時(shí)間管理論文

1、 高級管理學(xué)課程論文題 目： 淺析時(shí)間管理 姓 名： 林夏繁 張曉玲 學(xué) 號： 111427014 111427007 學(xué) 院： 八方物流學(xué)院 專 業(yè)： 物流工程 年 級： 2011級 指導(dǎo)老師： （簽名）2011年11月16日目錄一、選題背景和意義3（一）背景3（二）意義3二、歷史文獻(xiàn)回顧與述評3(一)具有代表性的時(shí)間管理理論3(二)公認(rèn)的時(shí)間管理原則和方法4三、時(shí)間管理內(nèi)涵5（一）時(shí)間的特性5（二）時(shí)間管理的內(nèi)涵5四、新的時(shí)間管理觀念gtd6（一）gtd的內(nèi)涵和原則6（二）gtd的基本方法6（三）實(shí)現(xiàn)gtd的五類工具7五、高效管理者的時(shí)間管理7(一)高效管理者時(shí)間管理的必要性7(二)高效管

2、理者時(shí)間管理的內(nèi)容8六、總結(jié)9參考文獻(xiàn)109淺析時(shí)間管理一、選題背景和意義（一）背景時(shí)間，不可再生，不能停滯，不可伸縮，也沒有替代物。時(shí)間的特性決定了它是世界上最稀有、最珍貴的資源。雖然時(shí)間公平地給每個人以每天24小時(shí)，但每個人卻活在不同的24小時(shí)里，因?yàn)闀r(shí)間是因人而異的，可變的。時(shí)間管理研究專家楊杰說“智者利用時(shí)間來創(chuàng)造機(jī)會，所以他的成功機(jī)會永遠(yuǎn)比別人多；庸者將時(shí)間拿來把握機(jī)會，所以他只會獲得一點(diǎn)點(diǎn)的成功：愚者則浪費(fèi)時(shí)間來錯過機(jī)會，所以他永遠(yuǎn)不會成功"鋤。所以，時(shí)間是可以管理而且需要管理的。（二）意義時(shí)間管理能力是通用能力中的一個重要內(nèi)容，是個人發(fā)展的核心競爭力，是在不同的階段、職

3、位和工作中可以復(fù)制、通用的知識和技能。因此，學(xué)會時(shí)間管理，不僅在目前的學(xué)習(xí)階段大有用處，對今后的事業(yè)成功也會起到重要的促進(jìn)作用。學(xué)會管理時(shí)間可以減輕各方面壓力。學(xué)會管理時(shí)間可以提個人的生活質(zhì)量和樂趣。二、歷史文獻(xiàn)回顧與述評(一)具有代表性的時(shí)間管理理論美國“柯維領(lǐng)導(dǎo)中心"的創(chuàng)始人史蒂芬·柯維在回顧了人類研究時(shí)間管理歷史的基礎(chǔ)上把時(shí)間管理理論分為四代。第一代：“便條式"管理理論。它提倡人們利用便條和備忘錄對每天要做的事情給予安排和提醒，備忘的條目可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整或增刪。其特點(diǎn)是靈活性較強(qiáng)，但顯得比較隨意，容易出現(xiàn)疏漏。第二代：“時(shí)間表式"管理理論。它

4、強(qiáng)調(diào)通過使用記事簿來進(jìn)行時(shí)間的規(guī)劃與準(zhǔn)備，并注明事情應(yīng)完成的期限。其特點(diǎn)是效率和完成率較高，但存在比較教條死板的缺陷。第三代：“做最重要的事”理論。它引入了價(jià)值觀，將目標(biāo)與計(jì)劃置于價(jià)值觀之上，認(rèn)為“最重要的事"是價(jià)值與目標(biāo)的總和。這種理論講求優(yōu)先順序，根據(jù)任務(wù)的輕重緩急來設(shè)定短中長期目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)效率的最大化，其缺點(diǎn)是過度追求效率可能導(dǎo)致事業(yè)、家庭與社會生活之間的失衡與矛盾。第四代：這代時(shí)間管理理論是在前三代理論的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)以原則為重心，兼顧重要性與急迫性，注重生命因素的均衡發(fā)展。該理論極力主張個人管理，甚至否定時(shí)間管理這個名詞，認(rèn)為與其著重于時(shí)間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出

5、與產(chǎn)能的平衡上?？戮S的“四代理論說”在國際上產(chǎn)生了巨大的影響，許多研究者就是沿著他的思路進(jìn)行深入的研究。比如，我國管理專家周坤先生(2006)把柯維的四代管理理論進(jìn)行了進(jìn)一步發(fā)展，并將其分別比喻為“公雞型"、“倉鼠型"、“北極熊型”和“群狼型"管理模式，同時(shí)指出這些理論都存在著各自的問題和不足，都不是最優(yōu)的時(shí)間管理方式。由此，他創(chuàng)立了所謂的“第五代時(shí)間管理"“熊貓型時(shí)間管理理論。該理論認(rèn)為，時(shí)間管理要講究均衡，要融合時(shí)問效益和個人舒適，要在追求社會公益的前提下，追求個人的人生價(jià)值。它倡導(dǎo)“丁作就是享受，消費(fèi)就是創(chuàng)造，創(chuàng)持旃是消費(fèi)"的理念圓。雖然

6、這一理論似乎并不成熟，也比較難懂，但它強(qiáng)調(diào)的個人利益和社會利益的均衡理念確實(shí)是一種很高的境界?！暗谖宕鷷r(shí)間管理理論"能否為學(xué)界接受暫時(shí)還不能定論，但它至少給了我們兩點(diǎn)啟示：一是時(shí)間管理理論是在不斷地發(fā)展的，二是時(shí)間管理應(yīng)該越來越關(guān)注人本身，體現(xiàn)人與社會、環(huán)境的和諧統(tǒng)一。(二)公認(rèn)的時(shí)間管理原則和方法在時(shí)間管理方面，有一些具有代表性、受到公認(rèn)的原則和方法，在管理領(lǐng)域產(chǎn)生了重要的影響，其中以帕累托原理、艾森豪威爾原理、abc分析法等最為突出。帕累托原理。19世紀(jì)末，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)：20的意大利人支配著80的國民財(cái)富。后來又發(fā)現(xiàn)許多事物中都存在著類似8020的規(guī)律，如：20的活動

7、獲得的成果在所有成果中約占80，20的客戶占你約80的銷售量，20的產(chǎn)品或服務(wù)約占你80的利潤，等等。帕累托的這條“二八不均衡分配定律”在管理學(xué)中被稱為“帕累托原理”。這個原理也被奉為時(shí)間管理的核心原則之一，它給人的啟示是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫退隳慊?0的時(shí)間，你也只能取得20的成效；你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你投入時(shí)間少卻成效大。根據(jù)這個原理，人們可以有效地定義目標(biāo)，采取措施，付諸行動。美國的德懷特·艾森豪威爾進(jìn)一步發(fā)展了帕累托原理，提出了“艾森豪威爾法則"。法則告訴我們，根據(jù)任務(wù)的緊急程度和重要程度，可進(jìn)行如下排

8、序：a重要且緊急，必須立即做；b重要但不緊急，應(yīng)當(dāng)當(dāng)成緊急的事情去做，而不是拖延；c緊急但不重要，只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事；d既不緊急也不重要，有閑工夫再說。艾森豪威爾法則給了我們在面對紛雜事情的時(shí)候如何安排時(shí)間的基本法則，它既是人們紙上計(jì)劃時(shí)間的法則，也是后來電子時(shí)間優(yōu)化法直至計(jì)算機(jī)專業(yè)時(shí)間計(jì)劃的基本原理。abc分析法，又稱帕累托分析法、abc分類管理法、重點(diǎn)管理法等，是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的主要特征，進(jìn)行分類、排序的，以有區(qū)別地實(shí)施管理的一種分析方法。它把每天要完成的工作按照a、b、c分成三等排成順序，從而確定一個鮮明的優(yōu)先原則。a類工作是最重要的工作，只能由專人或

9、者團(tuán)隊(duì)去完成，不能授權(quán)他人；b類工作也很重要，但可以部分地授權(quán)他人；c類工作雖說價(jià)值小，但在工作中所占的份額卻最大。abc分析法并非只是讓我們完成a類工作，完全放棄c類工作，而是遵照優(yōu)先原則，把它們分成級別，按照先后順序排列好，以便當(dāng)天完成。三、時(shí)間管理內(nèi)涵（一）時(shí)間的特性時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性，是一種特殊的資源。時(shí)間具有以下的四項(xiàng)獨(dú)特性：1.供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少。2.無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。3.無法取代：任何一項(xiàng)活動都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代

10、的。4.無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。（二）時(shí)間管理的內(nèi)涵時(shí)間管理就是指在同樣的時(shí)間消耗下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作?；蛘哒f，時(shí)間管理就是克服時(shí)間浪費(fèi)，為時(shí)間的消耗而設(shè)計(jì)的一種系統(tǒng)程序，并選擇一切可以利用的科學(xué)方法及手段，以使結(jié)果向預(yù)期目標(biāo)盡量靠攏。四、新的時(shí)間管理觀念gtd（一）gtd的內(nèi)涵和原則gtd是英文getting things done的縮寫，主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。（二）gtd的基本方法gtd的具體

11、做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。1.收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（未整理的念頭）（gtd中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或pda。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。2.整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進(jìn)行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成

12、它，如果不行對下一步行動進(jìn)行組織 。3.組織：個人感覺組織是gtd中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。 gtd對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)(context)（電腦旁、辦公

13、室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作。4.回顧：回顧也是gtd中的一個重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保gtd系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來一周的計(jì)劃工作。5.執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來行動有關(guān)gtd的用品，目前國內(nèi)可以到時(shí)間堂挑選。（三）實(shí)現(xiàn)gtd的五類工具1、網(wǎng)絡(luò)：資源很多，可以直接查找如rtm(remember the milk) g

14、oogle app2、計(jì)算機(jī)：outlook mlo lifebanlance3、pda： mlo(wm版) lifebanlance(palm)4、紙+筆： gtd 筆記本5、計(jì)算機(jī)+pda： 文夾gtd工具6、軟件：evernote（下載安裝到計(jì)算機(jī)上）五、高效管理者的時(shí)間管理 高效管理者每天都要面對各種各樣的事務(wù)，千頭萬緒，涉及到方方面面。如何在繁多的事務(wù)中抓住重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，從而促進(jìn)相關(guān)工作的開展和完成，時(shí)間管理有著重要的作用。科學(xué)、規(guī)范、有序的時(shí)間管理不僅對高效管理者本人極為重要，對提高整個高效的工作效率、降低辦學(xué)成本也極為重要。但因?yàn)橹饔^客觀上的原因，我們都習(xí)慣了不將時(shí)間列入辦學(xué)成

15、本進(jìn)行計(jì)算。(一)高效管理者時(shí)間管理的必要性 高效管理者為什么要對時(shí)間進(jìn)行管理，這雖是個見仁見智的問題，但由于很多高效管理者未對時(shí)間進(jìn)行科學(xué)有效的管理，往往造成疲于奔命卻大事抓不了、小事抓不到，浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象廣泛存在，造成高效管理者時(shí)間浪費(fèi)的原因是多方面的，從主觀上說，一方面可能是因?yàn)楣芾碚呦胱龅氖虑樘?，但確因沒有科學(xué)區(qū)分事情的輕重緩急，甚至缺乏明確的目標(biāo)，導(dǎo)致各項(xiàng)工作缺乏優(yōu)先順序，最后可能有頭無尾；另一方面也可能是因?yàn)椴簧糜谑跈?quán)導(dǎo)致自己不得不花費(fèi)大量的時(shí)間于具體事務(wù)，或因倉促決策導(dǎo)致了整個學(xué)校的時(shí)間以及其他資源的浪費(fèi)。從客觀上說，高效管理者浪費(fèi)時(shí)間的原因來自于上級領(lǐng)導(dǎo)、工作系統(tǒng)以及生活工作

16、條件等方面。不管是何種原因，高效管理者的時(shí)間一旦出現(xiàn)浪費(fèi)，對整個部門甚至整個高效的傷害極大，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致部門、單位乃至整個高效低效率重復(fù)勞動，最終成效不彰。為了避免浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象重復(fù)出現(xiàn)，必須對高效管理者的時(shí)間進(jìn)行管理。高效管理者永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但應(yīng)通過對時(shí)間進(jìn)行管理，保證他們永遠(yuǎn)有時(shí)間做最重要的事。 (二)高效管理者時(shí)間管理的內(nèi)容 高效管理者的時(shí)間管理并非是對時(shí)間這一資源進(jìn)行管理，而是對管理者自身進(jìn)行管理，通過提高管理者的時(shí)間使用效率，減少浪費(fèi)，從而達(dá)到提高工作效率的目標(biāo)。對管理者自身進(jìn)行管理主要包括四個方面的內(nèi)容。 1.掌握工作的關(guān)鍵 高效不同層次的管理者盡管工作任務(wù)和工作責(zé)任不

17、盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結(jié)為三個掌握，即掌握關(guān)鍵工作，掌握關(guān)鍵人物，掌握關(guān)鍵活動。高效發(fā)展目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的重點(diǎn)不在于每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而在于制約性因素。制約性因素往往體現(xiàn)在關(guān)鍵工作，關(guān)鍵人物和關(guān)鍵活動上，抓住了這三個關(guān)鍵，高效管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚(yáng)其長而避其短。高效管理者無論職位、社會地位、學(xué)術(shù)水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關(guān)鍵也就抓住了時(shí)間管理的要訣。具體地說，出現(xiàn)重要而且緊急的事情時(shí)，高效管理者應(yīng)首先進(jìn)行處理，但要避免成為工作常規(guī)，應(yīng)保證高效管理者的大部分時(shí)間

18、花在重要而不緊急的事情上。高效管理者專注于處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個高效的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患于未然。 2.簡化工作程序 工作流程越簡化，越不容易出問題，執(zhí)行部門及人員在工作過程中會越加細(xì)致，執(zhí)行效果越好。同時(shí)，簡化程序有利于解決高效中出現(xiàn)的“文山會?！爆F(xiàn)象，不該發(fā)的文不發(fā)，不該開的會不開，提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會議材料應(yīng)該在會前幾天分發(fā)參會者，讓參會者能盡早熟悉會議內(nèi)容并有足夠的考慮時(shí)間，以提高決策的質(zhì)量和速度，避免會議流于形式，避免將會議時(shí)間浪費(fèi)在泛泛而

19、談上卻做不出任何科學(xué)決策。 3.合理安排工作時(shí)間 應(yīng)該做好每天、每周、每月以及每年的工作計(jì)劃，列出每一時(shí)間單位內(nèi)應(yīng)該完成的工作，排出優(yōu)先次序，突出重點(diǎn)并確認(rèn)完成時(shí)間，并適當(dāng)安排“不被干擾”的時(shí)間。高效管理者常常需要整塊的時(shí)間去思考一些重要決策或完成重要的任務(wù)，在進(jìn)行這些任務(wù)的過程中，不能被外界打斷，否則重新進(jìn)入深度思考與完全工作狀態(tài)往往需要更長的時(shí)間。高效管理者集中時(shí)間不受干擾地處理一些重大事項(xiàng)而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個學(xué)校帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時(shí)間，不受任何人任何事干擾地思考或者從事對整個部門甚至整個高效至關(guān)重要的工作，那么這些可能的麻煩將是微不足道

20、的。 4.合理授權(quán) 任何一位高效管理者都不可能獨(dú)自完成本部門乃至整個高效的所有工作，也不可能獨(dú)自對所有的事情做出科學(xué)決策，因此將一些事情指派或授權(quán)給別人，讓其他人對工作進(jìn)行分擔(dān)，是提高時(shí)間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權(quán)的事項(xiàng)，并授權(quán)于適當(dāng)?shù)娜藖頉Q策和執(zhí)行，會提高整個學(xué)校的辦學(xué)效率。高效管理者的授權(quán)必須充分，同時(shí)必須重視監(jiān)督和檢驗(yàn)，保證被授權(quán)者的行為符合學(xué)校的整體利益。在授權(quán)過程中，管理者應(yīng)避免出現(xiàn)把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向，否則可能會出現(xiàn)控制他人的欲望，傾向于讓被授權(quán)人按照要求做事，或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權(quán)行為適得其反。 在授權(quán)中必須要克服“辦事拖延”的鄙習(xí)，推行“限時(shí)辦事制”。 辦事拖延是浪費(fèi)時(shí)間的重要原因之一，實(shí)際工作中，工作任務(wù)的完成時(shí)間往往都會超出