探析交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

1、探析交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理摘要：交通建設(shè)項(xiàng)目是保障城市佳通運(yùn)輸體系得以 高效發(fā)展的基礎(chǔ)，近些年我國的經(jīng)濟(jì)依然處在發(fā)展的關(guān)鍵時(shí) 期，為保證經(jīng)濟(jì)發(fā)展的持續(xù)性，交通建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量和規(guī)模 都是不斷上升的趨勢，但是因多種因素的影響使得交通建設(shè) 項(xiàng)目的復(fù)雜程度也越來越高，為確保交通建設(shè)項(xiàng)目的順利開 展，完善相應(yīng)的管理工作很有必要，其中檔案管理就是一項(xiàng) 非常重要的內(nèi)容，其在項(xiàng)目建設(shè)過程管理、運(yùn)營管理及維修 改造等工作中能發(fā)揮很大的作用，因而很多管理人員開始重 視交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，鑒于此，文章以此為基礎(chǔ)展開詳 細(xì)的論述關(guān)鍵詞：交通建設(shè)；檔案管理引言檔案管理在交通建設(shè)項(xiàng)目中具有非常重要的作用，其貫 穿在整個(gè)交

2、通項(xiàng)目建設(shè)的過程中，從項(xiàng)目確立時(shí)協(xié)議合同， 到建設(shè)中的報(bào)表等，再到各種驗(yàn)收文件等等這些內(nèi)容基本上 可以說都是由檔案管理者進(jìn)行管理的。最重要的是經(jīng)過交通 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，還能給后期交通建設(shè)項(xiàng)目有的養(yǎng)護(hù)、改 造等提供原始資料，還能對項(xiàng)目建設(shè)過程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與監(jiān) 督管理，進(jìn)而保障項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)完整性以及系統(tǒng)性，最終 能在一定程度上提升項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量和效率一、交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作性質(zhì)分析交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是按照項(xiàng)目檔案組卷規(guī)定，全面 的整理并歸檔交通建設(shè)項(xiàng)目中所產(chǎn)生的所有文件資料。交通 建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理是從項(xiàng)目的立項(xiàng)開始到最后的竣工驗(yàn) 收這樣的全過程檔案管理，通過項(xiàng)目檔案管理能了解到項(xiàng)目 建

3、設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、安全以及成本等內(nèi)容的有關(guān)信息。結(jié)合 以往的實(shí)踐研究可知，交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要功能體 現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一，能提供項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量、項(xiàng)目決策以及 項(xiàng)目建設(shè)考察的依據(jù)以及證明，能對有關(guān)學(xué)術(shù)研究起到一些 促進(jìn)作用；第二，能為項(xiàng)目建設(shè)、后期維護(hù)改造、管理材料 提供基礎(chǔ)依據(jù)二、交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)第一，專業(yè)性強(qiáng)。交通建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理涉及的內(nèi)容 很多，比如會(huì)牽扯到工程建設(shè)、經(jīng)濟(jì)管理以及材料分析等方 面的內(nèi)容，管理員應(yīng)該對這些專業(yè)知識(shí)進(jìn)行有效的整合，然 后合理的應(yīng)用在檔案管理中，這同樣就體現(xiàn)了對檔案管理人 員的高專業(yè)水平與學(xué)習(xí)能力要求，檔案管理人員要靈活的依 據(jù)相關(guān)專業(yè)知識(shí)保證交通建

4、設(shè)項(xiàng)目檔案管理的順利進(jìn)行。第 二，周期長。通常情況下交通建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)周期都很長， 可以說交通建設(shè)項(xiàng)目就是一個(gè)龐大的工程，完成項(xiàng)目建設(shè)的 所有工作需要很長的時(shí)間。交通建設(shè)項(xiàng)目，比如高速公路工 程從考察批復(fù)到竣工最少需花費(fèi)3年時(shí)間，而且檔案管理是 從項(xiàng)目開始就進(jìn)行的，一直貫穿在項(xiàng)目的始末，因此使得交 通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理周期就比其他行業(yè)長一些。第三，涉及 的單位比較多。交通建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)過程需要考慮很多的因 素和法律法規(guī)，涉及政府部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理 單位等單位，這些單位的文件資料下發(fā)或者傳遞基本上都是 由檔案管理人員整理保存的。第四，載體的多樣性。在科技 發(fā)展的帶動(dòng)下，現(xiàn)階段的交通建設(shè)

5、項(xiàng)目檔案形式早已不再是 “白紙黑字”類型的了，更多的是電子檔案、錄像照片等， 載體的多樣性在一定程度上也增加了管理的難度三、交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要點(diǎn)內(nèi)容1、建設(shè)初期管理要點(diǎn)建設(shè)初期的檔案管理十分重要，直接關(guān)系著后期檔案管 理的正確性。在建設(shè)初期，交通建設(shè)項(xiàng)目單位應(yīng)該先報(bào)送了 檔案管理登記表，然后交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中心應(yīng)該結(jié)合 有關(guān)管理流程將管理信息錄入系統(tǒng)，同時(shí)建檔。然后開展檔 案檢查會(huì)議，明確項(xiàng)目檔案編制依據(jù)，同時(shí)依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)當(dāng) 地城建檔案館的要求，審核施工、監(jiān)理合同中有關(guān)檔案整理 的條款、規(guī)章制度及檔案管理人員的資質(zhì)，確保審核內(nèi)容通 過后：第一，建立交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作組；第二，及

6、 時(shí)制定有關(guān)竣工文件資料的編制辦法；第三，明確檔案管理 工作的責(zé)任制；第四，制定檔案管理工作的計(jì)劃，還有制定 相應(yīng)的獎(jiǎng)懲方案。這一階段的管理難點(diǎn)是竣工文件資料的編 制辦法。因很多交通建設(shè)項(xiàng)目都是政府投資的，代建企業(yè)不 是建設(shè)項(xiàng)目的法人，交通建設(shè)的檔案最終會(huì)流向當(dāng)?shù)氐某墙?檔案館，所以文件資料的整理要求和歸檔范圍應(yīng)該同時(shí)兼顧 交通部門與當(dāng)?shù)氐某墙n案館2、施工階段的管理要點(diǎn)施工階段的檔案管理是確保項(xiàng)目檔案管理不會(huì)走“彎 路”的基礎(chǔ)保證。重點(diǎn)應(yīng)該進(jìn)行的是文件資料的同步形成、 收集以及整理，建設(shè)中還應(yīng)該結(jié)合實(shí)際進(jìn)行檢查和培訓(xùn)。在 交通建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)中，檔案管理中心應(yīng)該和建設(shè)單位保持 有效的溝通，以此

7、優(yōu)化建設(shè)方案，比如在某交通建設(shè)項(xiàng)目中， 該項(xiàng)目建立了首卷管理制度，然后還將其和項(xiàng)目檔案預(yù)立卷 制度結(jié)合起來，進(jìn)而有效的提升了項(xiàng)目檔案同步整理和歸檔 的效率。而且結(jié)合檢查紀(jì)要顯示，在項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度達(dá)到70% 時(shí)，符合標(biāo)準(zhǔn)的案卷已高達(dá)6000余卷（總案卷數(shù)是13672 卷），且有關(guān)內(nèi)容還有效的錄入到三維數(shù)字化信息平臺(tái)中， 通過三維數(shù)字化信息平臺(tái)能清楚的了解關(guān)聯(lián)文件的形成情 況，這樣就能及時(shí)了解項(xiàng)目檔案管理進(jìn)度。這一階段應(yīng)該注 意的是：質(zhì)量監(jiān)督站檢查中可能會(huì)影響施工用表數(shù)量，進(jìn)而 對施工單位和監(jiān)理單位的文件首卷中文件數(shù)量造成一些影 響，所以，檔案管理中心在同類文件還沒有完全形成前最好 不要編打頁碼，以

8、免出現(xiàn)返工問題3、交工驗(yàn)收階段管理要點(diǎn)按照有關(guān)要求，交通建設(shè)項(xiàng)目的施工單位及監(jiān)理單位在 交工驗(yàn)收時(shí)，一定要完成相應(yīng)的檔案收集、整理及歸檔工作。 檔案管理中心要和相關(guān)部門在交工前一個(gè)月進(jìn)行檔案管理 的專項(xiàng)檢查，同時(shí)形成檢查意見。考慮后期案卷的理順工作, 對已完成交工的案卷，暫不裝訂，也不編頁碼，但是要完成 監(jiān)理、施工單位的案卷目錄和檔號(hào)編制，還要提交自檢報(bào)告。 交工驗(yàn)收階段的核心問題是變更審批的影響因素較多，檔案 管理中心不僅要提醒建設(shè)單位加快變更審批速度，還要強(qiáng)化 對竣工圖繪制的管理，確?？⒐D繪制的準(zhǔn)確性4、專項(xiàng)驗(yàn)收階段管理要點(diǎn)專項(xiàng)驗(yàn)收階段檔案整體編制基本已經(jīng)全部完成，此時(shí)應(yīng) 該進(jìn)行匯總整理

9、。檔案管理中心在此階段應(yīng)該完善相應(yīng)的檢 查工作，檢查工作的重點(diǎn)應(yīng)該在交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性 上，另外還要重點(diǎn)檢查竣工圖，這是整個(gè)檢查的核心，還要 從從變更修改到標(biāo)注進(jìn)行系統(tǒng)的抽查，以此保證竣工圖編制 符合要求5、竣工驗(yàn)收管理要點(diǎn)在交通建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收中，檔案管理中線應(yīng)該安排 專門檢查建設(shè)單位是否依據(jù)專項(xiàng)驗(yàn)收中的整改意見落實(shí)改 正的內(nèi)容，還要把這些內(nèi)容匯報(bào)給竣工驗(yàn)收委員會(huì)結(jié)束語綜上所述，交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)， 但是意義又很重要的工作。為保證交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效 果的有效發(fā)揮，要求檔案管理人員要先了解交通建設(shè)項(xiàng)目檔 案管理工作的性質(zhì)，同時(shí)明確還要交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的 特點(diǎn)，最后要重點(diǎn)把握交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要點(diǎn)內(nèi)容， 只有這樣才能保證交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效性，進(jìn)而實(shí) 現(xiàn)檔案管理和項(xiàng)目建設(shè)的協(xié)同進(jìn)行，最終促使我國的交通建 設(shè)項(xiàng)目得到高效持久的發(fā)展參考文獻(xiàn)：1 郝瑞秀鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題及對策 研究j蘭臺(tái)世界，2015, s3： 99-100.2 劉志輝，范洪源.如何提升高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管 理工作水平的