XX公司ERP系統(tǒng)運行管理制度

1、XX公司 ERP系統(tǒng)運行管理制度為了規(guī)范工作流程、明確責(zé)任、保證ERP系統(tǒng)的順利運行，特擬定以下系統(tǒng)運行管理制度，要求各單位操作人員和系統(tǒng)管理人員自覺遵守。一、系統(tǒng)管理員配置總公司安排一名系統(tǒng)管理員，對系統(tǒng)運行全權(quán)負責(zé)；各核算單位分別指定一名熟悉業(yè)務(wù)，具備一定計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、接受能力強的財務(wù)人員為本單位的系統(tǒng)管理員，負責(zé)本核算單位下屬所有賬套的設(shè)置工作。二、管理員職責(zé)1. 核算單位財務(wù)負責(zé)人1）規(guī)范本單位的業(yè)務(wù)，制止不規(guī)范業(yè)務(wù)的發(fā)生。2）負責(zé)本單位反結(jié)賬的處理，此操作只能由負責(zé)人或本單位管理員進行。3）根據(jù)本核算單位的需求， 組織相關(guān)人員編制非公司下發(fā)的報表格式和公式。2. 核算單位普通財務(wù)人

2、員（各崗位）1）嚴格按照有關(guān)規(guī)定進行操作、不越權(quán)操作、不做違規(guī)業(yè)務(wù)。2）保證自己的密碼不泄密（所有財務(wù)人員都應(yīng)遵守），定期更換密碼。3）依照會計的權(quán)責(zé)發(fā)生制原則和及時性原則，當(dāng)天發(fā)生的經(jīng)濟事項當(dāng)天錄入憑證，憑證錄入后必須自審，其中摘要清楚反映經(jīng)濟事項的內(nèi)容。4）及時核對自己所屬業(yè)務(wù)的賬、表、證，確保賬務(wù)的正確性。5）現(xiàn)金銀行類科目不允許出現(xiàn)負數(shù)。6）在公司規(guī)定的時間內(nèi)將正確的報表傳送到上級單位。7）每月按時打印試算平衡表、明細賬（可以只打印當(dāng)月有發(fā)生額的科目）、科目匯總表。8） 打印的憑證和賬、表集中管理，每天結(jié)束后將打印的憑證和賬、表集中存放，不能在個人手中存放。9）如果由于各種原因，財務(wù)人

3、員不能上班的時間超過一天，需要事先將自己未處理的原始單據(jù)交接給財務(wù)負責(zé)人指定的人員。三、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護制度1、料品和物料清單資料的維護制度1) 在開發(fā)進入正常生產(chǎn)階段，開發(fā)部門要及時將所開發(fā)的產(chǎn)品的清單輸入計算機系統(tǒng)中，其中包括 : 所有自制和外購件的料品代號、名稱及物料清單等相關(guān)信息；2) 如果各個部門在運行過程中 , 發(fā)現(xiàn)未存在的料品代碼 , 需要進行增加料品代號的，要填寫料品代號增加申請表，把表格及時傳遞給開發(fā)部門的料品及清單負責(zé)人，進行料品及相關(guān)信息的增加；2、供應(yīng)商和客戶資料的維護制度為了使公司的供應(yīng)商和客戶的資料在系統(tǒng)中保持一致，要求所有的供應(yīng)商資料和客戶的資料應(yīng)由財務(wù)部門的應(yīng)收和應(yīng)

4、付會計負責(zé)進行添加。3、生產(chǎn)制造業(yè)務(wù)處理方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護制度其他的涉及生產(chǎn)制造系統(tǒng)的資料由計算機中心的人員負責(zé)進行維護，前提是在經(jīng)過公司的授權(quán)（指所有的添加數(shù)據(jù)應(yīng)該由公司的書面認可）后進行輸入。4、財務(wù)方面的資料維護制度涉及財務(wù)方面的基礎(chǔ)資料和需要進行輸入 U8-ERP的基礎(chǔ)資料，由財務(wù)部門的人員進行輸入，輸入要經(jīng)過本部門的領(lǐng)導(dǎo)批準授權(quán)后進行。四、客戶端配置要求客戶端操作系統(tǒng)用 WIN98,辦公軟件要求統(tǒng)一使用 office2000.防殺毒軟件統(tǒng)一應(yīng)用 :Norton軟件。不允許安裝以下與工作無關(guān)的軟件、不允許安裝使用盜版軟件：。五、用戶權(quán)限分配和變更六、系統(tǒng)安全管理制度:建立系統(tǒng)維護制度

5、，在計算機中心設(shè)置專門的人員進行 ERP的維護工作，并及時做好數(shù)據(jù)備份和維護工作 , 要求每天做一個數(shù)據(jù)庫備份。并對系統(tǒng)的運行狀況進行監(jiān)控。七、賬套設(shè)置制度1、總公司統(tǒng)一制定的賬套設(shè)置以下內(nèi)容屬于全局性的設(shè)置，各核算單位必須遵守總公司統(tǒng)一制定的編碼體系，不允許私自修改、增加內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。需要增加和修改內(nèi)容時，由總公司統(tǒng)一制定并發(fā)布。1) 基礎(chǔ)科目；2) 項目分類及編號；3) 部門的一級編碼；4) 現(xiàn)金流量項目編碼；5) 險種項目編碼；2、需要上報批準的賬套設(shè)置以下賬套設(shè)置可以根據(jù)本單位實際情況自行設(shè)置，但必須上報，經(jīng)過總公司系統(tǒng)管理員認可后才能進行設(shè)置：1) 總賬參數(shù)設(shè)置；2) 應(yīng)收應(yīng)付參數(shù)設(shè)置

6、；3) 增加明細科目；4) 增加項目類別；5) 增加現(xiàn)金流量和險種以外的項目內(nèi)容；6) 增加、修改控制科目；7) 增加修改折舊方法；8) 增加固定資產(chǎn)分類；3、賬套設(shè)置責(zé)任人賬套設(shè)置采取系統(tǒng)管理員負責(zé)制，各核算單位的系統(tǒng)管理員是唯一負責(zé)賬套設(shè)置和調(diào)整的責(zé)任人，承擔(dān)設(shè)置的所有責(zé)任。4、系統(tǒng)管理員的權(quán)限各核算單位系統(tǒng)管理員在本單位賬套擁有以下賬套設(shè)置權(quán)限：1) 基本信息設(shè)置中的客戶供應(yīng)商分類及目錄；2) 基礎(chǔ)信息設(shè)置中的系統(tǒng)人員表；3) 總賬模塊中的參數(shù)設(shè)置、會計科目、憑證類別、匯率設(shè)置、科目調(diào)整；4) 現(xiàn)金銀行模塊的結(jié)算方式和啟用銀行賬；5) 應(yīng)收管理中的參數(shù)設(shè)置、單據(jù)類型設(shè)置、格式設(shè)置、控制科

7、目設(shè)置；6) 應(yīng)付管理中的參數(shù)設(shè)置、單據(jù)類型設(shè)置、格式設(shè)置、控制科目設(shè)置；7) 項目管理中的項目類別定義和項目內(nèi)容定義；8) 固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)基本設(shè)置和卡片樣式定義；9) 財務(wù)預(yù)算；八、報表報送制度1、報表目錄報表名稱報編制單位報送表時間性質(zhì)一、主表月每月 31、資產(chǎn)負債表報各核算單位號月每月 32、利潤表報各核算單位號月每月 33、現(xiàn)金流量表報各核算單位號月每月 34、營業(yè)費用表報各核算單位號5、損益明細首期首表月營業(yè)總部、分每月 36、損益明細首期續(xù)表報公司號月營業(yè)總部、分每月 37、損益明細表續(xù)期報公司號月營業(yè)總部、分每月 38、保費收入表首期報公司號月營業(yè)總部、分每月 39、保

8、費收入表續(xù)期報公司號年營業(yè)總部、分年初 1510、退保金明細表報公司號年營業(yè)總部、分年初 1511、滿期給付明細表報公司號年營業(yè)總部、分年初 1512、死傷醫(yī)療給付明細表報公司號年營業(yè)總部、分年初 1513、手續(xù)費支出明細表首期報公司號年營業(yè)總部、分年初 1514、手續(xù)費支出明細表續(xù)期報公司號年營業(yè)總部、分年初 1515、賠款支出明細表報公司號年營業(yè)總部、分年初 1516、年金給付明細表報公司號年營業(yè)總部、分年初 1517、加保明細表報公司號年營業(yè)總部、分年初 1518、復(fù)效明細表報公司號年營業(yè)總部、分年初 1519、部門營業(yè)費用明細表報公司號二、附表月每月 51、歷年財務(wù)主要指標(biāo)情況表報總會

9、計號月每月 52、會計科目附注報各核算單位號月每月 53、主要指標(biāo)比較表報各核算單位號月每月 54、綜合費用比較表報各核算單位號5、2001 年度保費收入（標(biāo)準）計劃完月營業(yè)總部、分每月 5成情況表報公司號月每月 56、費用使用情況表報各核算單位號月總會計、分公每月 57、應(yīng)交稅金明細表報司號月每月 58、福利費使用情況表報各核算單位號月總會計、營業(yè)每月 59、資產(chǎn)情況表報總部、分公司號月每月 510、銀行存款情況表報各核算單位號月每月 511、其他應(yīng)收款明細表報各核算單位號月每月 512、應(yīng)收利息明細表報各核算單位號月每月 513、其他應(yīng)付款明細表報各核算單位號14、分公司2001 年直接費

10、用執(zhí)行情況月營業(yè)總部、分每月 5匯總表報公司號15、分公司2001 年間接費用預(yù)算執(zhí)行月營業(yè)總部、分每月 5情況表報公司號16、分公司2001 年資產(chǎn)購置預(yù)算執(zhí)行月營業(yè)總部、分每月 5情況表報公司號17、2001 年總公司部門費用預(yù)算執(zhí)行情月每月 5況表報總會計號18、2001 年總公司各部門負責(zé)的預(yù)算指月每月 5標(biāo)情況表報總會計號月營業(yè)總部、分每月 519、首期險種結(jié)構(gòu)比較表報公司號月每月 520、2001 年月份投資構(gòu)成表報總公司投資號月每月 521、2001 年月投資收益構(gòu)成表報總公司投資號三、對外報表1、北京市保險企業(yè)會計報表資產(chǎn)負月每月 10債表報總會計號2、北京市保險企業(yè)會計報表利

11、潤及月每月 10利潤分配表報總會計號3、北京市金融、保險企業(yè)會計報表月每月 10主要指標(biāo)表報總會計號所有主表和附表中 19 表的報表格式一律不允許修改， 但是可以修改表中的取數(shù)公式；如果需要修改，由總公司統(tǒng)一修改后發(fā)布。2、報表命名規(guī)則主表報表命名采取以下規(guī)則：年月報表名稱單位編碼，例如營業(yè)總部傳統(tǒng)產(chǎn)品 2001 年 5 月份資產(chǎn)負債表表示為： 200105 資產(chǎn)負債表 1002001.rep（ rep 為報表文件擴展名） 。注意事項：1) “年” 統(tǒng)一以當(dāng)前年“ 2001”表示；2) “月” 以當(dāng)前月份表示，如果小于 10，要在前面加“ 0”，如 01，03，05；3) “報表名稱” 要嚴格

12、按照報表目錄中報表名稱，不能隨意增加、減少表名；4) “單位編碼” 為各核算單位賬套的編碼；5) 一個報表文件只包含當(dāng)前月份的報表頁，不允許包含多個月份的表頁。附表報表命名規(guī)則為： 年+月+附表代碼 +_+單位編碼， 例如：“200105 附表8_1002001.rep ”( 營業(yè)總部傳統(tǒng)產(chǎn)品2001 年 5 月福利費使用情況表 ) 。3、報表報送和收集方式1) 報送報表：各核算單位在每月規(guī)定的期限之前， 在報送書面報表的同時，以電子郵件方式發(fā)送給總公司報表匯總?cè)藛T。 其中對以電子郵件報送的報表作以下要求：報表統(tǒng)一采用 WinZip 進行壓縮。按照賬套（傳統(tǒng)、分紅、投連產(chǎn)品和清算）將報表分別壓

13、縮。本單位匯總的報表不需要報送壓縮后的文件名為：×年×月××分公司傳統(tǒng)報表 .zip ×年×月××分公司分紅報表 .zip ×年×月××分公司投連報表 .zip ×年×月××分公司傳統(tǒng)報表附表 .zip ×年×月××分公司分紅報表附表 .zip ×年×月××分公司投連報表附表 .zip2) 收集報表： 總公司報表匯總?cè)藛T接收到分公司上報的報表后，統(tǒng)一保存在指

14、定的目錄，并進行必要的審核。3) 報表檢查： 總公司報表匯總?cè)藛T收到報表后，要對報表進行檢查，對發(fā)現(xiàn)有違規(guī)操作和錯誤報表的單位要做好記錄，作為每月對各單位考核的依據(jù)。報表檢查包括以下內(nèi)容：是否按規(guī)定的命名規(guī)則命名（可以執(zhí)行報表存在檢測命令進行檢查）；是否有改動報表格式的現(xiàn)象（在匯總報表時，如果報表格式與模版不符則無法添加表頁）；報表文件是否只存在一張表頁；報表數(shù)據(jù)是否正確、報表與報表之間數(shù)據(jù)核對是否正確；4、報表匯總 報表匯總可以采用以下兩種方式1) 直接在報表界面進行數(shù)據(jù)采集，然后進行匯總，生成一張新的報表文件，如果只需要匯總 2、3 個報表，可以采用這種方式；2) 采用批命令的方式，適用于匯總單位較多的情況，編寫批命令公式，執(zhí)行批命令可以提高工作效率。5、報表更改程序正式報表上報前進行結(jié)賬，原則上不允許修改，如果確實需要修改，遵照以下流程：核算單位報表編制人員申請，說明修改原因核算單位財務(wù)負責(zé)人意見YN總公司財務(wù)負責(zé)人意見Y知會總公司報表匯總?cè)藛T是否需要取消結(jié)賬Y通知總公司系統(tǒng)管理員取消該核算單位結(jié)賬本單位管理員取消該核算單位記賬核算單位修改賬務(wù)處理后重新記賬和結(jié)賬NN修改報表后重新上報九、