全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例表

1、全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表- 1 - / 10 全省企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表案例名稱立足檔案服務(wù)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展完成單位合肥熱電集團(tuán)有限公司主要完成人陳亞林聯(lián)系人方文君移動電話正文一、案例概述檔案是企業(yè)歷史發(fā)展的真實記錄，是企業(yè)的寶貴財富。檔案管理是基礎(chǔ)，檔案服務(wù)是目的，如何做好“管理”和“服務(wù)”兩篇大文章，是合肥熱電集團(tuán)始終探索和創(chuàng)新的動力。合肥熱電集團(tuán)堅持不懈地夯實檔案管理基礎(chǔ)，從接近“零”基礎(chǔ)起步，到建立起完善的檔案管理體系，服務(wù)意識也從缺失到主動服務(wù)企業(yè)發(fā)展的巨大轉(zhuǎn)變。尤其是新領(lǐng)導(dǎo)班子成立以來，將“服務(wù)”要求到前所未有的高度，集團(tuán)公司的檔案服務(wù)工作正在向更高層次進(jìn)發(fā)，并

2、圍繞“服務(wù)”主線不斷創(chuàng)新，助力企業(yè)做強(qiáng)、做優(yōu)、做大。二、實施背景檔案建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，檔案管理體系不全，人員配備以兼職為主等問題，嚴(yán)重制約了檔案作為基礎(chǔ)工作服務(wù)企業(yè)發(fā)展的效果。具體如下：全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表- 2 - / 10 1、硬件設(shè)施差，缺少統(tǒng)一場館。集團(tuán)公司前期由于子、分公司較多，辦公分散，檔案資料保存各自為政。檔案保管設(shè)施、設(shè)備方面基礎(chǔ)較差, 硬件設(shè)施不完善 , 達(dá)不到檔案規(guī)范管理的檔案庫房、調(diào)閱室、檔案人員辦公室三分開的要求，檔案也沒有集中統(tǒng)一保管。2、管理不規(guī)范，沒有完整體系。檔案管理制度方面，沒有完善的檔案管理責(zé)任體系，也沒有一套規(guī)范的檔案管理制度。檔案工作重視程度

3、不夠，沒有配置檔案管理專業(yè)人員，集團(tuán)檔案收集、整理、分類、立卷、歸檔工作由兼職人員承擔(dān)，標(biāo)準(zhǔn)不高。3、信息化缺失，不適應(yīng)發(fā)展要求。集團(tuán)公司檔案信息化工作沒有開展，沒有檔案軟件系統(tǒng)，信息化建設(shè)一直是空白。在信息化和數(shù)字化廣泛應(yīng)用的今天，檔案工作要適應(yīng)新時期整個社會和企業(yè)發(fā)展的需要，并服務(wù)于企業(yè)發(fā)展, 集團(tuán)公司檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。4、服務(wù)意識弱，企業(yè)發(fā)展中作用較弱。檔案資料當(dāng)時都分散保管，甚至都在個人手中保管，查詢工作困難重重，嚴(yán)重影響工作效率, 甚至還存在檔案資料丟失的風(fēng)險。同時，由于沒有專業(yè)管理隊伍，人才培養(yǎng)、服務(wù)意識等均無從談起，無法達(dá)到檔案資源服務(wù)企業(yè)發(fā)展的效果。全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新

4、優(yōu)秀案例推薦表- 3 - / 10 三、創(chuàng)新做法合肥熱電集團(tuán)有限公司將檔案工作管理創(chuàng)新作為一項重要基礎(chǔ)工作，圍繞“檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展”，將完善管理體系、強(qiáng)化服務(wù)保障、深挖服務(wù)內(nèi)涵、延伸服務(wù)觸角作為檔案管理的核心。自2017 年 9 月以來，合肥熱電集團(tuán)檔案管理中心由集團(tuán)公司黨委書記、董事長直接分管，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案管理規(guī)范、檔案管理創(chuàng)新力度，在服務(wù)企業(yè)發(fā)展上跨入一個新高度。具體創(chuàng)新做法如下：（一）完善管理體系，強(qiáng)化服務(wù)保障1、垂直管理，打造立體網(wǎng)絡(luò)。合肥熱電集團(tuán)高度重視檔案建設(shè)，實行自上而下垂直管理模式。形成集團(tuán)公司主要負(fù)責(zé)人親自掛帥，檔案管理中心全面負(fù)責(zé)，各兼職檔案員分別負(fù)責(zé)的立體管理網(wǎng)絡(luò)。目

5、前檔案管理中心有5 名專職檔案人員，由合肥市檔案管理專家?guī)鞂＜摇⒏咝n案專業(yè)畢業(yè)人員、豐富檔案管理經(jīng)驗人員組成。同時，各部門、各子分公司遴選兼職檔案員33 人。同時，將檔案工作列入集團(tuán)公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃。2、建章立制， 健全管理規(guī)范。 針對檔案管理散、亂的現(xiàn)狀，合肥熱電集團(tuán)先后制定完善了合肥熱電集團(tuán)有限公司檔案、資料管理制度、 合肥熱電集團(tuán)有限公司文件材料歸檔范圍及保管期限表、全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表- 4 - / 10 合肥熱電集團(tuán)有限公司檔案借閱制度、 合肥熱電集團(tuán)有限公司檔案保密制度、 合肥熱電集團(tuán)有限公司檔案庫房管理制度、 合肥熱電集團(tuán)有限公司檔案員崗位職責(zé) 、 合

6、肥熱電集團(tuán)有限公司檔案管理部職責(zé)以及合肥熱電集團(tuán)有限公司檔案應(yīng)急預(yù)案和合肥熱電集團(tuán)有限公司檔案安全工作應(yīng)急預(yù)案等制度，提高了集團(tuán)內(nèi)檔案工作的規(guī)范化、有序化和科學(xué)化。3、夯實根基，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)。在檔案設(shè)施設(shè)備上，集團(tuán)公司先后投入80 萬元，建立了適應(yīng)檔案保管和利用需要的庫房，配備了一批檔案設(shè)施設(shè)備：檔案柜、圖紙柜、消毒柜、防磁柜、空調(diào)、抽濕機(jī)、除塵器、溫濕度測量儀、高速掃描儀、圖紙掃描儀、照相機(jī)、刻錄機(jī)、靜電復(fù)印機(jī)等。目前，檔案管理中心專用庫房和辦公用房，面積約為400 平方米。庫房內(nèi)無雜物，配備空調(diào)，防護(hù)網(wǎng)，門窗封閉性較強(qiáng)，檔案保護(hù)設(shè)施齊全，配備有溫濕度計、滅火器消防設(shè)備等，切實踐行“十防”。

7、同時，日常做好檔案庫房溫濕度測量、記錄，定期對庫房內(nèi)電器、線路、消防設(shè)施進(jìn)行檢查，離開庫房時切斷電源、關(guān)好門窗，確保檔案庫房安全，為長期、安全地保存檔案創(chuàng)造了良好的環(huán)境。全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表- 5 - / 10 4、強(qiáng)化隊伍建設(shè)，著力人才培養(yǎng)。為提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，合肥熱電集團(tuán)每年安排專兼職檔案管理人員參加省、市檔案局舉辦的為期一周的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；同時還邀請市檔案局專家進(jìn)行企業(yè)檔案管理培訓(xùn)。為提高各子分公司兼職檔案人員專業(yè)技能，經(jīng)常性的舉辦兼職檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)及實操競賽等活動。針對檔案管理比較薄弱的單位，還主動上門指導(dǎo)，為切實改進(jìn)和提高工程檔案的收集工作，還積極主動對集團(tuán)

8、公司在建重點項目的檔案資料進(jìn)行抽查，趕在項目未竣工驗收前做好檔案資料收集各項工作，也為后期整體項目檔案的整理移交工作奠定基礎(chǔ)。全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表- 6 - / 10 （二）延伸服務(wù)觸角，深挖服務(wù)內(nèi)涵1、加強(qiáng)信息化建設(shè)，服務(wù)企業(yè)發(fā)展。在已有近五年檔案數(shù)字化目錄、原文的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。一是運(yùn)用檔案管理軟件，對室藏檔案目錄進(jìn)行了全部輸入，建立了目錄數(shù)據(jù)庫25117條。二是積極開展檔案數(shù)字化工作，共掃描文字檔案 147396 幅，實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作與歸檔整理工作基本同步，檔案信息資源共享。目前，集團(tuán)公司城域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)由檔案管理中心4m光纖和集團(tuán)公司本部及子分公司 2m光纖

9、組成，檔案管理軟件服務(wù)器與互聯(lián)網(wǎng)斷開，所有訪問不通過互聯(lián)網(wǎng)，均在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表- 7 - / 10 行，一方面保證了檔案的保密性和安全性要求，另一方面集團(tuán)各部門、各子分公司的具備檔案查閱權(quán)限的人員可以在各自辦公室通過內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查閱資料，節(jié)省了資料調(diào)閱的時間，提高了工作效率。目前，集團(tuán)公司辦公系統(tǒng)正在升級改造中，計劃增加無電子文件歸檔與檔案管理軟件系統(tǒng)的接口，未來，集團(tuán)公司將在系統(tǒng)中具備接口條件，實現(xiàn)電子文檔的及時歸檔、移交。2、規(guī)范工作流程，實行手冊化管理。合肥熱電集團(tuán)檔案管理中心為進(jìn)一步規(guī)范檔案工作流程，確保檔案收集整理的完整性，編制了合肥熱電集團(tuán)有限公司檔案收

10、集整理手冊，指導(dǎo)集團(tuán)公司各部門、子分公司兼職檔案員明確檔案工作職責(zé)，做好檔案資料日常的收集、整理工作。該手冊涵蓋了文書檔案、基建檔案、合同檔案、審計報告檔案、物資請購檔案、招投標(biāo)檔案、聲像實物檔案等七大類。同時，明確各類檔案的再分類、編碼、范圍以及整理步驟、流程圖等，并提供整理例圖，有效提高了檔案收集整理工作的規(guī)范化程度。在日常管理過程中，檔案管理中心專職人員定期與對口部門、子分公司兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。針對重大項目的檔案移交，檔案管理人員實行提前介入、現(xiàn)場指導(dǎo)、實地把關(guān)，確保檔案資料移交的全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表- 8 - / 10 完整性、及時性。3、開發(fā)利用，多途徑服務(wù)企業(yè)

11、發(fā)展。在推動檔案管理信息化的同時，集團(tuán)公司本著檔案服務(wù)于社會、服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的宗旨，積極做好檔案利用登記工作，通過設(shè)立閱覽室、借閱檔案、編輯文件匯編、檔案陳列、咨詢等形式，特別是充分利用集團(tuán)城域網(wǎng)對檔案進(jìn)行查閱的便利條件，充分實現(xiàn)了檔案的價值。此外，還從實際出發(fā)先后編寫、匯編了大事記、 收發(fā)文匯編等編研資料，既記錄了集團(tuán)建設(shè)歷程，又為集團(tuán)公司工作的開展提供了寶貴的參考資料，使檔案管理工作在集團(tuán)公司發(fā)展中發(fā)揮出了更強(qiáng)大的作用。四、效果及影響合肥熱電集團(tuán)作為合肥市公益公用類企業(yè)，明確“以安全生產(chǎn)為第一要務(wù)，打造冷暖小管家服務(wù)精品品牌；以節(jié)能環(huán)保為己任，精干主業(yè)，增收節(jié)支，增加用戶制冷、供暖的舒適度和幸福感；以精細(xì)化管理為抓手，全面建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化、簡單化、信息化的可復(fù)制的合肥熱電新模式；在全市公益公用類企業(yè)中爭創(chuàng)一流”的企業(yè)指導(dǎo)思想，以“知心冷暖、共守藍(lán)天”為企業(yè)的核心理念，在合肥市社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和節(jié)能環(huán)保方面發(fā)揮了重要作用。全企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表- 9 - / 10 作為企業(yè)發(fā)展真實記錄的企業(yè)檔案，將記錄企業(yè)做強(qiáng)、做優(yōu)、做大的真實進(jìn)程。發(fā)揮檔案在社會發(fā)展和企業(yè)發(fā)展中的積極作用，截止目前，共統(tǒng)計查閱檔案 554 次, 涉及工程建設(shè)、物資請購、合同簽訂等方面，并做好登記工作。同時