A物業(yè)文件控制程序

1、a物業(yè)文件控制程序 a物業(yè)文件控制程序之相關(guān)制度和職責(zé)，e物業(yè)文件控制程序1目的對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,保證各相關(guān)場所使用文件為有效版本。2范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)公布. e物業(yè)文件控制程序 1目的 對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,保證各相關(guān)場所使用文件為有效版本。 2范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3職責(zé) 3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)公布質(zhì)量手冊、各部門工作手冊。 3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊、各部門工作手冊。 3.3各部門負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的編制、使用和保管。 3.4質(zhì)管部負(fù)責(zé)組織對體系文件的管理、控制。 3.5

2、管理部負(fù)責(zé)對公司行政管理性文件及與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件的管理、控制。 3.6工程部負(fù)責(zé)工程技術(shù)類文件的管理、控制。 3.7各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔。 4程序 4.1文件分類及保管 4.1.1質(zhì)量手冊(包含了所有服務(wù)過程控制的程序文件),由質(zhì)管部備案保存。 4.1.2公司第二級質(zhì)量管理體系文件分為兩類: a)部門工作手冊,作為各部門運行質(zhì)量管理體系的常用實施細(xì)則:包括管理標(biāo)準(zhǔn)(部門管理制度等),工作標(biāo)準(zhǔn)(崗位責(zé)任制和任職要求等),技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國家有關(guān)的法律法規(guī)、服務(wù)規(guī)范、服務(wù)提供規(guī)范、質(zhì)量控制規(guī)范等),部門質(zhì)量記錄文件等,由各相關(guān)部門自行保存并報質(zhì)管部

3、備案存檔; b)其他質(zhì)量文件:可以是針對特定服務(wù)、項目或合同編制的質(zhì)量計劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等,文件的組成應(yīng)合適于其特有的活動方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。 4.1.3公司級管理性文件,如各種行政管理制度,物業(yè)、業(yè)主和住戶檔案,部格外來文件,包括政府主管部門發(fā)出的文件等,由管理部保存。 4.2文件的編號 4.2.1質(zhì)量管理體系文件的編號 a)質(zhì)量手冊:公司名稱-zs-版次,手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分; 例如:××-zs-01,表示公司質(zhì)量手冊第1版; b)質(zhì)量記錄:主管部門-質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號-記錄編號,例如:zg-5.4-01,表示質(zhì)管部在質(zhì)量手冊中第5.4章管理評審控制

4、程序中的第1個質(zhì)量記錄文件; c)各部門其他質(zhì)量文件:部門-文件順序號-年號,例如:gl-05-2000,表示管理部于2000年發(fā)放的第5號文件。 4.2.2各部門規(guī)定如下: 管理部:gl,質(zhì)管部:zg,工程部:gc,財務(wù)部:cw,保安部:ba,綠化部:lh,清潔部:qj。 4.3文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件公布前應(yīng)得到批準(zhǔn),以保證文件是適宜的。 a)質(zhì)量手冊由質(zhì)管部負(fù)責(zé)組織編寫,由管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準(zhǔn)公布,由質(zhì)管部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放; b)各部門工作手冊由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報總經(jīng)理批準(zhǔn),質(zhì)管部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放; c)各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件由相關(guān)人員編寫,部

5、門經(jīng)理審批,由部門資料員登記、發(fā)放; d)應(yīng)保證文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄。 4.4文件的受控狀況 文件分為:"受控"和"非受控"兩大類,凡與質(zhì)量管理體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋說明其受控狀態(tài)的印章,并注明分發(fā)號。 4.5文件的更改 a)質(zhì)量手冊由質(zhì)管部組織更改,填寫文件更改申請單,經(jīng)管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改,由質(zhì)管部發(fā)放。質(zhì)管部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄; b)其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫文件更改申請單,經(jīng)原審批部

6、門審批,再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料; c)所有被更改的原文件必須由其主管部門收回,以保證有效文件的唯一性。 4.6文件的領(lǐng)用 a)文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收記錄,經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用; b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號不變,并收回相應(yīng)舊文件;丟失補發(fā)的文件,應(yīng)給予新的分發(fā)號,并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效,發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 4.7文件的保存、作廢與銷毀 4.7.1文件的保存 a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng),安全的地方; b)各部門文件由本部門資料員保管。質(zhì)管部

7、每季度對各部門文件保管狀況進(jìn)行檢查; c)對受控文件,各部門資料員應(yīng)及時填寫本部門使用文件的部門受控文件清單。每3個月應(yīng)將清單副本報質(zhì)管部備案,如內(nèi)容沒有變化,應(yīng)通知質(zhì)管部; d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準(zhǔn)私自外借,保證文件的清楚、易于識別和檢索。 4.7.2文件的作廢與銷毀 a)所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出,加蓋"作廢"印章,保證防止作廢文件的非預(yù)期使用; b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識; c)對要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫文件銷毀申請,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由質(zhì)管部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。 4.7.3文

8、件的借閱、復(fù)制 借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件,應(yīng)填寫文件借閱、復(fù)制記錄,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號。 4.8外來文件的控制 4.8.1收到外來文件的部門,需識別其適用性,并控制分發(fā)以保證其有效。 4.8.2質(zhì)管部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)的最新版本,統(tǒng)一編號、加蓋受控印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。 4.8.3各部門要把上述文件及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入部門受控文件清單,并報質(zhì)管部備案。 4.9依據(jù)必要性,質(zhì)管部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評審,各部門結(jié)合平常使用狀況進(jìn)行適時評審,必要時予以修改,執(zhí)行4.5條款規(guī)定。 4.10對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。 4.11作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行質(zhì)量記錄控制程序。 4.12檔案資料管理 a)檔案資料 管理包括物業(yè)資料和業(yè)主、住戶資料兩大項內(nèi)容; b)檔案資料管理由管理部