2022年信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運用1

1、信息技術(shù)在學(xué)校檔案治理中的有效運用魏柳摘 要：學(xué)校在日常運行中的教務(wù)教學(xué)活動、各部門的工作成果以及黨政部門的工作情形等都需要具體、精確地記錄在學(xué)校檔案之中；隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)展和進(jìn)步，數(shù)字化和智能化已經(jīng)成為當(dāng)下學(xué)校檔案治理工作的主要進(jìn)展方向和趨勢；通過對信息化技術(shù)的有效應(yīng) 用，可以大大促進(jìn)檔案治理效率和質(zhì)量的提高，確保檔案儲存的安全性和保密性；關(guān)鍵詞：檔案治理；信息化建設(shè)；信息技術(shù)；運算機g647.24 ：a doi：10.15913/ki.kjycx.2021.06.0891 傳統(tǒng)學(xué)校檔案治理模式弊端的討論1.1 閱讀率與工作效率低下學(xué)校檔案需要對相關(guān)的學(xué)校信息進(jìn)行儲備和記錄，全校師生的

2、資料以及動態(tài)信息都需要記錄在學(xué)校檔案之中；在以往的學(xué)校檔案治理中，由于治理人員缺乏，再加上治理工作的工作量比較大，所以，檔案治理工作的效率和質(zhì)量都特別低，且在信息查詢方面也缺乏必要的查詢手段，這就嚴(yán)峻降低了檔案查詢和閱讀的效率；1.2 更新與愛護工作較難學(xué)校檔案的更新和愛護工作是特別系統(tǒng)和復(fù)雜的，通過人工治理的方式是無法順當(dāng)完成對檔案的整理和儲存的，易導(dǎo)致檔案顯現(xiàn)腐爛、破舊等問題，這就會給檔案的儲存、更新和愛護工作造成嚴(yán)峻的影響，仍會提高檔案治理的成本，鋪張不必要的資源；1.3 安全性與保密性較差在以往的人工治理模式之下，檔案的安全性和保密性都無法得到有效保證，由于受到人為因素的影響，導(dǎo)致保密

3、檔案的丟失，部分檔案與學(xué)校的管控工作是親密相關(guān)的，因此，必需愛護好檔案內(nèi)容的安全性，這對學(xué)校進(jìn)展的意義重大；2 信息技術(shù)在學(xué)校檔案治理中的優(yōu)勢2.1 順應(yīng)時代進(jìn)展，促進(jìn)科學(xué)決策目前，運算技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)展快速，它已經(jīng)被有效用于日常的教學(xué)活動中；比如，多媒體教學(xué)、自動化辦公等都是運算機技術(shù)應(yīng)用的結(jié)果；檔案工作方面的信息化建設(shè)也在不斷深化，大大促進(jìn)了學(xué)校檔案治理質(zhì)量和效率的提高；學(xué)校的檔案治理與學(xué)校的進(jìn)展決策親密相關(guān)，它直接影響了學(xué)校的正常運行和健康進(jìn)展；通過對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，大大促進(jìn)了學(xué)校檔案治理信息化建設(shè)效率的提高，進(jìn)而促進(jìn)了學(xué)校決策正確性和檔案治理效率及質(zhì)量的提高；2.2 提升治理效率

4、，實現(xiàn)資源共享教學(xué)檔案、文書檔案、學(xué)籍檔案以及教務(wù)檔案等都屬于教學(xué)檔案；這些檔案會隨著學(xué)校的運行和進(jìn)展不斷增多，且這些檔案都具有特別重要的作用，值得儲存，所以，學(xué)校檔案館必需做好對上述檔案的信息化治理工作；所以，檔案館在實際工作中需要在原有治理方式的基礎(chǔ)上積極引進(jìn)相關(guān)的信息技術(shù)，確保檔案在儲備中的安全性，提高檔案的利用效率，以促進(jìn)學(xué)校檔案治理工作水平的提升，為學(xué)校的健康進(jìn)展奠定基礎(chǔ)；除此以外，以往的檔案治理工作都是通過人工完成和紙張記錄的，需要占據(jù)大量的空間，不僅檔案的利用率低，且成本也比較高，這都給檔案治理工作的開展造成了困難；2.3 信息儲備量大，獵取方式敏捷通過對運算機治理軟件的有效利用

5、，可以有效提高檔案儲備的效率和質(zhì)量，由于運算機軟件的儲備量大而且占據(jù)的空間也比較小，這樣就可以節(jié)省大量的人力成本和物力成本；同時， 由于運算機軟件具有信息索引的功能，所以，可以為使用者查閱信息供應(yīng)有效幫忙，提高查閱效率，為建設(shè)自動化和智能化的檔案治理系統(tǒng)作出奉獻(xiàn)；3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案治理中的應(yīng)用策略3.1 加大對檔案治理信息化的重視程度學(xué)校檔案治理對于呈現(xiàn)學(xué)校風(fēng)貌、推動教學(xué)改革、提升教學(xué)質(zhì)量具有特別重要的作用，因此，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層必需熟悉到檔案治理的重要性，并將其列為學(xué)校日常治理工作的重要內(nèi)容，加大人力、物力的投入；3.2 提升信息化水平學(xué)校檔案部門與信息治理部門之間應(yīng)加強溝通合作，建立高效、

6、統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)治理中心，實現(xiàn)全部歸檔資料的集中處理和分級治理，并對用戶的查詢使用權(quán)限進(jìn)行限制，加強保密文件與非保密文件的區(qū)分治理，實現(xiàn)各職能部門之間的資源共享；通過電子檔案數(shù)據(jù)治理中心的電子文件錄入和傳輸功能，可以實現(xiàn)運算機軟件的智能化自主式判別鑒定，防止了冗余數(shù)據(jù)對儲備空間的占用，降低了政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的帶寬占用率，大大提高了系統(tǒng)檢索和查詢速 度；3.3 科學(xué)分類歸檔對檔案的科學(xué)分類和整理是實現(xiàn)檔案治理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑；在具體的檔案治理 中，需要對內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行科學(xué)分類和整理；以案宗的目錄為基礎(chǔ)編制分類接引目錄；對于某些特別的檔案，就可以采納運算機來完成對案宗信息的記錄，這樣就可以快

7、速得到相應(yīng)的案宗分類號，促進(jìn)檔案著錄速度的提高，為工作人員在查找檔案時供應(yīng)了便利；除此以外，歸檔工作也是特別重要的，在工作中要制訂科學(xué)、合理的歸檔制度，確保檔案儲存完 好，杜絕顯現(xiàn)借檔不仍的情形；檔案的使用者必需在規(guī)定的檔案移交時間內(nèi)完成檔案的歸 仍，禁止私自截留檔案或拖延檔案歸仍的時間；3.4 加強分級治理，深化層次編研加強對原始資料的分類整理，建立起各資料信息之間的相互連接和互通，從而形成規(guī)律上的連貫性，形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料系統(tǒng)，便于查詢；檔案治理人員在歸檔前要對全部收集到的資料進(jìn)行編排，對歸檔的材料進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類和排序，并依據(jù)整合后的信息的利用價值及檔案性質(zhì)對資料進(jìn)行入庫保管，對

8、尚未歸檔的資料進(jìn)行價值鑒定；此外，學(xué)校仍應(yīng)依據(jù)檔案的重要程度合理區(qū)分檔案的分級保管工作，依據(jù)重要程度的高低以及利用價值對不同檔案進(jìn)行標(biāo)注登記，提高檔案的調(diào)用成效，便利后期的查詢和翻閱；對于重要度較高及一般性質(zhì)的檔案，在具體的治理過程中應(yīng)區(qū)分對待，要留意保管場所和保管方式的適用性，分清主次、有所側(cè)重，削減不必要的資金投入和人員耗費，提高檔案治理工作的經(jīng)濟效益；4 終止語傳統(tǒng)的學(xué)校檔案治理中存在閱讀率與工作效率低下、更新與愛護困難、安全性與保密性較差的問題，而將信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案治理中就能在肯定程度上促進(jìn)科學(xué)決策、提升治理效率、實現(xiàn)資源共享、提高信息儲備量和人才專業(yè)素養(yǎng)；參考文獻(xiàn)1 蘇友華. 淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案治理