探討檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義

1、    探討檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義    徐連升摘 要 檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，包括失敗和成功的經驗以及各重大事件，對于企業(yè)發(fā)展有著極其重要的意義。本文主要針對檔案管理的幾個方面，結合今年公司檔案管理中出現的一些問題，探討檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義。關鍵詞 檔案管理 企業(yè)發(fā)展 意義檔案管理是企業(yè)管理重要的組成部分，可以為企業(yè)指明方向，讓企業(yè)沿著正確的道路不斷前進。員工是企業(yè)最活躍的生產要素，員工檔案記錄了員工的重要信息，包括出生時間、政治面貌、學歷履歷等，加強員工的檔案管理，不僅可以為企業(yè)甄選出最佳員工，確保企業(yè)長久發(fā)展具備充足動力，鼓勵員工不斷進步，

2、在謀求自身發(fā)展的同時為企業(yè)發(fā)展多貢獻自己的力量。一、職工檔案管理的意義以及一些存在的問題（一）員工對檔案管理的認識不到位，不能按時提供所需的檔案信息科技是第一生產力，而發(fā)展科技的主體就是人才，所以對員工檔案的管理顯得至關重要。員工檔案是企業(yè)人才信息的記錄冊，記錄著企業(yè)各個時期的人才的基本情況，對于企業(yè)發(fā)展有著重要的意義。第一，它記錄人才的學歷、能力等情況，可以為員工的升遷提供強有力的保障；第二，它記錄員工的工作業(yè)績和表現情況，便于及時發(fā)現員工在工作中出現的問題，讓企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展；第三，檔案記錄了企業(yè)發(fā)展過程的方方面面，為后續(xù)企業(yè)發(fā)展策略的制定提供有力的參考，讓企業(yè)保持蓬勃的發(fā)展。然而，

3、現如今員工對于檔案管理的重要性缺乏有效、全面的認識，這就導致了檔案管理工作面臨了很大的阻礙。從最新的檔案整理工作來看，員工基本檔案信息的缺失情況特別嚴重，雖然補交了很多次，但依有大量基本信息無法得到有效證實。尤其是工作履歷的證明材料，很多員工都沒有提供強有力的證明材料，這就帶來了很多問題。工作材料記錄的是員工的工作情況，可以體現員工的工作能力，從中發(fā)現企業(yè)在員工管理中的優(yōu)勢和不足，可以讓企業(yè)管理得到更好的發(fā)展，缺少這些信息，則會對企業(yè)的發(fā)展造成一定的不良影響。此外，員工的學歷證明資料缺乏也十分嚴重，很多員工都未能提供有效的學歷證明，缺少強有力的說服力。尤其是中級干部，缺乏學歷說明，對領導力有一

4、定影響。長此以往，會成為企業(yè)員工管理工作中的極大的隱患。（二）檔案信息中存在前后不一致的情況，出現虛假信息檔案的作用相當于記錄冊，信息必須真實可靠，否則參考價值就會大打折扣，甚至會影響高層決策的正確性，導致在員工的獎懲方面判斷失誤，對企業(yè)發(fā)展造成不良的影響。加強員工檔案管理，不僅可以提高企業(yè)內部的凝聚力，讓員工在同一個目標的指引下共同努力，促進企業(yè)的繁榮，而且能促進員工內部的競爭，使員工能力得到進一步提升，并為企業(yè)帶來更大的效益。而這些目標的實現都依賴于員工提供真實有效的信息。從檔案整理的情況來看，員工提供的檔案信息部分不符，出現了前后不一致的情況，尤其是出生日期，這對于退休時間會造成極大的影

5、響。一個有凝聚力的員工團隊，需要全體成員坦誠相對，求同存異，相互信任，這樣才能朝著共同的目標不斷前進。相反，如果檔案信息有誤，夾雜了虛假信息，會造成員工之間不信任，導致團隊間凝聚力減弱，從而影響企業(yè)文化和氛圍。所以，必須加強員工檔案的信息管理，確保信息的準確性和真實性。（三）員工檔案管理的日常工作未能有效落實員工的信息在不斷更新，與此對應的檔案信息也必須及時更新。對員工的檔案進行及時、有效的管理，可以保證企業(yè)朝著正確的軌跡繼續(xù)前進，也能夠及時發(fā)現問題，防患于未然。檔案的管理是一項對企業(yè)的發(fā)展有著重大意義的工作，需要指派專業(yè)人員進行定期整理，確保檔案管理的有效性。然而，實際情況是檔案管理的日常工

6、作完成得很不到位，很多檔案信息缺失了很久卻未能及時補充，而且錯誤不當的信息沒有得到及時更正，這些都說明了員工檔案管理的日常工作沒有得到有效的完成。所以，加強員工檔案管理，保證企業(yè)人才隊伍的質量是亟待解決的事情。二、加強員工檔案管理可采取的措施（一）加強員工對于檔案管理重要性的理解，讓他們從心底接受檔案管理檔案要想得到有效管理，員工就必須配合，及時提供真正有效的信息，確保檔案信息的完整性和正確性。而目前最大的問題就是員工沒有認識到檔案管理的重要意義。對此，企業(yè)要加強對員工的宣傳教育，讓他們明白檔案管理對于企業(yè)以及對于他們自身的重要意義，這樣才能使他們從心底真正接受檔案管理。員工是企業(yè)創(chuàng)造價值的來

7、源，管理員工是企業(yè)工作的重中之重。首先，在加強員工對于檔案管理的認識上，企業(yè)可以在日常會議中講解檔案管理的意義，加深員工對檔案管理重要性的理解；其次，領導階層必須以身作則，樹立良好的榜樣，這樣員工才會將檔案信息補充得更完整；最后，可以利用宣傳冊以及展板等進行宣傳，讓企業(yè)內部員工真正接受員工檔案的管理，從而讓它成為企業(yè)文化不可或缺的一部分。這樣，員工才會樂意提供檔案信息，從而促進員工檔案管理的正規(guī)化。（二）建立健全相應的檔案管理制度，獎懲并施企業(yè)的員工檔案管理要想得到有效的發(fā)展，就必須有相應的管理制度支撐。制度的制定和實施可以讓更多人規(guī)范自己的行為，及時提供檔案信息，讓檔案管理走上正軌。企業(yè)內部

8、如果缺乏合理有效的檔案管理制度，員工也就很難認識到檔案管理的重要性，這樣員工提供檔案信息的積極性就會被嚴重挫傷。對此，建立健全相應的檔案管理工作，獎懲并施，對促進檔案管理具有重要的意義。員工檔案管理是對員工的信息進行有效登記和整理，管理對象是員工。因此，在實施檔案管理制度時，對于服從檔案管理并及時上交所需信息的員工，企業(yè)要給予物質和精神獎勵；對于不及時提供檔案信息的員工，企業(yè)要給予警告，必要的時候給他們一些懲罰，讓他們明白檔案管理的重要性。在檔案管理制度的調節(jié)下規(guī)范自己的行為，及時上交自己的檔案信息。（三）結合信息技術和相關法律規(guī)定，科學有效地管理員工檔案當今時代講究法制和科學，企業(yè)的檔案管理

9、也不例外。在信息技術和法制高速發(fā)展的現在，企業(yè)必須借助科學技術和法律手段，讓檔案管理科學、有效地進行下去。在信息技術的幫助下，檔案管理工作不再需要大量的人工，在程序和數據庫的幫助下變得井然有序。對此，企業(yè)內部要在員工檔案管理上運用信息技術，對每個員工的信息及時更新、歸檔，建立一個完整的員工檔案數據庫。此外，根據中組部干部檔案管理條例規(guī)定，干部的檔案信息必須收集全面，并及時更新，要在安全、保密的情況下有效保存。所以，進行檔案管理的員工也必須具有良好的專業(yè)知識和技能，這樣才能更好地在法律規(guī)定和信息技術的幫助下完成員工檔案管理工作。三、結語員工是企業(yè)生產活動中最活躍的因素，只有對員工進行有效的管理，企業(yè)管理才能真正走上正軌。員工檔案提供了全面的檔案信息，相當于員工工作的記錄冊，所以必須給予足夠的重視。加強員工對檔案管理重要性的理解，激勵更多員工為檔案管理作出貢獻，這樣企業(yè)