工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神

1、2021-11-16NVQNVQ企業(yè)行政管理企業(yè)行政管理（二級(jí)）（二級(jí)）課程講義課程講義孔昭林孔昭林2021-11-16 第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神精神 標(biāo)準(zhǔn)與大綱：標(biāo)準(zhǔn)與大綱： 計(jì)劃課時(shí)：計(jì)劃課時(shí)：1414 根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式； 會(huì)議以及遠(yuǎn)程會(huì)議的基本要求； 工作日志管理以及安排事務(wù)性約會(huì)； 撰寫簡單的書面交流信函； 設(shè)計(jì)和填寫簡單的表格； 運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通； 按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無誤的達(dá)到預(yù)定要求的重要性。2021-11-16 第五單元第五單元 : 工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神精神 中心

2、思想： 辦公室是個(gè)工作團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)工作精神； 掌握必要的工作交流方法和技能； 提高工作效率，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。2021-11-16 主要內(nèi)容：主要內(nèi)容： 一、一、選擇正確的交流方法（教材選擇正確的交流方法（教材5.1） 二、各種會(huì)議的組織（教材二、各種會(huì)議的組織（教材5.2） 三、使用日志管理工作時(shí)間（教材三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3） 四、用書面形式進(jìn)行交流（教材四、用書面形式進(jìn)行交流（教材5.4、5.5） 五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材5.6） 六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7、5.8） 七、遵守單

3、位規(guī)定及評估業(yè)績（教材七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績（教材5.9） 2021-11-16交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交交流流方方法法會(huì)會(huì)議議組組織織日日志志管管理理書書面面交交流流溝溝通通工工具具團(tuán)團(tuán)隊(duì)隊(duì)目目標(biāo)標(biāo)規(guī)規(guī)定定評評估估2021-11-16 一、一、選擇正確的交流方法（教材選擇正確的交流方法（教材5.1）交交流流方方法法發(fā)送信息的方法及取決因素 .利用電子郵件及其他電信工具 利用會(huì)議開展交流 利用郵政服務(wù)開展交流 2021-11-16 一、一、選擇正確的交流方法（教材選擇正確的交流方法（教材5.1） 1 1、發(fā)送信息的方法及取決因素 大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有

4、： （1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng) （2）使用電信系統(tǒng)2021-11-16 通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：因素： （1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。 （2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁組成，則應(yīng)考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù)。 （3）收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2021-11-16 （4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號(hào)郵寄或快

5、遞服務(wù)。 （5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。 （6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。 （7）費(fèi)用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時(shí)，則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。2021-11-16 2、利用電子郵件及其他電信工具 利用電子郵件進(jìn)行交流的優(yōu)缺點(diǎn)： 電子郵件是在計(jì)算機(jī)終端上編寫信息，并通過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計(jì)算機(jī)終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲(chǔ)存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲(chǔ)、刪除、打印信息，同時(shí)可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件人收到。 2021-11-16 電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于：電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于： （1

6、）信息發(fā)送的速度快 （2）費(fèi)用低廉，內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件是免費(fèi)的，外部網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的費(fèi)用不高于本地電話費(fèi)用，同時(shí)減少紙的使用量和發(fā)送紙面信息的郵費(fèi)，節(jié)約企業(yè)運(yùn)營成本。 （3）信息能同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端，使多個(gè)接收人同時(shí)接受到信息，方便快捷。 （4）使用密碼等功能能保證信息安全。 （5）能發(fā)送多種類型的信息，例如文字信息、掃描錄入的圖表及照片等。 （6）正在旅行的工作人員可通過筆記本電腦隨時(shí)接收和發(fā)送信息，達(dá)到過程辦公的目的。2021-11-16 電子郵件的缺點(diǎn)有：電子郵件的缺點(diǎn)有： （1）收件人必須有兼容的設(shè)備 （2）因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多垃圾郵件，浪費(fèi)收件人的時(shí)間。 （3）人們需經(jīng)過一定的學(xué)習(xí)

7、或培訓(xùn)，才能成功熟練地使用電子郵件。2021-11-16 使用電信工具進(jìn)行書面交流使用電信工具進(jìn)行書面交流 除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進(jìn)行書面信息的交流，電傳機(jī)曾是信息交流的重要手段，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多新的設(shè)備已基本代替了電傳機(jī)的使用，現(xiàn)代企業(yè)很少再使用電傳機(jī)來交流信息。傳真機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具， 2021-11-16 其優(yōu)點(diǎn)在于： （1）快速，信息能立即收到。 （2）作為一種書面文件，能作為事實(shí)和數(shù)字的證明，同時(shí)能進(jìn)行歸檔以備查詢， （3）相對于郵寄而言，費(fèi)用較低。 （4）功能較全的傳真機(jī)也可通過計(jì)算機(jī)發(fā)送信息。 使用傳真發(fā)送信息時(shí)其缺點(diǎn)在于： （1）傳真信

8、息只能發(fā)送給有傳真機(jī)的單位。 （2）不易保證信息的保密和安全。 （3）想互相商討信息比較因難。 通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進(jìn)行跟蹤確認(rèn) 2021-11-16 3、利用會(huì)議開展交流利用會(huì)議開展交流 會(huì)議做為信息交流的重要手段之一，其主要功能在于： （1）參會(huì)人員互相交流各自的意見和思想 （2）參會(huì)人員就某一主題互相商討信息 （3）就某些重大問題和工作程序進(jìn)行決策 （4）信息發(fā)布2021-11-16 會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于： （1）面對面的交流，彼此能更好地理解對方的意圖 （2）會(huì)議是管理人員與員工相互交流以推行新規(guī)程的重要手段，同時(shí)也給大家提供一個(gè)提出問題并對問題進(jìn)行探討，最后

9、達(dá)成共識(shí)的機(jī)會(huì)。 （3）現(xiàn)代會(huì)議能通過投影儀等設(shè)備更形象地進(jìn)行信息交流。 （4）會(huì)議之后能形成會(huì)議紀(jì)要或書面決定。 （5）參加會(huì)議的人也可通過會(huì)議紀(jì)要更深入地理解會(huì)議內(nèi)容。2021-11-16 會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于： （1）浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)議進(jìn)行中可能會(huì)因?yàn)槟承┤说闹毖圆恢M影響會(huì)議進(jìn)程，也會(huì)因有些人說話羅嗦或談?wù)摬幌嚓P(guān)的問題而浪費(fèi)時(shí)間的情況。 （2）浪費(fèi)金錢。有些大型的會(huì)議可能會(huì)花費(fèi)大量的錢的交通費(fèi)用和住宿費(fèi)用上。 2021-11-16 4、郵件和快遞服務(wù)在交流中的優(yōu)缺點(diǎn)、郵件和快遞服務(wù)在交流中的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？是什么？ 答：盡管現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞服務(wù)仍是發(fā)送

10、信息的重要手段，郵件和快遞服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)在于： （1）收到的紙面信息能歸檔以備查詢。 （2）保密信息能通過掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)直接交付到收件人手中，因而比電子方法更安全 （3）能獲得發(fā)送和接收憑證。2021-11-16 （4）能收到文檔的原件 （5）當(dāng)大批量地郵寄信息時(shí)，郵費(fèi)可申請?zhí)厥鈨?yōu)惠 郵件和快遞服務(wù)的缺點(diǎn)： （1）因程序復(fù)雜而浪費(fèi)時(shí)間，需要材料裝袋、信封封口、到郵局郵寄等 （2）費(fèi)用較高，需要紙、信封、郵費(fèi)等支出，如果是航空郵寄大宗文件，則價(jià)格更加昂貴 （3）相比電子系統(tǒng)而言，發(fā)送速度較慢 （4）郵件可能會(huì)丟失或錯(cuò)投2021-11-16 二、各種會(huì)議的組織（教材二、各種會(huì)議的組織（教材5.2）

11、 1、 會(huì)議的類型有哪些？會(huì)議的類型有哪些？ 答：會(huì)議的類型主要有以下幾種：答：會(huì)議的類型主要有以下幾種： （1）正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等）正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等 （2）非正式會(huì)議，如部門工作會(huì)議等）非正式會(huì)議，如部門工作會(huì)議等 （3）社團(tuán)會(huì)議，如俱樂部會(huì)議）社團(tuán)會(huì)議，如俱樂部會(huì)議 （4）定期會(huì)議，如年度大會(huì)、月總結(jié)會(huì)）定期會(huì)議，如年度大會(huì)、月總結(jié)會(huì) （5）非定期會(huì)議，如緊急會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議）非定期會(huì)議，如緊急會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議2021-11-16 2、 會(huì)議議程及主持人的議程是什么？會(huì)議議程及主持人的議程是什么？ 答：會(huì)議議程是會(huì)議上所要討論內(nèi)容及其順序一覽表，通常要在會(huì)議開始前發(fā)到

12、參會(huì)人員手中，會(huì)議議程上的項(xiàng)目主要有： （1）會(huì)議者出勤情況介紹 （2）上次會(huì)議記錄的簡單回顧 （3）上次會(huì)議記錄中存在的問題 （4）本次會(huì)議的主要議題（從財(cái)務(wù)項(xiàng)目開始討論） （5）本次會(huì)議議程未列出的其它議題 （6）下次會(huì)議的日期和時(shí)間2021-11-16 2.行政管理人員組織會(huì)議的職責(zé) 1、行政管理人員在會(huì)議之前，會(huì)議期間及、行政管理人員在會(huì)議之前，會(huì)議期間及會(huì)議之后應(yīng)履行的職責(zé)是什么？會(huì)議之后應(yīng)履行的職責(zé)是什么？ （1）行政管理人員在會(huì)議之前的職責(zé)）行政管理人員在會(huì)議之前的職責(zé) （2）行政管理人員在會(huì)議期間的職責(zé)）行政管理人員在會(huì)議期間的職責(zé) （3）行政管理人員在會(huì)議之后的職責(zé)）行政管理

13、人員在會(huì)議之后的職責(zé) 2、做會(huì)議記錄之前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備以及會(huì)議、做會(huì)議記錄之前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備以及會(huì)議記錄包括哪些內(nèi)容？記錄包括哪些內(nèi)容？ （1）會(huì)議記錄是準(zhǔn)確地記錄會(huì)議進(jìn)行過程）會(huì)議記錄是準(zhǔn)確地記錄會(huì)議進(jìn)行過程及所作決定的簡短報(bào)告。做會(huì)議記錄前，應(yīng)及所作決定的簡短報(bào)告。做會(huì)議記錄前，應(yīng)做如下準(zhǔn)備工作做如下準(zhǔn)備工作 （2）會(huì)議記錄的內(nèi)容一般包括）會(huì)議記錄的內(nèi)容一般包括 2021-11-16（3）安排會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮哪些因素）安排會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮哪些因素 有的會(huì)議在企業(yè)內(nèi)部舉行，而有的則在企業(yè)外部舉行，當(dāng)行政管理人員安排外部會(huì)議時(shí)，會(huì)議地點(diǎn)的安排就顯得非常重要，通常在安排會(huì)議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)考慮以下因素 2021

14、-11-16 3.電話會(huì)議的特點(diǎn)及優(yōu)缺點(diǎn) 電話會(huì)議的特點(diǎn)是：電話會(huì)議允許人們在相距很遠(yuǎn)的不同地方舉行會(huì)議/討論,通過聲音 聯(lián)系。為了便于討論，會(huì)議應(yīng)提前向國家電話服務(wù)機(jī)構(gòu)預(yù)訂，以確保參加電話會(huì)議各方電 話線路暢通。 2021-11-16 4.視頻會(huì)議的特點(diǎn)，需要的設(shè)備及其優(yōu)缺點(diǎn) 視頻會(huì)議是比電話會(huì)議昂貴的一種會(huì)議方式，因?yàn)橐曨l會(huì)議能使人們互相看到，所以 身體語言能幫助理解人們的觀點(diǎn)和情緒。 視頻會(huì)議需要下列設(shè)備：視頻會(huì)議需要下列設(shè)備： 多臺(tái)攝像機(jī),以保證多角度拍攝 一臺(tái)編程處理圖像的計(jì)算機(jī) 通過電話線連接 至少兩臺(tái)電視監(jiān)視器2021-11-16 教學(xué)方法： 課堂講授組織討論用各種合適文件、紀(jì)錄

15、等進(jìn)行會(huì)議模擬和演練2021-11-16 三、使用日志管理工作時(shí)間（教材三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3）1課時(shí)課時(shí) 1. 手填工作日志的使用方法（見思考題13） 2電子工作日志的使用方法及優(yōu)缺點(diǎn)（見思考題14、15） 教學(xué)方法： 課堂講授討論學(xué)員填寫相應(yīng)的模擬日志2021-11-16 四、用書面形式進(jìn)行交流（教材四、用書面形式進(jìn)行交流（教材5。4、5。5）4.5課時(shí)課時(shí) 1留言、短信、備忘錄的寫作方法（見思考題16、17、18） 2表格的制備方法（見思考題19、20） 教學(xué)方法： 講述與作要求學(xué)員要做各種簡單的書面交流練習(xí)教師給出表格樣本并組織討論學(xué)員要設(shè)計(jì)，填寫相應(yīng)的表格2021-11

16、-16 五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教（教材材5.6）1.5課時(shí)課時(shí) 1. 如何使用流程圖進(jìn)行辦公室溝通（見思考題21） 2. 如何使用計(jì)劃表進(jìn)行辦公室溝通（見思考題22） 3. 如何使用行動(dòng)表進(jìn)行辦公室溝通（見思考題23） 4. 如何使用工作日志進(jìn)行辦公室溝通（見思考題24、25） 教學(xué)方法：組織討論學(xué)員制作各種圖表總結(jié)講授2021-11-16 六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7，5.8）2課時(shí)課時(shí) 1. 要按時(shí)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)（見思考題26） 2. 要有團(tuán)隊(duì)工作精神（見思考題27、28） 3. 要爭取首次做對做好（見思考題29、30、31） 教學(xué)方法：討論學(xué)員進(jìn)行案例研究學(xué)員進(jìn)行有關(guān)文字材料核對和練習(xí)總結(jié)講授2021-11-16 七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績（教材七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績（教材5.9）1課時(shí)課時(shí) 1. 要遵守本單位的工作規(guī)定及質(zhì)量要求（見思考題32、33） 2. 要嚴(yán)格評估和監(jiān)督工作業(yè)績（見思考題34、35、36、37） 教學(xué)方法，組織討論課堂講授2021-11-16 單元復(fù)習(xí)：1課時(shí) 用“企業(yè)行政管理二級(jí)習(xí)題集”中單元5的習(xí)題輔