會(huì)議論壇籌備流程及清單

1、論壇籌備一、擬定論壇籌備方案1、確定論壇內(nèi)容2、論壇時(shí)間、地點(diǎn)、形式、規(guī)模3、擬邀請(qǐng)嘉賓和參會(huì)人員或單位4、制定論壇流程二、制定工作分工（一）會(huì)務(wù)組1、論壇報(bào)批手續(xù)2、確定論壇時(shí)間、地點(diǎn)、3、會(huì)場(chǎng)形式布置4、擬定論壇方案與流程5、物料、資料、禮品的準(zhǔn)備與發(fā)放6、制作論壇服務(wù)手冊(cè)（時(shí)間、地點(diǎn)、座位圖、交通圖等）7、協(xié)調(diào)督導(dǎo)各組工作進(jìn)度（二）接待組1、主講嘉賓與參會(huì)單位邀請(qǐng)（擬定邀請(qǐng)方案、制作邀請(qǐng)函）2、現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)人員組織（根據(jù)論壇規(guī)模組織）3、參會(huì)嘉賓與單位人員酒店預(yù)訂4、參會(huì)嘉賓與單位人員用餐安排5、參會(huì)嘉賓與單位人員交通管理（接送站或車票預(yù)訂購(gòu)買）6、論壇期間的交通安排（會(huì)場(chǎng)用餐酒店）7、回訪

2、工作（三）新聞組1、對(duì)會(huì)場(chǎng)設(shè)備準(zhǔn)備與調(diào)試工作（燈光、音響、投影等）2、會(huì)場(chǎng)背板（ led或噴繪）與內(nèi)容準(zhǔn)備3、攝影、攝像安排4、記者媒體的邀請(qǐng)與安排5、擬定答記者問流程與內(nèi)容6、與媒體核實(shí)新聞通稿（核實(shí)通過后方可公開）7、利用新聞媒介對(duì)論壇進(jìn)行宣傳（微信、微博等）8、資料存檔（四）后勤組1、制定應(yīng)急預(yù)案（人員與消防安全）2、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立醫(yī)務(wù)組3、現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)人員安檢與證件檢查工作4、制定現(xiàn)場(chǎng)安保方案與執(zhí)行5、制定場(chǎng)外車場(chǎng)交通秩序方案與執(zhí)行6、制定進(jìn)場(chǎng)、退場(chǎng)秩序方案與執(zhí)行7、會(huì)場(chǎng)內(nèi)安保、保潔與搬運(yùn)工作（五）財(cái)務(wù)組1、會(huì)前物料的采購(gòu)工作2、統(tǒng)籌大會(huì)收支工作3、票據(jù)報(bào)銷工作4、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放工作5、收支登記總結(jié)三、物品籌備清單序號(hào)名稱規(guī)格與數(shù)量單價(jià)（元）合計(jì)（元）備注01 會(huì)場(chǎng)搭建布置02 led背景板噴繪背景板03 音響04 燈光05 電腦、投影設(shè)備06 會(huì)議服務(wù)人員07 茶水08 礦泉水09 小毛巾10 桌牌11 會(huì)場(chǎng)綠植布置12 桌花或講臺(tái)花13 茶歇點(diǎn)心、水果14 電子簽到噴繪背板15 簽到桌 / 筆/ 本16 簽到處接待禮儀17