管理性文件控制程序DFCPQEOMS-42

1、東風（十堰）車身部件有限責任公司一體化管理體系程序文件文件編號：DFCPQEOMS-42管理性文件控制程序版本：A/0第6頁 共6頁1. 目的對與DFCP管理有關的所有管理性文件進行有效控制，防止DFCP生產(chǎn)經(jīng)營管理活動各個場所使用無效版本的管理性文件，確保所有管理性文件處于受控狀態(tài)。2. 適用范圍本程序適用于DFCP管理性文件（包括外來和顧客提供的文件）編制、審核、批準、分發(fā)、更改、作廢全過程的管理活動。3.引用文件ISO/TS16949：2002質量管理體系汽車行業(yè)生產(chǎn)性和相關服務業(yè)零件組織應用ISO9001：2000的特定要求GB/T19001：2000質量管理體系 要求GB/T2400

2、1：1996環(huán)境管理體系規(guī)范及使用指南GB/T24004：1996 環(huán)境管理體系原則、體系和支持技術通用指南GB/T28001：2001職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范4.術語GB/T19000：2000質量管理體系 基礎和術語GB/T24001：1996環(huán)境管理體系規(guī)范及使用指南GB/T28001：2001職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范和管理手冊中的有關術語和定義。5.職責5.1綜合管理部負責行政公文的審核、歸檔、分發(fā)、更改和管理的控制；負責外來管理性文件的接收、轉發(fā)；負責組織職責范圍、崗位工作標準、企業(yè)管理標準（包括規(guī)章制度）、崗位規(guī)范和記錄表格的編制、審核、分發(fā)、更改和管理的控制。5.2質量部負責管理

3、手冊、質量管理體系程序文件的編制、審核、分發(fā)、更改和管理的控制。5.3生產(chǎn)裝備部負責環(huán)境/安全管理體系程序文件的編制、審核、分發(fā)、更改和管理的控制。5.4各部門負責本部門與企業(yè)管理有關的管理性文件的編制。5.5總經(jīng)理/或副總經(jīng)理負責各自分管部門的管理性文件的批準。6.工作流程責任單位工作內容記錄6.1管理性文件分類：a) 職責范圍、崗位工作標準、崗位作業(yè)文件；b) 管理手冊；c) 一體化管理體系程序文件；d) 行政公文；e) 公司內部支持性管理文件（包括企業(yè)管理標準、規(guī)章制度）和記錄表格等； 外來文件：各類法律法規(guī)、標準和必要的參考資料及顧客提供的管理性文件等；6.2管理性文件的編制、審核、批

4、準綜合管理部6.2.1職責范圍由綜合管理部編制，經(jīng)公司辦公會審定，由總經(jīng)理批準發(fā)布后實施。綜合管理部6.2.2崗位工作標準、崗位規(guī)范由綜合管理部組織崗位所在部門編制、經(jīng)該部門主管（部長/經(jīng)理/廠長）審核，主管副總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。質量部6.2.3組織編制管理手冊，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。質量部生產(chǎn)裝備部6.2.4一體化管理體系程序文件由質量部/生產(chǎn)裝備部組織相關部門負責編制，由編制部門主管（部長/經(jīng)理/廠長）審核，主管副總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。綜合管理部6.2.5行政公文由公文發(fā)起人所在部門負責編制，綜合管理部部長審核，公文發(fā)起人所在部門主管副總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。綜合管理部各

5、部門6.2.6企業(yè)管理標準、規(guī)章制度、管理辦法由綜合管理部提出，相關部門編制，編制部門主管（部長/經(jīng)理/廠長）審核，主管副總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。綜合管理部各部門6.2.7記錄表格由綜合管理部組織各部門編制，編制部門主管（部長/經(jīng)理/廠長）審核，主管副總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。6.3文件的分發(fā) 文件分發(fā)采用通過DFCP綜合信息網(wǎng)以電子媒體和書面文件兩種形式分發(fā)。6.3.1書面文件形式分發(fā)流程6.3.1.1文件分發(fā)前由文件審核部門負責編制“×××文件發(fā)放范圍”，報主管副總經(jīng)理批準。各文件分發(fā)部門6.3.1.2按照“×××文件發(fā)放范圍”的規(guī)定，

6、填寫“文件發(fā)放登記表”，對文件編號、登記、分發(fā)。文件發(fā)放登記表6.3.1.3發(fā)至DFCP內部與企業(yè)管理有關的管理性文件均為受控文件，發(fā)給認證機構的一體化管理體系文件也為受控文件，分發(fā)時將分發(fā)順序號作為受控號填寫，分發(fā)順序號按發(fā)出的先后順序依次排列，分發(fā)一體化管理體系文件及支持性管理文件時，在其封面或首頁加蓋紅色“受控”印章作為受控文件的標識。主管副總6.3.1.4作為資料和信息發(fā)給顧客、供方或相關方的管理性文件為非受控文件，由主管副總經(jīng)理審批后編號發(fā)放，非受控文件不受更改和控制。主管副總綜合管理部6.3.1.5DFCP需要購置的標準、法律法規(guī)，由所需部門提出購置申請，經(jīng)總經(jīng)理/或副總經(jīng)理批準后

7、，由所需部門購置，購置后由綜合管理部資料室登記、編號，并向相關人員分發(fā)。6.3.2以電子媒體形式分發(fā)流程6.3.2.1文件分發(fā)前由文件分管部門負責編制“×××文件發(fā)放范圍”報主管副總經(jīng)理批準。6.3.2.2文件分管部門按照“×××文件發(fā)放范圍”的規(guī)定通過DFCP綜合信息網(wǎng)向應得到文件的部門和個人分發(fā)文件。6.3.2.3文件分管部門在分發(fā)電子媒體版本文件時，要加密處理，并且要設置口令，防止其它人員私自更改。6.3.2.4文件分管部門需在軟盤或光盤上標明文件名稱、編號，并蓋上紅色“受控”印章，按6.4.6條款執(zhí)行。6.4文件的控制要求各部

8、門6.4.1DFCP各部門要對管理性文件精心管理，防止管理性文件受潮、損壞、變質或丟失。6.4.2查閱、借閱文件時，必須在“借閱登記卡片”上簽字，借閱的文件要按期歸還。借閱登記卡片6.4.3作廢和超保管期的文件，由文件分發(fā)部門負責收回，在“文件發(fā)放登記表”上做好記錄，并組織鑒定，對需要銷毀的文件，由文件分發(fā)部門自行銷毀。6.4.4為積累知識作為資料保存的失效文件，由留用部門提出申請，經(jīng)文件分管部門負責人批準，在文件首頁上加蓋“失效留用”紅色印章，并在“文件發(fā)放登記表”上做好記錄，由申請留用部門保管。各部門6.4.5持有文件的人員離崗，應由文件分發(fā)部門及時收回其領取的受控文件。當DFCP內部機構

9、調整或變更時，文件分管部門負責協(xié)調處理文件的交接工作。當文件嚴重破損或丟失時，使用人到文件分發(fā)部門辦理文件更換或補發(fā)手續(xù)。此時，仍使用原分發(fā)號為文件的受控號。各部門技術開發(fā)部6.4.6所有文件審批的原稿或軟盤或光盤（以電子媒體形式發(fā)布）由文件分管部門負責歸檔保存，歸檔文件的保存期限一般為3年；由于軟盤容易損壞，一般隔一月應重新備份，重新備份的軟盤按6.3.2.4條款重新標識，舊軟盤作報廢處置；對于一體化管理體系文件每半年由技術開發(fā)部刻錄成光盤歸檔保存，具體要求按檔案管理標準的有關規(guī)定執(zhí)行。文件分發(fā)部門6.4.7受控文件復印件由文件分發(fā)部門加蓋紅色“受控”印章或文件批準人簽字，否則復印件無效。復

10、印件的編號方法：在原件編號的后頁加注1或2作為受控號，以便發(fā)放登記。各部門6.4.8所有沒有蓋紅色“受控”印章的文件作為非受控文件（包括從網(wǎng)上下載的電子文件）。6.5文件的更改、作廢文件編制部門6.5.1文件修訂或更改時，由原編制部門提出“文件更改申請單”，報原審批部門和人員負責審核、批準。當原編制或審批部門因機構調整已被撤消時，由具有相應職能的部門和人員負責文件更改的提出或審批，但必須獲取原審批所需的背景資料。文件更改申請單文件分發(fā)部門6.5.2文件分管部門接到“文件更改申請單”后，對“文件發(fā)放登記表”中的所有文件實施更改。文件分發(fā)部門6.5.3文件的更改方式采用劃紅線、換頁和換版a) 劃改

11、：部分更改采用“劃改”的方法，在原有文件相應條款處進行修改。即在原有文字上劃兩道橫線，并在原有文字的適當位置寫出更改后的內容。b) 換頁：為保持文件的嚴肅性和便于閱讀，文件累計更改面積不得大于該頁有效面積的1/4或劃改次數(shù)不得超過4次，否則必須作換頁處理。文件使用人員負責進行換頁處理，作廢頁按本程序6.4.3條款的規(guī)定統(tǒng)一銷毀。c) 換版：文件有重大更改或重新排版時需要換版，換版工作按本程序6.2條款的有關規(guī)定執(zhí)行。新版文件生效時，原版文件同時作廢。換版的作廢文件由文件分發(fā)部門負責收回，按本程序6.4.3和6.4.4條款的規(guī)定統(tǒng)一銷毀。d) 以電子媒體分發(fā)的文件更改由文件分發(fā)部門直接在DFCP綜合信息網(wǎng)上更改；更改時要采取色彩標識；同時，要對原受控軟盤/或光盤文件進行相應的更改。各部門6.5.3每年11月份管理性文件編制部門對DFCP所使用的現(xiàn)有管理性文件的有效性進行評審，各部門結合平時使用情況進行評審，必要時按照本程序6.5條款的有關規(guī)定予以修改。7.支持性文件 標準化管理 檔案管理 文