課件11-安排值班工作

1、第三章 辦公室日常事務(wù)處理任務(wù)三 安排值班工作任務(wù)三 安排值班工作 知識目標(biāo)： 掌握值班工作的內(nèi)容和要求 技能目標(biāo)： 能夠編制值班安排表 和正確填寫值班記錄任務(wù)三 安排值班工作會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人1 1、含義、含義 值班值班，是指單位為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通，杜絕“空崗”、“脫崗”現(xiàn)象，在節(jié)假日、雙休日及正常下班后，安排專人負(fù)責(zé)處理有關(guān)事務(wù)的方式和制度。 作為單位窗口的辦公室，通常要負(fù)責(zé)組織安排或參與值班工作。一般地來說，單位是實行兼職輪流的值班制度。一、值班的含義與分類一、值班的含義與分類會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人按照職責(zé)范圍，

2、值班可分為：按照職責(zé)范圍，值班可分為： 2 2、分類、分類 （1 1）綜合值班，即負(fù)責(zé)處理本單位各項事務(wù)的值班，如大中）綜合值班，即負(fù)責(zé)處理本單位各項事務(wù)的值班，如大中型單位的總值班室；型單位的總值班室； （2 2）專項值班，即只負(fù)責(zé)處理某一項事務(wù)的值班，如單位內(nèi)部）專項值班，即只負(fù)責(zé)處理某一項事務(wù)的值班，如單位內(nèi)部各職能部門的值班。各職能部門的值班。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人按照人員來分，值班可分為：按照人員來分，值班可分為：（1 1）固定值班，即由專門人員負(fù)責(zé)的值班，如秘書機構(gòu)的日常值）固定值班，即由專門人員負(fù)責(zé)的值班，如秘書機構(gòu)的日常值班；班；（2 2）輪流值班，即

3、由不同部門，不同職務(wù)的人員交替擔(dān)任的值班，）輪流值班，即由不同部門，不同職務(wù)的人員交替擔(dān)任的值班，如節(jié)假日值班。如節(jié)假日值班。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人2 2、分類、分類按照時間特征分，值班可分為：按照時間特征分，值班可分為：（1 1）永久性值班，單位專門設(shè)立的值班室；）永久性值班，單位專門設(shè)立的值班室； （2 2）臨時性值班，針對某一項任務(wù)在某一段時內(nèi)進(jìn)行的值班。）臨時性值班，針對某一項任務(wù)在某一段時內(nèi)進(jìn)行的值班。 在某些單位和專業(yè)部門，還設(shè)立專職人員組成的常設(shè)值班室，晝夜在某些單位和專業(yè)部門，還設(shè)立專職人員組成的常設(shè)值班室，晝夜輪班值守。輪班值守。會說會說 會寫會寫 會

4、做事會做事 會做人會做人2 2、分類、分類二、編制值班表二、編制值班表1 1、列出值班時限和具體值班時間。、列出值班時限和具體值班時間。2 2、按照要求填入值班人員姓名。、按照要求填入值班人員姓名。3 3、標(biāo)明值班的地點。、標(biāo)明值班的地點。4 4、標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。、標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。5 5、須用簡明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。、須用簡明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。6 6、標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。、標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人某集團(tuán)公司國慶放假值班表值班時間值班人員姓名值班地點值班電話帶班領(lǐng)導(dǎo)值班任務(wù)10月1

5、日張辦公室135總經(jīng)理1、接聽和處理電話，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通。2、接待和指引來訪人員。3、接收分發(fā)文件郵件和書報雜志。4、處理臨時發(fā)生的事情。5、注意安全，防火防盜。10月2日李辦公室150副總經(jīng)理10月3日王辦公室139副總經(jīng)理10月4日郭辦公室158行政辦主任注意事項1、值班時間：每天上午8天至下午5點30分2、做好值班記錄。3、值班人員不得缺席，確因病因事不能值班，請?zhí)崆奥?lián)系辦公室，以便及時調(diào)整人員。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人值班表會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人值班表三、值班工作的內(nèi)容三、值班工作的內(nèi)容負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)公務(wù)

6、接洽和來訪接待負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來訪接待 處理突發(fā)事件確保安全處理突發(fā)事件確保安全做好值班記錄保持工作連續(xù)做好值班記錄保持工作連續(xù)會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人1、負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)接受并登記緊急文件接受并登記緊急文件臨時性的會議通知臨時性的會議通知會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人2、負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來訪接待 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人外來人員登記表序號姓名性別單位乘坐車輛攜帶物品辦理事項進(jìn)入時間出門時間備注會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人來訪接待記錄表來訪人姓名來訪人單位接待時間 年 月 日 時 分至 年 月 日 時 分內(nèi)容擬辦意

7、見：領(lǐng)導(dǎo)意見：處理結(jié)果： 值班人簽字：編號：編號： 值班人：值班人：會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人3、處理突發(fā)事件確保安全（2 2）具體辦理。）具體辦理。如立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，接受領(lǐng)導(dǎo)指示，迅速部署如立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，接受領(lǐng)導(dǎo)指示，迅速部署工作；或就近組織人員搶救搶險；或依靠鄰近單位或部隊；或工作；或就近組織人員搶救搶險；或依靠鄰近單位或部隊；或保護(hù)事故現(xiàn)場；或配合保衛(wèi)部門搞好工作。有時為將損失減小保護(hù)事故現(xiàn)場；或配合保衛(wèi)部門搞好工作。有時為將損失減小到最低程度，在領(lǐng)導(dǎo)人未批示前可采取臨時應(yīng)急措施。到最低程度，在領(lǐng)導(dǎo)人未批示前可采取臨時應(yīng)急措施。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做

8、人會做人4、做好值班記錄保持工作連續(xù) 值班記錄主要包括值班登記及值班日志。 值班登記主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等，進(jìn)行認(rèn)真登記，讓接班人員保持工作的連續(xù)性。 值班日志是將值班過程中接收的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項等，在有固定格式的本冊上記載下來，以便與其他值班人員交流和事后查考。值班日志 年 月 日 星期 值班人：承辦事項：1、2、3、待辦事項：處理結(jié)果會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人值班工作視頻 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 四、值班工作的要求熱情服務(wù)，照章辦事熱情服務(wù)，照章辦事 問明情況，做好記錄問明情況，做好記

9、錄 重要情況，及時報告重要情況，及時報告 完成工作，辦理交接完成工作，辦理交接 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人四、值班工作的要求1熱情服務(wù)，照章辦事 值班人員不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上級服務(wù)，為單位內(nèi)部各部門和下級服務(wù)，為客戶服務(wù)。在服務(wù)中，對待每一項工作都要做到嚴(yán)肅認(rèn)真，不能輕率處理每件事，不能放過收到的信息中的每個疑點，更不能越權(quán)辦事。2問明情況，做好記錄 無論什么時候接到的電話，不論事情大小，都要問明情況，如來電者姓名、單位、職務(wù)（職業(yè)）、來電時間、反映情況的內(nèi)容等，并一一認(rèn)真做好記錄。有條件的還可配備錄音電話。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人5、值班工作的要求

10、 3重要情況，及時報告 所謂重要情況，是指突然發(fā)生的重大事件、重大災(zāi)害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（決策）、采取措施、親臨現(xiàn)場處理的問題。凡屬此類情況，值班人員要及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并迅速按領(lǐng)導(dǎo)指示承辦。 4完成工作，辦理交接 一些能在值班時間內(nèi)處理好的事務(wù)，當(dāng)班人員盡量處理完。上一班的值班人員應(yīng)把值班情況、特別是重要情況待辦事項向下一班值班人員一一交代清楚，并按照規(guī)定的時間、程序做好交接工作，以保證值班事務(wù)的連續(xù)性。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人案例據(jù)中國青年報據(jù)中國青年報4 4月月3030日報道，日報道，H H省省A A市委近市委近日向全市發(fā)出通報，對擅自離開工作崗位

11、造成日向全市發(fā)出通報，對擅自離開工作崗位造成工作嚴(yán)重失職的原市政府副秘書長工作嚴(yán)重失職的原市政府副秘書長P P，免去其，免去其市政府副秘書長、市政府辦公室黨組副書記、市政府副秘書長、市政府辦公室黨組副書記、市政辦公室正處級督察員職務(wù)，調(diào)離市政府辦市政辦公室正處級督察員職務(wù)，調(diào)離市政府辦公室。公室。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人案例 據(jù)了解，在防治某重大疫情的嚴(yán)峻形勢下，身為防治重大疫情指揮部綜合住處組負(fù)責(zé)人的P，卻撤離工作崗位長達(dá)5小時之久。4月26日下午，P主持召開了有關(guān)部門相關(guān)人員會議后，未按要求及時把會議情況反饋給指揮部，又應(yīng)約與一個體老板等人在某大酒店吃晚飯，然后又到歌

12、廳唱歌。在此時間內(nèi)，市重大疫情指揮部多次電話與其聯(lián)系，都沒能聯(lián)系上。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人思考與分析1、從工作職責(zé)角度分析其免職的原因。2、非常時期，秘書人員應(yīng)該如何作為？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company Logo案例視頻案例視頻會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人課堂實訓(xùn) 國慶節(jié)期間，公司將按照國務(wù)院的有關(guān)規(guī)定，放假7天。為了加強國慶期間公司的安全保衛(wèi)工作，公司安排了值班。10月6日，輪到辦公室高山秘書值班，到午夜時分，高秘書忽然接到保衛(wèi)的電話，說有一個自稱是張總親戚的陌生男子要找張總，說有急事要找張總。 高秘書接到電話后該怎么做

13、？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人課堂實訓(xùn)第二天，上班時把詳細(xì)情況匯報給領(lǐng)導(dǎo)在值班日志記清電話、賓客接洽情況記錄電話內(nèi)容，接待客人，了解清楚客人身份、單位、來訪意圖，然后視事情緩急，靈活處理。天地公司高秘書接到保衛(wèi)電話后，他應(yīng)該這么做天地公司高秘書接到保衛(wèi)電話后，他應(yīng)該這么做 課堂實訓(xùn) 請根據(jù)下面的案例，模擬做一份值班記錄請根據(jù)下面的案例，模擬做一份值班記錄 元旦上午，“大草原畜牧科技公司”秘書小李在公司值班。他共接待和處理了這幾件事： A.天山乳業(yè)公司張秘書來電話聯(lián)系，該公司王總擬于元月三日上午登門拜訪“大草原”陳總。小李請示陳總同意并定好時間后，以電話答復(fù)了“天山”張秘書； B.公司部分員工推選三位代表給送來一封聯(lián)名信要求公司為他們加工資。小李熱情地接待了他們并將信收下，誠懇地表示第二天一上班就會送給總經(jīng)理辦公室孫主任，一定給大家一個明確的答復(fù)。代表們高興地走了； C.街道辦事處來人，要