用信息化架起辦公室工作的高效之路VIP

1、用信息化架起辦公室工作的高效之路摘 要 20世紀90年代，辦公室工作人員這樣形象地比喻自己的工作方式：“剪貼抄寫，跑斷腿，累倒人”。然而短短十余年后的今天，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，已經(jīng)完全顛覆了辦公室人員當初對工作的印象，各行各業(yè)的工作模式都隨著信息化的革命性發(fā)展在工作模式上產(chǎn)生了翻天覆地的變化。辦公室管理工作的日常事務(wù)大部分都需要借助計算機處理技術(shù)和計算機信息系統(tǒng)得以實現(xiàn)。作為辦公室管理人員要不斷地加強自身的完善和學習，提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)現(xiàn)代企事業(yè)單位發(fā)展的需要。正確、高效的處理好公司的各項事務(wù)，維護公司的正常運轉(zhuǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益?！娟P(guān)鍵詞】：p 信息化時代；辦公室管理工

2、作；經(jīng)濟效益1 信息化時代辦公室工作的地位和作用1.1 中心的地位和作用一是執(zhí)行部門，負責貫徹執(zhí)行領(lǐng)導做出的決策和堅定；二是監(jiān)督部門，負責檢查監(jiān)督各執(zhí)行部門貫徹實施領(lǐng)導的決策；三是反饋部門，負責發(fā)夾下屬規(guī)模的各種信息并加以分析p 處理，及時向領(lǐng)導報告。由于辦公室兼有多種姑娘，對上要當好領(lǐng)導的參謀、助手，對下要檢查監(jiān)督和組織協(xié)調(diào)，對外要搞好橫向聯(lián)系，因而處于“決策-執(zhí)行-監(jiān)督-反饋”組成的連環(huán)的中心1。1.2 樞紐的地位和作用辦公室在一個企業(yè)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的樞紐。如果把企業(yè)比作一個人的話，那幺，企業(yè)的領(lǐng)導是大腦，各業(yè)務(wù)部門是四肢，辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是辦

3、公室把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反饋給大腦，以便讓大腦及時調(diào)整決策，推動整個機體的正常運行。1.3 窗口的地位和作用辦公室是一個企業(yè)的總進出口，對于上、下級企業(yè)和客戶來說，是信息網(wǎng)絡(luò)中心，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的窗口。辦公室負責接收來文來函、接待上下級及客戶，處理各種公務(wù)往來，一般與外界的聯(lián)系，都首先通過辦公室，客戶對企業(yè)的第一印象也常常是看到辦公室的精神面貌、管理水平和工作效率等等，通過辦公室這個窗口體現(xiàn)出來。2 高質(zhì)量、高效率推進辦公室業(yè)務(wù)信息化建設(shè)2.1 建好門戶網(wǎng)站以建立門戶網(wǎng)站和業(yè)務(wù)系統(tǒng)為切入點，遵循“透明、服務(wù)、便捷”的原則，按照“業(yè)務(wù)公開的窗口、

4、服務(wù)企業(yè)的平臺、提高效能的工具”的定位，突出“信息公開、在線辦事、員工參與”的功能，持續(xù)加強辦公室門戶網(wǎng)站建設(shè)，使網(wǎng)站功能和服務(wù)不斷貼近辦公室業(yè)務(wù)發(fā)展需要，為辦公室系統(tǒng)員工提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。一是以公開促共享。及時更新完善部門概況中的“主要職能”“機構(gòu)設(shè)置”“領(lǐng)導分工”“崗位職責”“員工手冊”“部門通訊”等欄目；梳理辦公室相關(guān)業(yè)務(wù)流程，建立網(wǎng)上查詢、表格下載等欄目，方便業(yè)務(wù)辦理；每周發(fā)布部門重點工作，授權(quán)管理各相關(guān)業(yè)務(wù)欄目，打破科室職能設(shè)置，加強信息資整合共享，做到科室工作內(nèi)容及時上網(wǎng)發(fā)布，數(shù)據(jù)資信息共享，形成辦公室統(tǒng)一的辦公決策信息資庫，使之成為辦公室成員掌握資的重要手段。二是以互動促提高。先后

5、設(shè)立了辦公室主任信箱、機關(guān)后勤服務(wù)信箱，及時答復、解決和解釋員工反映的問題，成為機關(guān)、基層員工反映問題的重要渠道，得到了機關(guān)部門的一致好評；經(jīng)常性開展網(wǎng)上問卷調(diào)查，征求辦公室系統(tǒng)對我辦工作的意見建議，幫助我們提高服務(wù)水平。三是以動態(tài)促建設(shè)。在“通知通告”欄目中及時發(fā)布辦公室業(yè)務(wù)通知，在“部門動態(tài)”欄目中及時發(fā)布辦公室工作動態(tài)，在“工作計劃”欄目中及時發(fā)布辦公室周工作任務(wù)，在“秘書工作”欄目中及時上傳各類綜合材料，等等，并在一定范圍內(nèi)授權(quán)公開，方便機關(guān)及基層查閱。實現(xiàn)了門戶網(wǎng)站常建常新，瀏覽訪問者越來越多，成為宣傳辦公室形象重要窗口2。2.2 全員參與是基礎(chǔ)在辦公室業(yè)務(wù)信息化建設(shè)初期，大家有一種

6、模糊認識：信息化是科技人員的事、是年輕人的事、是個別職能部門的事，對自己無關(guān)緊要。針對這種情況，在具體建設(shè)中，我們讓每一位員工都參與應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計，讓相關(guān)業(yè)務(wù)人員都參與其中，討論設(shè)計方案，讓大家明白信息化建設(shè)不是某幾個人的事，也不是運轉(zhuǎn)幾臺機器那幺簡單，每個人其實都是某項工作中的“一把手”，通過這種方式激發(fā)每位員工的參與熱情。此外，還通過集中座談、個別交流等方法，讓大家逐步了解和認識各個系統(tǒng)，并積極參與進來，共同想辦法逐步改進和提高。2.3 加強培訓是保障一是加強選拔培養(yǎng)。注重選拔綜合素質(zhì)高、熟悉計算機應(yīng)用、協(xié)作能力強的人員充實到辦公室隊伍當中，并結(jié)合業(yè)務(wù)工作需要，每年組織業(yè)務(wù)學習班加強培訓，使

7、辦公室每一個員工都具有較高的信息化素養(yǎng)，了解現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)基本知識，并能結(jié)合各自業(yè)務(wù)熟練應(yīng)用，既是辦理綜合行政業(yè)務(wù)的好手，也是信息化骨干，從而有力保障了辦公室業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的持續(xù)推進。二是加強應(yīng)用培訓?；诟鱾€應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)、維護和深化應(yīng)用，加強辦公室人員計算機技能的培訓，先后組織舉辦了多期電子文件系統(tǒng)安裝維護和操作人員培訓班，培訓辦公室系統(tǒng)人員一千余人次，提高了辦公室系統(tǒng)的信息化應(yīng)用水平。三是建立專兼職維護隊伍。一方面，依托公司數(shù)據(jù)中心的專業(yè)技術(shù)力量，為辦公室信息系統(tǒng)的建設(shè)、運維提供實時指導和應(yīng)用服務(wù)；另一方面，組織辦公室系統(tǒng)人員開展信息系統(tǒng)應(yīng)用集中培訓，并負責辦公室信息系統(tǒng)的日常應(yīng)用和維護。目前，公司機關(guān)、基層辦公室（綜合科）都建立了自己的專兼職信息系統(tǒng)維護力量，為辦公室業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)維護提供了有力保障3。3 結(jié)束語辦公室系統(tǒng)是企業(yè)運轉(zhuǎn)的中樞，辦公室的工作效率和水平，在一定程度上影響著整個企業(yè)運轉(zhuǎn)的效率和水平。辦公室業(yè)務(wù)信息化建設(shè)，并不是一個自然而然、一蹴而就的過程，它需要辦公室管理者敏銳察覺日新月異的現(xiàn)代信息技術(shù)對辦公室傳統(tǒng)工作方式可能產(chǎn)生的影響和改變，準確把握信息技術(shù)有效融入辦公室工作的切入點和突破口，結(jié)合辦公室業(yè)務(wù)實際進行深入研究、頂層設(shè)計，并給予持續(xù)關(guān)注和大力推進?！緟⒖嘉墨I】：p 1 石玉華.淺論新形勢下如何開展辦公室工作J.山東化工，