對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)性研究

1、對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)性研究中圖分類號(hào)：g25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼a文章編號(hào)1006- 0278（xx）11-059-01計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為人類的工作與生產(chǎn)模式的改變是 顛覆性的，而信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的不斷深入與迅速普及, 則讓企業(yè)單位的檔案管理模式步入了數(shù)字化的新時(shí)代，文字 或圖像的信息處理技術(shù)促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。一、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的基本概述（一）檔案內(nèi)容數(shù)字化檔案是企業(yè)單位開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信 息記錄，以及一些技術(shù)性圖紙或文件，同時(shí)也包括合同文書(shū)， 聲像信息等，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。而檔案內(nèi) 容數(shù)字化則是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、ocr技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字 攝影技術(shù)（錄

2、音、錄像、照片）、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、 存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案內(nèi)容存儲(chǔ)形態(tài)，它把 各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的 形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管 理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資 源共享。（二）檔案數(shù)字管理的內(nèi)容對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理分為兩個(gè)過(guò)程，一是進(jìn)行檔 案內(nèi)容數(shù)字化采取，把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開(kāi)發(fā)匯 集成三次文獻(xiàn)信息，并以數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，利用 數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理,或直接 在辦公自動(dòng)化過(guò)程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案 內(nèi)容數(shù)字化查閱，采用瀏覽器或服務(wù)器為查詢載

3、體，實(shí)現(xiàn)本 地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能，可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多 種方式，完成閱檔授權(quán),在檔案內(nèi)容查閱過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日 志記錄，同時(shí)也有信息加密傳輸?shù)榷喾N方式。二、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)（一）縮減檔案內(nèi)容管理的成本在過(guò)去的傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理模式中，一直使用粗放型模 式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源,致使管理成本 大幅較高,不利于企業(yè)科學(xué)管理的方針實(shí)施。而數(shù)字化檔案 內(nèi)容管理則使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī) 讀檔案，摒棄了過(guò)去需要把檔案資料分類存放和建立大量的 檢索工具的模式。（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容管理的工作效率檔案內(nèi)容管理的工作在過(guò)去的傳統(tǒng)模式中，需要大量的 人力物力，相對(duì)繁瑣，且

4、極具細(xì)致，不能有半點(diǎn)差錯(cuò)。而數(shù)字 化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內(nèi)容的收集 過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進(jìn)行檔案信息 收集時(shí)，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將 檔案信息收集起來(lái)，這對(duì)檔案管理、利用造成很大的影響。 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后,檔案管理人員能在足不出戶的情況 下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集,這極大的提高 了檔案信息收集效率。其次，由于檔案內(nèi)容數(shù)字化管理對(duì)工作時(shí)間和地點(diǎn)的要 求降低，檔案文件能通過(guò)解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案, 存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤(pán)里面，所有的電子檔案信息都能夠進(jìn) 行復(fù)制、或者整理，可以在不同的地方與時(shí)間里對(duì)想了解的 內(nèi)容進(jìn)行查

5、閱，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案立卷、編目、 原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容， 整個(gè)過(guò)程十分簡(jiǎn)單,極大的提高管理人員的工作效率。而檔 案內(nèi)容的查閱過(guò)程也變得非常便捷，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)資料關(guān) 鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關(guān)目錄,直接調(diào)閱原文，原文 直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內(nèi)容管理的工作效率。（三）加大了檔案內(nèi)容的信息開(kāi)發(fā)在傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容管理中，管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并且只有保證檔案的完整性,才能為檔案信息的查 詢使用提供方便，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理后，管理人員可 以將各種檔案內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，電子檔案經(jīng)過(guò)立卷 后，使用者在利用檔案信息時(shí)，只需要將關(guān)鍵詞輸入檢索工 具中，就能將所有信息顯示出來(lái)，不僅能供使用者利用，還能 幫助使用者對(duì)某些問(wèn)題進(jìn)行深層次探索，這就極大的提高了 檔案信息的開(kāi)發(fā)度。三、總結(jié)檔案內(nèi)容數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，它極大的簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理的繁瑣與成本付出，也優(yōu)化了檔 案管理工作的辦公效率，既減輕了檔案人員在檔案收集、整 理、歸檔等過(guò)程中的工作強(qiáng)度,也極大的開(kāi)發(fā)了檔案信息存 在的可能性，工作效率的提升能為企業(yè)減輕運(yùn)轉(zhuǎn)成本，同時(shí) 也較為完整地保存了實(shí)物檔案的價(jià)值。當(dāng)在這些優(yōu)勢(shì)為檔 案