂n案卷可采用訂裝和散裝兩種形式（三）、科技文件的整理方法主要是對(duì)文字材料、圖樣材料和目錄、表格材料的整理。 組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng) ，便于檔案的保管和利用。 案卷

14、內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)齊備。 案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫印制材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。（不符合檔案保管要求的科技文件制成材料：有熱敏紙、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡） a、針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。 b、科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分別組卷. c、成冊(cè)、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)，（這里指不破壞原來的保管單位） d、通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他 涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào)。同一建筑物、構(gòu)筑

15、物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。）(da/t 282002)（組卷方法）e底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理。f產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中以予說明和標(biāo)注。產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原案卷之后。g產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估、改擴(kuò)建或重建設(shè)形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列 a、產(chǎn)品設(shè)備文件：可按其反映不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組卷 b、基建科技文件

16、： 可按建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、水暖、通風(fēng)等不同專業(yè)分別組卷。 c、科研文件：可按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段等不同階段，分別組卷。 .案卷的排列。注 意：n幾個(gè)成冊(cè)的組成一卷時(shí)按前面要求排列。n成冊(cè)材料與零散文件（包括圖紙）組成一卷時(shí)，成冊(cè)材料放在后面。n一些管理性文件，有的一份文件對(duì)應(yīng)幾個(gè)問題或項(xiàng)目，排列時(shí)可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存復(fù)制件，在卷內(nèi)目錄備注欄中注明原件檔號(hào)；或直接在備考表中注明文件存放檔號(hào)。n對(duì)一些引進(jìn)的設(shè)備工藝裝置，其報(bào)關(guān)材料原則應(yīng)與設(shè)備檔案一起保管，分開保管的應(yīng)分別注明對(duì)應(yīng)檔號(hào). b.圖樣材料的排列 *有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列； *沒有圖樣

17、目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系順序排列。機(jī)械產(chǎn)品圖紙可以總圖組件圖部件圖分部件圖零件圖的順序排列；基建工程圖紙可以按總平面圖系統(tǒng)圖平面圖等順序排列。 c.圖文混合材料的排列 案卷內(nèi)既有圖樣，又有文字材料，一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。 主要內(nèi)容有：文件頁號(hào)編寫，案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄編制。 2008年新修訂的科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求與2000年版的原標(biāo)準(zhǔn)相比，結(jié)構(gòu)上增加了“案卷目錄編制”，內(nèi)容上進(jìn)行了一些變動(dòng)。強(qiáng)調(diào)案卷內(nèi)以件為單位編寫頁號(hào)，已有頁號(hào)的可不再編；案卷封面刪除了檔案館號(hào)；案卷脊背取消了色標(biāo)；卷內(nèi)目錄將頁號(hào)改為頁數(shù)，增加了檔號(hào)；備考表增加了檔號(hào)

18、，互見號(hào)下移，提出備考表可直接印制在卷盒內(nèi)底面。n* 案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號(hào)，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。（強(qiáng)調(diào)了案卷內(nèi)以件為單位編寫頁號(hào)）n* 已有頁號(hào)的文件可不再重新編寫頁號(hào)。n*卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表不編頁號(hào)。n*案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面,亦可采用內(nèi)封面形式。n規(guī)格：a4型（297mm210mm）n案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確提示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容,主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。n立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷的部門或單位。n起止日期，應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚時(shí)間年、月、日。（年應(yīng)填寫四位數(shù)）n保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)依照

19、有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。n密級(jí)，應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)n檔號(hào)：由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。n全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定。（單位根據(jù)本單位產(chǎn)權(quán)變化自行設(shè)定；也有為方便對(duì)二級(jí)單位的管理而設(shè)定）n分類號(hào)：應(yīng)根據(jù)對(duì)本單位檔案分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。n項(xiàng)目代號(hào) ：由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定。n目錄號(hào) ： 應(yīng)填寫目錄編號(hào)。n案卷號(hào)： 應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水后。 n直接印制在卷盒側(cè)面n內(nèi)容：保管期限、檔號(hào)、案卷題名n案卷脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。n主要內(nèi)容：序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日

20、期、頁數(shù)、備注、檔號(hào) *卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。 * 序號(hào)，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。 *文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)。 沒有編號(hào)的不填。 *日期，應(yīng)填寫文件形成的時(shí)間年、月、日。 *責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。d、卷內(nèi)目錄編制 *文件題名：應(yīng)填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。沒有名稱的要加標(biāo)題，用 標(biāo)明。 *頁數(shù)：應(yīng)填寫每件文件的總頁數(shù)。（強(qiáng)調(diào)了以件為單位，原標(biāo)準(zhǔn)是填寫頁號(hào)） *備注：可根據(jù)實(shí)際填寫需要注明的情況。 *檔號(hào)：（參見前面案卷封面編制）n主要內(nèi)容：檔號(hào)、互見號(hào)、說明、立卷人、檢查人。n卷內(nèi)備考表可直接印制在卷盒

21、內(nèi)底面（新增內(nèi)容）。n說明，應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。n立卷人 ，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。n檢查人 ，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。n互見號(hào)，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明載體類型。n互見號(hào)可以同時(shí)填寫幾種載體的檔號(hào)。f、案卷目錄編制n這部分“案卷目錄編制”是科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求2008版中新增內(nèi)容。n主要內(nèi)容：序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限、備注。n可以根據(jù)實(shí)際需要制作總目錄、分類目錄、專題目錄f、案卷目錄編制f、案卷目錄編制n序號(hào)，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)。n總頁數(shù),應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。n備注，可根據(jù)

22、管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見號(hào)或存放位置等信息。n*案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。n*以件為單位裝訂的應(yīng)在每件首頁空白處加蓋檔號(hào)章。n*案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見gb/t 10609.3. 圖樣折疊后標(biāo)題欄露在右下角；n*破損的科技文件應(yīng)修復(fù)。 n*裝訂方式?jīng)]有統(tǒng)一。不裝訂的要每件右上角加蓋檔號(hào)章。n*超出卷盒幅面的折疊，幅面不足的不一定要托裱。n*尊重成冊(cè)成套的裝訂方式.n關(guān)于整卷裝訂頁號(hào)問題：h、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料n卷盒外表面規(guī)格為310mm220mm。n脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。n表格規(guī)格為297mm210mmn卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙

23、板雙裱壓制；n表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。2、底圖的整理的底圖歸檔后，一般按分類排架的方式保管存放。的底圖歸檔后，按底圖表達(dá)內(nèi)容的結(jié)構(gòu)關(guān)系分成若干相對(duì)獨(dú)立的保管單位保管存放。底圖的質(zhì)量審查、組合、排列及編目工作與前述的產(chǎn)品文件、基建文件的組卷方法基本一致 。3、一般包括底片、照片和說明三部分。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。 要標(biāo)注好照片的編號(hào)、照片背景信息：活動(dòng)內(nèi)容、重要人物全稱、職務(wù)、位次、拍攝者、拍攝時(shí)間等。全宗號(hào)（分類號(hào)）保管期限代碼張?zhí)?第二部分 科技檔案管理 歸檔是科技文件轉(zhuǎn)化為科技檔案的途徑和

24、標(biāo)志。 科技文件在經(jīng)過前面所述的預(yù)立卷后，就進(jìn)入了歸檔環(huán)節(jié)，轉(zhuǎn)化為科技檔案。 包括科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用六個(gè)方面的工作。 “收集、整理、保管、鑒定”統(tǒng)稱為科技檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，其目的是維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，為科技檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造條件；“開發(fā)利用”是科技檔案工作的根本目的，它依賴于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，并檢驗(yàn)其工作質(zhì)量；“統(tǒng)計(jì)”工作是一種監(jiān)督手段，對(duì)其它各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行信息反饋。n ： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理科技檔案，維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確 、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有利利用。 這里的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理既是對(duì)整個(gè)國(guó)家科技檔案管理工作的要求，也是對(duì)基層單位科技檔

25、案管理工作的要求。對(duì)基層的要求體現(xiàn)在“五個(gè)統(tǒng)一”：統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一人員、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。目 錄n一、科技檔案的收集工作n二、科技檔案的整理工作n1、科技檔案分類方法n2、科技檔案分類方案n3、科技檔案的系統(tǒng)排列與檔號(hào)編制n三、科技檔案的保管工作n四、科技檔案的鑒定工作n五、科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作n六、科技檔案信息開發(fā)利用工作就是按照一定的原則和方法，將科技活動(dòng)中形成的各種具有保存價(jià)值的科技檔案材料集中到科技檔案管理部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。 收集工作是科技檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，要保證科技檔案的齊全、完整，就必須把好收集工作這一關(guān)口。n 1、學(xué)習(xí)宣傳貫徹檔案法及有關(guān)的法規(guī) 、標(biāo)

26、準(zhǔn)，提高全員檔案意識(shí)，增強(qiáng)歸檔的自覺性；n 2、建立健全科技文件歸檔制度，將歸檔責(zé)任落實(shí)到具體部門和人員；n 3、抓住科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)收集工作，比如產(chǎn)品檔案要抓住設(shè)計(jì)定型、生產(chǎn)定型或小批試制階段?；n案要抓住項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工及工程竣工驗(yàn)收階段。設(shè)備檔案要抓住設(shè)備開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試運(yùn)行、維修改造等環(huán)節(jié)?？蒲袡n案要抓住年度總結(jié)、成果鑒定等環(huán)節(jié)。 4、建立“”、“”、“”、“”制度并認(rèn)真執(zhí)行。 三納入: 把科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入科技工作程序、計(jì)劃,納入有關(guān)部門有關(guān)人員的職責(zé)范圍。 四同步是布置任務(wù)同步、檢查進(jìn)度同步、總結(jié)鑒定驗(yàn)收同步、考核獎(jiǎng)懲同

27、步。 四參加是科技檔案部門應(yīng)該參加工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱、科研成果鑒定驗(yàn)收、產(chǎn)品定型會(huì)。 把好鑒定驗(yàn)收關(guān)、上報(bào)成果關(guān)、業(yè)務(wù)考核關(guān)n.做好收集工作的幾個(gè)結(jié)合：接收歸檔與現(xiàn)場(chǎng)收集相結(jié)合、隨時(shí)收集和集中收集相結(jié)合、對(duì)內(nèi)收集和對(duì)外收集相結(jié)合、收集工作同計(jì)劃管理相結(jié)合、對(duì)集體收集和對(duì)個(gè)人收集相結(jié)合。二、科技檔案整理工作 科技檔案整理工作就是按照一定的原則和方法，對(duì) 科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和科學(xué)編目，實(shí)現(xiàn)科技檔案系統(tǒng)化并揭示科技檔案內(nèi)容和成分的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。 其工作內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。 系統(tǒng)整理主要包括分類、組卷、排列、編制檔號(hào)等工作； 科學(xué)編目主要包括編制案卷總目錄、分類目錄、卷內(nèi)文

28、件目錄等。 科技檔案分類是根據(jù)科技檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)及相互聯(lián)系，將科技檔案劃分成一定類別，從而使全部科技檔案形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的等級(jí)體系的工作。 科技檔案分類，通常包括兩個(gè)方面：編制科技檔案分類方案（或分類表）；具體科技檔案案卷或文件的歸類。2009年國(guó)家檔案局發(fā)布的企業(yè)檔案工作規(guī)范（da/t42-2009）確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法和技術(shù)指南。該標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型的企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。（該標(biāo)準(zhǔn)大家可在成都市檔案局館網(wǎng)站的“政策法規(guī)”欄中下載） 該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)一個(gè)單位的全部

29、檔案分類設(shè)置了十個(gè)一級(jí)類目：產(chǎn)品、設(shè)備儀器類的二級(jí)及以下類目按產(chǎn)品和設(shè)備儀器種類或型號(hào)設(shè)置。 （2）科研類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按課題性質(zhì)或課題設(shè)置。 （3） 項(xiàng)目建設(shè)類的二級(jí)及二級(jí)以下類目按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置。 (4)設(shè)備儀器檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目設(shè)置參考一般是指企業(yè)產(chǎn)品的品種多，又是同一品種系列化生產(chǎn)，產(chǎn)品型號(hào)多，這類企業(yè)的產(chǎn)品檔案二級(jí)類目就按產(chǎn)品種類來設(shè)置。如規(guī)模較大的汽車制造廠、機(jī)床廠、鋼鐵公司等，汽車有卡車、客車、轎車，機(jī)床有車床、銑床、磨床，鋼材有線材、板材，而每一種類下又有各種不同的規(guī)格型號(hào)。這些企業(yè)產(chǎn)品檔案二級(jí)類目先按產(chǎn)品種類設(shè)置，然后再按產(chǎn)品型號(hào)設(shè)置三級(jí)類目即可。如需設(shè)置四

30、級(jí)類目，可按其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)或產(chǎn)品研究生產(chǎn)階段來設(shè)置。n 4 產(chǎn)品n 1貨車 2客車 3轎車n1 125型貨車 2 135型貨車 3 145型貨車一是指企業(yè)產(chǎn)品型號(hào)單一，產(chǎn)品沒有形成系列；二是企業(yè)生產(chǎn)品種單一，但產(chǎn)品型號(hào)較多。如電視機(jī)廠、卷煙廠等，其產(chǎn)品種類較為單一，產(chǎn)品從其性質(zhì)、形式、生產(chǎn)過程、用途等基本相同，但產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)較多。這些企業(yè)產(chǎn)品檔案二級(jí)類目就可直接設(shè)置到產(chǎn)品型號(hào)。如需設(shè)置三級(jí)類目，可按產(chǎn)品主要結(jié)構(gòu)或研制與生產(chǎn)階段設(shè)置。（2）科研類檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目設(shè)置參考 遵循兩條：一是在分類類目設(shè)置中，在企業(yè)實(shí)際允許下盡可能的減少類目層次；二是對(duì)于每一個(gè)科研課題要包含從課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究

31、試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)與成果應(yīng)用、推廣的全過程。 a.課題分類法 一般企業(yè)的科研檔案分類只設(shè)置到課題，不再設(shè)置三級(jí)類目。 b.專業(yè)-課題分類法 對(duì)于規(guī)模較大的科研課題，其研究時(shí)間過程較長(zhǎng)，也可按課題研制時(shí)間階段或工作程序分設(shè)三級(jí)類目。在具體設(shè)置上，可按科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范要求執(zhí)行。n 7科研n1水稻 2小麥 3大豆n1拋栽 2 育種 3 施肥分類類目層次要盡量減少；每個(gè)單項(xiàng)工程內(nèi)要包含從工程立項(xiàng)、勘探測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。按建筑項(xiàng)目設(shè)置的企業(yè)，一般工程項(xiàng)目在按單項(xiàng) 工程設(shè)置二級(jí)類目后，可以不再設(shè)置三級(jí)類目。對(duì)于規(guī)模較大的單項(xiàng)工程，其投資規(guī)模大、建筑面積多

32、、建筑結(jié)構(gòu)復(fù)雜、施工周期較長(zhǎng)，也可分別按子項(xiàng)工程或工程結(jié)構(gòu)、施工階段設(shè)置三級(jí)類目。（3）“工程項(xiàng)目”是指按建設(shè)工程性質(zhì)或用途進(jìn)行劃分的某一類建筑工程，如生產(chǎn)性工程項(xiàng)目，生活工程項(xiàng)目?！敖ㄖこ獭眲t是指具體的單項(xiàng)工程，如某一個(gè)加工車間，某一個(gè)影劇院等。n 6 基 建n1廠區(qū)綜合 2生產(chǎn)建筑 3辦公室生活建筑n1鑄工車間 2金工車間 3 機(jī)修車間(4)設(shè)備儀器檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目設(shè)置參考 依據(jù)三條原則： 第一、設(shè)備儀器檔案二級(jí)以下類目層次要盡力減少； 第二、單臺(tái)設(shè)備儀器要包含其從購(gòu)置、開箱安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、大修到設(shè)備儀器移交或報(bào)廢的全過程； 第三、生產(chǎn)程序連續(xù)性強(qiáng)的發(fā)電、石化等企業(yè)，其設(shè)備

33、儀器檔案與基建檔案很難截然區(qū)分，一般遵循一條常規(guī)的劃分原則：即凡是大型或特大型的設(shè)備裝置，其基礎(chǔ)土建部分一般都?xì)w入基建檔案類；設(shè)備主體以及運(yùn)轉(zhuǎn)維護(hù)過程都屬于設(shè)備儀器檔案類。 。即按設(shè)備儀器性能、用途等相近性設(shè)置二級(jí)類目；即按同一設(shè)備儀器型號(hào)或單臺(tái)設(shè)備儀器設(shè)置二級(jí)類目。設(shè)備儀器種類、數(shù)量較多的大中型企業(yè)可分別按生產(chǎn)設(shè)備、輔助生產(chǎn)設(shè)備（動(dòng)力設(shè)備）、一般設(shè)備設(shè)置二級(jí)類目，可以再按設(shè)備儀器型號(hào)設(shè)置三級(jí)類目。一般企業(yè)可直接按設(shè)備儀器型號(hào)（單臺(tái)設(shè)備儀器）設(shè)置二級(jí)類目，不再設(shè)置三級(jí)類目。一些生產(chǎn)過程連續(xù)性的企業(yè)，如發(fā)電企業(yè)、化肥企業(yè)、石油化工企業(yè)、煉油企業(yè)等，其一套生產(chǎn)裝置一般都包含有若干數(shù)量的設(shè)備儀器，可

34、以視為一個(gè)較為獨(dú)立的組合體，可以按照生產(chǎn)裝置來設(shè)置二級(jí)類目，也可再按設(shè)備儀器型號(hào)設(shè)置三級(jí)類目。n 7設(shè) 備n1生產(chǎn)設(shè)備 2 輔助生產(chǎn)設(shè)備 3一般設(shè)備 n1車床 2 銑床 3 刨床是指用文字、符號(hào)揭示科技檔案類別劃分、排列及類目關(guān)系并指導(dǎo)科技檔案分類工作的依據(jù)性文件。應(yīng)依據(jù)單位管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。 分類方案一般包含題名、編制說明、類目表、分類號(hào)是指科技檔案分類方案的名稱是用以介紹分類方案的基本內(nèi)容、特征、適用范圍、使用方法及編制原則和目的等的說明性文字。 是指根據(jù)分類規(guī)則按照一定的分類方法劃分出來的全部類目所組成的有秩序、有層次的

35、科學(xué)體系（常用排列方式有“”、“”、“”等）。通常由標(biāo)識(shí)符號(hào)的類型和符號(hào)的標(biāo)記制度共同決定，標(biāo)識(shí)符號(hào)主要有純數(shù)碼型、純字母型和混合型（我省推薦用純數(shù)碼型），標(biāo)記制度主要有順序制、層累制（又稱十進(jìn)制）和混合制。書上介紹了 八分制、雙位制，一般企業(yè)在類目設(shè)置時(shí)，基本大類用“十進(jìn)制”，二級(jí)類目采用“八分制”，三級(jí)及以下類目采用“雙位制”。不同類級(jí)之間用“ 能滿足。 （1）科技檔案的系統(tǒng)排列 科技檔案常用的排架方法是按大類分項(xiàng)目排列，即先按產(chǎn)品類、科研類、基建類、設(shè)備儀器類順序排開，每個(gè)大類內(nèi)按單個(gè)項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)課題、一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀器）順序排列。 *科技檔案實(shí)體的類別排列秩序應(yīng)與分類方案類

36、目體系中類目秩序相一致。 *具體類別內(nèi)科技檔案的排列標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)保持一致。 *成套的科技檔案應(yīng)集中在一起排列。 *不同載體類型的科技檔案通常應(yīng)分別排列等。 、科技檔案檔號(hào)的編制 a. 科技檔案檔號(hào)通常采用“全宗號(hào)分類號(hào)案卷號(hào)”結(jié)構(gòu)形式。n 如：“02-b.1.2-001”中n 02為全宗號(hào)，表示某集團(tuán)公司的一個(gè)子公司；n b.1.2為分類號(hào)，即“一級(jí)類目號(hào).主項(xiàng)目代號(hào).子項(xiàng)目代號(hào)”，其中b表示該公司工程項(xiàng)目類檔案，1表示*小區(qū)項(xiàng)目，2表示該項(xiàng)目二期農(nóng)遷房工程。n 001為案卷號(hào)，即為該工程第1盒。立檔單位全宗號(hào)一級(jí)類目編號(hào)主項(xiàng)目（二級(jí)類目）編號(hào)子項(xiàng)目名稱(三級(jí)類目）編號(hào)案卷號(hào)成都*置業(yè)有限公司2工程

37、項(xiàng)目b和平小區(qū)項(xiàng)目1和平小區(qū)一期農(nóng)遷房工程1001和平一期農(nóng)遷房管理用房工程和平小區(qū)過渡房工程2001新北小區(qū)項(xiàng)目2新北一期農(nóng)遷房工程1001新北一期中心小學(xué)工程2001新北二期中心中學(xué)工程3001新南片區(qū)7新南小區(qū)一期a、b標(biāo)段工程1001新南小區(qū)二期1、2區(qū)2001 b.一些行業(yè)對(duì)檔號(hào)的編制有明確規(guī)定，如省交通廳對(duì)檔號(hào)的編制要求為： 全宗號(hào)大類號(hào)+屬類號(hào) 科技檔案保管工作，就是按照集中統(tǒng)管原則，采用科學(xué)的保護(hù)技術(shù)和保管方法，維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，最大限度延長(zhǎng)科技檔案壽命的工作。 保管工作的內(nèi)容主要包括：排架（分類排架）、保護(hù)（防火、防盜、防溫、防濕、防塵、防光、防有害氣體、防蟲等）、檢查、修復(fù)、更改補(bǔ)充的監(jiān)督協(xié)助等。 科技檔案保管工作的基本任務(wù)是：保護(hù)科技檔案安全，盡可能延長(zhǎng)其壽命，為利用提供良好的物質(zhì)條件。 庫(kù)位管理：編制庫(kù)位平面圖（俯視圖），即以大小