互聯(lián)網(wǎng)+模式下會計檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

1、    互聯(lián)網(wǎng)+模式下會計檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展    董麗彬摘 要：隨著中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號會計檔案管理辦法的出臺，在互聯(lián)網(wǎng)+模式下，探討如何規(guī)范高校電子會計檔案管理、提高電子會計檔案的現(xiàn)代化管理水平、確保電子會計檔案的真實安全、形成低碳節(jié)能的電子會計檔案發(fā)展模式。關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；會計檔案；管理；創(chuàng)新發(fā)展：f27 ：a ：1671-2064（2017）05-0022-012015年12月11日出臺的會計檔案管理辦法（以下簡稱管理辦法）第三條提出，會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案；國務(wù)院發(fā)布關(guān)于加快構(gòu)建大眾

2、創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新支撐平臺的指導意見提出，要加快推廣使用電子發(fā)票，并允許將電子發(fā)票作為報銷憑證。1 互聯(lián)網(wǎng)+模式下實行電子會計檔案的必要性傳統(tǒng)會計檔案采用紙質(zhì)歸檔，人們認可看得見摸得著的紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)檔案存儲占據(jù)大量空間，查找也不方便，審查時經(jīng)?；ㄙM大量時間復印上千頁的材料才能完成審查。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，會計檔案應(yīng)適應(yīng)信息化發(fā)展需要，采用電子發(fā)票實行電子檔案歸檔。2014年國家為推進電子商務(wù)示范工程，在中國電信等3家企業(yè)開展電子會計檔案和電子發(fā)票的試點，這些企業(yè)集團采用erp系統(tǒng)記賬，產(chǎn)生大量的電子檔案，由于財務(wù)集中到省市級部門，企業(yè)遇到兩方面問題：一是分公司紙質(zhì)會計檔案大量聚集到財務(wù)共享中心，原預(yù)

3、計使用兩年的庫房三個月就裝滿了；二是數(shù)量巨大的電子會計憑證需要打印、整理，需要耗費大量成本?？梢婋p套式歸檔造成資源浪費。管理辦法第八條規(guī)定：單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案；第九條：單位從外部接收的電子會計資料附有符合中華人民共和國電子簽名法規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。高校是信息化程度較高的部門，應(yīng)嚴格遵照管理辦法的規(guī)定執(zhí)行，財務(wù)部門要積極促進電子會計檔案的歸檔，從根源上解決電子會計檔案的形成、歸檔。2 日本高校網(wǎng)上報銷程序因出差報銷人員：（1）先登錄學校局域網(wǎng)的出差系統(tǒng)，錄入個人信息，確定審批人；（2）填寫出差申請，

4、按照系統(tǒng)提示填寫國內(nèi)出差、國外出差，在“向?qū)徟藗鬟_信息”欄中錄入需要說明的其他事項，有同行人的需錄入“同時申請者”一欄，出差人與同行人均需在網(wǎng)上錄入信息，分別審批，待審批人同意后，出差人錄入出差時間、出差省市及單位、出差內(nèi)容，出差申請完成；（3）購買車票、預(yù)訂賓館，通過局域網(wǎng)系統(tǒng)購票及預(yù)訂賓館，超標準部分應(yīng)點擊“差額自己負擔”，局域網(wǎng)系統(tǒng)中顯示的所有公司均是學校通過招標引進并簽訂合同的公司；（4）出差回來后，在規(guī)定時間內(nèi)錄入信息進行結(jié)算，點擊結(jié)算處理中的“國內(nèi)出差”或“國外出差”，在出差結(jié)算申請信息一覽表頁面選擇要結(jié)算的業(yè)務(wù)，進入 “出差補助計算”一欄，上面顯示出差人申請時填寫的各項信息，如

5、果有追加內(nèi)容可以補充錄入相關(guān)信息；上傳出差工作報告及邀請函至“材料添附”；點擊“補助區(qū)分”，在下拉表中顯示補助、餐費字樣，按照系統(tǒng)提示錄入相應(yīng)信息；如果使用私家車要錄入行駛里程數(shù)；在“實際費用”一欄通過“jtb時刻表”字段查找出出差人乘坐車次、入住賓館信息及電子發(fā)票，再錄入出差地發(fā)生的車費；經(jīng)審批人審核通過后，系統(tǒng)自動計算出這筆差旅費的總和，出差人確認后，打印結(jié)算書；如果有每筆2000日元以上的支出，應(yīng)提供原始發(fā)票，系統(tǒng)提示打印相關(guān)的原始發(fā)票粘貼單，并將原始發(fā)票貼在此粘貼單上；報銷人將打印好的結(jié)算書和貼好的原始發(fā)票投遞到財務(wù)部門。每筆業(yè)務(wù)都需要審批人兩次審批，先是申請審批，有通過、保留、重做三

6、個選項，結(jié)算審批有通過、不通過兩項，審批人根據(jù)實際情況進行審批，只有最后通過的審批，系統(tǒng)才能結(jié)算。審批工作不再受時間、地點的限制。在整個報銷流程中智能取代人工，財務(wù)部門的工作從臺前轉(zhuǎn)移到幕后，財務(wù)人員集中精力辦理業(yè)務(wù)，減免差錯的發(fā)生；為報銷人節(jié)省找審批人審批的時間及排隊等候報銷的時間；解決了審批人必須固定地點固定時間辦公的問題。信息資源校內(nèi)及合作單位共享，電子發(fā)票，節(jié)約資源。3 電子會計檔案的發(fā)展日本高校網(wǎng)上報銷流程將報賬由事后審批變?yōu)槭虑皩徟?，明確審批人責任，原始票據(jù)粘貼單需要時打印，節(jié)省財務(wù)管理成本，電子憑證、電子發(fā)票在各合作單位之間傳遞報賬存檔，提高工作效率，節(jié)省庫房空間，采用直接轉(zhuǎn)賬的形式付款，減輕財務(wù)人員工作負擔。全國各單位應(yīng)全面實行規(guī)范的電子會計檔案管理，實現(xiàn)電子會計檔案的對接。審計署2010年制定財經(jīng)信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口 第一部分：企業(yè)（gb/t 24589.12010），對企業(yè)會計軟件提供的、國家審計部門需要的電子數(shù)據(jù)進行規(guī)范，審計署認可了電子會計檔案的有效性。檔案部門力求存檔電子化，推動電子發(fā)票的接收存檔，促進電子商務(wù)管理平臺的利用，創(chuàng)新電子檔案制度建設(shè)。參考文獻1穆曉楠.互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下高校財務(wù)管理創(chuàng)新