淺析word文檔中長(zhǎng)文檔排版處理方法

1、    淺析word文檔中長(zhǎng)文檔排版處理方法    路聚儉摘 要：microsoft office中的word組件是當(dāng)前日常文字處理工作中應(yīng)用最為廣泛的一種計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件。國(guó)內(nèi)每一臺(tái)個(gè)人電腦上幾乎都裝有某一版本的word。word功能豐富，性能優(yōu)良，是人們進(jìn)行文字編輯，提高辦公自動(dòng)化水平的重要輔助。使用word進(jìn)行文檔排版，是人們經(jīng)常遇到的情況。但在對(duì)大型文檔進(jìn)行編輯排版時(shí)，由于結(jié)構(gòu)復(fù)雜，操作步驟較多，對(duì)于非專業(yè)人員來(lái)說(shuō)具有較大難度。文章針對(duì)word長(zhǎng)篇幅文檔排版有關(guān)問題進(jìn)行探討，詳細(xì)介紹了word排版過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)要點(diǎn)和操作方法。關(guān)鍵詞：長(zhǎng)文檔；

2、word；排版引言當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于人類社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。以計(jì)算機(jī)為平臺(tái)，無(wú)數(shù)應(yīng)用軟件在各自所對(duì)應(yīng)的行業(yè)內(nèi)大展拳腳，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。其中，美國(guó)微軟公司開發(fā)出版的office系列辦公軟件以其廣泛的適用性、較高的使用性能，操作簡(jiǎn)單等優(yōu)點(diǎn)成為人們開展日常內(nèi)務(wù)工作的重要輔助工具。office系列辦公軟件包括多個(gè)軟件，其中人們使用最多，普及率最高的應(yīng)該就是word了。word作為文檔編輯工具，應(yīng)用范圍最為廣泛，也是大家工作中應(yīng)用最多的工具軟件。在進(jìn)行文字工作時(shí)，大家往往首先想到的就是使用word來(lái)編輯。在日常工作中，許多時(shí)候大家會(huì)遇到編輯、撰寫的文檔篇幅很大、字?jǐn)?shù)很多的情

3、況，比如論文、報(bào)告、小說(shuō)等諸多文體，字?jǐn)?shù)往往以萬(wàn)計(jì)。通常而言，這類文檔由于篇幅很大，出于方便閱讀的考慮，對(duì)于文章結(jié)構(gòu)和文字格式都有著較為嚴(yán)格和清晰的要求。比如一篇大型報(bào)告，往往包括封面、目錄、正文等單元，而正文又分為多個(gè)章節(jié)，每頁(yè)還要標(biāo)注頁(yè)碼、頁(yè)眉等。這些內(nèi)容設(shè)置起來(lái)操作相對(duì)繁雜，如果不是對(duì)word相關(guān)業(yè)務(wù)較為熟悉的化很難在短時(shí)間內(nèi)做好。下面，筆者就如何使用word進(jìn)行常篇幅文檔排版工作進(jìn)行闡述與說(shuō)明，希望能夠給大家一定幫助。1 樣式的設(shè)置正文是文章的主體。對(duì)于篇幅很大的文檔來(lái)說(shuō)，正文在整個(gè)文檔中占據(jù)的比例更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于一般大小文檔中正文所在的比例。因此，正文的設(shè)置是長(zhǎng)篇文檔排版的重點(diǎn)。在正文排

4、版中，樣式的設(shè)置又是其中的關(guān)鍵。一篇篇幅很長(zhǎng)的文章，正文通常分為多個(gè)章節(jié)。一篇文章中所有章節(jié)的格式是一致的。所以采用樣式的方法進(jìn)行正文章節(jié)的設(shè)置，可以同時(shí)對(duì)所有章節(jié)發(fā)生作用，工作效率很高。文章正文樣式的設(shè)置，包括以下幾個(gè)因素：各章標(biāo)題、一級(jí)節(jié)標(biāo)題、二級(jí)節(jié)標(biāo)題、三級(jí)節(jié)標(biāo)題以及章節(jié)中的正文內(nèi)容。通常情況下文章結(jié)構(gòu)分到三級(jí)標(biāo)題就為止了，極少遇到比三級(jí)標(biāo)題更低的標(biāo)題。工作中，需要根據(jù)文章實(shí)際排版需求，選擇對(duì)應(yīng)的的樣式進(jìn)行設(shè)置。具體操作如下：首先從選項(xiàng)卡中選擇“樣式”欄，調(diào)出樣式任務(wù)菜單，選擇新建樣式，再根據(jù)文檔排版的具體需求進(jìn)行級(jí)別樣式的預(yù)設(shè)，然后把設(shè)置好的樣式應(yīng)用到對(duì)應(yīng)的級(jí)別上。一般而言，文檔結(jié)構(gòu)中

5、的各個(gè)部分，其文字格式也需要進(jìn)行對(duì)應(yīng)的設(shè)置，比如字體種類、字形大小、段落等。這個(gè)設(shè)置操作需要在“樣式”欄中的“格式”選項(xiàng)中完成。2 多級(jí)符號(hào)的設(shè)置關(guān)于多級(jí)符號(hào)的設(shè)置，有兩種情況。一種是文檔錄入已經(jīng)完成的情況，那么就沒有必要進(jìn)行多級(jí)符號(hào)的設(shè)置。如果文檔正文尚未錄入完成。這可以在樣式設(shè)置完成后進(jìn)行多級(jí)符號(hào)的設(shè)置。在進(jìn)行多級(jí)符號(hào)設(shè)置時(shí)，首先要在“級(jí)別鏈接到樣式”欄中進(jìn)行正確的設(shè)置，確定鏈接。這種方法對(duì)于文章編輯，調(diào)整章、節(jié)是非常有利的。設(shè)置好后，可以根據(jù)章節(jié)的具體增減變化進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。而如果文檔已經(jīng)輸入完成，想要進(jìn)行章、節(jié)修改、刪除作業(yè)時(shí)，只有通過(guò)手動(dòng)修改的方法予以實(shí)現(xiàn)。3 節(jié)的設(shè)置文檔分節(jié)是wor

6、d文檔編輯的又一常用設(shè)置。給長(zhǎng)篇文章排版時(shí)，文檔結(jié)構(gòu)中的不同組成單元，往往會(huì)針對(duì)同一類對(duì)象有著不同的設(shè)置要求。比如正文以前的頁(yè)碼要用大寫羅馬數(shù)字（，）單獨(dú)編排，正文開始要用阿拉伯?dāng)?shù)字（1，2，3）連續(xù)編排等等。對(duì)于這種情況，必須進(jìn)行文檔分節(jié)設(shè)置才能予以妥善解決。具體操作方法如下：進(jìn)入頁(yè)面設(shè)置欄，選擇“分隔符”設(shè)置，首先進(jìn)行分節(jié)符的類型選擇。此時(shí)光標(biāo)應(yīng)停留在分節(jié)符前的頁(yè)面上，然后通過(guò)在分節(jié)符類型下選擇“下一頁(yè)”達(dá)到分節(jié)的目的。分節(jié)操作主要是為了滿足文章內(nèi)部不同的格式設(shè)置需求而服務(wù)的。正文中存在多個(gè)格式不同一的區(qū)域時(shí)，就需要在相鄰區(qū)域間設(shè)置分節(jié)符。4 頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳是文檔中常見要素，對(duì)

7、于文檔的美觀、結(jié)構(gòu)的清晰和閱讀的方便都有很大幫助。長(zhǎng)篇文檔排版時(shí)，往往對(duì)于頁(yè)眉和頁(yè)腳的格式都有明確的要求。比如首頁(yè)頁(yè)眉不同、奇偶頁(yè)頁(yè)眉不同、不同章節(jié)設(shè)置不同的頁(yè)眉等。這種復(fù)雜的設(shè)置要求使得頁(yè)眉、頁(yè)腳設(shè)置難度較高，排版人員往往要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的熟悉和實(shí)踐才能有效的處理。下面就對(duì)不同情況下的頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置進(jìn)行一下說(shuō)明。一是首頁(yè)不同、奇偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置。其具體操作如下：是進(jìn)入頁(yè)面布局欄，調(diào)出頁(yè)面設(shè)置，在打開的菜單中進(jìn)入版式選項(xiàng)卡，根據(jù)需求在選項(xiàng)卡對(duì)應(yīng)的首頁(yè)不同“和”奇偶頁(yè)不同選項(xiàng)前打勾即可。二是不同章節(jié)分別采用不一樣法頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置的方法。具體操作方法如下：先依照前文關(guān)于章節(jié)分節(jié)的方法對(duì)文檔

8、進(jìn)行分節(jié)處理，在版式上將文檔分為彼此獨(dú)立的單元。然后調(diào)出“插入”欄的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框，依次進(jìn)行各節(jié)的頁(yè)眉、頁(yè)腳設(shè)置。需要注意的是，設(shè)置時(shí)要取消“鏈接到前一條頁(yè)眉”的勾選，否者設(shè)置后的頁(yè)眉、頁(yè)腳就會(huì)和前面節(jié)的最后一頁(yè)的頁(yè)眉、頁(yè)腳保持連續(xù)性。三是首頁(yè)不同、奇偶頁(yè)不同、不同章節(jié)不同頁(yè)眉、頁(yè)腳的設(shè)置。具體操作如下：第一步是按照首頁(yè)不同、奇偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置方法進(jìn)行設(shè)置，第二步是依照具體要求設(shè)置各處的分節(jié)符，將文檔從版式上劃分為彼此獨(dú)立的多個(gè)單元。然后按照上文關(guān)于不同章節(jié)不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳的設(shè)置方法進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置時(shí)同時(shí)要注意取消“鏈接到前一條頁(yè)眉”的勾選，以保證各節(jié)頁(yè)眉、頁(yè)腳彼此獨(dú)立，互不影響

9、。5 目錄的設(shè)置對(duì)于論文、報(bào)告、說(shuō)明書等大型文檔，目錄是必不可少的組成要素。word中也提供了目錄設(shè)置的功能。目錄的設(shè)置要在文檔格式大體排版完成后進(jìn)行的。要充分發(fā)揮word的目錄設(shè)置功能，必須先對(duì)文檔進(jìn)行樣式設(shè)置。否則目錄設(shè)置功能不能發(fā)揮作用，文字工作者就只能通過(guò)手動(dòng)方式逐一設(shè)置目錄，這樣一來(lái)，不但工作量巨大，而且不利于修改，每次對(duì)文檔正文主體章節(jié)的調(diào)整，都有可能出現(xiàn)調(diào)整目錄的需求，考慮到這些操作都要手動(dòng)需求，無(wú)疑會(huì)給當(dāng)事人造成很大的工作壓力。如果在進(jìn)行樣式這種的基礎(chǔ)上使用目錄功能進(jìn)行設(shè)置，文檔的目錄就會(huì)自動(dòng)生成，效率非常高。具體操作方法如下：文檔主體格式設(shè)定完成后，依次點(diǎn)擊 “引用”欄、“目錄”欄，然后在調(diào)出的菜單中點(diǎn)擊“插入目錄”，然后按照需要選擇顯示級(jí)別。如此一來(lái)，文檔的目錄就會(huì)自動(dòng)生成了。6 結(jié)束語(yǔ)綜上所述，word具有較為豐富的文檔排版功能。使用word進(jìn)行長(zhǎng)篇文檔編輯，操作步驟較多，但總體上路線還是較為清晰、步驟還是較為簡(jiǎn)單的。只要使用者勤加練習(xí)，是能夠在短時(shí)間內(nèi)掌握word排版的技巧的。參考文獻(xiàn)1徐立新.計(jì)算機(jī)文化基礎(chǔ)m.北京：電子工業(yè)出版社，2010.2宋翔.office 2010高效辦公全攻略m.北京：科學(xué)出版社，2011. 科技創(chuàng)新