檔案信息化信息資源管理問題

1、檔案信息化信息資源管理問題摘要檔案信息化建設(shè)在信息資源管理中起著重 要的作用。檔案信息化建設(shè)中存在著許多問題，如數(shù)據(jù)異化、 分散和重復(fù)等。本文從這些具體問題出發(fā)，探討了加強(qiáng)檔案 信息資源管理的途徑。檔案信息化對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)技能 和思想觀念、檔案管理方法和體制都有重要影響，此外，還 能夠使資源需求內(nèi)容和利用方式等發(fā)生變化。關(guān)鍵詞檔案 信息化資源管理中圖分類號(hào)1g271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼a 文章編 號(hào)11009-5349 (2013) 11-0059-01信息化在現(xiàn)代社會(huì)中扮演著重要的角色，信息化技術(shù)使 檔案信息資源更快地轉(zhuǎn)化為有用的社會(huì)資源，還在傳統(tǒng)管理 模式向檔案信息資源共建與共享模式轉(zhuǎn)變中扮演

2、著重要角 色。檔案信息資源管理是利用計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的 技術(shù)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案保護(hù)和信息處理。本 文探討了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和存在的問題，以及如何增 強(qiáng)對(duì)檔案信息資源管理。一、檔案信息化建設(shè)中存在的問題存在于檔案信息化建設(shè)的問題主要有數(shù)據(jù)的分散、異 構(gòu)、重復(fù)和管理滯后等，下面對(duì)這四項(xiàng)問題一一分析。1檔案信息的數(shù)據(jù)來源、架構(gòu)和處理方式上都存在信息 數(shù)據(jù)的異構(gòu)，異構(gòu)性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：數(shù)據(jù)的變換和轉(zhuǎn) 換，這使得館藏檔案的信息資源更為復(fù)雜。2信息數(shù)據(jù)的分 散性是指各單元在收錄關(guān)于同一主題的信息時(shí)，因?yàn)橹洏?biāo) 準(zhǔn)各式各樣，所以導(dǎo)致不能把這一主題的相關(guān)信息集中到一 起。3信息數(shù)據(jù)

3、的重復(fù)性是指各收藏單元中關(guān)于同一主題的 數(shù)據(jù)重復(fù)出現(xiàn)，這就使得作為最終擁有這些信息資源的檔案 館要不斷地開發(fā)挖掘，然后篩選合理的信息。4信息數(shù)據(jù)管 理滯后性是指從保存的目的和形成的過程分析，主要特征是 有失去時(shí)效性、有使用價(jià)值以及保存日后利用，雖然其內(nèi)涵 和現(xiàn)代信息技術(shù)處理要求保持一致，但是，通過匯總滯后的 檔案信息數(shù)據(jù)，可以看出檔案信息資源并不能滿足公眾需 求。二、加強(qiáng)檔案信息資源管理的途徑（一）檔案信息資源管理中心地位的確立實(shí)現(xiàn)文件管理一體化以及檔案工作程序化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化 和資源信息化這些標(biāo)準(zhǔn)，就必須要求工作者們要緊跟時(shí)代發(fā) 展，積極轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)為社會(huì)服務(wù)的意識(shí)。長期以來，檔 案管理在收

4、藏、組織、利用和保護(hù)上已經(jīng)形成了一套科學(xué)的 方法，但是，這種管理體系屬于封閉式管理，已不符合時(shí)代 發(fā)展要求。時(shí)代發(fā)展要求檔案管理工作必須確立基本內(nèi)容為 集中統(tǒng)一管理、檔案'一站式”服務(wù)和檔案監(jiān)管強(qiáng)化的新模 式。這種新模式將實(shí)現(xiàn)管理分散到集約、服務(wù)單一到服務(wù)“一站化”和封閉到開放的轉(zhuǎn)變，還可以克服舊模式中的 人、物、財(cái)、管理以及服務(wù)上的弊端，從而來實(shí)現(xiàn)檔案資源 管理中的“五化”目標(biāo)，即人員素質(zhì)現(xiàn)代化、檔案資源集約 化、管理工作規(guī)范化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化以及社會(huì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。（二）建立健全的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)網(wǎng)站作用的發(fā)揮，必須以公眾服務(wù)網(wǎng)和內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)的建 設(shè)為基礎(chǔ)，使其能夠成為檔案工作宣傳和信息

5、服務(wù)開展的平 臺(tái)。局域網(wǎng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了全國聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)聯(lián)網(wǎng)和地區(qū)聯(lián)網(wǎng)， 為了使檔案信息資源發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的作用和網(wǎng)上查詢和利 用的作用，我們要按一定的計(jì)劃對(duì)開放檔案目錄上載，有條 件的對(duì)公開的檔案全文信息進(jìn)行上載。系統(tǒng)的建設(shè)必須有一定的硬件基礎(chǔ)，要采購一定的硬件 設(shè)備。建立數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，使網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)能夠更好 地來銜接各級(jí)各類檔案，從而實(shí)現(xiàn)館際互聯(lián)，逐步實(shí)現(xiàn)各級(jí) 各類檔案網(wǎng)站的銜接，構(gòu)建最終的檔案工作地區(qū)性信息網(wǎng)， 把快捷、優(yōu)質(zhì)、方便的檔案信息服務(wù)提供給社會(huì)。（三）提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)現(xiàn)在，檔案信息資源的管理還是要靠人工來完成，這就要求檔案工作人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)來完成這項(xiàng)重任。其 中

6、包括檔案管理知識(shí)、信息化數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用以 及現(xiàn)代管理技術(shù)等。同時(shí)，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員 的培訓(xùn)，使他們掌握一些新型的技術(shù)、設(shè)備和方法等，來造 就一批新型的綜合型檔案管理工作者。（四）加強(qiáng)深度發(fā)掘館藏文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)現(xiàn)代化的檔案館除了向用戶提供深層次的信息服務(wù)之 外，對(duì)館藏的文獻(xiàn)以及相關(guān)信息也要進(jìn)行深層次的研究工 作。同時(shí)，向用戶提供信息也是現(xiàn)代化館藏資源共享的一個(gè) 重要途徑。在向用戶提供服務(wù)信息的同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng) 現(xiàn)有館藏?cái)?shù)據(jù)庫的升級(jí)，為館藏資源的數(shù)字化提供支持。而 且，館藏?cái)?shù)據(jù)庫的升級(jí)還可以增加用戶的易檢索性，使用戶 更快更方便地找到資源并實(shí)現(xiàn)資源的共享。我們要圍繞社會(huì) 的

7、各種需求來升級(jí)館藏?cái)?shù)據(jù)庫，與此同時(shí)，還要服務(wù)社會(huì)， 關(guān)注民生，運(yùn)用科學(xué)的依據(jù)、大量的社會(huì)調(diào)研和編輯工作， 并根據(jù)社會(huì)的一些要求，超前完成一些服務(wù)項(xiàng)目，并將這些 資源進(jìn)行有效的分類，建立相應(yīng)的專題，如房產(chǎn)信息、城市 規(guī)劃建設(shè)、再次就業(yè)、計(jì)劃生育、退伍找工作等，把眾多零 散的信息加以篩選整合，將其中對(duì)用戶有用且重要的信息提 供給用戶，這樣才能發(fā)揮館藏?cái)?shù)據(jù)庫的最大用途，使其真正 做到更好地為人民服務(wù)。高效率的館藏信息服務(wù)還可以解決 社會(huì)矛盾，成為用戶和政府之間的一座橋梁，在現(xiàn)代化社會(huì) 構(gòu)建中國特色社會(huì)主義和諧社會(huì)的過程中具有重大的現(xiàn)實(shí) 意義。三、結(jié)束語綜上所述，檔案信息化建設(shè)是檔案資源管理的關(guān)鍵，對(duì) 檔案