用友ERP-U872采購系統(tǒng)操作流程

1、用友ERP-U872采購系統(tǒng)操作流程寫在前面：供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)在使用過程中與財務(wù)鏈有顯著的差異，財務(wù)鏈更加注重財務(wù)核算的問題，更加強(qiáng)調(diào)企業(yè)會計準(zhǔn)則的運用。而供應(yīng)鏈的操作則以業(yè)務(wù)流程為主，且各處模塊的關(guān)聯(lián)更緊密。在財務(wù)鏈的使用中一般可以兩個兩個操作系統(tǒng)分開學(xué)習(xí)理解，如固定資產(chǎn)與總賬或薪資管理系統(tǒng)與總賬分開學(xué)習(xí)，又或單獨總賬進(jìn)行學(xué)習(xí)。而供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中如果學(xué)習(xí)采購管理，則必然分牽涉應(yīng)付款管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)和總賬管理系統(tǒng)。所以在學(xué)習(xí)供應(yīng)鏈時更多的強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程及各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)關(guān)系。一、普通采購業(yè)務(wù)從財務(wù)核算上看，普通采購業(yè)務(wù)一般會涉及到9個流程，分別是：（1）采購需求部門提出采購申請，并

2、按審批權(quán)限進(jìn)行審核；（2）采購部門根據(jù)審核的需求申請，與供應(yīng)商進(jìn)行磋商談判，簽訂合同；（3）供應(yīng)商發(fā)出商品，并通知到貨；（4）倉儲部門收到貨物，并進(jìn)行驗收入庫；（5）收到采購發(fā)票送財務(wù)部門；（6）財務(wù)部門收到發(fā)票后確認(rèn)應(yīng)付款；（7）財務(wù)部門填寫付款申請單，經(jīng)過審核后進(jìn)行付款處理；（8）將應(yīng)付款與已付款進(jìn)行核銷處理；（9）對入庫貨物進(jìn)行成本核算體現(xiàn)在用友ERP財務(wù)管理系統(tǒng)中則有10個核算過程：請購à訂單à到貨à入庫à發(fā)票à采購結(jié)算à確認(rèn)應(yīng)付款à支付貨款à核銷à核算成本。核算過程中涉及以不同的子系統(tǒng)，如請購&

3、#224;訂單à到貨à發(fā)票à采購結(jié)算等五個環(huán)節(jié)在采購系統(tǒng)中進(jìn)行處理，確認(rèn)應(yīng)付款à支付貨款à核銷等三個環(huán)節(jié)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理，驗收入庫則在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行，核算成本在存貨管理系統(tǒng)中完成。具體的關(guān)系可以用圖1表示。所以一筆普通采購業(yè)務(wù)要在四個核算系統(tǒng)中穿插進(jìn)行，對于初學(xué)者來說有一定的困難，尤其是當(dāng)某一個環(huán)節(jié)填制單據(jù)出錯時更是難以回退進(jìn)行修改，往往順流操作35分鐘可以處理完一筆業(yè)務(wù)，但逆流操作則需要花上1020分鐘，甚至最后還是無法達(dá)到修正的目的。圖1下面以一例進(jìn)行說明具體的操作過程：案例資料1月1日，業(yè)務(wù)員白雪向建昌公司詢問鍵盤的價格（9

4、5.00元/只），評估后確認(rèn)價格合理，隨即向公司上級主管提出請購要求，請購數(shù)量為300只。1月2日，上級主管同意向建昌公司訂購鍵盤300只，單價為95.00元，要求到貨日期為1月3日。1月3日，收到所訂購的鍵盤300只，并將所收到的貨物驗收入原料庫。當(dāng)天收到該筆貨物的專用發(fā)票一張，發(fā)票號為8001。業(yè)務(wù)部門將采購發(fā)票交財務(wù)部門，財務(wù)部門確定些業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)付款及采購成本，材料會計記材料明細(xì)賬。財務(wù)部門開出轉(zhuǎn)賬支票一張，支票號為C1,付清采購貨款。step1 采購請購，填寫請購單并進(jìn)行審核。（本步驟可以省略）以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，日期為201311執(zhí)行供應(yīng)鏈采購管理請購請購單進(jìn)入“采購請

5、購單”界面，單擊“增加”按鈕，按要求填入相關(guān)內(nèi)容，具體見圖2圖2單擊“保存”后進(jìn)行“審核”，需要注意的是，一般請購人與審核人為不同的操作員。step2采購訂貨，填寫采購訂單。（本步驟可以省略）以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，日期為201312執(zhí)行供應(yīng)鏈采購管理采購訂貨采購訂單進(jìn)入采購訂單界面，單擊“增加”按鈕，訂單的生成可以依據(jù)上述填制的請購單。點擊界面上的“生單”下拉“請購單”按鈕，如圖3所示，點擊“過濾”。圖3出現(xiàn)圖4所示，選擇201311填列的請購單，同時點擊OK確定按鈕圖4采購訂單界面完成了請購單內(nèi)容的復(fù)制，此時，如果需要修改請購單，則要先刪除訂單，取消請購單的審核方能進(jìn)行。在訂單界面上

6、，填寫供應(yīng)商信息及計劃到貨日期。具體如圖5所示圖5點擊界面上“保存”及“審核”按鈕，完成訂單工作。step3 采購到貨，填寫請購單并進(jìn)行審核。（本步驟可以省略）以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，日期為201313執(zhí)行供應(yīng)鏈采購管理采購到貨到貨單進(jìn)入“到貨單”界面，單擊“增加”按鈕，具體見圖6圖6到貨單的生成可以依據(jù)采購訂單生成，點擊界面上的“生單”下拉“采購訂單”按鈕，如圖3所示，點擊“過濾”。選擇上一步驟經(jīng)過審核的訂單。從而形成有內(nèi)容的到貨單。具體如圖7所示，單擊界面“保存”、審核。圖7step4 驗收入庫，填寫入庫并進(jìn)行審核。以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，日期為201313執(zhí)行供應(yīng)鏈庫存管理入

7、庫業(yè)務(wù)采購入庫單進(jìn)入“采購入庫單”界面，單擊“生單”按鈕選擇“采購到貨單（藍(lán)字）”并過濾，選取上步驟生成的采購到貨單，具體見圖8所示，同時將倉庫“原料庫”填寫完整。保存并審核。圖8step5完成發(fā)票的登記。以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，日期為201313執(zhí)行供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票專用采購發(fā)票進(jìn)入“專用發(fā)票”界面，單擊“增加”按鈕，單擊“生單”按鈕選擇“入庫單”并過濾，選取上步驟生成的采購入庫單，具體見圖9所示，同時將發(fā)票號修改為“8001”。保存.step6 采購結(jié)算，將入庫單與發(fā)票進(jìn)行對應(yīng)結(jié)算。采購結(jié)算有兩種形式，手工結(jié)算和自動結(jié)算形式，只有一一對應(yīng)時使用自動結(jié)算，一般使用手工結(jié)算。如果采購

8、過程未進(jìn)行結(jié)算，意味著入庫單到月末將無法確認(rèn)采購成本，而是確認(rèn)為暫估入庫業(yè)務(wù)。以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，日期為201313執(zhí)行供應(yīng)鏈采購管理采購結(jié)算手工結(jié)算進(jìn)入結(jié)算界面，單擊“選單”按鈕后如圖10示。選單就是要選擇進(jìn)行結(jié)算的發(fā)票和入庫單。圖10在“結(jié)算選單”界面上單擊“過濾”按鈕，出現(xiàn)圖11界面。圖11選擇供應(yīng)商代碼為建昌公司后，點擊過濾按鈕，出現(xiàn)圖12所示界面，分別在入庫單和發(fā)票前進(jìn)行勾選，點擊界面上“OK確定”按鈕，將入庫單和發(fā)票選入結(jié)算界面。圖12單擊“OK確定”按鈕，回到結(jié)算界面。點擊“結(jié)算”按鈕，提示“完成結(jié)算”對話框。完成采購結(jié)算工作。圖12step7確認(rèn)應(yīng)付款，并生成采購憑證

9、以業(yè)務(wù)員“馬方”（會計）身份登錄系統(tǒng)，日期為201313執(zhí)行財務(wù)會計應(yīng)付款管理應(yīng)付單據(jù)處理應(yīng)付單據(jù)審核進(jìn)入“應(yīng)付單據(jù)過濾”界面，選擇“供應(yīng)商”為“建昌公司”，點擊“確定按鈕，具體見圖13所示圖13點擊確定后，過濾出第5步驟形成的發(fā)票，雙擊進(jìn)入發(fā)票界面，如圖14所示。圖14點擊“審核”按鈕，提示，是否立即制單，點擊“是”后同時生成會計憑證。具體見圖15所示。圖15step8支付貨款，并生成采購憑證以業(yè)務(wù)員“馬方”（會計）身份登錄系統(tǒng)，日期為201313執(zhí)行財務(wù)會計應(yīng)付款管理付款單據(jù)處理付款單據(jù)錄入進(jìn)入“付款單”界面，單擊“增加”按鈕，按案例資料錄入相關(guān)內(nèi)容，具體見圖16所示。 圖16填寫好后點擊

10、“保存”和“審核”生成付付款憑證，見圖17所示。圖17step9核銷以業(yè)務(wù)員“馬方”（會計）身份登錄系統(tǒng)，日期為201313執(zhí)行財務(wù)會計應(yīng)付款管理核銷處理手工核銷進(jìn)入“核銷條件”窗口，選擇供應(yīng)商為“建昌公司”單擊“確定”進(jìn)入到核銷界面，如圖18所示。圖18在采購專用發(fā)票上，本次結(jié)算金額欄填入結(jié)算金額為33345,單擊“保存”按鈕，完成核銷工作，由于不存在現(xiàn)金折扣，無須生成憑證。step10確定存貨采購成本并生成憑證以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，日期為201313執(zhí)行供應(yīng)鏈存貨管理業(yè)務(wù)核算正常單據(jù)記賬進(jìn)入“過濾條件選擇”窗口，單擊過濾后進(jìn)入“正常單據(jù)記賬列表”，如圖19所示。圖19選擇入庫單后，點擊“記賬”按鈕，完成