采購流程管理辦法

1、一、目的為使本公司采買作業(yè)有所依循，物料有所控制，采買過程之供貨商進行管制，確保采買產(chǎn)品均能符合本公司要求,特制定本程序。二、適用范圍適用于原物料，生產(chǎn)輔料，機器、儀器設備及相應零部件，辦公文具、勞保用品及工程外包等采買事務管制。并物料分類如下1、A類（為碳纖類）在ERP系統(tǒng)中，供貨商編號以“1”開頭。2、B類（溶劑、化工、油漆類）在ERP系統(tǒng)中，供貨商編號以“2”開頭3、C 類（包裝材料類）ERP系統(tǒng)中，供貨商編號以“4”開頭。4、D類（五金、文具、模具、研磨料類）ERP系統(tǒng)中，供貨商編號分別以“3、5、6”開頭。三、定義原物料直接用于生產(chǎn)，并最終成為產(chǎn)品的一部分的物料，如碳紗等。輔料直接用

2、于生產(chǎn)，但不會成為產(chǎn)品的一部分的物料，如砂紙、包材等。機器、儀器設備及相應零部件公司所有的機器、儀器以及相應的用于維修保養(yǎng)等的零部件。辦公文具、勞保用品用于生產(chǎn)和辦公的文具和勞保用品，如紙張、手套等。外包工程由于公司內(nèi)部人力或資源有限，或者從總體成本等方面考慮，要外包給供貨商完成的工程，如廠區(qū)建設、工作臺制作等。四、流程運作（轉(zhuǎn)下頁）五、支持性文件5.1進料檢驗管制程序5.2矯正和預防措施管制程序六、附件6.1供貨商基本數(shù)據(jù)卡6.2供貨商新增申請表6.3月份供貨商考核表6.4供貨商評定記錄表6.5合格供貨商名錄6.6供應商評鑒表/采購管理月報表6.7供貨商交期考核表/供應商淘汰申請表（增加部分

3、）運 作 流 程流 程 說 明責任單位窗體/程序1物料需求請購物料請購1.1生產(chǎn)原材料和輔助材料由物控根據(jù)批次訂單或常備物料的庫存量進行請購。經(jīng)部門經(jīng)理審核及總經(jīng)理或其代理人核準后交采購處理 . 1.1.1針對臺進物料，物控會跟據(jù)公司訂單量，提前提出請購需求，（無異常情況下會一個月進貨柜一次，如有異常，可采取快遞或其它方式進行送貨）1.1.2針對國外碳的請購，物控根據(jù)客戶所提供的預計訂單來預估碳布并進行請購。1.2 非生產(chǎn)產(chǎn)品及維修等由需求部門提出申請,經(jīng)部門經(jīng)理審核及總經(jīng)理或其代理人核準后交采購處理. 1.2.1廠內(nèi)使用的機器、儀器的購買等（屬固定資產(chǎn)類：單項2000元以上）由需求部門提出需

4、求并填寫資產(chǎn)請購驗收單，經(jīng)部門主管簽核，部門經(jīng)理審準，管理部經(jīng)理簽核后，由總經(jīng)理或其代理人核準后交由采購處理。1.2.2模具采購參照開發(fā)模（治）具制作管理辦法相關部門物控員請購單資產(chǎn)請購驗收單2選擇供貨商開發(fā)/選擇供應商2.1采購應適時開發(fā)新潛在供貨商，并建立供貨商新增申請表，并視需要同開發(fā)部、品保部等做實地評估。評估合格后建立合格供貨商名錄，經(jīng)部門經(jīng)理審核及總經(jīng)理或其代理人核準后方可進行采購。（非生產(chǎn)輔料、儀器設備、辦公勞保用品等更改供貨商不需填寫此表）2.1.1如新增為轉(zhuǎn)廠供貨商須將供貨商新增申請表由財務部經(jīng)理簽核達成一致后，再交總經(jīng)理或其代理人核準后，方可進行采購。2.2采購依據(jù)合格供應

5、商名錄及其他相關條件（如價格、付款條件等）進行綜合評估選擇供應商進行物料購買。2.3新產(chǎn)品或需要調(diào)價之產(chǎn)品，應查詢并收集兩家以上供應商進行比較，選擇對我司最有利之供應商方可下單采購。采購品保部開發(fā)部供貨商新增申請表合格供貨商名錄3評估供貨商定期評估供應商3.1采購組每月對供貨商進行質(zhì)量 、交期及其它事項進行合理的綜合評估。并每半年匯總評估一次，（具體方法參照供貨商日常評鑒管理程序）經(jīng)總經(jīng)理或其代理人核準后方可決定是否繼續(xù)合作。3.1.1 針對不合格的供貨商，由采購組提出供貨商淘汰申請表，經(jīng)品保部確認，上呈總經(jīng)理或其代理人簽核。3.2品保部負責建立供貨商質(zhì)量檔案,(非生產(chǎn)物料或輔助物料可不列入)

6、,記錄其每批質(zhì)量狀況,每月匯總一次,并將匯總結(jié)果交采購。采購根據(jù)IQC不良回饋單及進料檢驗質(zhì)量月匯總進行綜合評定。采購品保部每月份供貨商考核表供貨商日常評鑒管理程序供貨商評鑒表運 作 流 程流 程 說 明責任單位窗體/程序4下采購單采購單4.1采購根據(jù)需求部門的要求將請購單轉(zhuǎn)成采購單經(jīng)采購負責人審核及總經(jīng)理或其代理人核準后知會供貨商（采購單須注明交貨地點產(chǎn)品單價付款條件違約責任等相關內(nèi)容及對供貨商的其它要求)4.2貴重機器、儀器或較大的工程，由相關單位進行評估后購買或施工，并與供應商簽訂合同以確保雙方權(quán)益，必要時由經(jīng)理及總經(jīng)理評估核準。4.3必要時須將采購單復印給倉庫、IQC等相關人員知悉。采

7、購采購單請購單5. 對采購單跟催 跟 催催5.1采購單發(fā)至供貨商半個工作日內(nèi)，相關采購員需以電話或郵件或其它方式與供貨商確認交期是否可以達成。如供貨商所回復的交期不能達到公司內(nèi)部需求,采購員應與供貨商之間進行協(xié)調(diào)，協(xié)商一合理交期，并知會相關部門作應對處理。5.2根據(jù)所采購的物料交期（針對前置日期較長的物料），作不定期跟催并需提前3-4天與供貨商作最終確定所要求交期之物料是否對交貨有影響。如對原交期有影響的，需盡快與生管及供貨商重新確認合理交期。5.3如供應商不能達成訂單要求或?qū)ζ渲袃?nèi)容提出異議的，應要求供貨商收到訂單后2個工作日內(nèi)通知采購人員，采購人員應及時與相關部門及供應商之間進行協(xié)調(diào)，達成

8、一致。5.4臺進物料，一般每月中旬出一次貨柜，月底到廠（主要根據(jù)我司物料的需求量、時間來決定是否出柜）。無異常時，可不用跟催，如有異常的可采用其它方式處理。（物控根據(jù)物料的前置時間及安全庫存量來請購物料）采購生管物控采購單6進度控制進度控制6.1交期交量變更處理(一)供貨商因內(nèi)部原因而影響交期交量,供貨商須盡快以書面或電話方式知會我司采購人員并重新確認交期.6.2交期交量變更處理(二)如客戶要求變更交期、交量,采購應及時與供貨商協(xié)商處理相關事宜，并將其處理結(jié)果告知相關部門及人員。采購倉庫生管采購單運 作 流 程流 程 說 明責任單位窗體/程序7新樣品評估新樣品評估7.1重要原材料由采購可要求供

9、貨商提供樣品，并將樣品送品保部或相關單位評估。并填寫新樣品檢測報告由各單位主管及經(jīng)理確認審核后，再由總經(jīng)理最終確定是否可以使用該新產(chǎn)品。如確認合格后，采購可對此物料進行采購。如不合格，供貨商針對此樣品重新送樣再做確認，直至合格后，方可進行采購。7.1.1品保針對試樣OK后，并有小批量試用的，由品保部跟蹤結(jié)果及結(jié)論并填寫供貨商評定記錄表由總經(jīng)理斷定。（供貨商評定紀錄表由采購填寫供貨商信息欄，品保將供貨商評定記錄表及新樣品檢測報告返回采購。）7.2如是新開發(fā)之供貨商并開發(fā)新樣品的，待新樣品最終確定合格后，采購須建立供貨商新增申請表并視需要會同開發(fā)部、品保部等做實地評估。評估合格后建立合格供貨商名錄

10、，經(jīng)部門經(jīng)理審核及總經(jīng)理核準后方可進行采購。7.3其他輔助物料等由請購部門或其他相關人員確認，合格后以電話或郵件等形式通知采購。采購開發(fā)組品保部相關單位新樣品檢測報告合格供貨商名錄供貨商評定記錄表8進貨驗收驗收8.1供貨商交來之產(chǎn)品需辦理入庫手續(xù)(倉庫針對須檢驗之物料，將該進貨驗收單交至品保部IQC處,如檢驗合格后填寫并交由倉庫入庫,如不合格品保部IQC須將不良原因/數(shù)量等以IQC不良回饋單形式知會采購。由采購與供貨商聯(lián)系并處理不良品（如有需要會請相關技術人員幫忙協(xié)助處理），倉庫并將其不良品與退貨單/驗退件放行單給予供貨商簽收退回.（針對免檢物料倉庫可直接入庫處理）8.2模（治）具與設備驗收參

11、照開發(fā)模（治）具制作管理辦法及設備管理管制程序。采購品保部倉庫開發(fā)部進貨驗收單退貨單IQC不良回饋單驗退件放行單運 作 流 程流 程 說 明責任單位窗體/程序9對賬請款對賬請款7.1月結(jié)請款7.1.1公司確定供貨商月結(jié)對賬日期為：上月26日至本月25日。供貨商會在本月25日后將該公司原件月結(jié)對賬明細送至采購人員。采購人員將公司內(nèi)部ERP系統(tǒng)中供貨商供貨明細表、該供貨商的送貨明細、月結(jié)對賬明細核對無誤，填寫支出申請單由部門經(jīng)理簽核后交至財務。（轉(zhuǎn)廠重量轉(zhuǎn)至關務處理）7.1.3財務審核無誤后，采購及時跟催供應商提供相應金額的發(fā)票。財務部采購組倉庫組支出申請單供貨商供貨明細表10.預付貨款預付款7.

12、2.1預付款（接上頁）針對需預付部分或全部貨款才能發(fā)貨的供應商，采購憑核準后的訂單及填寫預支申請單，提報財務安排付款。付款后提醒供應商查收貨款，跟催發(fā)貨并附發(fā)票。貨物驗收入庫后，應將送貨單、發(fā)票填寫支付憑單并注明“沖賬”。 經(jīng)部門主管或以上審核及總經(jīng)理或其代理人核準后交至財務。7.2.2貨到付款針對貨到付款的供應商，采購以預支形式提前備好所需金額（同7.2.1操作），貨到驗收合格后，憑供貨商提供發(fā)票及相關單據(jù)進行付款。再將送貨單、發(fā)票供貨商供貨明細表單據(jù)，填寫支付憑單并注明“沖賬”后經(jīng)部門主管及部門經(jīng)理簽核，財務部復核、財務經(jīng)理審核及總經(jīng)理或其代理人核準后報銷款項方可生效。采購倉庫財務部支付憑單預支申請單供貨商基本數(shù)據(jù)卡 填表日期公司名稱（全稱）公司地址（法定地址）公司營業(yè)地址負責人聯(lián)絡人聯(lián)絡人職位 電話手機傳真網(wǎng)頁地址 郵件地址 固定資產(chǎn)土地建筑物面積M2自有 租用面積M2 層數(shù) 自有租用主要設備注冊資本額貨幣單位營業(yè)額（月）員工人數(shù)開業(yè)時間發(fā)票種類稅號開戶銀行銀行賬號具備信任狀（所具備的信任狀主隨本表一并回傳）（ ）營業(yè)執(zhí)照 （ ）批準證書（ ）稅務登記證（ ）其它下列數(shù)據(jù)為本公司填寫1、交易模式2、交貨模式3、供貨商計算機代碼4、交易產(chǎn)品5、合約簽定6、預訂開始交易日7、采買負責人供貨商新增申請表 填表日期公司名稱（全稱）公司地址（法定地址）公司營業(yè)地址負責人聯(lián)絡人