淺談疾病預防控制中心人事檔案重整的重要性

1、    淺談疾病預防控制中心人事檔案重整的重要性    文成花摘 要：本文從我國目前疾病預防控制中心人事檔案的現(xiàn)狀入手，闡述了人事檔案管理中存在的問題，提出新時期的疾病預防控制中心檔案管理工作對我國疾控事業(yè)發(fā)展的重要意義，從而說明人事檔案重整的重要性，并給出了一些人事檔案重整的對策。以期能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化，通過加強檔案隊伍建設提高檔案管理效率和質(zhì)量，促進我國疾病預防控制事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。關鍵詞：疾病預防；人事檔案；重要性疾病預防控制中心（下簡稱“疾控中心”）的人事檔案除了是職稱晉升、工資增加的主要依據(jù)，同時也是個人表現(xiàn)、經(jīng)歷、活動等全面素

2、質(zhì)的直接體現(xiàn)，是人才信息和開發(fā)的重要來源，包括工資、職稱、離退休政策都需要依賴人事檔案。這些年隨著社會發(fā)展、人事制度管理模式的轉(zhuǎn)變，對人事檔案管理工作又提出了新的要求。怎樣重整人事檔案才能適應新的要求，同時形成一整套確實可行并有效的管理方法，是檔案管理人員需要認真思考和面對的問題。1 疾病預防控制中心人事檔案現(xiàn)狀1.1 對于人事檔案工作不夠重視多年以來，因為人事檔案工作是一項不引人注目，又默默無聞的工作，保密性很強，所以許多領導對人事檔案工作不夠重視，這樣一方面會降低人事檔案管理人員的積極性；另一方面，又影響了人事檔案管理的工作水平。如果要做好人事檔案重整工作，就必須加大宣傳力度，加強督促檢查

3、，使得各級領導進一步提高對人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識，加強對檔案工作的領導，關心管檔人員的政治、生活待遇，重視人事檔案的基礎工作，從而從整體上提高人事檔案管理工作的水平。1.2 人事檔案材料缺漏較多實際工作過程中，很多人對人事檔案工作存在誤解，覺得只是簡單的抄寫和保管，不重視自己的檔案，個人和科室往往不把業(yè)績、研究成果和培訓經(jīng)歷等資料歸檔、整理放入個人檔案，其他一些年度考核表等個人信息也不及時補充，就會引起檔案材料不全和不完整，甚至有些材料嚴重缺失，結(jié)果就是疾控中心的專業(yè)技術人員現(xiàn)在和以前的實際情況無法體現(xiàn)。1.3 檔案管理沒有專職人員負責疾控中心往往對人事檔案管理不夠重視，其

4、實這是一份很具有專業(yè)性的工作，要想勝任必須掌握一定的檔案管理基本知識。將那些不具備檔案管理專業(yè)技能、不能勝任檔案工作的人員安排到人事檔案管理崗位，只會導致檔案管理的不規(guī)范，檔案信息不能被充分利用，引起人事檔案管理工作的低效。1.4 檔案管理的制度相對落后盡管大多數(shù)疾控中心已經(jīng)制定出臺了許多檔案管理規(guī)范，可是較為粗放的檔案管理手段，仍以手工操作為主，常常容易發(fā)生紕漏，使得部門間的信息沒辦法有效、快捷的共享，對檔案的使用效率產(chǎn)生不利影響。1.5 科學化管理水平需進一步提升人事檔案管理工作對于專業(yè)性、政治性和機密性有很高的要求。檔案管理的工作效率及管理水平，雖然可以通過數(shù)字化和電子化的方式提升，但是

5、很多中心的軟、硬件設施不完善，限制了數(shù)字化的發(fā)展，很多單位仍然在使用手工的方法在查找人事檔案信息。2 疾病預防控制中心人事檔案重整的重要性2.1 使得疾控中心人事檔案管理現(xiàn)代化我們正處于信息化時代，我們需要隨時掌握行業(yè)的發(fā)展動態(tài)，檔案管理也應該更加主動，有意識的收集和積累重要資料，使疾控中心人事檔案管理現(xiàn)代化，不僅可以提升工作的效率，還便于查閱相關資料，如套改工資、退休人員辦理等，這些都需要調(diào)閱原始材料。通過互聯(lián)網(wǎng)可以實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，通過一系列整理、歸檔等的運作，及時、準確、便捷地向單位人員提供所需材料，這樣檔案管理從另一角度來說就有了戰(zhàn)斗力，推動疾控中心人事檔案管理有序發(fā)展，真正成為單位現(xiàn)代

6、化的信息中樞。2.2 疾控中心人事檔案是單位管理工作的重要組成部分檔案本身作為一種無形資產(chǎn)，需要引起領導的注意，把這些人事檔案全面保存下來，從而推動疾控中心工作可持續(xù)發(fā)展，要想發(fā)揮人事檔案的作用，必須加強人事檔案管理，把檔案的信息滲透到單位日常的方方面面，才能充分發(fā)揮人事檔案的作用。我們需要深刻總結(jié)之前檔案管理的問題，把握現(xiàn)在，科學開創(chuàng)未來，使之有效服務經(jīng)濟建設。2.3 使得疾控中心人事檔案信息化傳統(tǒng)的人事檔案收集、整理、歸類、編目等都需要靠人工完成，比較落后且效率較低。人事檔案信息化就是基于信息的搜集、錄入基礎上，通過應用相應的計算機軟件，對整體的檔案信息分類加工、分析管理，從而提高人事檔案

7、的易用性和利用效率。2.3.1人事檔案信息化有利于人事信息資源共享搭建快捷安全的網(wǎng)絡平臺，將人事檔案信息檢索方式智能化和網(wǎng)絡化，可以建立起可共享的、標準化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫，一步步實現(xiàn)人事信息和辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)資源共享。2.3.2人事檔案信息化有利于優(yōu)化人力資源配置人事檔案信息化可以為疾病預防控制機構(gòu)的人力資源最優(yōu)化配置打下基礎，更直觀反映流行病學調(diào)查人員、實驗室檢驗人員、科學研究人員，還有疾病預防控制人員的數(shù)量、素質(zhì)、整體的年齡結(jié)構(gòu)、知識水平、專業(yè)培訓狀況等。2.3.3人事檔案信息化有利于管理層的科學決策在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置中，信息化可以很方便的提供給領導相關人員的背景和素質(zhì)情況，

8、從而幫助領導來制定決策。利用網(wǎng)絡分享，可以進一步了解自己在地市、省級乃至國內(nèi)、國際范圍內(nèi)的水平層次。更加能夠便于科學決策，從而了解人才引進的方向、層次，進一步平衡人才結(jié)構(gòu)，掌握專業(yè)人員的培訓及培訓方向。3 疾病預防控制中心人事檔案重整的對策3.1 實現(xiàn)檔案管理專業(yè)化首先檔案管理是一項具有重大意義的工作，要加強檔案管理工作意識，突出人事檔案是非常重要的信息資源，是單位乃至國家的無形資產(chǎn)。其次，要配備專職檔案管理人員，篩選具有檔案管理專業(yè)背景，具有高尚的思想品格、素質(zhì)較高及責任心較強的工作人員負責該項工作。第三，要加強檔案管理人員的政治思想以及業(yè)務素質(zhì)的專業(yè)培養(yǎng)，通過不斷的培訓提高檔案管理水平，提

9、高對歸檔材料認真鑒定、識別真?zhèn)蔚哪芰ι耸聶n案優(yōu)質(zhì)水平。3.2 維護人事檔案真實化第一，管檔人員要定期收集整理材料，和相關的科室保持聯(lián)系，盡量做到及時化，形成每個環(huán)節(jié)有人管、事事有記錄的檔案收集網(wǎng)絡，確保檔案材料完備，并與實際情況同步。第二，檔案管理人員應對擬入檔的材料嚴格把關，堅決辨真去偽，務必確保檔案內(nèi)容真實、準確、規(guī)范和完整。第三，統(tǒng)一按要求裝訂，按照檔案裝訂要求，對檔案室定期進行消防安全和防盜演練，定期除蛀除塵，為人才流動提供更好的服務。3.3 建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建立一整套管理人才、專業(yè)技術人員、專家、技術工人、離退休等人員信息數(shù)據(jù)庫，將員工基本信息、工資結(jié)構(gòu)、簡歷、獎勵方案、培訓

10、記錄等全部輸入系統(tǒng)，并在后期對系統(tǒng)不斷進行維護、完善。在數(shù)據(jù)庫建立的過程中，必須根據(jù)實際情況加強信息采集的建章立制，因為信息采集是數(shù)據(jù)庫建立的首要任務，同時信息的準確性又是信息采集的重要前提，所以為了防止工作中盲目性和隨意性，可以結(jié)合實際情況，制定信息采集制度、信息審核制度、保密制度等，并安排專人進行信息采集，多次核對，從而確保信息采集的絕對準確。通過這套信息系統(tǒng)，單位領導和相關部門可以很方便、快捷地查詢所需要人員的基本情況、簡歷及綜合信息等，從而實現(xiàn)管理的信息化。4 總結(jié)提升疾控中心人事檔案管理工作，實現(xiàn)疾控中心人事檔案管理的信息化，就要對目前疾控中心人事檔案管理進行重整，將現(xiàn)代信息技術引入到人事檔案管理中來，建立準確、完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，通過辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)，方便、快捷地為單位領導和相關部門提供所需要的人員基本情