辦公設施(用品)管理規(guī)定

1、辦公設施（用品）管理規(guī)定為進一步加強對公司資產的管理，使公司資源得以最優(yōu)配置及有效利用，同時 監(jiān)督和控制不必要的開支，特制訂木管理規(guī)定第一節(jié)辦公設施（用品）管理一、分類1、辦公設施包括辦公設備和辦公家具。辦公設備：包括電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、指紋機、飲水機、 電話、繪圖儀、車輛、各類服務器和軟件等物品。辦公家具：包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜、茶具等物品。2、辦公用品指常用的或低值易耗的物品，其中主要有辦公文具及印刷品等。 印刷品是指公司宣傳資料、信紙、信封、表單、名片等。辦公文具包括：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、回形針、筆記本、 復寫紙、橡皮擦、夾子、打印油、原

2、子筆、簽字筆、釘書針、剪刀、美工刀、 釘書機、打孔機、削筆座、鋼筆、打碼機、姓名章、fi期章、筆筒、計算器、 尺、印泥、扌印臺等用品。二、采購1、辦公設施（用品）的采購，由辦公室統(tǒng)一購買。各部門每月1-5日或25-30日 提出購買需求，填寫辦公設施（用品）采購申請單，h常辦公文具可直接向 辦公室報需求，辦公室根據(jù)庫存并統(tǒng)一編制辦公設施（用品）購置計劃和預算， 經財務部復核、總經理審核后，報董事長審批后統(tǒng)一采購。2、計劃外的或遇特殊情況需臨時購買非常用的辦公設施或用品，除辦理以上手續(xù) 夕卜，需特別說明購置的理由，并報總經理或董事長批準后實施。3、購置、建造單項價值在5萬元以上或總價值在20萬元以

3、上辦公設施時，必須 按招標方式進行，參與人員不得少于3人，參與投標單位不少于3個。4、采購必須“貨比三家”，2人（含）以上經辦，對信譽好且價廉物美的供應商 應定點，原則上采用月結轉賬方式支付。5、特殊品或不易采購或耗用量人的物品，應酌量庫存；其他常規(guī)性物品按經濟性 合理性等原則定庫存。6、經同意可rfl申請部門自行購買的，購買回來須交辦公室入庫登記并辦理領用手 續(xù)。7、公司宣傳資料、信封、信紙等印刷品的印制，因涉及公司對外形象，辦公室中 報采購計劃并附上設計樣板后，由各部門負責人會審，并經總經理和董事長審 批同意后印刷，此類用品中應顯示公司名稱及標志。8、需要印制名片的，使用者應填寫名片印刷中

4、請表，經部門經理一分管領導一 總經理批準后，由辦公室負責印刷。如因個人原因審核出錯者，由個人負擔費 用及責任。名片應于離職前交還公司。三、驗收和入庫1、辦公設施（用品）入庫前要辦理驗收手續(xù)，辦公設施由使用或管理部門會同財 務部驗收，核實單據(jù)（發(fā)票）及物品明細，檢查是否有合格證，外包裝是否完 好，品種、數(shù)量、規(guī)格、單價是否與采購計劃相符等。2、驗收合格后辦理入庫手續(xù)，不合格的由采購責任人無條件退還。3、辦公設施實行編號管理，由辦公室會同財務部，在辦公設施交付使用的當天， 進行登記并統(tǒng)一編號。編號形式為：公司（項冃）標識+分類符號+設備（家 具）型號。%1 辦公設備編號（*-sb-xxx；包括：電

5、腦，打印機，軟件，服務器，傳真機 等物品）。%1 辦公家具編號（*-jj-xxx；包括：辦公桌椅，會議臺，洽談臺，文件柜等 物品）。%1 辦公室定制統(tǒng)一的辦公設施牌，標牌的材料為即時貼，由辦公室會同財務部 在辦公設施交付使用的當天，進行登記并貼上標牌。四、領用和發(fā)放：每月1日、15 h （遇公休日順延）或應急發(fā)放。1、辦公設施（用品）領用和發(fā)放由辦公室負責。辦公室建立辦公設施（用品）管 理臺帳，保證合理庫存，進出帳真實，無誤差。2、員工本著節(jié)約原則，據(jù)實領用，部分物品如非第一次領用，則需以舊換新，并 在辦公設施（用品）領用登記表中簽名確認。3、辦公設施（用品）分為個人領用和部門領用。其中部門領

6、用品是部門人員共同 使用用品，如打孔機、大釘書機、打碼機、掃描儀等。4、新員工入職時，由辦公室根據(jù)各部門負責人提供的名單和辦公設施（用品）清 單，負責為其配齊，以保證新聘人員的止常工作。5、員工離職，應按辦公室所登記的領用及保管記錄，退還辦公設施（用品）。由 辦公室根據(jù)實際使用情況，對回收的用品進行再分配。五、辦公設施的杲動管理1、辦公設施的出借、調入、調出、報廢等異動，必須由使用部門提出書面報告， 經辦公室與財務部會審，并報總經理批準后方可辦理相關手續(xù)。2、按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設施異動，辦公室應在手續(xù)完成后的當天作相應的變更 登記，財務部應在手續(xù)完成后的三天內作相應的帳務處理。3、涉及辦理產

7、權登記的辦公設施，由辦公室負責辦理產權登記手續(xù)及根據(jù)產權變 動情況辦理產權變更登記手續(xù)。六、使用、保管與賠償1、公司統(tǒng)一使用的辦公設施，如復卬機、照相機、投影儀等由辦公室管理，各部 門使用的辦公設施由各部門管理，部門負責人為責任人，個人使用的辦公設施, 使用人為責任人，須合理使用，妥善保管。2、重大辦公設施的原始發(fā)票復印件、售后服務（三包）資料及備件等由辦公室負 責妥善保存，做好登記帳。3、辦公設備專人專用，做好使用登記，嚴禁外來人員使用；嚴禁私自拆裝設備； 特殊情況另行報批。4、按“使用者負責”的原則，因管理或使用不當?shù)热藶樵蛟斐赊k公設施損毀、 丟失的，由責任人承擔直接經濟損失，部門共同使

8、用的辦公設施由部門負責人 拿出賠償方案，具體由辦公室提出相關的處理意見，經分管領導、總經理和董 事長審批后執(zhí)行。七、維修及保養(yǎng)1、辦公設施如需維修及保養(yǎng)，在保修期內的，市辦公室聯(lián)系供貨商進行維修及保 養(yǎng)。若已過保修期限而需支付維修費用的，由使用部門提出維修計劃并填寫辦 公設施維修保養(yǎng)登記表，經辦公室核實并確認費用，分管領導審核后維修或 維護，300元以上維修費用須報總經理批準。2、辦公室是辦公設備的管理部門，對各類維修、保養(yǎng)及耗材要做好登記，并定期 分析，控制成本，杜絕浪費。八、盤點1、辦公室協(xié)助財務部對公司資產進行定期盤點，便于使用部門和公司領導及時 掌握資產現(xiàn)狀和使用情況。2、辦公用品每月

9、月末盤點，做到賬物相符。3、辦公設施每個季度盤點1次，每年3、6、9、12月月末對所有資產進行盤點, 更新辦公設施使用情況盤點表。4、盤點過程中，若發(fā)現(xiàn)異常情況應及時調查處理，查明原因，追究責任，挽回 損火，并形成書面盤點異常報告。辦公設施使用情況盤點表及盤點異常報 告經辦公室與財務部簽名確認后，報公司總經理審核。第二節(jié)電腦管理一、根據(jù)工作性質和需要配置辦公電腦，電腦的安裝、調試、維護、保養(yǎng)、管理由 辦公室負責。二、公司員工應妥善設置和保管好開機密碼，不得將密碼，特別是財務軟件使用密 碼泄露他人；養(yǎng)成對重要文件備份的習慣，機密文件需加密管理，妥善保管。三、盡量利用公司辦公網絡以無紙化方式處理公

10、文，確需打印的資料，應妥善保存, 不得無序擺放，有機密資料的廢紙不得二次使用，應用碎紙機粉碎。四、按操作規(guī)范使用電腦，下班離開及吋關閉電源；嚴禁在電腦上裝載游戲軟件， 任何人員工作期間均不得利用公司電腦玩游戲、炒股及從事與工作無關的事 情。第三節(jié)其他一、報廢申請：辦公設施因到使用年限或其它客觀原因無法繼續(xù)使用，使用部門應 向辦公室提出報廢申請或另按實際情況購買。對無使用價值的閑置辦公設施， 辦公室可根據(jù)規(guī)定申請辦理報廢；仍可利用的則由辦公室提出處理意見，上報 有關領導批示后予以處理。二、本管理規(guī)定所涉及的資產、費用的審核和報銷流程嚴格按公司財務管理制度執(zhí) 行。三、本管理規(guī)定所涉及的表格詳見附件

11、，自2014年12月5日起試行。2014 年 12 月 5 h辦公設施（用品）采購中請單中請部門:中請人：年 月 日備注：每月1-5 fl或25-30 fl提岀購買需求。序號物資名稱及規(guī)格數(shù)量預計單價預計金額用途金額大寫：¥：部門領導意見：分管領導意見：總經理審批：董事長批示:辦公設施（用品）采購申請單年 月 fi申請部門：申請人：備注：每刀1-5 口或25-30 li提出購買盂求。序號物品名稱及規(guī)格數(shù)屋預計單價預計金額用途12345678金額人寫：¥：部門領導意見：分管領導意見：總經理審批：董事長批示:辦公設施維修保養(yǎng)登記表設備名稱：使用部門：使用人:設備購置和使用時間：時間維修項目耗材名稱單價總費用申請人審批人備注備注：使川部門提出維修計劃并填寫此表，經辦公室核實并確認費用，分管領導審核后維修或維護，300元 以上維修費用報總經理批準。辦公設施（用品）領用登記表日期品名規(guī)格數(shù)量領用部門領用人簽收備注辦公設施使用情況盤點表年 丿 fih期品名規(guī)格數(shù)量使用部門使用人簽收備注盤點人：審核人：審批人:名片印刷