試論促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理相應(yīng)對策

1、試論促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理相應(yīng)對策【摘 要】信息產(chǎn)業(yè)化的快速發(fā)展，給企業(yè)檔案管 理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業(yè)乃至社會的發(fā) 展中起著非常重要的作用，進(jìn)行檔案管理相當(dāng)于將各類知識 進(jìn)行濃縮、融匯，是信息的傳承。認(rèn)識到檔案管理的重要性, 并對其進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，可以達(dá)到事半功倍的效果。 本文就促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的相應(yīng)對策進(jìn)行初步探討?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；問題及對策1對檔案信息進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā) 展的重要保障在企業(yè)檔案管理中，對企業(yè)檔案管理進(jìn)行合理的開發(fā)、 利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進(jìn)行分類、分析， 加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降

2、低檔案 管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，高效地 開發(fā)與利用檔案信息，為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)。信息重要性體現(xiàn)在具有可采用性和價值性。為此，檔案 工作者既要用縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案 管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集。為了確保信息的及時與準(zhǔn)確就要 定期舉辦各單位兼職檔案員培訓(xùn)班，著力宣講檔案信息開發(fā) 與利用的重要性、信息收集及時準(zhǔn)確的必要性、檔案信息申 報標(biāo)準(zhǔn)及要求。以此來提高信息提供者的素質(zhì)，力求信息提 供的質(zhì)量高、可信度強(qiáng)，從而保證信息提供的時效性。2.建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的重要性2. 1建立信息網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)發(fā)展提供信息共享平臺建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、

3、新科 學(xué)、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的需要。因?yàn)槿魏我粋€企業(yè)不能做到與 時俱進(jìn)，就有可能被時代發(fā)展的大潮所淘汰；只有跟上時代 的速度，適應(yīng)時代發(fā)展的步伐，才能積淀發(fā)展的實(shí)力。2.2建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，做到信息共享，共同開發(fā)與利 用企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作有其獨(dú)到的地位與作用。為了使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時體現(xiàn)其科學(xué)性，可 行性，就必須發(fā)揮檔案信息開發(fā)與利用的功能作用。檔案信 息系統(tǒng)在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計(jì)算機(jī)管理就能 使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，因?yàn)殡S著社會經(jīng)濟(jì)、科技、文化的 發(fā)展，檔案信息的總量也出現(xiàn)了驚人的增長速度。所以運(yùn)用 計(jì)算機(jī)的管理功能，就能使檔案信息達(dá)到圖、文、聲一體化, 并在視覺和

4、心理上，引起了領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注。同時也體現(xiàn)出了 檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調(diào)用與參 考及時的顯著優(yōu)勢。2. 3建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺強(qiáng)化檔案管理功能的需要作為檔案管理部門要把信息的開發(fā)與利用納入現(xiàn)代化 企業(yè)管理工作之中，并不斷強(qiáng)化檔案管理的功能，提升檔案 信息管理的質(zhì)量。企業(yè)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，就為企業(yè)檔案信 息開發(fā)與利用提供一個平臺。檔案管理者利用網(wǎng)絡(luò)獲得大量 信息，對信息及時進(jìn)行分類開發(fā)編著。把企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與檔 案管理信息系統(tǒng)建立相關(guān)公開信息的鏈接就可以共享資源， 在節(jié)約資源的同時，把信息公開職能逐漸遷移到檔案管理信 息網(wǎng)絡(luò)中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管 理其他資源的

5、開發(fā)利用。企業(yè)各職能部門就可以通過網(wǎng)絡(luò)平 臺對檔案信息進(jìn)行有效的利用與開發(fā)，從此提高其工作效 率，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮職能部門的作用，為企業(yè)增創(chuàng)效 益。檔案管理部門要精心地做好檔案的收集工作，依據(jù)企業(yè) 生產(chǎn)特點(diǎn)，切實(shí)搞好跟蹤服務(wù)。對企業(yè)的基建、技改措施、 科研等項(xiàng)工作。需要檔案管理部門主動上門服務(wù)，以保障檔 案收集信息齊全，這樣才能保證及時了解需求，提供必要的 資料。例如：一個大型基建項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，檔案管 理人員就要事先編制歸檔工作計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)及要求，事中進(jìn)行 跟蹤管理，參與計(jì)劃與鑒定，事后進(jìn)行歸檔資料的審查與驗(yàn) 收。凡是對企業(yè)有價值的信息都應(yīng)為檔案收集的內(nèi)容，以保 證館藏質(zhì)量。以此享有

6、豐富的信息量，開發(fā)才會有豐富可采 用的信息，利用才滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的要求。檔案管理工 作職能的加強(qiáng)，就在于把檔案開發(fā)利用的價值植于生產(chǎn)，科 研的建設(shè)之中，從而將檔案知識財富及其潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化 為直接的生產(chǎn)力，從而獲得新的效益。3.著力提高檔案工作者的素質(zhì)及信息開發(fā)與利用的能力檔案的管理部門在認(rèn)清企業(yè)檔案信息管理開發(fā)利用的 重要性同時，也理應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的科學(xué)性，信息開發(fā)與 利用的價值性和獨(dú)特性進(jìn)入深入研究，在保管好大量信息的 前提下，應(yīng)及時地進(jìn)行分類、鑒別及收錄，為企業(yè)的發(fā)展提 供科學(xué)有價值的信息。這就要求檔案工作者要注重提高自身 素質(zhì)與能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。為此，要強(qiáng)化五 種

7、意識：3.1強(qiáng)化學(xué)習(xí)與運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識的意識，提升檔案 管理的能力檔案工作者有別于其他專業(yè)，不僅專業(yè)性強(qiáng)，也要求其 涉獵現(xiàn)代化管理知識，科學(xué)技術(shù)知識以及與檔案管理相關(guān)的 法律知識等。應(yīng)當(dāng)提供檔案管理工作人員進(jìn)修提高的機(jī)會， 以不斷提高自身素養(yǎng)。其作用是活用檔案信息開發(fā)與利用， 讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開發(fā)與利用，為 企業(yè)發(fā)展服務(wù)。同時也要在電子檔案管理上有所創(chuàng)新。3. 2強(qiáng)化超前意識，豐富檔案信息檔案管理人員要了解和熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程，掌 握企業(yè)基本的生產(chǎn)屬性，了解企業(yè)產(chǎn)品更新與發(fā)展的動態(tài)， 以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要堅(jiān)持做到三優(yōu) 化：第一，優(yōu)化檔案材料的征

8、集范圍，制定詳實(shí)的工作標(biāo)準(zhǔn)。 第二，要優(yōu)化接收征集工作程序，明確重點(diǎn)、解決疑點(diǎn)、理 順難點(diǎn)。第三，要優(yōu)化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化, 細(xì)化和量化，使檔案信息及時有效地傳遞企業(yè)相關(guān)部門，為 理順企業(yè)管理服務(wù)。3.3強(qiáng)化精通業(yè)務(wù)意識，不斷吸納新的管理工作標(biāo)準(zhǔn)與 要求業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)要融會貫通，善于捕捉新的相關(guān)知識并適時地 補(bǔ)充，以此來提高檔案信息管理能力，有效地盤活檔案信息 的開發(fā)與利用工作?？傊?，企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè) 的一個重要環(huán)節(jié)，為此要在工作的實(shí)踐過程中，不斷修正管 理工作標(biāo)準(zhǔn)，提高管理質(zhì)量。因?yàn)檫@是檔案管理現(xiàn)代化的一 個顯著標(biāo)志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要手 段。所以企業(yè)檔案管理人員要認(rèn)真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這 三個基準(zhǔn)點(diǎn)，審時度勢地進(jìn)行檔案信息開發(fā)與利用，以此推 動企業(yè)管理在質(zhì)