(完整版)文件控制和維護(hù)程序√

1、文件控制和維護(hù)程序1目的對(duì)文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢和回收等進(jìn)行控制，確保試驗(yàn)室內(nèi)所有 及時(shí)得到并使用有效的版本，防止誤用失效或作廢的文件和資料。2適用范圍本程序適用于質(zhì)量體系有關(guān)文件的控制。3職責(zé)3.1 授權(quán)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。3.2 技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核質(zhì)量體系文件和批準(zhǔn)發(fā)布程序文件。3.3 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書，負(fù)責(zé)對(duì)體系文件的定期評(píng)審。3.4 資料員負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的管理。3.5 各專業(yè)試驗(yàn)人員負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和管理。4程序內(nèi)容4.1 文件的分類本程序所提的文件按其性質(zhì)可分為與質(zhì)量有關(guān)的管理性文件、技術(shù)性文件。文件可以呈多種形式出現(xiàn)，可以是

2、紙張性文件，也可以是非紙張性文件。4.1.1 與質(zhì)量有關(guān)的管理性文件(1)質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表格) ；(2)公路建筑檢測(cè)應(yīng)遵循的法律法規(guī)；4.1.2 與質(zhì)量有關(guān)的技術(shù)性文件(1)公路建筑檢測(cè)依據(jù)性文件(各種任務(wù)書、大綱、合同、協(xié)議等)；(2)外來(lái)的技術(shù)文件(技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)資料等)；(3)計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件。4.2 文件的編號(hào)4.2.1 質(zhì)量手冊(cè)編號(hào) - - -=' II,年份號(hào)2018I.二 質(zhì)量手冊(cè)代碼SYS001項(xiàng)目代碼JSZD1機(jī)構(gòu)代碼BJZL4.2.2 程序文件編號(hào)-> 年份號(hào)2018A程序文件代碼SYS002A項(xiàng)目代碼JSZD1*<

3、;構(gòu)代碼BJZL4.2.3作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)1A年代號(hào)2018*作業(yè)指導(dǎo)書代碼 SYS003A項(xiàng)目代碼JSZD1* 質(zhì)檢機(jī)構(gòu)代碼BJZL1.1.4 記錄的編號(hào)按記錄和檔案管理程序執(zhí)行。1.1.5 外來(lái)文件編號(hào)按原各自的編號(hào)。4.3 文件控制流程本試驗(yàn)室內(nèi)部文件或外部文件按如下圖示進(jìn)行控制：內(nèi)部文件控制流程圖外來(lái)文件控制流程圖4.4 文件編寫和審批4.4.1 質(zhì)量手冊(cè)由技術(shù)負(fù)責(zé)人主持編寫，由試驗(yàn)室主任批準(zhǔn)發(fā)布。4.4.2 程序文件由各功能室負(fù)責(zé)人編寫，由技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。4.4.3 質(zhì)量文件由相關(guān)負(fù)責(zé)人員編制，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。4.4.4 質(zhì)量體系文件試驗(yàn)資料員負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、分發(fā)登記、發(fā)布有效版本

4、目錄。4.5 文件的發(fā)放4.5.1 所有文件分發(fā)應(yīng)由試驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后試驗(yàn)室全體人員執(zhí)行。4.5.2 試驗(yàn)室發(fā)放的文件為“受控”文件，在封面加蓋“受控”印章。向監(jiān)督部門、業(yè)主或總監(jiān)辦和其他相關(guān)部門提供的文件為“非受控”文件，不蓋印章。4.5.3 當(dāng)使用的文件嚴(yán)重破壞影響使用時(shí)，應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，補(bǔ)發(fā)新文件，仍沿用原文件分發(fā)號(hào)，破壞文件由資料員收回。4.5.4 提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件，按內(nèi)部受控文件處理。4.5.5 資料員每年集中發(fā)布一次國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的有效版本目錄， 并根據(jù)需要隨時(shí)公布新的有效及作廢版本。4.6 文件的更改4.6.1 文件的更改分局部更改和換版更

5、改兩種。4.6.2 質(zhì)量體系文件的更改，由試驗(yàn)室技術(shù)負(fù)責(zé)人組織實(shí)施。填寫“文件更改單”，經(jīng)試驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后實(shí)施。4.6.3 文件更改時(shí)，要按規(guī)定做好記錄，保存更改單，必要時(shí)收回相應(yīng)作廢文件。4.6.4 文件更改的方式，如換版、換頁(yè)、局部修改等，需在“文件更改單”中注明。4.6.5 更改后的文件應(yīng)按原發(fā)放范圍發(fā)放。局部更改，將修改頁(yè)附在原文件中，被改頁(yè)加蓋“作廢”印章。換版更改應(yīng)將原文件由資料員收回并銷毀。4.7 文件的管理4.7.1 文件管理。(1)試驗(yàn)室文件由試驗(yàn)資料員分類歸檔管理。(2) 檔案柜設(shè)置為質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件、公用性文件和試驗(yàn)檢測(cè)資料。(3) 資料員負(fù)責(zé)對(duì)文件的分類、登記、標(biāo)

6、識(shí)、保存。4.7.2 所有文件原稿以及傳閱記錄都要保存。4.7.3 作廢文件由資料員收集后，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀。作廢文件原稿加蓋注明日期的“作廢”印章， 與有效受控文件隔離保存。為法律或積累知識(shí)等目的所保留的任何作廢文件和資料都應(yīng)加蓋作廢印章并隔離存放。4.7.4 凡屬受控的體系文件、技術(shù)文件，未經(jīng)授權(quán)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，嚴(yán)禁借閱、摘錄和復(fù)制。4.7.5 資料員如有變動(dòng)時(shí)應(yīng)及時(shí)調(diào)整，必須做好文件和資料的移交。4.7.6 文件的歸檔，由檔案管理人員按記錄和檔案管理程序進(jìn)行建檔、標(biāo)識(shí)、分類、編號(hào)。4.8 電子文件控制4.8.1 本試驗(yàn)室應(yīng)對(duì)所用計(jì)算機(jī)提供保持正常運(yùn)行所必需的環(huán)境和操作條件。4.8.2 嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)的軟件要求進(jìn)行操作，以防止計(jì)算機(jī)病毒及錯(cuò)誤操作破壞軟件。