X大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定

1、x大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定 x大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定之相關(guān)制度和職責(zé)，大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù),強化工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為強化工程檔案管理特制定本管理制度。一.工程檔案目錄. 大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定 工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù),強化工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為強化工程檔案管理特制定本管理制度。 一.工程檔案目錄管理 1.工程檔案管理采用紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。 2.工程檔案設(shè)置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,

2、第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。 3.工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級檔案目錄設(shè)置一致。 二.工程檔案管理程序 1.工程檔案管理責(zé)任 (1)工程部經(jīng)理責(zé)任:設(shè)置文秘檔案員;確定檔案目錄;設(shè)置檔案保密等級;檢查檔案狀況。 (2)工程部責(zé)任:配合工程部經(jīng)理進行工作。 (3)文秘檔案員責(zé)任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作狀況。 (4)員工責(zé)任:認(rèn)真進行原始資料的記錄;接受各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。 2.工程檔案管理程序 (1) 工程檔案的建立 文秘檔案員依據(jù)經(jīng)理看法建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖

3、紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。 (2) 工程檔案的存檔 工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。 (3) 工程檔案的查閱和借閱 一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;假設(shè)需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱,不可以借閱。 (4) 工程檔案的更改清理和銷毀 原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應(yīng)定期進行清理,過程性工作檔案到期后應(yīng)及時銷毀,但應(yīng)做好銷毀記錄。 (5) 上級檔案存檔 工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。 (6) 保密等級設(shè)置和更改 涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書等應(yīng)設(shè)置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。 (7) 計算機檔案管理 工程部檔案應(yīng)積極推行計算機管理,由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。