Excel數(shù)據(jù)管理、圖表03

1、說(shuō)明這部分應(yīng)提供與演示文稿相對(duì)應(yīng)的講義。第三講 Excel數(shù)據(jù)管理、圖表1.數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序操作很簡(jiǎn)單，首先選定待排序數(shù)據(jù)表中的任一個(gè)單元格，或者選擇整個(gè)數(shù)據(jù) 表，然后通過(guò)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中“編輯”組內(nèi)的“排序和篩選”按鈕，或者通過(guò)“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“排序和篩選”組內(nèi)的“升序”、“降序”和“排序”等按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)于一個(gè)數(shù)據(jù)表中按照某一列值進(jìn)行升序或降序的排序時(shí)，則按照上述的方法實(shí)現(xiàn)。若需要按照多個(gè)屬性的值進(jìn)行排序時(shí)，則首先單擊數(shù)據(jù)表中任一個(gè)單元格，然后單擊“開(kāi)始”-“排序和篩選”按鈕，從打開(kāi)的下拉菜單中選擇“自定義排序”命令，或者單擊“數(shù)據(jù)”-“排序和篩選”組內(nèi)的“排序”按鈕，立即打開(kāi)“排序”對(duì)話

2、框，如圖4-6所示。圖4-6 排序?qū)υ捒蛟凇芭判颉睂?duì)話框中，首先對(duì)第一個(gè)(主要)關(guān)鍵字進(jìn)行設(shè)置，接著單擊“添加條件”按鈕，給出（次要）關(guān)鍵字的設(shè)置行，進(jìn)行設(shè)置，最后完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕。圖4-6所示的數(shù)據(jù)表是按照年級(jí)的升序排列，如果年級(jí)一樣則按照學(xué)號(hào)的降序排列。2.數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選就是從數(shù)據(jù)表中篩選出符合一定條件的記錄，在Excel中有兩種篩選方法， 一種叫做自動(dòng)篩選，另一種叫做高級(jí)篩選。(1)自動(dòng)篩選首先選擇待篩選數(shù)據(jù)表中的任一個(gè)單元格，或者選擇整個(gè)數(shù)據(jù)表，接著單擊“開(kāi)始” 選項(xiàng)卡中“編輯”組內(nèi)的“排序和篩選”按鈕，再?gòu)拇蜷_(kāi)的下拉菜單中單擊“篩選”命令,或者單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“排序和

3、篩選”組內(nèi)的“篩選”按鈕，此時(shí)數(shù)據(jù)表中每一列的標(biāo)題（屬性名）右邊都帶有個(gè)三角按鈕，單擊它可以打開(kāi)一個(gè)下拉菜單，根據(jù)需要選擇選項(xiàng)。在篩選過(guò)程中，當(dāng)按照一個(gè)屬性值篩選后，還可以在此基礎(chǔ)上繼續(xù)按照其他屬性值篩選，直到篩選出滿意的記錄為止。在篩選數(shù)據(jù)之后，再次單價(jià)“篩選”按鈕將取消篩選，顯示出原來(lái)的所有記錄。(2)高級(jí)篩選自動(dòng)篩選只能篩選出條件比較簡(jiǎn)單的記錄，若條件比較復(fù)雜則需要進(jìn)行高級(jí)篩選。 在進(jìn)行高級(jí)篩選前，首先要在數(shù)據(jù)表之外的空白位置處建立好進(jìn)行高級(jí)篩選的條件區(qū)域,髙級(jí)篩選的條件區(qū)域設(shè)置好以后,首先選擇待篩選數(shù)據(jù)表中的任單元格或整個(gè)數(shù)據(jù)表，接著單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“排序和篩選”組內(nèi)的“高級(jí)”篩選

4、按鈕，在高級(jí)篩選對(duì)話框中，“方式”區(qū)域包含兩個(gè)單選按鈕供用戶選擇，默認(rèn)為“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”，也可以選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”；“列表區(qū)域”文本框要求給定篩選區(qū)域，默認(rèn)為整個(gè)數(shù)據(jù)表區(qū)域，單擊右邊的按鈕可以重新選擇該區(qū)域，然后返回到該對(duì)話框；“條件區(qū)域”文本框要求給定條件區(qū)域，單擊右邊的按鈕打開(kāi)一個(gè)對(duì)話框，通過(guò)鼠標(biāo)拖曳條件區(qū)域后，單擊右邊按鈕關(guān)閉此對(duì)話框,重新回到“高級(jí)篩選”對(duì)話框；“復(fù)制到”文本框只有當(dāng)“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”被選中后才有效, 同樣單擊右邊按鈕出現(xiàn)對(duì)話框后再通過(guò)鼠標(biāo)單擊被復(fù)制到區(qū)域的左上角單元格，完成設(shè)置后關(guān)閉此對(duì)話框，返回到“禽級(jí)篩選”對(duì)話框；“選擇不重復(fù)的記

5、錄”選項(xiàng)若被選中，則顯示出滿足條件的互不相同的記錄，否則顯示出滿足條件的所有記錄。當(dāng)高級(jí)篩選完成后，單擊“開(kāi)始”-“排序和篩選”- “清除”選項(xiàng)，將清除在原有區(qū)域內(nèi)顯示的篩選記錄，重新顯示出原有的全部記錄。3.數(shù)據(jù)的分類匯總數(shù)據(jù)的分類匯總需要對(duì)數(shù)據(jù)表先按某個(gè)屬性進(jìn)行分類（排序)，接著選取數(shù)據(jù)表中的任一單元格或者整個(gè)工作表，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“分級(jí)顯不”組內(nèi)的“分類匯總”按鈕即可,如圖4-7所示。圖4-7 分類匯總在分類匯總對(duì)話框中，“分類字段”下拉列表框選擇用于數(shù)據(jù)分類的字段，這個(gè)“分類字段”在分類匯總前必須根據(jù)它排序，圖中是按照年級(jí)分類；“匯總方式”下拉列表框選擇用于數(shù)據(jù)匯總的方式，它

6、包括求和、 計(jì)數(shù)、求平均值、求最小值、求最大值等方式，這里假定選擇“計(jì)數(shù)”；“選定匯總項(xiàng)”復(fù)選列表框選擇用于數(shù)據(jù)匯總的字段，假定選擇“學(xué)號(hào)”進(jìn)行分類匯總，應(yīng)使這個(gè)選項(xiàng)設(shè)為選定ü狀態(tài)；“替換當(dāng)削分類匯總”復(fù)選框， 通常設(shè)為選定狀態(tài)，以便消除以前的分類匯總信息；“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框， 通常也設(shè)為選定狀態(tài)，否則其匯總結(jié)果信息將顯示在對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)的上方；“每組數(shù)據(jù)分頁(yè)”可以根據(jù)需要設(shè)置，假定我們采用不選定狀態(tài)，即連續(xù)顯示分組數(shù)據(jù)信息。分類匯總對(duì)話框中的所有選項(xiàng)設(shè)定完成后，單擊“確定”按鈕實(shí)現(xiàn)分類匯總。對(duì)分類匯總處理結(jié)束后，若要?jiǎng)h除匯總信息，則首先選定分類匯總表中的任何一個(gè)單元格，接著

7、打開(kāi)“分類匯總”對(duì)話框，從中單擊“全部刪除”按鈕，此時(shí)數(shù)據(jù)表又恢復(fù)為匯總前的排序表狀態(tài)。演示4.圖表的概念圖表是對(duì)已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)表的圖形化表示，當(dāng)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)被修改時(shí)，與之相聯(lián)系的圖表也隨之做出相應(yīng)的變化。圖表是用二維坐標(biāo)系反映的，通常用橫坐標(biāo)x軸表示可區(qū)分的所有對(duì)象，用縱坐標(biāo)y軸表示對(duì)象所具有的某種或某些屬性的數(shù)值的大小。因此，常稱x軸為分類（類別、對(duì)象）軸，y軸為數(shù)值軸。在圖表中，每個(gè)對(duì)象（記錄）都對(duì)應(yīng)x軸的一個(gè)刻度，它的屬性值的大小都對(duì)應(yīng)y軸 上的一個(gè)高度值，因此可用一個(gè)相應(yīng)的圖形（如矩形塊、點(diǎn)、線等）形象地反映出來(lái)，有利于對(duì)象之間屬性值大小的直觀比較和分析。圖表中除了包含每個(gè)對(duì)象所對(duì)

8、應(yīng)的圖形外，還包含有許多附加信息，如圖表名稱、x 軸和y軸名稱、坐標(biāo)系中的刻度線、對(duì)象的屬性值標(biāo)注等。 5.圖表的類型在Excel中提供了 11種圖表類型，通過(guò)單擊“插入”選項(xiàng)卡中“圖表”組內(nèi)的相應(yīng)按 鈕可以選擇任何一種圖表類型。單擊該組內(nèi)右下角的箭頭按鈕，隨即打開(kāi)“插入圖表”對(duì)話框，如圖4-8所示，從中可以看到11種圖表類型，以及每類中所包含的許多子類型。11種圖表類型分別為柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、XY散點(diǎn)圖、股價(jià)圖、曲面圖、圓環(huán)圖、氣泡圖、雷達(dá)圖。通過(guò)選擇能夠查看到每個(gè)類型中的所有子類型。如圖柱形圖類型包含有19種子類型，其中第1個(gè)叫做“族狀”柱形圖。圖4-8 插入圖表對(duì)話框

9、6.圖表創(chuàng)建過(guò)程圖表是在數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的。要?jiǎng)?chuàng)建圖表，首先選擇數(shù)據(jù)表中若干列所（行）數(shù)據(jù)區(qū)域，其中包括需要在x軸和y軸上表示的數(shù)據(jù)列。選擇圖表數(shù)據(jù)后，再打開(kāi)“插入”選項(xiàng)卡，從“圖表”組中單擊一種圖表按鈕，則創(chuàng)建出相應(yīng)的圖表。7.圖表編輯過(guò)程在數(shù)據(jù)表上創(chuàng)建個(gè)圖表后，單擊圖表任何位置則處于選中狀態(tài)，此時(shí)在選項(xiàng)卡標(biāo)簽欄后面添加上屬于“圖表工具”的三個(gè)選項(xiàng)卡，分別為“設(shè)計(jì)”、“布局”和“格式”選項(xiàng)卡。使用它們能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)圖表的編輯操作。在“圖表工具”的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中，包含有“更改圖表類型”按鈕、“選擇數(shù)據(jù)”按鈕和“移動(dòng)圖表”按鈕，選擇它們將分別打開(kāi)“更改圖表類型”、“選擇數(shù)據(jù)源” 和“移動(dòng)圖表”等對(duì)話框，然后再進(jìn)行必要的修改。在“圖表