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文檔簡(jiǎn)介
1、公司文件管理規(guī)定流程一、目的加強(qiáng)檔案管理,規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、 適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、 術(shù)語(yǔ)和定義 1、 檔案:指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、 檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、 職責(zé)1、 行政中心:1) 負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,
2、并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理。2) 建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;3) 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料;4) 負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過(guò)程,確保公司檔案的安全;指導(dǎo)公司的檔案管理工作。5) 提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;6) 負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。2、 其他各部門相關(guān)人員:1)負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí),做好或協(xié)助移交工作,并及時(shí)通知行政中心;2)向行政中心移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔;4)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定
3、獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料;3、 各部門主管人員1)批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。4、 各中心總監(jiān)/副總1)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。五、 工作程序1、 檔案資料的收集1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門文件(合同)管理記錄目錄。2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制移交目錄每季度向行政中心移交。a) 歸檔范圍及移交時(shí)間b) 檔案資料的標(biāo)識(shí)行政中心及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào),編號(hào)規(guī)則見(jiàn)公司檔案管理規(guī)定。c) 檔案資料的日常管理:1 電子類合同或其他需要保管的電子文件,應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)
4、或 制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。2 文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制文件(合同)管理記錄目錄,以便檢索利用。3 文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識(shí),整齊排放在文件檔案柜中。d) 檔案借閱1 借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí);借閱檔案用完后,應(yīng)及時(shí)送還,如超過(guò)借閱時(shí)間,須重新辦理手續(xù);借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)
5、換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞;e) 檔案銷毀對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案,銷毀時(shí),必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告,編制銷毀目錄,報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定,最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn),方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí),必須由行政中心人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。2、 檔案管理細(xì)則1)檔案資料的歸檔范圍公司對(duì)外發(fā)出的公文,如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等;公司收到的公文,如政府職能部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;本公司與其他單位來(lái)往的文書及權(quán)益文書等;公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、
6、指示等;重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào);本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過(guò)程材料;本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料;本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等;外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料;財(cái)務(wù)檔案資料;各種實(shí)物檔案;15 其
7、他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。2 一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存 檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政中心以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書
8、、牌匾、饋贈(zèng)品等)必須原件歸檔,并保持其完好無(wú)損。4、檔案資料的歸檔時(shí)間即時(shí)歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔:a) 公司規(guī)定的密級(jí)文件;b) 重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;c) 合同、協(xié)議書等正本及過(guò)程資料;d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料;e) 其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔案清單交行政中心;b) 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政中心;電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三
9、個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。c) 每年3月底前必須向行政中心移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,行政中心核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動(dòng)或離職的,要填寫檔案移交清單,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字,行政中心見(jiàn)證。6、檔案移交公司的流程a) 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;b) 行政中心根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對(duì);c) 檔案完整、齊全且符合公司要求,移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;7、檔案保管檔案編號(hào)a) 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)
10、為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。b) 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照檔案分類編號(hào)表,將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。c) 檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。d) 檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求,組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi),便于查閱。8、附則:本辦法由公司行政中心制定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度(備用)1、工具資料書籍的購(gòu)買,由員工提出,經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報(bào)總經(jīng)理審批,然后由行政中心統(tǒng)一訂購(gòu)。2、期刊、雜志等的訂閱,由行政中心匯總各部門征定
11、清單,報(bào)總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行部門訂購(gòu)。3、 購(gòu)回的圖書等資料由行政中心專人負(fù)責(zé)登記、蓋章、分類編號(hào),統(tǒng)一保管。4、 凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續(xù)。5、 期刊、雜志等圖書資料由行政中心安排專人管理,用完收存。6、 員工離開(kāi)本公司時(shí),應(yīng)歸還所借用的圖書資料。六、 相關(guān)記錄1、 文件(合同)管理記錄目錄 2、 文件檔案移交目錄3、 檔案移交清單表 4、 檔案借閱審批單5、 檔案分類編號(hào)表6、 受控文件清單表 7、 檔案目錄文件(合同)管理記錄目錄記錄編號(hào): 日期:序號(hào)文件(合同)編號(hào)標(biāo) 題需抄送的相關(guān)部門接 收部 門原/復(fù)接收人備 注 移交目錄記錄編號(hào): 日期:序號(hào)文件(合同)編號(hào)標(biāo) 題
12、名 稱頁(yè)數(shù)原/復(fù)備 注移交單位 移交人 日期收件單位 日期注:本表一式貳份,移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號(hào): 日期:移交性質(zhì) 離職 調(diào)崗 歸檔檔案所屬 年 度 檔案類別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期 合 計(jì) 移交說(shuō)明 移交人:接收意見(jiàn) 接收人: 移交人(部門) 經(jīng)辦
13、人: 移交日期: 年 月 日接收人(部門) 經(jīng)辦人: 接收日期: 年 月 日 見(jiàn)證人: 日期: 年 月 日注:本表一式貳份,移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號(hào): 日期:借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政中心部門經(jīng)理使用目的序 號(hào)借 閱 內(nèi) 容復(fù)印借閱歸還日期備注檔 案 目 錄卷宗號(hào):目錄號(hào):部門: 日期:案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號(hào)表FLS+部門+類別+年份+編號(hào)文件部門類別市場(chǎng)部SC行政XZ財(cái)務(wù)CW貨品HP直營(yíng)ZY電子商務(wù)DS營(yíng)銷中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會(huì)議資料HYSCHYXZHYCWHYHPHYZYHYDSHYHBHYDNHYDBHY發(fā)展計(jì)劃JHSCJHXZJHCWJHHPJHZYJHDSHYHBJHDNJHDBJH加盟合同JMHBJMDNJM
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