淺議施工企業(yè)檔案管理工作存在問題和對策

1、淺議施工企業(yè)檔案管理工作存在問題和對策【摘要】檔案管理工作在施工企業(yè)中容易被放置 在不受重視的地位，難以隨著時代的發(fā)展而進(jìn)步，不僅不能 為企業(yè)提供服務(wù)，有時甚至?xí)蔀槠髽I(yè)發(fā)展的短板。本文就 目前施工企業(yè)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行總結(jié)分析，并針 對其問題提出相應(yīng)的對策，以提升檔案工作的效率和檔案利 用率為根本目的，從而提高企業(yè)檔案管理工作水平。【關(guān)鍵詞】檔案管理；施工企業(yè)；問題；對策我國施工企業(yè)檔案事業(yè)歷經(jīng)四個關(guān)鍵階段，逐步發(fā)展起 來。1980年全國檔案工作會議后，一些企業(yè)才建立起檔案機(jī) 構(gòu)。1988年國家頒布了中華人民共和國檔案法，并普遍 開展了企業(yè)檔案管理升級活動；90年代初推行的is090

2、00管 理體系認(rèn)證制度，檔案管理是列入企業(yè)管理重要一環(huán)。推動 了企業(yè)檔案管理規(guī)范、化標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程；2011年建設(shè)部進(jìn)行 施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)就位檢查，將企業(yè)檔案管理信息化 列入了檢查內(nèi)容，從而再次推動施工企業(yè)檔案管理向信息 化、數(shù)字化的快速發(fā)展。盡管企業(yè)檔案管理發(fā)展取得了長足 的進(jìn)步，但其與企業(yè)的其他方面的管理水平相比較還是有較 大的差距，提升檔案管理水平，并不是靠幾次升級、認(rèn)證、 檢查活動就可以辦到。要保持檔案工作的勃勃生機(jī)使之在企 業(yè)中更好地、長久地發(fā)揮作用，還需做大量工作，下面筆者 就當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀談幾點看法。一、施工企業(yè)檔案工作存在的問題1、升級和認(rèn)證、資質(zhì)就位檢查活動帶有一定

3、的強(qiáng)制性、 突擊性，企業(yè)有“服從”的成分。部分領(lǐng)導(dǎo)和同志并未真正 認(rèn)識到檔案的重要性，對于搞好檔案工作可以產(chǎn)生巨大的經(jīng) 濟(jì)、社會效益缺乏更多的感性認(rèn)識和親身體會，所以對其不 夠重視，缺乏長久的熱情，應(yīng)付過檢查之后，就將檔案工作 放在一邊，不聞不問。因有突擊性，基礎(chǔ)工作做得不扎實， 不僅影響到檔案的利用，而且對檔案工作的發(fā)展帶來一定困 難。2、部分檔案人員文化水平偏低、業(yè)務(wù)知識不熟。在檔 案工作人員中，學(xué)過檔案專業(yè)的少，大多只經(jīng)過中、短期培 訓(xùn)或未經(jīng)過培訓(xùn)，且對本企業(yè)的基本專業(yè)知識也知之不多， 這樣就不可能有效、全面地完成資料的收集，整理，保管， 鑒定，統(tǒng)計，利用等整套檔案基本業(yè)務(wù)。特別是檔案管

4、理進(jìn) 入信息化時代，對檔案人員的素質(zhì)和技能要求更加嚴(yán)格。3、企業(yè)精簡機(jī)構(gòu)，檔案人員縮編，而現(xiàn)代化的管理設(shè)備與手段又跟不上。檔案管理工作在企業(yè)中常常被看成一項 輕松簡單的工作，檔案員視同倉庫保管員，不被重視，使得 檔案員不安于本職工作，調(diào)動頻繁，工作不能正常開展。另 外，有的檔案員兼職過多，因此只能應(yīng)付日常工作，無力進(jìn) 行深層次的檔案管理。4、不能嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，導(dǎo)致文件材料收集不全， 降低了利用效果：或整理混亂，保管不善，有文件查找不到, 失去利用價值。二、做好施工企業(yè)檔案工作的建議1、領(lǐng)導(dǎo)重視為檔案工作提供有力的保障檔案工作是企業(yè)管理中的一項重要基礎(chǔ)性工作，是一項 功在當(dāng)今、利在千秋的事業(yè)

5、。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從全局和戰(zhàn)略的高 度深刻認(rèn)識檔案工作的重要地位和作用，切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，結(jié) 合各自的具體情況，找準(zhǔn)本單位的定位，進(jìn)一步完善檔案工 作機(jī)制，把檔案工作納入本單位的年度工作計劃中，納入領(lǐng) 導(dǎo)的議事日程，及時研究解決工作中出現(xiàn)的重大問題，為檔 案工作的順利開展，提供強(qiáng)有力保障，使檔案工作與單位其 他工作同步、協(xié)調(diào)發(fā)展。要切實加大資金投入力度，完善基 礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和滿足信息化建設(shè)中的資金需求。2、加大檔案工作宣傳力度提高認(rèn)識檔案主管部門應(yīng)注重宣傳教育，提高群體意識，使更多 的人理解，支持檔案工作。讓大家充分認(rèn)識到檔案是企業(yè)開 展各項工作不可缺少的憑證和依據(jù)，它能維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利 益，合法權(quán)益和歷

6、史面貌，是企業(yè)的軟財產(chǎn)，不可棄之不要; 文件材料的收集，保管是全體職工的事，需要人人重視。為 此檔案人員必須及時向領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供檔案信息，采用 提供電子檔案、紙質(zhì)檔案原件，影印件，編研成果等多種形 式，方便大家利用，使之在利用過程中認(rèn)識檔案的價值，體 會檔案的重要性，關(guān)心、支持檔案工作。3、完善并實施檔案的規(guī)章制度施工企業(yè)要根據(jù)自身特點及各類檔案形成規(guī)律，制定出 一整套檔案規(guī)章制度，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展和工作實際定期進(jìn)行 制度的修正和逐步完善。從制度上為檔案工作提供保證。企 業(yè)要將制度落實到位，每年對檔案制度執(zhí)行情況進(jìn)行督促， 檢查。這樣才能使檔案工作有條不紊，慌而不亂，循序漸進(jìn), 保證檔案齊全

7、，完整，安全達(dá)到利用目的，發(fā)揮應(yīng)有作用4、提倡愛崗敬業(yè)，保持檔案人員隊伍相對穩(wěn)定應(yīng)倡導(dǎo)檔案人員更好地樹立敬業(yè)精神和主動服務(wù)意識。 加強(qiáng)思想政治工作，解決他們的實際問題，使之安心本職工 作。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，需要進(jìn)行較長時間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng) 驗，才能逐漸適應(yīng)，熟悉。同時它還是一項專業(yè)性很強(qiáng)又繁 瑣細(xì)致的工作，除要求檔案員有一定文化素質(zhì)和專業(yè)知識 外，還要細(xì)心，耐心，有責(zé)任心，因此在選人員時既要考慮 工作能力，以免影響到檔案工作的連續(xù)性。另外檔案員不能 兼職過多。檔案管理升級要求科技檔案，文書檔案分別專人 管理，而現(xiàn)在有些單位將二人壓縮為一人，統(tǒng)管科技和文書 檔案，有的還將文書和收發(fā)工作交給檔案員去

8、管。由于兼職 過多，工作起來是什么急就干什么，無形之中，就將檔案工 作擠到一邊，抽空干一點兒也常常是錯誤很多，質(zhì)量很差。 因此，應(yīng)減少檔案員兼職工作，使其有更多的精力用于檔案 管理。5、加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提高檔案人員的綜合素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。目前我國正處在 信息革命的新時期，它必然賦予檔案管理工作新的內(nèi)容和要 求。而企業(yè)檔案人員的素質(zhì)與新時期對檔案工作的要求有不 適應(yīng)。要解決這個問題，一是逐步引進(jìn)檔案專業(yè)人才，二是 立足于提高現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)水平?？梢苑制诜峙x送檔 案人員到高等院校檔案專業(yè)進(jìn)修；可以通過辦培訓(xùn)班請老師 和本企業(yè)技術(shù)人員講授檔案人員進(jìn)行輪訓(xùn)；也可以不定期地 結(jié)合實際搞專題講座到外觀摩學(xué)習(xí)，交