商街物業(yè)公文處理工作規(guī)程

1、商街物業(yè)公文處理工作規(guī)程 步行街物業(yè)公文處理工作規(guī)程 1目的 使公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀更準(zhǔn)時、精確、規(guī)范、保密。 2適用范圍 全部外來及本公司文件。 3公文的處理 3.1公文種類:除外來函外,本公司的公文是公司及所屬單位在企業(yè)管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹公司政策、執(zhí)行上級和主管部門的指示、發(fā)布規(guī)章制度、實行行政管理措施、請示和答復(fù)問題、報告狀況和交流經(jīng)驗,協(xié)調(diào)內(nèi)部和對外交往的重要工具,也是公司行使職能的重要手段和依據(jù)。依據(jù)實際工作需要,根據(jù)公文使用范圍和作用主要使用下列文種: 3.1.1決議:凡經(jīng)過會議爭論通過,要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項。 3.1

2、.2打算:對某些重要事項或重要問題做出支配或處理。 3.1.3通知:是"發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)(部門)、同級機關(guān)(部門)和不相隸屬機關(guān)(部門)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位(部門)辦理或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種"。常用"會議通知"、"任免通知"等。 3.1.4通報:通報工作狀況或好壞典型事例及經(jīng)驗教訓(xùn),表彰先進、批評后進等用"通報"。 3.1.5報告:向上級機關(guān)(部門)匯報工作,反映狀況,提出建議,答復(fù)上級機關(guān)(部門)的詢問等。 3.1.6請示:懇求上級機關(guān)(部門)對某些重要工作做出指示

3、、答復(fù)和批準(zhǔn)事項時用"請示"。 3.1.7批復(fù):批準(zhǔn)或答復(fù)下屬單位(部門)請示的事項。 3.1.8函:與不相隸屬機關(guān)(部門)或本系統(tǒng)單位之間相互商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用"函"。 3.1.9會議紀要:記載或傳達會議主要精神和打算事項。 3.2公文格式撰寫公文,應(yīng)遵循慣用的格式; 3.2.1發(fā)文機關(guān)標(biāo)識:*有限公司行政管理文件 3.2.2發(fā)文字號:包括發(fā)文年度、發(fā)文機關(guān)代號和發(fā)文順號,按序在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下方,如"*字第*號" 3.2.3公文標(biāo)題應(yīng)精確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)題在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識或發(fā)文字號下方居正文上端中央位置書

4、寫; 3.2.4主送機關(guān)是指收受、辦理或執(zhí)行公文的機關(guān),一般在公文標(biāo)題左下方正文之前第一行頂格書寫,其他需要了解公文內(nèi)容的上級、同級或不相隸屬機關(guān),應(yīng)在"抄送機關(guān)" 欄目內(nèi)寫明,標(biāo)注在主題詞下方; 3.2.5公文署名,分為機關(guān)署名和領(lǐng)導(dǎo)署名,標(biāo)注在正文或附件說明右下方,印章必需與署名相符,蓋在單位名稱的正中位置,上不壓正文。 3.2.6成文日期,一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通過的日期為準(zhǔn),亦可以印發(fā)時間為準(zhǔn),成文日期要完整寫出年、月、日,標(biāo)注在發(fā)文單位或領(lǐng)導(dǎo)署名下方; 3.2.7凡需聯(lián)系辦理的公文,要在公文末頁下端,標(biāo)注承辦單位、聯(lián)系人及電話號碼。 3.3公文的起草和審批簽發(fā) 3.

5、3.1公文起草的基本要求是: 1)重點要突出,觀點要鮮亮,論理要清晰,文字要精練,用詞要精確,篇幅要簡短,結(jié)構(gòu)要嚴謹,層次要分明; 2)擬搞人必需要按公文的文種格式行文,用鋼筆書寫或打印,不得用圓珠筆或紅筆書寫; 3)文稿在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前,負責(zé)擬稿的人員要對公文進行專心核對。 3.3.2公文的審批簽發(fā)程序為: 行文稿先由行文部門負責(zé)人審核簽名,再送行政人事部核稿,不屬急件,一般不得直接將文稿呈送領(lǐng)導(dǎo);如需會簽的,送會簽部門審稿,然后由行政人事部將符合要求的文稿送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。"請示"、"報告"和對外行文由公司總經(jīng)理簽發(fā),一般例行事務(wù)性公文,由部門主

6、管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),最終支配打印。 3.4公文辦理 公文辦理主要包括公文的登記、分發(fā)、承辦、印制、傳遞等環(huán)節(jié)。 3.4.1登記公文,應(yīng)將公文的標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、來文機關(guān)、發(fā)往機關(guān)、頁數(shù)、份數(shù)、收發(fā)時間及辦理狀況等逐項記載清晰,填寫外部文件清單,以便今后核查收回和銷毀。 3.4.2分發(fā)公文 1)一切外來公函,統(tǒng)一由綜合文員簽收、登記并依據(jù)實際需要準(zhǔn)時分送(各部門應(yīng)簽收),同時,應(yīng)填寫文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表; 2)依據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容,由行政助理提出處理意見,送領(lǐng)導(dǎo)閱示,如文件涉及公司機密但依據(jù)需要交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理,則附文件傳閱單; 3)凡需業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的公文,由行政助理負責(zé)催辦,并將落實結(jié)果報告主管領(lǐng)導(dǎo)。 3.4.3承辦公文是指接受辦理下級單位請示的公文和其它需要批復(fù)的公文,以及轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等。承辦請示的公文,凡屬本公司權(quán)限范圍內(nèi)能批復(fù)的事項,一般先由業(yè)務(wù)部門提出意見,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會議打算后再批復(fù)呈文單位,時限一般不得超過一周,重要 事項和重要問題