賓客來訪接待管理辦法

1、 咸寧市幸樂食品有限公司咸寧市幸樂食品有限公司文件咸幸樂辦201528號關(guān)于下發(fā)賓客來訪接待管理辦法的通知公司各部門：為規(guī)范公司的接待管理工作，按照熱情、周到、節(jié)儉、高效、廉潔原則，逐步促進(jìn)公司接待工作的流程化、規(guī)范化建設(shè)，不斷提高接待工作效率和水平，結(jié)合前期各類賓客來訪參觀所積累經(jīng)驗,特修訂本辦法。請大家遵照執(zhí)行。特此通知 咸寧市幸樂食品有限公司 二一五年八月十五日1 咸寧市幸樂食品有限公司咸寧市幸樂食品有限公司賓客來訪接待管理辦法一 目的：規(guī)范公司的接待管理工作，按照熱情、周到、節(jié)儉、高效、廉潔原則，逐步促進(jìn)公司接待工作的流程化、規(guī)范化建設(shè)，不斷提高接待工作效率和水平，結(jié)合前期各類賓客來訪

2、參觀所積累經(jīng)驗,特修訂本辦法。 二 范圍：用于規(guī)范公司各類賓客人員來訪的接待管理工作。 三 管理原則： 1 歸口管理原則 1.政府主管部門（含市、開發(fā)區(qū)）領(lǐng)導(dǎo)、重要新聞媒體記者、公司領(lǐng)導(dǎo)所安排的其它單位領(lǐng)導(dǎo)人員來訪，由行政管理中心牽頭、市場部、銷售部等部門共同配合，做好接待事宜工作。2.非涉及公司層面直接與各部門聯(lián)系工作的一般外單位人員來訪或涉及較強業(yè)務(wù)性接待事務(wù)，由對口部門具體負(fù)責(zé)接待工作，行政中心提供協(xié)助，如對口部門不明確的則由行政中心統(tǒng)籌安排接待。 3.新開發(fā)客戶（包括潛在重要客戶）來訪、售后投訴分別歸口由銷售部牽頭負(fù)責(zé)。 接待工作基本原則 1.堅持服務(wù)經(jīng)營發(fā)展和效益原則。根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)

3、劃，積極主動宣傳企業(yè)形象，強化公共和品牌意識。 2.堅持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、制度化的原則。3.堅持勤儉節(jié)約、熱情周到的原則。4.堅持各職能部門設(shè)置專職人員負(fù)責(zé)對口接待的原則。 四 各部門及相關(guān)人員職責(zé) 來訪者1.門崗處登記，登記完成后在門崗處領(lǐng)取臨時出入牌。2.受訪人員前往門崗接待來訪者并將來訪者直接帶往受訪地點(或部門)。3.來訪結(jié)束后，來訪者按路線回到門崗處，并將臨時出入牌歸還至門崗處后即可離開（如攜帶工廠內(nèi)物品離廠需受訪者提供物資放行條（附表三）給來訪者，門崗回收物資放行條并確認(rèn)無誤后及時予以放行）。 行政管理中心（門崗）1.門崗須問詢來訪人員目的，回復(fù)并進(jìn)行來訪人員登記表登記（附表

4、二）。2.門崗負(fù)責(zé)了解來訪人員的目的和要求落實各環(huán)節(jié)的對口接待人員、地點、會務(wù)、后勤支持等準(zhǔn)備事宜，通知各相關(guān)部門責(zé)任人做好接待過程中的組織協(xié)調(diào)和各類事務(wù)性工作，并安排來訪人員在門崗處等候并聯(lián)系受訪部門人員前往接待（如已填寫預(yù)約單根據(jù)預(yù)約單聯(lián)系受訪部門人員前往門崗處接待）并發(fā)放臨時出入牌。3.門崗須安排來訪車輛停車位（送貨車輛要引導(dǎo)司機按規(guī)定路線行駛并時刻關(guān)注送貨車輛動態(tài)）。4.門崗須車輛離廠時進(jìn)行登記（送貨車輛需打開車廂檢查并給門崗遞物資放行條（附表三），門崗回收物資放行條并確認(rèn)無誤后及時予以放行）。 受訪部門1.盡量做好提前預(yù)約，填寫預(yù)約·來訪表交行政管理中心。2.協(xié)助來訪者在門

5、崗進(jìn)行來訪人員登記表登記。3.提示來訪者廠區(qū)內(nèi)禁止隨意走動，受訪完畢后將來訪者原路送行至門崗處。4.認(rèn)真做好接待過程中歸屬本部門職能工作要求。其他：辦公樓/樓外、公共區(qū)域衛(wèi)生、各參觀場所應(yīng)提前打掃干凈，各部門各自搞好本辦公室衛(wèi)生-行政中心和相關(guān)部門負(fù)責(zé)； 五 接待流程及來訪分類 有預(yù)約；受訪部門提交申請表（附表一）行政審核門崗接待來訪者并通知受訪部門受訪部門接待離廠門崗進(jìn)行離廠登記。 無預(yù)約；外來人員到門崗門崗詢問并登記告知行政行政分類通知受訪部門受訪部門前往門崗處接待來訪者離廠門崗進(jìn)行離廠登記。 培訓(xùn)人員；培訓(xùn)部門提交名單與行政管理中心門崗備案培訓(xùn)部門安排接待相關(guān)事項前往培訓(xùn)地點進(jìn)行培訓(xùn)培訓(xùn)

6、完畢離廠（如需在食堂就餐需提前向行政中心報備）。若是特殊訪客（如拆遷信訪人員、精神異常人員、故意蓄意滋事者等）來訪，門崗應(yīng)做好解釋工作，勸說其離開。對勸說無效，仍強行入內(nèi)滋事者，門崗可撥打報警電話（110），請公安機關(guān)出面幫助處理，同時向行政管理中心報告情況。六 車間準(zhǔn)入類別、審批流程及相關(guān)要求 車間參觀1. 工廠參觀通道參觀審批流程：陪同人員填寫車間參觀準(zhǔn)入申請表（附表四）報行政中心負(fù)責(zé)人審批。 陪同標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)對口部門負(fù)責(zé)人陪同。2. 工廠車間內(nèi)部參觀審批流程：陪同人員填寫車間參觀準(zhǔn)入申請表（附表四）報總經(jīng)理審批。陪同標(biāo)準(zhǔn)：由行政中心負(fù)責(zé)人、相關(guān)對口部門負(fù)責(zé)人按照車間要求一同進(jìn)入車間。 外部

7、人員車間維修 審批流程：外部人員（含外部技術(shù)員、設(shè)備供應(yīng)商售后人員、設(shè)備維修員等）進(jìn)入車間維修陪同人員填寫車間維修準(zhǔn)入申請表（附表五）報總經(jīng)理審批。 陪同標(biāo)準(zhǔn)：由工程部及生產(chǎn)部人員按車間要求進(jìn)入車間維修。 七 重大接待要求1 凡來公司檢查工作的各級領(lǐng)導(dǎo)、參觀團、重要嘉賓，由行政中心負(fù)責(zé)統(tǒng)籌接待工作、安排講解員（原則上以PPT講解和現(xiàn)場講解相結(jié)合方式進(jìn)行），并協(xié)調(diào)其他相關(guān)部門做好各自環(huán)節(jié)接待講解工作，公司領(lǐng)導(dǎo)全程陪同。重要來賓來訪參觀時，各環(huán)節(jié)接待責(zé)任人、講解員要熱情、認(rèn)真、主動詳細(xì)介紹本部門/環(huán)節(jié)運作細(xì)節(jié)，做到言簡意賅、百問不厭、熱情周到。 重要參訪人員離開，由接待人員陪同送車，如有公司贈送的

8、記念禮品一定要提前送到來訪人員車輛上或者直接遞交到來訪人員手上。送車時，須等到來訪人員離開自己的視線范圍后方返回。 八 接待注意事項 接待來訪人員要使用文明語言，如"您好"、"請問您找誰"、"請問貴姓"、"請問您是哪個單位的？"、"請稍候"、"請您坐一下稍候"、"各位來賓，請隨我來"、"謝謝"、“感謝XX總對我公司的關(guān)注，由于今天公司組織XX活動，實在不方便，屆時我會主動跟您聯(lián)系”等類似的禮貌用語。 接待人員對賓客來訪應(yīng)熱情主動迎接，主

9、動引導(dǎo)客人到辦公室或接待室交談，如本人有事需要暫時離開辦公室，應(yīng)將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好，以免泄密或丟失。 行政中心、銷售中心等重要接待部門要做好各種可能突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案預(yù)演準(zhǔn)備工作，要有應(yīng)急預(yù)案，以便重要賓客來訪時能隨時解決賓客所提的各種疑問，并能隨時提供實踐演練來應(yīng)對產(chǎn)品售后服務(wù)發(fā)生的各種突發(fā)事件的解決方法。 各環(huán)節(jié)的接待人員要注意個人著裝、修飾，男同事不得留長發(fā)、胡須，女同事不得濃妝艷抹，男女同事都不得染異發(fā)。接待重要來賓參訪時安保人員及生產(chǎn)一線人員要統(tǒng)一著裝上崗。 各位來賓在公司內(nèi)的參觀、檢查等活動必須由當(dāng)次接待總協(xié)調(diào)員、講解員或?qū)诮哟块T接待人員全程陪同，重要來賓還

10、應(yīng)有公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門經(jīng)理全程陪同。 在參觀過程中，所有接待人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度。 九 附則違反規(guī)定，擅自提高接待標(biāo)準(zhǔn)或未經(jīng)批準(zhǔn)自行接待賓客，或接待工作中不作為為來賓服務(wù)過程中出現(xiàn)紕漏，在月度考核中減責(zé)任部門經(jīng)理和責(zé)任人5分。 2 在接待過程中出現(xiàn)重大安全事故，在月度考核中直接責(zé)任人打0分。并根據(jù)情況輕重追究法律責(zé)任。3 在接待過程中，因企業(yè)機密造成重大損失，按公司有關(guān)獎懲制度執(zhí)行。 4 本辦法自下發(fā)之日日起施行，由行政管理中心負(fù)責(zé)解釋。 十 附件1. 預(yù)約·來訪表2. 來訪人員登記表3. 物資放行條4. 車間參觀準(zhǔn)入申請表5. 車間維修準(zhǔn)入申請表附表一預(yù)約·來訪表（

11、受訪部門填寫） 到訪公司名稱：接待部門： 接 待 人：到訪時間： 月 日 時 分至 時 分聯(lián)系電話： 職 務(wù)：到訪公司1、 政府人員 客戶 供應(yīng)商 同行 其他 2、是否用餐：中餐 晚餐3、是否用車接送：是 否到訪人員姓名（不夠可另附清單）職 務(wù)性 別聯(lián)系電話目的：1、是否需要準(zhǔn)備禮品： 是 否 禮品要求（可另附清單）：2、是否需要專人介紹公司： 是 否3、其他：申請造訪部門地點：1、行政辦公室 2、財務(wù)室 3、總經(jīng)理辦公室 4、會議室 5、研發(fā)室 6、化驗室 7、接待室 8、食堂 9、倉庫 10、成品倉 11、生產(chǎn)車間 12、門店 需要其他部門協(xié)力內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人行政總監(jiān)總 經(jīng) 理備 注注：請

12、至少提前一天將申請表交行政管理中心1附表二咸寧市幸樂食品有限公司 來訪人員登記表序號日期來訪人姓名來訪人聯(lián)系電話來訪人數(shù)來訪單位來訪車輛被訪人姓名來訪事由進(jìn)廠時間出廠時間門衛(wèi)簽字12345678 咸寧市幸樂食品有限公司 附表三咸寧市幸樂食品有限公司物資放行條表單編號: 日期： 年 月 日所屬部門姓名物品出公司事由出公司物品及 數(shù) 量 共 件部門經(jīng)理簽字行政中心簽字值班保安出廠時間以上情況屬實，請核對無誤后放行。附表四車間參觀準(zhǔn)入申請表編號： 參觀單位參觀日期 年 月 日 時 分參觀人數(shù) 人申請部門聯(lián)系電話準(zhǔn)入地點參觀通道面包車間干點車間蛋糕車間裱花車間所有車間參觀原因申請人：行政總監(jiān)審批：總經(jīng)理審批：注：此申請表由