財務報銷制解析新入職培訓PPT課件

1、一、財務制度情況 資金審批制度 報銷稽核制度 差旅費報銷制度 報銷相關事宜第1頁/共47頁（一）資金審批制度 報銷審核人：何芳 報銷收單：除月末外，每個工作日。 報銷審核：收到報銷單后兩個工作日審核，每月29日至次月5日暫不審核；不符合報銷規(guī)定的單據(jù)在OA上提交審核意見。 審核付款時間：每周三（單據(jù)審核通過后最近的那個周三付款），遇特殊情況順延；較大金額現(xiàn)金支出請預留時間。 第2頁/共47頁（二）報銷稽核制度 報銷稽核制度（惠字2011第【9】號） 1、報銷稽核，是由公司組織人員定期或不定期地對報銷情況進行的檢查、監(jiān)督的活動。主要包括兩方面的內容：稽核報銷票據(jù)真實性、合法性、合理性；稽核報銷事

2、項的真實性、合法性、合理性。（目前體現(xiàn)在審核單據(jù)時） 2、申請各類費用報銷的經(jīng)辦人應遵循誠信原則，對因工作需要真實發(fā)生的費用進行如實申報，不得變造、偽造票據(jù)、使用假發(fā)票、虛開發(fā)票、虛構報銷事項套取費用。經(jīng)辦人對所有其填報的內容以及遞交的單據(jù)負責。 3、稽核人員對票據(jù)的真實性、合法性、合理性進行判斷；對報銷事項的真實性、合法性、合理性進行審核。第3頁/共47頁（二）報銷稽核制度 3、在稽核過程中，發(fā)現(xiàn)的各類違反公司制度、規(guī)定的情況，將根據(jù)不同情節(jié)予以處理： 發(fā)現(xiàn)使用假發(fā)票的，處以發(fā)票金額20倍的罰款； 虛報出差時間套取出差補貼的，處以補貼金額10-20倍的罰款； 虛構工作內容，使用虛開發(fā)票套取費

3、用的，處以發(fā)票金額10-20倍的罰款。 罰款金額從報銷款中扣除，報銷款不足以抵扣的，從工資中扣除。 如果各類違紀違法行為被查實時經(jīng)辦人已經(jīng)取得報銷費用的，應先行退回已取得的相應報銷款后再按照上述條款進行處理。 同時，根據(jù)情節(jié)輕重處以各類行政處分。對于罰款金額超過人民幣伍仟元的，直接予以開除處理。第4頁/共47頁（三）差旅費報銷制度 差旅費報銷制度（ 惠字2010年【2】號文） 差旅費報銷補充條款（惠字2011第2號）第5頁/共47頁（三）差旅費報銷制度一、出差住宿費報銷標準（元/人/天）：第6頁/共47頁（三）差旅費報銷制度 1、同性別員工在同一城市出差（無論是否同批次到達），原則上采用合住的

4、方式，不允許單人另外新增房間。否則，視為超標準住宿。異性員工不受此限制，不同級別的員工同事出差，以就高標準的方式安排。 2、多名員工一起出差，原則上額度不予以累加安排住宿，只以標準內盡可能少的房間數(shù)來安排。否則，視為超標準住宿。 3、對于公司或客戶方已經(jīng)安排住宿的情況，不再另外報銷住宿費。員工出差可住但未住賓館的（即員工出差自己解決住宿的或者未能提供有效住宿發(fā)票的），公司按50元/人/天給予現(xiàn)金補貼。 4、因特殊情況住宿費超標準的，應事先提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準后方給報銷。 5、特殊情況下員工因出差費用超出標準但經(jīng)總經(jīng)理批準仍可報銷的，不再享受出差補貼。第7頁/共47頁（三）差旅費報銷制度二、出

5、差補貼標準： 1、單次出差按實報銷市內交通費的,按40元/天的基準計算出差補貼；單次出差未報銷市內交通費的,按60元/天的基準計算出差補貼。（市內交通費：是指在出差目的地乘坐公交車、地鐵、輕軌、出租車及其他各類交通工具的費用。原則上不允許跨城市之間的出租車費報銷; 往返機場必須乘坐機場大巴,機場大巴費用視同長途車費予以按實報銷） 2、 3、出發(fā)時間一般是指從杭州出發(fā)的時間;到達時間一般是指從異地返回后到達杭州的時間。出發(fā)和返回時間必須填寫清楚。第8頁/共47頁（三）差旅費報銷制度三、員工出差交通報銷標準： 1、總監(jiān)/副總經(jīng)理及以上領導：可乘坐飛機、軟臥、輪船二等艙； 2、部門經(jīng)理級：可乘坐硬臥

6、、輪船三等艙、飛機； 3、其余員工：可乘坐火車硬臥、輪船三等艙； 4、員工出差在可乘坐火車硬臥的前提下但未坐火車硬臥而改坐火車硬座的，公司按火車硬座票價的40%給予現(xiàn)金補貼； 5、特殊情況下需乘坐軟臥或飛機需報總經(jīng)理批準； 6、飛機票由公司行政部門統(tǒng)一預定。 7、員工從出發(fā)地至機場大巴乘車點或火車站、汽車站和到達目的地后從機場大巴乘車點或火車站、汽車站至工作地點的費用（非出租車票）予以報銷（機場-機場大巴乘車點之間的大巴車票可報銷）第9頁/共47頁（三）差旅費報銷制度四、差旅費報銷規(guī)定： 1、住宿費、交通費按規(guī)定標準執(zhí)行，超標準自負（如有特殊情況的，需經(jīng)總經(jīng)理批準方可報銷）； 2、補貼費按規(guī)定

7、標準領取，不得再報銷與此相關的費用； 3、出差期間的招待費用由領導核定并另行填寫招待費報銷單，經(jīng)總經(jīng)理批準方可報銷； 4、員工出差返回后于5個工作日內報銷，并歸還出差借款，未按規(guī)定時間報銷的，財務部門不予報銷； 5、假票據(jù)或不符合規(guī)定的票據(jù)，財務部門不予報銷； 6、財務部有權對不實的出差費用向員工出差居住地酒店直接查詢，如有虛假行為公司將按情節(jié)輕重處罰。第10頁/共47頁二、OA報銷流程 OA系統(tǒng)主要財務流程：1、財務報銷時，按照報銷內容分別填寫相對應的流程，流程包括： 3.4日常費用報銷，個人發(fā)生的除出差外的各類報銷 3.5差旅費報銷，個人發(fā)生的與出差有關的報銷 3.6借款申請，費用發(fā)生前預

8、先借用款項 3.7用款申請，單位之間往來的各類款項 3.8采購付款，專指用于支付各類采購的款項2、在填寫財務報銷流程時，帶有紅色“！”的為必填項其中：報銷方式：常用的有“現(xiàn)金”、 “匯款”、“沖銷借款”申請事由：為必填項，對報銷事項進行概括說明；費用承擔部門：一般情況下是本部門；預算范圍：一般為“預算內”第11頁/共47頁（一）日常費用報銷OA流程3、日常費用報銷第12頁/共47頁日常費用報銷需提交的單據(jù)（1）預算管理憑證第13頁/共47頁日常費用報銷需提交的單據(jù)（2）紙質報銷單第14頁/共47頁日常費用報銷 日常費用報銷的內容為除差旅費用以外直接支付給員工個人的非對外支付開支，必須取得發(fā)票或

9、其他合法票據(jù)，包括標準內和非標準內的日常費用報銷。 非銷售人員發(fā)生的日常費用必須在出差回公司后3個工作日內發(fā)起報銷流程，逾期各級管理審批部門有權退回不予報銷； 銷售人員每月28日前需將已發(fā)生的費用提請報銷。費用原則上不得跨月報銷，但是上月28日以后的費用除外。 預算管理憑證填寫：預算科目可在“預算支出科目”中按實際情況選擇相應的費用科目；相關項目、項目客戶為可選填項，為具體項目或公共項目、具體（公共）客戶發(fā)生費用時需進行選擇；用途為必填項，即對某一項支出的針對性說明；相關流程根據(jù)需要選擇添加；單據(jù)張數(shù)為必填項，可填寫此次報銷所附單據(jù)的總張數(shù)；報銷金額為必填項，為對應此條報銷事項的金額；備注欄可

10、填寫對報銷費用的進一步解釋。 多項報銷事項合并填寫時，通過預算管理憑證右上角的“添加”來實現(xiàn);需作廢單條報銷事項時 ，通過預算管理憑證右上角的“刪除”來實現(xiàn)。 紙質費用報銷單填寫：報銷內容為必填項，根據(jù)發(fā)票票面所載內容填寫；單據(jù)張數(shù)為正式發(fā)票的張數(shù)；報銷金額為本條報銷所對應的金額，不得大于發(fā)票票面所記載的金額；總計報銷大小寫金額填寫一致后，報銷人主管分別簽字后和預算管理憑證一起交財務報銷。第15頁/共47頁（二）差旅費報銷OA流程4、差族費報銷第16頁/共47頁差旅費報銷需提交的單據(jù)（1）預算管理憑證第17頁/共47頁差旅費報銷需提交的單據(jù)（2）差旅費報銷單第18頁/共47頁差旅費報銷此流程專

11、用于公司員工差旅費報銷：差旅費報銷需關聯(lián)“出差申請”流程，如交通工具為飛機，還需關聯(lián)“日常行政事務-訂票申請”流程；有借款的還必須關聯(lián)借款單等流程。非銷售人員差旅費必須在出差返回到公司后3個工作日內發(fā)起報銷流程，逾期財務有權退回不予報銷；銷售人員每月28日前需將已發(fā)生差旅費提請報銷。費用原則上不得跨月報銷，但是上月28日以后的費用除外。預算管理憑證填寫：預算科目在“預算支出科目”中選擇交通差旅費、銷售費用等科目；相關項目、項目客戶為必選項，為具體項目或公共項目、具體（公共）客戶發(fā)生費用時需進行選擇；用途為必填項，即對某一項差旅費支出的針對性說明；相關流程可根據(jù)需要選擇添加；單據(jù)張數(shù)為必填項，可

12、填寫此次差旅費報銷所附單據(jù)的總張數(shù)；報銷金額為必填項，為對應此條差旅費報銷事項的金額；備注欄可填寫對報銷差旅費用的進一步解釋。不同內容的報銷事項填寫時，通過預算管理憑證右上角的“添加”來實現(xiàn)；需作廢單條報銷事項時 ，通過預算管理憑證右上角的“刪除”來實現(xiàn)。紙質差旅費報銷單填寫：出發(fā)日期、到達日期為本次出差報銷單據(jù)票面所載的日期，要求明確到日；出發(fā)時間、到達時間為本次出差報銷單據(jù)票面所載的時點，要求明確到小時；出發(fā)地點、到達地點為本次出差報銷單據(jù)票面所載的城市名稱；交通工具、單據(jù)張數(shù)、車船費、市內交通費、其他費用、天數(shù)根據(jù)實際出差情況填寫；住宿費用不能超過規(guī)定限額、補貼金額為按出差管理制度所規(guī)定

13、的補貼標準計算的補貼金額；單據(jù)張數(shù)，報銷大小寫金額填寫一致后，報銷人主管分別簽字后和預算管理憑證一起交財務報銷。第19頁/共47頁（三）借款流程第20頁/共47頁借款需提交的單據(jù)（1）預算管理憑證第21頁/共47頁借款需提交的單據(jù)（2）借款單（借據(jù)）第22頁/共47頁借款流程說明 借款人必須在事項完成后3個工作日內，發(fā)起報銷流程，并核銷借款； 借款原則為“前款不清，后款不借”，以前的借款必須全部歸還或核銷后，方可辦理下一筆的借款； 預算管理憑證的填寫：預算科目可在“預算支出科目”中按實際情況選擇相應的費用科目；相關項目、項目客戶為必選項，為具體項目或公共項目、具體（公共）客戶發(fā)生的費用時需進行

14、選擇；用途為必填項，即對某一項支出的針對性說明；相關流程根據(jù)需要選擇添加；單據(jù)張數(shù)為必填項，可填寫此次借款所附單據(jù)的總張數(shù)；借款金額為必填項，為對應此條報銷事項的金額；備注欄可填寫對借款費用的進一步解釋。 多項借款事項合并填寫時，通過預算管理憑證右上角的“添加”來實現(xiàn);需作廢單條報銷事項時 ，通過預算管理憑證右上角的“刪除”來實現(xiàn)。 手工借據(jù)填寫，必須填寫借款項目或事由，借款金額大小寫填寫一致，借款人和審批人都必須手工簽字后和預算管理憑證一起交財務辦理借款。第23頁/共47頁（四）用款申請第24頁/共47頁用款申請需提交的單據(jù)（1）預算管理憑證第25頁/共47頁用款申請需提交的單據(jù)（2）用款申

15、請單第26頁/共47頁用款申請流程說明 本流程適用于非材料物資費用支付用款。 用款申請的前提是已取得或可取得合法發(fā)票； 收款方已在銀行正式開立對公賬號； 填寫用款申請時，要求詳細填寫收款單位的全稱、開戶銀行、銀行賬號，并確保信息的準確；約定交貨期或報賬期、合同號為選填項，根據(jù)實際情況選擇填寫。 預算管理憑證的填寫：預算科目在“預算支出科目”中根據(jù)預算執(zhí)行的實際支出情況進行選擇，必須有預算才能開支；相關項目、項目客戶為必選項，為具體項目、客戶發(fā)生費用時需進行填寫；用途為必填項，即對某一項支出的針對性說明；相關流程根據(jù)需要選擇添加，如出差要關聯(lián)出差申請單等；單據(jù)張數(shù)為必填項，可填寫此次用款所附單據(jù)

16、的總張數(shù)；用款金額為必填項，為對應此條用款事項的金額；備注欄可填寫對用款情況的進一步解釋。 多項用款事項合并填寫時（須是支付給同一家單位的不同款項），通過預算管理憑證右上角的“添加”來實現(xiàn);需作廢單條報銷事項時 ，通過預算管理憑證右上角的“刪除”來實現(xiàn)。 紙質用款申請單填寫：申請內容填寫為已取得發(fā)票票面或將取得發(fā)票票面所載內容；單據(jù)張數(shù)為所附單據(jù)的數(shù)量；申請金額填寫本次申請付款款項的金額。上述提及的發(fā)票必須是增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。第27頁/共47頁（五）采購付款OA流程第28頁/共47頁（六）預算外審批流程第29頁/共47頁預算外審批流程說明 未在提報當月預算時有效預計或預計不足的各類費用

17、，發(fā)生時需先進行“預算外審批”流程。 申請人、申請部門為默認項，不需填寫； 事由：為預算外事項發(fā)生的概括性原因； 相關附件：足以支撐本次預算外順利審批的各類依據(jù)； 預算單位：承擔本次預算外費用的部門； 科目：在“預算支出”科目中按實際情況選?。?預算期間：請?zhí)顚戭A算外申請時所處的時間； 相關項目、相關客戶為可選填項，為具體項目、客戶發(fā)生的費用時需進行填寫； 說明：對本條預算外增加事項的針對性說明； 增加預算；本次預算外申請的金額。第30頁/共47頁各類報銷概括 報銷單據(jù)的提交 提交的報銷單據(jù)包括：打印的電子審批預算管理憑證、簽字的報銷單（費用報銷單、借款單、用款申請單和采購付款單）、原始發(fā)票，

18、以及與報銷內容相關的合同、清單、內部費用分配表等資料； 財務報銷流程必須全部審批流程結束后（財務副總或財務結算中心審批通過），方可將報銷單據(jù)整理、粘貼后提交到財務部； 為了保證財務報銷單證的統(tǒng)一和合法性，報銷單要求全部手工填寫，報銷單上必須要有申請人、部門經(jīng)理的簽字；這里的報銷單是指日常費用報銷單、差旅費用報銷單、借款單、用款申請單和采購付款款申請單等。第31頁/共47頁單據(jù)黏貼順序（1）第32頁/共47頁單據(jù)黏貼順序（2）第33頁/共47頁單據(jù)黏貼順序（3）第34頁/共47頁（七）報銷單審核常見問題u OA報銷流程中，項目名稱未填寫或填寫不清楚；項目名稱不正確，導致費用無法準確計入項目。 項

19、目名稱簡稱，因為很多醫(yī)院的名稱很相近，簡稱后無法準確認定到底是哪個項目； 項目名稱未提，例如請某些關聯(lián)單位吃飯等，沒有提及此費用發(fā)生的相關項目； 項目名稱叫法不一，會導致財務認為是兩個不同的項目。 項目沒有細化。例如同一醫(yī)院會有護理、門診、物聯(lián)網(wǎng)、消毒供應等不同的項目，費用報銷時基本上只會寫醫(yī)院名稱，具體是哪個項目沒有標注清楚。 不知道費用歸集到哪個項目。有部分報銷人員不知道自己報銷的費用應該歸集到的項目。第35頁/共47頁報銷單審核常見問題費用承擔項目的項目名稱未填寫第36頁/共47頁報銷單審核常見問題u OA報銷流程中，真實的業(yè)務內容填寫不清楚； 內容填寫要求：OA流程上填寫費用發(fā)生的真實

20、內容，報銷單上填寫的內容與發(fā)票內容一致。審核中常常會發(fā)現(xiàn)，此兩項內容經(jīng)常有出入，填寫不符合規(guī)定，導致費用歸集不準確。第37頁/共47頁報銷單審核常見問題真實業(yè)務內容填寫清楚第38頁/共47頁報銷單審核常見問題u 差旅報銷，出發(fā)和到達時間不完整，影響出差補貼計算（乘坐飛機的，需要相關飛機流程，或到行政部確認出發(fā)、到達時間)；未相關飛機流程第39頁/共47頁報銷單審核常見問題u發(fā)票抬頭不正確； 發(fā)票抬頭 “杭州醫(yī)惠科技有限公司”等，經(jīng)常有發(fā)票多字、少字和發(fā)票抬頭未開；u有發(fā)票抵用情況的必須在OA流程中備注清楚，同時要提供齊全真實費用發(fā)生的原始單據(jù)。審核中發(fā)現(xiàn)，原始單據(jù)沒有提供的情況占大多數(shù) 舉例說明：聚餐或者請客吃飯的餐費，因飯店沒有正規(guī)的稅務發(fā)票，用車票或者汽油發(fā)票抵用，在提供等額的車