公司采購、辦公用品管理制度

1、 公司采購管理制度 文件編號：ZS-BGS-XZ-002一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。二、采購管理對象1. 日常辦公常用物品，如電腦、打復(fù)印機、驗鈔機、打印紙、筆、筆筒、訂書機、訂書針、文件夾、文件筐、卷紙、抽紙、印泥、起釘器、削筆刀、剪刀等。員工休息用品、車載用品、保潔用品、植物及其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱為“辦公易耗品”，主要用于辦公環(huán)境和工作使用。2. 銷售部的獎品、禮品、贈品等。3. 食堂采購和工程材料采購不在本制度規(guī)定的范圍。三、采購原則1. 采購必須堅持“秉公辦

2、事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。 2. 采購是一項重要、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。  3. 物品采購應(yīng)盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。四、分工管理1. 辦公室文員1.1 文員須按月度建立庫存臺賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公易耗品、銷售獎品的入庫、發(fā)放和庫存管理工作。（附件辦公易耗品月度臺賬統(tǒng)計表、銷售獎品庫存統(tǒng)計表）1.2 文員須每月底盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。1.3 文員須防止辦公易耗品、銷售獎品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證其功用和性能。1.4 文員須根據(jù)辦公易耗品以及銷售獎品的

3、領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。2. 采購專員2.1 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品的采購與驗收工作；2.2 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選工作；3. 辦公室負(fù)責(zé)人3.1 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品每月月底庫存的檢查工作；3.2 協(xié)助文員做好辦公易耗品和銷售獎品日常管理工作；3.3 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品費用的管理工作。五、辦公易耗品和銷售獎品的采購流程采購專員接收購置計劃表文員編制購置計劃表并審批市場詢價、比價、議價填寫并上報詢價記錄表樣品檢查提供樣品采購量大價高商家按合同供貨送貨或自提簽訂供貨合同/協(xié)議或定點采購不提供樣品物品驗收與費用結(jié)算選 定供貨商采購量小價低采購員

4、自提或商家送貨按購置計劃表臨時采購銷售部獎品的采購與辦公易耗品的采購流程一致，購置計劃表由銷售部負(fù)責(zé)編制。（一）接收購置計劃表采購專員接收辦公室文員編制并完成審批的購置計劃表，并對購置內(nèi)容進(jìn)行再確認(rèn)。包括需要采購的物品型號、顏色、規(guī)格，甚至生產(chǎn)廠家都進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，以確保采購的物品是所需品。（二）市場詢價、比價、議價采購專員比照購置計劃表上的物品到市場上至少選擇三家以上進(jìn)行詢價、比價，并對商家提供的價格進(jìn)行合理議價。（三）填寫詢價記錄表 市場詢價結(jié)束后，采購專員對詢價結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫完詢價記錄表后交公司領(lǐng)導(dǎo)定奪。 （四）選定供貨商 公司領(lǐng)導(dǎo)審閱完詢價記錄表后，對需要提供樣品的采購進(jìn)行樣品檢查

5、。進(jìn)一步確認(rèn)后再確定供貨商家；對不需要提供樣品的采購，根據(jù)詢價記錄表，確定供貨商家。 （五）采買1. 定點采買1.1確定供貨商家后，對量大、價高、供貨期長、使用壽命長或需長期采購的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長期合作。1.2 采購員定點采買時，可按照購置計劃表的內(nèi)容直接下單。定點單位沒有所需物品的按臨時采購進(jìn)行。2. 臨時采購確定供貨商家后，對量小、價低、供貨期短、使用壽命短或臨時需要的物品直接進(jìn)行采買。 （六）送貨送貨方式可選擇自提或商家送貨上門。（七）驗收采買結(jié)束后，采購專員對商家送貨的物品再進(jìn)行一一確認(rèn)，防止錯送、漏送，或以次充好等。（八）費用結(jié)算1. 現(xiàn)款采購 1.1 采購人

6、員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后，采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購計劃表、購貨發(fā)票），由辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報銷手續(xù)。1.2 財務(wù)借款按財務(wù)制度執(zhí)行。 2. 后付款采購 2.1 采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購計劃表、購貨發(fā)票），由辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財務(wù)部審核后，總經(jīng)理審批。到付款時間時，財務(wù)部直接匯款。 2.2 貨物已到發(fā)票未到，驗收合格，辦公室文員登記入庫后，如供貨方要求提前付款時，按正常財務(wù)手續(xù)辦理后支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。&#

7、160;2.3 物品采購必須取得發(fā)票方可報銷，發(fā)票性質(zhì)（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行。六、定點商鋪管理 （一）定點供貨商選擇采購專員到市場選定至少3家信譽、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較高的商鋪，進(jìn)行報價對比后，選定價格較優(yōu)惠的商鋪為定點供貨單位。簽訂以結(jié)算方式為月結(jié)、為期一年的供貨合同。（二）定點商鋪價格監(jiān)控至少每半年一次，采購人員定期到市場進(jìn)行比價，比價結(jié)束填寫詢價記錄表，防止定點采購單位抬高價格。文員編制購置計劃表并審批七、辦公易耗品管理流程量不足采購階段量足文員驗收、入庫登記各部門領(lǐng)用文員核對庫存數(shù)量辦公室分管副總審核申領(lǐng)單各部門提交辦公易耗品申領(lǐng)單采購專員按購置計劃表采購（一）辦

8、公易耗品申領(lǐng)與審核1. 各部門根據(jù)本部門辦公易耗品的使用情況，每月25日前提報下月辦公易耗品領(lǐng)用計劃。2. 部門負(fù)責(zé)人和分管副總審批簽字后報辦公室。經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后交辦公室文員進(jìn)行登記申領(lǐng)。（附件部門辦公易耗品申領(lǐng)單）（二）核對庫存數(shù)1. 辦公室文員統(tǒng)計部門辦公易耗品申領(lǐng)單所需物品數(shù)目后，與庫存數(shù)進(jìn)行核對，原則上庫存數(shù)留存原數(shù)量的1/3。2. 若庫存足，文員直接按本章第六小節(jié)中“辦公易耗品的發(fā)放及領(lǐng)用”流程發(fā)放。3. 若申領(lǐng)后數(shù)量不足，申請購置后再發(fā)放。（三）編制購置計劃表因庫存數(shù)量不足，文員編制購置計劃表經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、總經(jīng)理/董事長審批后，將購置計劃表交采購專員進(jìn)行采購

9、。（附件購置計劃表）（四） 采 購1. 采購專員根據(jù)審批后的購置計劃表進(jìn)行采購，并于接到購置計劃表的10個工作日內(nèi)（特殊時間要求除外）完成采購。2. 優(yōu)先在定點供貨商處進(jìn)行采買，按照合同規(guī)定的供貨價格采購。3.采購流程參照本制度第五節(jié)“辦公易耗品和銷售獎品的采購流程”執(zhí)行。（五）驗收、入庫登記1. 采購結(jié)束后，采購專員在辦公易耗品購置計劃表填寫實際采購價格，簽字后交行政專員，并附上送貨單/收據(jù)/發(fā)票。2. 辦公室文員按照采購專員交回的購置計劃表一一核對采買的物品種類、數(shù)量、質(zhì)量、價格單據(jù)等，核實完畢后進(jìn)行物品登記入庫，及時更新辦公易耗品臺賬。（附辦公易耗品登記臺賬）（六）發(fā)放及領(lǐng)用1. 新員工

10、辦公易耗品的發(fā)放新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備電腦一臺、簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個，不含廚師、幫廚、保潔。2. 部門辦公易耗品的發(fā)放文員根據(jù)各部門提交的部門辦公易耗品申領(lǐng)單如實發(fā)放所列物品，領(lǐng)取時須簽字確認(rèn)。3. 個人辦公易耗品的領(lǐng)用各部門員工個人需要臨時支取時，在部門辦公易耗品登記表上簽字。 4. 銷售獎品的發(fā)放 銷售獎品發(fā)放必須嚴(yán)格遵循公司制定的銷售政策，客戶領(lǐng)取獎品時必須由置業(yè)顧問陪同，領(lǐng)取獎品時出具獎品領(lǐng)取單并在登記表上簽字確認(rèn)。銷售獎品領(lǐng)取單、銷售部獎品領(lǐng)取登記表八、辦公消耗品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動等原因需進(jìn)行辦公易耗品及固定資產(chǎn)的交接或收回時，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程

11、序。1. 移交人需填寫辦公易耗品交接單，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細(xì)點驗，遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明，對毀損視該物品價值的大小情況，另行處理。（附件辦公易耗品交接單）2. 辦公室文員需據(jù)清單核實后存檔備查。若移交人為辦公易耗品管理員本人時，辦公室負(fù)責(zé)人需親自點驗，并且做好交接工作。九、附件表1部門辦公易耗品申領(lǐng)單表2 詢價記錄表表3購置計劃表表4銷售獎品領(lǐng)取單表5銷售部獎品領(lǐng)取登記表表6部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表表7辦公易耗品月度臺賬統(tǒng)計表表8銷售部獎品庫存統(tǒng)計表表9辦公易耗品交接單十一、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。 辦公室 二一六年十一月十一日部門辦公易耗品申領(lǐng)單 申請部門： 年 月 日編號名稱

12、規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字分管副總簽字辦公室負(fù)責(zé)人簽字辦公室分管副總簽字部門物品領(lǐng)取人簽字詢價記錄表詢價人詢價日期報價單位信息名稱負(fù)責(zé)人電話地址交貨時間付款方式稅票情況采購內(nèi)容型號/規(guī)格數(shù)量原報價議價最終單價備注采購人員建議部門領(lǐng)導(dǎo)意見分管副總意見總經(jīng)理意見購置計劃表 日期： 年 月 日采購專員預(yù)計完成采購時間序號品 名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實際金額備 注預(yù)算額度合計 元實際采購合計(采購結(jié)束后填寫) 元辦公室負(fù)責(zé)人簽字辦公室分管副總簽字總經(jīng)理簽字驗收并登記入庫采購專員簽字辦公室文員簽字注：物品單價超過1000元的，需提前報價，待部門領(lǐng)導(dǎo)/分管副總確認(rèn)方可購買。 銷售獎品領(lǐng)取單客戶姓名購

13、房價格或定金金額銷售期 排號 定房 購房付款方式一次性 按揭（公貸、商貸）房 號獎品金額獎品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式 置業(yè)顧問代領(lǐng) 客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售獎品領(lǐng)取單客戶姓名購房價格或定金金額銷售期 排號 定房 購房付款方式一次性 按揭（公貸、商貸）房 號獎品金額獎品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式 置業(yè)顧問代領(lǐng) 客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售獎品領(lǐng)取單客戶姓名購房價格或定金金額銷售期 排號 定房 購房付款方式一次性 按揭（公貸、商貸）房 號獎品金額獎品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式 置業(yè)顧問代領(lǐng) 客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售部獎品領(lǐng)取登記表領(lǐng)取時間獎品名稱房 號數(shù)量置業(yè)顧問領(lǐng)取人備注備注：此表作為銷售部獎品領(lǐng)取的記錄憑證之一。部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表所在部門部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取時間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)取人備注備注：此表作為各部門年度領(lǐng)用辦公消耗品的記錄憑證之一。銷售部獎品庫存統(tǒng)計表（_月）獎品名稱入庫時間新購數(shù)量現(xiàn)庫存上月領(lǐng)取總領(lǐng)取備注序號辦公用品名稱型號單位原基數(shù)采購數(shù) 采購單價 采購金額 月度總數(shù) 月度領(lǐng)用總數(shù)領(lǐng)用數(shù)量庫存數(shù)工程部金額預(yù)算部金額財務(wù)部金額 營銷部金額 辦公