Word長文檔的編輯與處理知識點(diǎn)

1、長文檔的編輯與處理目錄2.5.1. .定義并使用樣式 11 . 在文檔中應(yīng)用樣式 22 .創(chuàng)建樣式 33 .復(fù)制并管理樣式 44 . 修改樣式 55 .在大綱視圖中管理文檔 62.5.2. 文檔分頁與分節(jié) 61 . 文檔分頁 62 .文檔分節(jié) 62.5.3. 文檔分欄 72.5.4. 設(shè)置頁眉、頁腳與頁碼 71 . 添加頁眉與頁腳 72 .設(shè)置頁碼 92.5.5. 使用項(xiàng)目符號和編號列表1.01. 使用項(xiàng)目符號1.02. 使用編號列表1.23. 應(yīng)用多級編號列表1.34. 多級編號與持式的鏈接 13.2.5.6. 添加引用內(nèi)谷1.41 . 添加腳注和尾注1.42 .添加題注1.43 .交叉引用

2、題注 15.4 .標(biāo)記并創(chuàng)建索引1.52.5.8. 創(chuàng)建文檔目錄1.61 . 使用目錄庫創(chuàng)建目錄1.62 .自定義方式創(chuàng)建目錄1.73 .更新和刪除目錄1.72.5.9. 文檔的審閱和修訂1.81 . 修訂文檔1.82 .為文檔添加批注1.83 .審閱修訂和批注1.92.5.10. 插入文檔部件1.91 .自動圖文集1.92 .文檔屬性2.03 .插入域 2.14 .自定義文檔部件2.22.5.7創(chuàng)建書目2.31 . 創(chuàng)建書目源信息2.32 .創(chuàng)建書目2.32.5.11 管理與共享文檔2.31-比較與合并文檔2.32 .刪除文檔中的隱私內(nèi)容2.43 .Word 換成 PDF 嘆檔 2.52.5

3、.1 .定義并使用樣式樣式是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。它規(guī)定了文檔中標(biāo)題、正文，以及要點(diǎn)等各個文本元素的格式。使用樣式可以幫助用戶輕松統(tǒng)一文檔的格式; 輔助構(gòu)建文檔大綱以使內(nèi)容更有條理；簡化格式的編輯和修改操作。此時，樣式還可以用來生成文檔目錄。1 .在文檔中應(yīng)用樣式在 Word2010 中提供了“快速樣式庫”, 包含了多種不同類型的樣式，用戶可以從中進(jìn)行選擇以便為文本快速應(yīng)用某種樣式。操作步驟如下：步驟1 ：在文檔中選擇要應(yīng)用樣式的文本。步驟2: 可以直接在“開始”選項(xiàng)卡上的“樣式”選項(xiàng)組中選擇一種樣式，也可以單擊“其他”按鈕，打開如圖 2-117 所示的“快速樣式庫”中，用戶只需在各

4、式樣式之間輕松滑動鼠標(biāo)，文本就會自動呈現(xiàn)出當(dāng)前樣式應(yīng)用后的視圖效果。步驟3:如果用戶還沒有決定那種樣式符合需求，只需將鼠標(biāo)移開，文本就會恢復(fù)到原來的樣式,如果用戶找到了滿意的樣式，只需單擊它，該樣式就會被應(yīng)用到當(dāng)前所選文本中。這種全新的實(shí)時預(yù)覽功能可以幫助用戶節(jié)省寶貴時間，大大提高工作效率。用戶還可以使用"樣式”任務(wù)窗格將樣式應(yīng)用與選中文本，操作步驟如下：步驟1 ：在文檔中選擇要應(yīng)用樣式的文本。步驟2:在“開始”選項(xiàng)卡上的“樣式”選項(xiàng)組中，單擊右下角的對話框啟動器按鈕。步驟3:打開“樣式”任務(wù)窗格，如圖2-118 所示，在列表框中選擇希望應(yīng)用到選中文本的樣式，即可將該樣式應(yīng)用到文檔中

5、。說明：在“樣式”任務(wù)窗格中選中下方的“顯示預(yù)覽”復(fù)選框方可著到樣式的預(yù)覽效果，否則所有樣式只以文字描述的形式列舉出來。除了單獨(dú)為選定的文本或段落設(shè)置樣式外，Word 2010 內(nèi)置了許多經(jīng)過專業(yè)設(shè)計的樣式集，而每個樣式集都包含了一整套可應(yīng)用整篇文檔的樣式設(shè)置。只要用戶選擇了某個樣式集，其中的樣式設(shè)置就會自動應(yīng)用用于整篇文檔，從而實(shí)現(xiàn)一次性完成文檔2-119 所示。2 .創(chuàng)建樣式除了系統(tǒng)內(nèi)置的樣式，用戶還可以自己創(chuàng)建適合的樣式。操作步驟如下：步驟 1 ：選中已經(jīng)設(shè)圖格式的文本或段落，右鍵單擊所選內(nèi)容，在彈出的快捷菜單中選擇“樣式”命令，在展開的子菜單中選擇“將所選內(nèi)容保存為新快速樣式”命令，如

6、圖 2-120 所示。步驟 2:打開“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對話框，在“名稱”文本框中輸入新樣式的名稱，如“一級標(biāo)題”，如圖 2-121 所示。步驟3：如果還需要對樣式的格式進(jìn)一步修改，還可以單擊對話框中的“修改”按鈕，展開“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對話框，單擊“格式”按鈕，分別設(shè)置字體、段落、邊框等格式，如圖 2-122 所示。步驟 4:單擊“確定”按鈕，創(chuàng)建的新樣式會出現(xiàn)在快速樣式庫中。說明：單擊"樣式”任務(wù)窗格左下角的 "創(chuàng)建樣式”按鈕，可以直接創(chuàng)建新樣式。3 .復(fù)制并管理樣式在編輯文檔的過程中，如果需要使用其他模板或文檔的樣式，可以將其復(fù)制到當(dāng)前的活動文檔或模板中

7、，而不必重復(fù)創(chuàng)建相同樣式，具體操作步驟如下：步驟 1 ：打開需要接受新樣式的模板文檔，單擊【開始】選項(xiàng)的【樣式】組中的對話框啟動器按鈕，打開“樣式”任務(wù)窗格，單擊下方的“管理樣式”按鈕，如圖所示。步驟 2 : 彈出“管理樣式”對話框，單擊左下角的“導(dǎo)入 /導(dǎo)出”按鈕，彈出“管理器”對話框中的“樣式”選項(xiàng)卡。左側(cè)區(qū)域顯示的是當(dāng)前文檔所包含的樣式列表，右側(cè)區(qū)域顯示的是word 默認(rèn)的文檔模板中所包含的樣式”，步驟 3:右邊的“樣式的有效范圍”下拉列表中顯示的是“rmNalo.dotm9 共用模板） ”， 而不建包含有需要復(fù)制到目標(biāo)文檔樣式的源文檔。為了改變源文檔，單擊右側(cè)的“關(guān)閉文件”按鈕，原來的

8、“關(guān)閉文件”按鈕就 會變成“打開文件”按鈕，如圖所示。步驟4:單擊“打開文件”按鈕，打開“打開”對話框。步驟5:在“文件類型”下拉列表中選擇“所有Word 文檔” , 找到并選擇包含需要復(fù)制到目標(biāo)文檔樣式的源文檔后，單擊“打開”按鈕將源文檔打開。步驟6:選中右側(cè)樣式列表中所需要的樣式類型，然后單擊“復(fù)制”按鈕，即可將選中的樣式復(fù)制到左側(cè)的當(dāng)前目標(biāo)文檔中。步驟7:單擊“關(guān)閉”按鈕，結(jié)束操作。此時就可以在當(dāng)前文檔的"樣式”任務(wù)窗格中看到已添加的新樣式了。在復(fù)制樣式時，如果目標(biāo)文檔或模板已經(jīng)存在相同名稱的樣式，Word 會給出提示，可以決定是否要用復(fù)制的樣式來覆蓋現(xiàn)有的樣式。 如果既想要保

9、留現(xiàn)有的樣式，同時又想將其他文檔或模板的同名樣式復(fù)制出來，則 可以在復(fù)制前對樣式進(jìn)行重命名。4 .修改樣式除了復(fù)制管理樣式之外，還可以根據(jù)需要對樣式進(jìn)行修改，修改后將會反映在所有應(yīng)用該樣式的段落中。方法1 ：在“樣式”任務(wù)窗格中修改，具體操作步驟如下：步驟1 ：單擊【開始】選項(xiàng)卡【樣式】組中的對話框啟動器按鈕，打開“樣式”任務(wù)窗格。步驟2:選擇需要修改的樣式名稱，單擊右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中選擇"修改”命令，彈出“修改樣式”對話框，如圖所示。步驟3:在“修改樣式”對話框中，可重新定義樣式基準(zhǔn)和后續(xù)段落樣式。單擊左下角的“格式”按鈕， 可分別對樣式的字體、段落、邊框、 編號

10、、文字效果、快捷鍵等進(jìn)行重新設(shè)置。步驟4:修改完畢，單擊“確定”按鈕，對樣式的修改將會立即反映到所有應(yīng)用該樣式的文本段落中。方法2:在文本中修改樣式，具體操作步驟如下：步驟1 ：選中一段文本并應(yīng)用某種樣式，然后為其修改格式。步驟2:選中文本，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“樣式”-“更新xx以匹配所選內(nèi)容”命令，其中“xx”表示樣式名稱，更新后新格式將會應(yīng)用到當(dāng)前樣式中。5 .在大綱視圖中管理文檔當(dāng)為文本應(yīng)用了內(nèi)置標(biāo)題樣式或在段落格式中指定了大綱級別后，就可以在大綱視圖中管理和組織文檔的結(jié)構(gòu)，具體操作方法如下：步驟 1 ：為文本各級標(biāo)題應(yīng)用內(nèi)置的標(biāo)題樣式，或?yàn)槲谋径温渲付ù缶V級別。步驟2

11、:單擊【視圖】選項(xiàng)卡【文檔視圖】組中的“大綱視圖”按鈕，切換到大綱視圖。步驟3:在“大綱工具”組中可以設(shè)定窗口中的顯示級別、展開/折疊大綱項(xiàng)目、上移/下移大綱項(xiàng)目、提升/降低大綱項(xiàng)目的級別，也可以直接指定文本段落的大綱級別。步驟4:單擊【主控文檔】組中的“顯示文檔”按鈕，可以展開【主控文檔】組。單擊"創(chuàng)建”按鈕，可為當(dāng)前選中的大綱項(xiàng)目創(chuàng)建子文檔。在子文檔中的修改可以即時反饋到主文檔中。步驟5:單擊【關(guān)閉】組中的“關(guān)閉大綱視圖”， 即可返回頁面視圖編輯狀態(tài)。2.5.2. 文檔分頁與分節(jié)借助 Word 2010 中的分頁與分節(jié)操作，可以有效劃分文檔內(nèi)容的布局，從而使文檔排版工作簡潔高效。

12、1 .文檔分頁如果只是為了排版布局需要，單純地將文檔中的內(nèi)容劃分為上下兩頁，則在文檔中插入分頁符即可，操作步驟如下：步驟1 ：將光標(biāo)置于文檔中需要分頁的位置。步驟2：在“頁面布局”選項(xiàng)卡上的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組中，單擊“分隔符”按鈕，打開如圖2-123 所示“插入分頁符和分節(jié)符”選項(xiàng)列表。步驟3：單擊“分頁符”選項(xiàng)區(qū)中的的“分頁符”命令，即可將光標(biāo)后的內(nèi)容布局到新的一個頁面中，分頁符前后頁面的設(shè)置屬性及參數(shù)均保持一致。2 .文檔分節(jié)為了便于對文檔進(jìn)行格式化，可以將文檔分割成任意數(shù)量的節(jié)，然后根據(jù)需要分別為每節(jié)設(shè)置不同的格式。插入分節(jié)符的操作步驟如下：步驟1 ：將光標(biāo)置于文檔中需要分節(jié)的位置。步驟

13、2:在“頁面布局”選項(xiàng)卡上的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組中，單擊''分隔符”按鈕，打開“插入分頁符和分節(jié)符”選項(xiàng)列表。分節(jié)符的類型共有4 中，分別是“下一頁” “連續(xù)” “偶數(shù)頁”和“奇數(shù)頁”，其中："下一頁”：分頁符后的文本從新的一頁開始。"連續(xù)”新節(jié)與其前面一節(jié)同處于當(dāng)前頁中。"偶數(shù)頁”分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個偶數(shù)頁?！捌鏀?shù)頁”分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個奇數(shù)頁。步驟 3:在“分節(jié)符”選項(xiàng)區(qū)選擇其中的一類分節(jié)符后，在當(dāng)前光標(biāo)位置處即插入了一個不可見的分節(jié)符。插入的分節(jié)符 不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會是該節(jié)從新的一頁開始，實(shí)現(xiàn)了既分節(jié)又分頁的

14、目的。由于 '' 節(jié)”不是一種可視的頁面元素， 所以很容易被用戶忽視。然而如果少了節(jié)的參與，許多排版效果將無法實(shí)現(xiàn)。默認(rèn)方式下，word 將整個文檔視為一節(jié)，所有對文檔的設(shè)置都是應(yīng)用于整篇文檔的。當(dāng)插入 "分節(jié)符”將文檔分成幾“節(jié)”后， 可以根據(jù)需要設(shè)置每“節(jié)”的格式2.5.3. 文檔分欄默認(rèn)情況下，Word 中整篇文檔是一欄，可以根據(jù)需要將整篇文檔或選中的內(nèi)容設(shè)置為兩欄。具體操作步驟如下：步驟 1 ：在文檔中選中要設(shè)置分欄的內(nèi)容。步驟2:在Word 2010 的功能區(qū)中打開“頁面布局”選項(xiàng)卡，在“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組中單擊"分欄”按鈕，彈出的下拉列表中提供了“

15、一欄”“兩欄” “三欄”“偏左”和“偏右”種預(yù)定義的分欄方式，如圖52-124 所 示。如要進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置，可選擇列表中的“更多分欄”命令。步驟3:打開如圖2-125 所示的“分欄”對話框，在“欄數(shù)”微調(diào)框中設(shè)置所需的分欄數(shù)值。在“寬度和間距”選項(xiàng)區(qū)域中設(shè)置欄寬和欄間的距離（用戶只需在相應(yīng)的“寬度”和“間距”微調(diào)框中輸入數(shù)值即可改變欄寬和欄間距） 。 如果用戶選中了“欄寬相等”復(fù)選框，則 Word 會在“寬度和間距”選項(xiàng)區(qū)域中自動計算欄寬，使各欄寬度相等。如果用戶選中了 “分割線”復(fù)選框，則 Word 會在欄間插入分割線，使得分欄界限更加清晰、明了。步驟 4:單擊“確定”按鈕即可完成分欄排版。

16、說明： 如果用戶事先沒有選中需要進(jìn)行分欄排版的文本，那么上述操作默認(rèn)應(yīng)用于整篇文檔。如果用戶在“分欄”對話框的“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇“插入點(diǎn)之后”選項(xiàng)，那么分欄操作將應(yīng)用于當(dāng)前插入點(diǎn)之后 的所有文本。如果用戶要取消分欄布局，只需在 ' 分欄”下拉列表中選擇“一欄”選項(xiàng)即可。2.5.4. 設(shè)置頁眉、頁腳與頁碼頁眉和頁腳是文檔中每個頁面的頂部、底部和兩側(cè)頁邊距中的區(qū)域，用戶可以在頁眉和頁腳中插入文本或圖形等，如頁碼、日期、文檔標(biāo)題、公司名字、作者名字、文件名等。1 .添加頁眉與頁腳添加頁眉與頁腳的具體操作步驟如下：步驟 1 ：在 Word 2010 的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡，在“頁

17、眉和頁腳”選項(xiàng)組中的單擊“頁眉”按鈕，在彈出的下拉列表中列出了系統(tǒng)內(nèi)置的幾種頁眉樣式，如圖2-126 所示。步驟 2：單擊其中一種樣式，文檔頁面進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，光標(biāo)自動轉(zhuǎn)入“頁面區(qū)”并已設(shè)置好格式，用戶只要輸入內(nèi)容即可，如圖2-127 所示。選定輸入的文本內(nèi)容，可像普通文本一樣設(shè)置字符格式、段落格式等。步驟3：單擊“關(guān)閉頁眉和頁腳”按鈕，可退出“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。如果想要將頁眉和頁腳設(shè)置得更加特別，可以設(shè)置首頁不同，具體操作步驟如下：步驟1:雙擊文檔中的頁眉或頁腳區(qū)域，進(jìn)入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，在功能區(qū)會自動添加【頁眉和頁腳工具】I【設(shè)計】上下文選項(xiàng)卡。步驟2:在【選項(xiàng)】組中

18、勾選“首頁不同”復(fù)選框，文檔首頁中原先定義的頁眉和頁腳就被刪除了，可以根據(jù)需要另行設(shè)置首頁頁眉或頁腳。有時一個文檔中的奇偶頁上需要使用不同的頁眉或頁腳。例如， 在做論文時可選擇在奇數(shù)頁上顯示論文名稱，在偶數(shù)頁上顯示章節(jié)標(biāo)題，具體操作步驟如下：步驟1:雙擊文檔中的頁眉或頁腳區(qū)域，進(jìn)入''頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。步驟2:在【頁眉和頁腳工具】I【設(shè)計】選項(xiàng)卡的【選項(xiàng)】組中勾選“奇偶頁不同”復(fù)選框。步驟3:分別在奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉或頁腳上輸入內(nèi)容并修改格式，以創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳。說明：在【頁眉和頁腳工具】I【設(shè)計】選項(xiàng)卡的【導(dǎo)航】組，單擊“轉(zhuǎn)至頁眉”按鈕或“轉(zhuǎn)至頁腳”按鈕可以在頁眉區(qū)

19、域和頁腳區(qū)域之間切換。如果文檔已分節(jié)或者選中了"奇偶頁不同”復(fù)選框，則單擊 "上一 節(jié)”按鈕或"下一節(jié)”按鈕可以在不同節(jié)之間、奇數(shù)頁和偶數(shù)頁之間切換。當(dāng)文檔分為若干節(jié)時，可以為文檔的各節(jié)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳，例如可以在一個長篇文檔的“目錄”與“正文”兩部分應(yīng)用不同的頁眉頁腳樣式，具體操作步驟如下：步驟1:先將文檔分節(jié)，然后將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在某一節(jié)中的某一頁上。步驟2:在該頁的頁眉或頁腳區(qū)域中雙擊鼠標(biāo)，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。步驟3:插入頁眉或頁腳內(nèi)容并進(jìn)行相應(yīng)的格式設(shè)置。步驟4:在【頁眉和頁腳工具】|【設(shè)計】選項(xiàng)卡的【導(dǎo)航】組中，單擊“上一節(jié)”或“下一節(jié)”按鈕進(jìn)入到

20、其他節(jié)的頁眉或頁腳中。步驟5:默認(rèn)情況下，下一節(jié)自動接受上一節(jié)的頁眉頁腳信息。在【導(dǎo)航】組中單擊“鏈接到前一條頁眉”按鈕，可以斷開當(dāng)前節(jié)與前一節(jié)中的頁眉（或頁腳）之間的鏈接，頁眉和頁腳區(qū)域?qū)⒉辉亠@示“與上一節(jié)相 同”的提示信息， 此時修改本節(jié)頁眉和頁腳信息不會再影響前一節(jié)的內(nèi)容。步驟 6:編輯修改新節(jié)的頁眉或頁腳信息。在文檔正文區(qū)域中雙擊鼠標(biāo)即可退出頁眉頁腳編輯狀態(tài)。在 ''頁眉頁腳”編輯狀態(tài)下，正文區(qū)域變成灰色表示當(dāng)前不能對正文進(jìn)行編輯，只能在頁眉、頁腳區(qū)域編輯。退出''頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，返回正常文檔編輯狀態(tài)后，雙擊頁眉和頁腳區(qū)域可重新進(jìn)入“頁眉和頁 腳”

21、編輯狀態(tài)。若要刪除頁眉或頁腳，可將光標(biāo)放在文檔中的任意位置，單擊“插入”選項(xiàng)卡下“頁眉和頁腳”選項(xiàng)組中的“頁眉”按鈕， 在彈出的下拉列表中選擇“刪除頁眉”命令。2 .設(shè)置頁碼在長文檔中插入頁碼，可以使閱讀方便。頁碼是文檔的一部分，若文檔沒有分節(jié)，整篇文檔將視為一節(jié)，只有一種頁碼格式，用戶也可以將文檔分節(jié)來設(shè)置不同的頁碼格式。插入并設(shè)置頁碼格式的具體操作步驟如下：步驟1:在Word 2010 的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡，在“頁眉和頁腳”選項(xiàng)組中單擊“頁碼”按鈕，在彈出的列表中列出了系統(tǒng)內(nèi)置的4 類不同的頁碼樣式，包括“頁面頂端”、“頁面底端”、“頁邊距”和“當(dāng) 前位置”，將光標(biāo)指向各項(xiàng)后，會展

22、開子列表，顯示此類別中的所有的頁碼樣式，如圖2-128 所示。步驟 2： 選擇一種頁碼樣式后單擊，即可插入頁碼。在“頁眉和頁腳”上下文選項(xiàng)卡的“頁眉和頁腳”選項(xiàng)組中再次單擊“頁碼”按鈕，在彈出的列表中選擇“設(shè)置頁碼格式”命令， 打開“頁碼格式”對話框。 在“編 號格式”下拉框中可以選擇插入的頁碼形式， 勾選 ''起始頁碼”單選按鈕，在其后的數(shù)值框中可以選擇第一個頁碼的編號，如圖 2-129 所示。單擊”確定”按鈕完成頁碼的設(shè)置。若勾選 "頁碼格式”對話框中的“包含章節(jié)號”復(fù)選框， 即可激活下面的選項(xiàng)，從中可以設(shè)置"章節(jié)起始樣式”和 "使用分隔符”，

23、 表示 與頁碼一起顯示及打印文檔的章節(jié)號。2.5.5. 使用項(xiàng)目符號和編號列表1.使用項(xiàng)目符號Word2010 文檔中不同類別的文本內(nèi)容，并以段落為單位進(jìn)行標(biāo)識。用戶可在輸入文本時自動創(chuàng)建項(xiàng)目符號列表，也可給已有文檔添加項(xiàng)目符號，具體操作步驟如下。1 )為原有文本添加項(xiàng)目符號1 ：選擇文檔中需要添加符號的段落。2:單擊“開始”選項(xiàng)卡下“段落”選項(xiàng)組中的“項(xiàng)目符號”按鈕，如圖 2-130 所示，即可添加默認(rèn)的項(xiàng)目符號。3:若單擊“項(xiàng)目符號”右下角的下三角按鈕，則彈出“項(xiàng)目符號庫”列表，如圖2-131 所示，該列表中有不同的項(xiàng)目符號供選擇。(2)添扣自定義項(xiàng)目符號2 ：選擇文檔中需要添加符號的段落

24、。2:單擊“開始”選項(xiàng)卡下“段落”選項(xiàng)組中的“項(xiàng)目符號”按鈕右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的列表中選擇“定義新項(xiàng)目符號”命令，"定義新項(xiàng)目符號”對話框，如圖2-132 所示，在該對話框中可以選擇新的符號或圖片作為項(xiàng)目符號。步驟3:在該對話框中單擊“號”按鈕，在彈出的圖2-133 所示的“號”對話框中選擇需要的號；單擊“字體”按鈕，在彈出的“字體”對話框中設(shè)置項(xiàng)目號中的字體格式，如圖 2-134 所示。步驟4：設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕返回“定義新項(xiàng)目號”對話框，再單擊“確定”按鈕，即可為當(dāng)前段落添加自定義的項(xiàng)目號。思考：如何將項(xiàng)目號替換為圖片？打開如圖2-132 所示的“定義新項(xiàng)目號”對

25、話框， 單擊“圖片”按鈕， 彈出“圖片項(xiàng)目號”對話框， 如圖所示?？梢灾苯舆x擇Office自帶的圖片，也可以單擊下方的“導(dǎo)入”按鈕，導(dǎo)入外部圖片，選中后單擊確定 按鈕即可。3 . 使用編號列表快速給文本添加編例如單擊“A.BC在文本前添加編號有助于增強(qiáng)文本的層次感和邏輯性。創(chuàng)建編號列表與創(chuàng)建項(xiàng)目符號列表的操作過程相似。號的操作步驟如下：步驟1 ：在文檔中選擇要向其添加編號的文本。步驟2：在Word2010 功能區(qū)中的“開始”選項(xiàng)卡下單擊“段落”選項(xiàng)組中的“編號”按鈕旁邊的下三角按鈕。步驟3： 在彈出的列表中，提供了包含多種不同編號樣式的編號庫，如圖 2-135 所示。 用戶可以從中進(jìn)行選擇，樣

26、式的編號。此時文檔中被選中的文本便會添扣指定的編號。步驟4:如需修改編號格式，在編號庫下拉列表中選擇“定義新編號格式”命令，彈出“定義新編號格式”對話框，如圖所示。步驟5:在該對話框中可以選擇新的編號樣式、修改編號格式等，修改完成單擊"確定”按鈕。4 . 應(yīng)用多級編號列表為了使文檔內(nèi)容更具層次感和條理性，經(jīng)常需要使用多級編號列表。多級編號與文檔的大綱級別、內(nèi)置標(biāo)題樣式相結(jié)合時，可以快速生成分級別的章節(jié)編號。應(yīng)用多級編號后，在調(diào)整章節(jié)順序、級別時不需要再手動設(shè)置，編號能夠自動更新，具體操作步驟如下：步驟1 ：在文檔中選擇要添加多級編號的文本段落。步驟2:單擊【開始】選項(xiàng)卡【段落】組中的

27、“多級列表”按鈕，從彈出的“列表庫”下拉列表中選擇一種應(yīng)用于當(dāng)前文本。步驟 3:如需自定義多級編號列表，在“列表庫”下拉列表中選擇“定義新的多級列表”命令，彈出“定義新多級列表”對話框。在該對話框中可以選擇編號格式、位置等，修改完成單擊“確定”按鈕。說明：如需改變某一級編號的級別，可以將光標(biāo)定位在文本段落之前按：Tab 鍵，也可以在該文本段落中單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“減少縮進(jìn)量”或"增加縮進(jìn)量”。5 .多級編號與抨式的鏈接當(dāng)多級編號與內(nèi)置標(biāo)題樣式進(jìn)行鏈接之后，應(yīng)用標(biāo)題樣式即可同時應(yīng)用多級列表，具體操作步驟如下：步驟1 ：單擊【開始】選項(xiàng)卡【段落】組中的“多級列表”按鈕，從彈

28、出的下拉列表中選擇“定義新的多級列表”命令，彈出“定義新多級列表”對話框。步驟2:單擊對話框左下角的“更多”按鈕，進(jìn)一步展開對話框。從左上方的級別列表中單擊指定列表級別，在右側(cè)的"將級別鏈接到樣式”下拉列表中選擇對應(yīng)的內(nèi)置標(biāo)題樣式。例如，級別，對應(yīng)“標(biāo)題 /，如圖所示步驟3:在下方的“編號格式”區(qū)域中可以修改編號的格式與樣式、指定起始編號等。設(shè)置完畢后單擊“確定”按鈕。步驟4:在文檔中輸入標(biāo)題文本或者打開已輸入了標(biāo)題文本的文檔，然后為該標(biāo)題應(yīng)用已鏈接了多級編號的內(nèi)置標(biāo)題樣式。2.5.6.添加引用內(nèi)谷在長文檔的編輯過程中,文檔內(nèi)容的索引和腳注等非常重要，它們可以使文檔的引用內(nèi)容和關(guān)鍵內(nèi)

29、容得到有效的組織。1 .添加腳注和尾注腳注是對文章中的內(nèi)容進(jìn)行解釋和說明的文字，它一般位于當(dāng)前頁面的底部或指定文字的下方；尾注用于在文檔中顯示引用資料的出處或輸入解釋和補(bǔ)充性的信息，位于文檔的結(jié)尾或者指定節(jié)的結(jié)尾。腳注和尾注都是用一條橫線與正文分開的。在文檔中添加腳注或尾注的操作步驟如下：步驟1 ：在文檔中選擇要添加腳注或尾注的文本，或者將光標(biāo)置于文檔的尾部。步驟2:在“引用”選項(xiàng)卡中單擊“腳注”選項(xiàng)組中的“插入腳注”按鈕或“插入尾注”按鈕即可插入腳注或尾注。若要對腳注或尾注的樣式進(jìn)行定義，可單擊“腳注”選項(xiàng)組中的對話框啟動器按鈕， 打開如圖2-136 所示的“腳注和尾注”對話框，設(shè)置其位置、

30、格式及應(yīng)用范圍。2 .添加題注題注是一種可嘆為文檔中的圖標(biāo)、表格、公式和其他對象添加編號的標(biāo)簽。若在文檔編輯的過程中對題注執(zhí)行了添加、刪除和移動能操作，則可以一次性更新所有題注編號。插入題注的具體操作步驟如下：步驟1 ：在文檔中選擇要添加題注的位置。步驟2:在功能區(qū)中選擇“引用”選項(xiàng)卡，單擊“題注”選項(xiàng)組中的“插入題注”按鈕，彈出的“題注”對話框中，可以根據(jù)添加題注的不同對象， 在 "選項(xiàng)”選項(xiàng)組的“標(biāo)簽”下拉列表框中可嘆選擇不同的標(biāo)簽類 型， 如圖 2-137 所示。 如果希望在文檔中使用自定義的標(biāo)簽顯示方式，則可以單擊"新建標(biāo)簽”按鈕，在彈出的對話框中設(shè)置相應(yīng)的自定義標(biāo)

31、簽。步驟 3:設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，即可將題注添加到相應(yīng)的文檔位置。3 .交叉引用題注添加題注之后，在文章中經(jīng)常需要引用，如“如表 1-1 所示”“如圖 1-2 所示”等，具體操作步驟如下：步驟1:在文檔中應(yīng)用標(biāo)題樣式' 插入題注，將光標(biāo)定位于需要引用題注的位置。步驟2:單擊【引用】選項(xiàng)卡【題注】組中的“交叉引用”按鈕，彈出“交叉引用”對話框，選擇引用類型、引用內(nèi)容指定“引用哪一個編號項(xiàng)”，如圖所示。步驟 3:單擊“插入”按鈕，即可在當(dāng)前位置插入引用。單擊 ''關(guān)閉”按鈕退出對話框。說明：交叉引用是作為域插入到文檔中的，當(dāng)文檔中的某個題注發(fā)生變化后，只需進(jìn)行一下打

32、印預(yù)覽，文檔中的其他題注序號及引用內(nèi)容就會隨之自動更新。4 .標(biāo)記并創(chuàng)建索引在 Word 中，索引用于列出文檔中討論的術(shù)語和主題，以及它們出現(xiàn)的頁碼。用戶若要創(chuàng)建索引項(xiàng)，可以通過文檔中的名稱和交叉引用來標(biāo)記索引項(xiàng)，然后生成索引。（ 1 ）標(biāo)記索引項(xiàng)標(biāo)記索引項(xiàng)的操作步驟如下。步驟1 ：選中文檔中需要作為索引的文本。步驟2:在Word 2010 功能區(qū)“引用”選項(xiàng)卡的“索引”選項(xiàng)組中單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕， 在彈出的''標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框的“主索引項(xiàng)”文本框中會顯示選定的文本，如圖2-138 所示。步驟3:單擊“標(biāo)記”按鈕即可標(biāo)記素引項(xiàng)，單擊“標(biāo)記全部”按鈕即可標(biāo)記文檔中與此文本相

33、同的所有文本。步驟4:此時“標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框中的“取消”按鈕變?yōu)椤瓣P(guān)閉”按鈕，單擊"關(guān)閉”按鈕，即可完成標(biāo)記索引項(xiàng)的工作。在標(biāo)記了一個索引項(xiàng)之后，用戶可以在不關(guān)閉"標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框的情況下，繼續(xù)標(biāo)記其他多個索引項(xiàng)。根據(jù)需要，用戶還可以創(chuàng)建次索引項(xiàng)、第三級索引項(xiàng)或交叉引用另一個索引項(xiàng)，具體操作步驟如下：步驟1 ：要創(chuàng)建次索引項(xiàng)，可在“索引”選項(xiàng)區(qū)域中的“次索引項(xiàng)”文本框中輸入文本。次索引項(xiàng)是對索引對象的更深一層限制。步驟2:要包括第三級索引項(xiàng)，可在次索引項(xiàng)文本后輸入冒號“：”，然后在文本框中輸入第三級索引項(xiàng)文本。步驟3:要創(chuàng)建對另一個索引項(xiàng)的交叉引用，可以在“選項(xiàng)”選項(xiàng)區(qū)

34、域中選中“交叉引用”單選按鈕，然后在其文本框中輸入另一個索引項(xiàng)的文本。說明：插入到文檔中的索引項(xiàng)實(shí)際上也是域代碼，通常情況下該索引標(biāo)記域代碼只用于顯示不會被打印。（ 2）創(chuàng)建索引完成了標(biāo)記素引項(xiàng)的操作后，就可以選擇一種索引設(shè)計并生成最終的索引了。為文檔中的索引項(xiàng)創(chuàng)建索引的換作步驟如下：步驟1 ：首先將鼠標(biāo)指針定位在需要建立索引的地方，通常是文檔的最后。步驟2:在Word2010 功能區(qū)“引用”選項(xiàng)卡下的“索引”組中單擊“插入索引”按鈕，打開“索引”對話框，如圖 2-139 所示。步驟3:在該對話框“索引”選項(xiàng)卡中的“格式”下拉列表中選擇索引風(fēng)格，其結(jié)果可以在“打印預(yù)覽”列表框中查看。步驟4:在

35、“類型”選項(xiàng)區(qū)域中，如果選擇“縮進(jìn)式”單選按鈕， 次索引項(xiàng)將相對于主索引項(xiàng)縮進(jìn)；如果選擇“接排式”單選按鈕， 則主索引項(xiàng)和次索引項(xiàng)將排在一行中。步驟 5:在“欄數(shù)”文本框中可以指定分欄數(shù)，如果索引比較短，一般選擇 2 欄。步驟6:在“語言”下拉列表中可以選擇索引使用的語言，語言決定排序的規(guī)則。如果選擇“中文”，則可在“排序依據(jù)”下拉列表中指定排序方式。步驟7:勾選下方的“頁碼右對齊”復(fù)選框，可將索引頁碼靠右排列，在“制表符前導(dǎo)符”下拉列表中可以選擇頁碼前導(dǎo)符號。步驟8:設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，創(chuàng)建的索引就會出現(xiàn)在文檔中。2.5.8. 創(chuàng)建文檔目錄目錄是文檔中不可缺少的一項(xiàng)內(nèi)容，它列出了各

36、級標(biāo)題及其所在的頁碼，便于用戶在文檔中快速查找所需內(nèi)容。Word 2010 提供了一個內(nèi)置的目錄庫，以方便用戶使用。1 .使用目錄庫創(chuàng)建目錄使用目錄庫創(chuàng)建目錄的具體操作步驟如下：步驟1 ：把光標(biāo)插入需要建立文檔目錄的位置，一般為文檔的最前面。步驟 2:在 Word 2010 功能區(qū)的“引用”選項(xiàng)卡中， 單擊“目錄”選項(xiàng)組中的“目錄”按鈕， 打開內(nèi)置的目錄庫列表，如圖 2-140 所示。步驟3:單擊其中一個滿意的目錄樣式，Word 2010 就會自動根據(jù)所標(biāo)記的標(biāo)題在制定位置創(chuàng)建目錄，如圖2-141 所示。2 .自定義方式創(chuàng)建目錄1 ：把光標(biāo)插入需要建立文檔目錄的位置。2:在Word 2010

37、功能區(qū)的“引用”選項(xiàng)卡中，單擊“目錄”選項(xiàng)組中的“目錄”按鈕，在打開的列表中選擇"插入目錄”命令，打“”“”“”框中可以重新設(shè)置目錄的樣式，如圖2-142 所示。步驟 3：設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，則在插入點(diǎn)生成目錄。3 .更新和刪除目錄在已經(jīng)生成的目錄上單擊"引用”選項(xiàng)卡下"目錄”選項(xiàng)組中的“更新目錄”按鈕，在打開的“更新目錄”對話框中選擇“只更新頁碼”單 選按鈕或“更新整個目錄”單選按鈕，然后單擊“確定”按鈕即可按照指定 要求更新目錄。選擇目錄后，直接按Delete 鍵即可刪除目錄。2.5.9. 文檔的審閱和修訂Word 2010 提供了多種方式來協(xié)助用戶

38、完成文檔審閱的相關(guān)操作，同時用戶還可以通過全新的審閱窗格來快速對比、查看、 合并同一文檔的多個修訂版本。1 .修訂文檔當(dāng)用戶在修訂狀態(tài)下修改文檔時，Word 后臺應(yīng)用程序會自動跟蹤文檔內(nèi)容所有的變化情況，并且會把用戶在編輯文檔時所做的插入、刪除、移動、格式更改等每一項(xiàng)操作內(nèi)容詳細(xì)記錄下來。在功能區(qū)“審閱”選項(xiàng)卡中單擊“修訂”選項(xiàng)組的“修訂”按鈕，即可開始文檔的修訂狀態(tài)。用戶在修訂狀態(tài)下輸入的文檔內(nèi)容會通過顏色和下劃線標(biāo)記下來，刪除的內(nèi)容被顯示出來，如圖2-143 所示。當(dāng)多個用戶同時參與同一文檔的修訂時，文檔將通過不同的顏色來區(qū)分不同用戶的修訂內(nèi)容。用戶在 Word 功能區(qū)單擊“審閱”選項(xiàng)卡下

39、“修訂”選項(xiàng)組中的“修訂”下三角按鈕， 在彈出的列表中選擇“修訂選項(xiàng)”命令， 可打開“修訂選項(xiàng) ''對話框，如圖2-144 所示，通過此對話框可以進(jìn)一步修改修訂標(biāo)記格式。2 .為文檔添加批注在 Word 中， 用戶若要對文檔進(jìn)行特殊說明，可添加批注對象（如文本、圖片等） 對文檔進(jìn)行審閱。批注與修訂的不同之處是，它在文檔頁面的空白處添加相關(guān)的注釋信息，并用帶顏色的方框括起來。為文檔添加批注操作非常簡單，只需單擊“審閱”選項(xiàng)卡“批注”組中的“新建批注”按鈕，然后輸入批注信息即可，如圖 2-145 所示。如果要刪除批注，只需在批注的地方單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”

40、命令即可。如果要刪除文檔中的所有批注， 可直接在“審閱”選項(xiàng)卡下單擊"批注”選項(xiàng)組中的“刪除”下三角按鈕，在彈 出的列表中選擇“刪除文檔中的所有批注”命令。說明： 如果多人對文檔進(jìn)行修訂或?qū)忛?，用戶還可以單擊“審閱”選項(xiàng)卡下 "修訂”選項(xiàng)組中的 "顯示標(biāo)記”按鈕， 選擇"審閱者”命令，在打開的子拉列表中將顯示對該文檔修訂和審閱的人員名單。3 .審閱修訂和批注當(dāng)文檔修訂完成后，用戶還需要對文檔的修訂和批注進(jìn)行審核，并確定出最終的文檔版本，這個過程稱為審閱。當(dāng)審閱修訂和批注時，可按以下步驟接受或拒絕文檔中每一項(xiàng)更改。在功能區(qū)“審閱”選項(xiàng)卡的“更改”選項(xiàng)組中單

41、擊“上一條” “下一條”按鈕，即可定位到文檔中對應(yīng)的修訂或批注上。對于修訂信息可單擊“更改”選項(xiàng)組中的“拒絕”或“接受”按鈕， 來選擇是否保留對文檔的更改。對于批注信息可以在“批注”選項(xiàng)組中單擊“刪除”按鈕將其刪除。若要拒絕所有的修訂，可以在“更改”選項(xiàng)組中執(zhí)行“拒絕”按鈕，在展開的列表中單擊“拒絕對文檔的所有修訂”命令。2.5.10. 插入文檔部件文檔部件實(shí)際上就是對某一段指定文檔內(nèi)容，如文本、圖片、表格、段落等文檔對象的封裝手段，也可以單純地將其理解為對這段文檔內(nèi)容的保存和重復(fù)使用，這為在文檔中共享已有的設(shè)計或內(nèi)容提供了高效手段。文檔部件包括自動圖文集、文檔屬性（如標(biāo)題和作者）以及域等。1

42、 .自動圖文集自動圖文集是一類特殊的文檔部件，是可以重復(fù)使用、存儲在特定位置的構(gòu)建基塊。如果需要在文檔中反復(fù)使用某些固定內(nèi)容，就可將其定義為自動圖文集詞條，并在需要時引用，具體操作步驟如下：步驟1 ：在文檔中輸入需要定義為自動圖文集詞條的內(nèi)容，如公司名稱、聯(lián)系方式、通信地址等組成的聯(lián)系方式即可以作為一組詞條。步驟2:選擇需要定義為自動圖文集詞條的內(nèi)容，可對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)母袷皆O(shè)置。步驟3:單擊【插入】選項(xiàng)卡【文本】組中的“文檔部件”按鈕，從下拉列表中選擇"自動圖文集”下的“將所選內(nèi)容保存到自動圖文集庫”命令，如圖所示。步驟4:彈出“新建構(gòu)建基塊”對話框，輸入詞條名稱，設(shè)置其他屬性后，單擊

43、“確定”按鈕，如圖所示。步驟 5:將鼠標(biāo)定位在文檔中需要插入自動圖文集詞條的位置，單擊【插入】選項(xiàng)卡【文本】組中的“文檔部件”按鈕，選擇“自動圖文集”一定義好的詞條名稱，即可快速插入相關(guān)詞條內(nèi)容。2 .文檔屬性文檔屬性包含當(dāng)前正在編輯文檔的標(biāo)題、作者、主題、摘要等文檔信息。這些信息可以在“文件”后臺視圖中進(jìn)行編輯和修改，具體操作步驟如下：步驟1 ：單擊"文件”選項(xiàng)卡，打開 Office 后臺視圖。步驟2:從左側(cè)列表中單擊“信息”命令，在右側(cè)的屬性區(qū)域中進(jìn)行各項(xiàng)文檔屬性設(shè)置。例如，在“標(biāo)題”右側(cè)區(qū)域中單擊進(jìn)入編輯狀態(tài)，即可修改標(biāo)題屬性，如圖所示。調(diào)用文檔屬性的具體操作步驟如下:步驟 1

44、:將鼠標(biāo)定位在文檔中需要插入文檔屬性的位置單擊 【插入】選頃卡 【文本】組中的“文檔部件”按鈕， 從下拉列表中選擇“文檔屬性”。 步驟 2:從“文檔屬性”列表中選擇所需的屬性名稱即可將其插入到文檔中，如圖所示。步驟 3:在插入到文檔中的“文檔屬性”框中可以修改屬性內(nèi)容，該修改可同步反映到后臺視圖的屬性信息中。3 .插入域域是一組能夠嵌入文檔中的指令代碼，可以提供自動更新的信息，如時間、標(biāo)題、頁碼等。在文檔中使用特定命令時，如插入頁碼、插入封面或者創(chuàng)建目錄時，Word 會自動插入域。必要時，還可以手動插入域，例如，當(dāng)需要在一個包含多個章節(jié)的長文檔的頁眉處自動插入每章的標(biāo)題內(nèi)容時，可以通過手動插入

45、域來實(shí)現(xiàn)，具體操作步驟如下：步驟 鼠標(biāo)定位到頁眉中，單擊 【插入】 選項(xiàng)卡 【文本】 組中的“文檔部件”按鈕， 從下拉列表中選擇“域”命令， 彈出“域”對話框。步驟2:選擇類別、域名，設(shè)置相關(guān)域?qū)傩?，此處?quot;類別”下拉列表中選擇 "鏈接和引用”選項(xiàng)，在“域名”列表框中選擇“StyleRef”選項(xiàng)，在“樣式名”列表框中選擇“標(biāo)題 1”選項(xiàng)，單擊 "確定”按鈕，如圖 所示。提示： （ 1）在對話框的“域名”區(qū)域下方顯示有對當(dāng)前域功能的簡單說明。（2）在插入的域上單擊鼠標(biāo)右鍵，利用快捷菜單可以實(shí)現(xiàn)切換域代碼、更新域、編輯域等操作。（3）通過按快捷組合鍵實(shí)現(xiàn)相關(guān)操作，如按

46、F9 可以更新域，按Alt+F9 可以切換域代碼，按Ctrl+Shift+F9 可以將域轉(zhuǎn)換為普通文本等。4 .自定義文檔部件要將文檔中已經(jīng)編輯好某一部分內(nèi)容保存為文檔部件以供反復(fù)使用，可自定義文檔部件，方法與自定義自動圖文集相類似。例如， 為了可以在以后的文檔制作中再利用會議議程內(nèi)容，將文檔中的表格內(nèi)容保存至“表格”部件庫， 并將其命名為“會議議程”。具體操作步鰻如下：步驟 1 ：選中所有表格內(nèi)容，單擊【插入】選項(xiàng)卡下【文本】組中的“文檔部件”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇"將所選內(nèi)容保存到文檔部件庫”命令。步驟2:在彈出的“新建構(gòu)建模塊”對話框中將“名稱”設(shè)置為“會議議程”，在&q

47、uot;庫”下拉列表項(xiàng)選擇"表格”，單擊“確定”按鈕，如圖所示。步驟3:打開或新建另外一個文檔，將光標(biāo)定位在要插入文檔人件的位圖單擊【插入】選項(xiàng)卡文本組中的“文檔部件”按鈕,在下拉列表中選擇“構(gòu)建基塊管理器”命令，彈出“構(gòu)建基塊管理器”對話框，如圖所示步驟4:從“構(gòu)建基塊”列表中選擇新建的文檔部件，單擊“插入”按鈕，即可將其直接重用在文檔中。步驟5:如果需要刪除自定義的文檔部件，只需要在“構(gòu)建基塊管理器”對話框中選中該部件，單擊''刪除”按鈕即可。2.5.7 創(chuàng)建書目在排版科普文章時，結(jié)屋通常需要列出參考文獻(xiàn)，通過創(chuàng)建書目功能即可實(shí)現(xiàn)這一效果。書目是在創(chuàng)建文檔時參考或

48、引用的源文檔的列表，通常位于文檔的末尾。在Word 2010 中，需要先組織源信息，然后可以根據(jù)為該文檔提供的源信息自動生成書目。1 .創(chuàng)建書目源信息源可能是一本書、一篇報告或一個網(wǎng)站等。當(dāng)在文檔中添加新的引文的同時就新建了一個可顯示于書目中的源，具體操作步驟如下：步驟1 ：在【引用】選項(xiàng)卡下【引文與書目】組中，單擊“樣式”右側(cè)的下拉按鈕，在下拉列表中選擇要用于引文和源的樣式。例如，社會科學(xué)類文檔的引文和源通常使用MLA或APA樣式。步驟2:在要引用的句子或短語的末尾處單擊鼠標(biāo)。步驟3:單擊【引用】選項(xiàng)卡【引文與書目】組中的“插入引文”按鈕，從下拉列表中選擇“添加新源”命令，彈出“創(chuàng)建源”對話框。在該對