企業(yè)行政管理 (2)PPT課件

1、企業(yè)行政管理企業(yè)行政管理2021-11-27 第五部分：工作交流、個(gè)人效率、團(tuán)隊(duì)精神 目目 錄錄序言第一部分：辦公室工作第二部分：設(shè)備、材料、服務(wù)和供應(yīng)第三部分：工作環(huán)境的創(chuàng)建和管理第四部分：信息的管理2021-11-27 序序 言言 企業(yè)行政管理，主要講解有效的行政管理組織，工作實(shí)踐以及商務(wù)交流和辦公設(shè)備操作知識(shí)。 其中包括；辦公室管理工作技巧；設(shè)備、材料、服務(wù)、供應(yīng)工作；工作環(huán)境創(chuàng)建和管理；程序、信息與交流；工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神。2021-11-27 第一部分第一部分 辦公室工作辦公室工作 行政管理人員的重要職責(zé)和素質(zhì)； 辦公室如何支持業(yè)務(wù)運(yùn)作，能提供什么職能服務(wù)； 高效的行政管理

2、在促進(jìn)良好形象中的重要性； 辦公室綜合業(yè)務(wù)職能，特別是充當(dāng)信息交流中心的角色。2021-11-27 中心思想：中心思想： 辦公室工作是企業(yè)管理運(yùn)作的中心； 辦公室是企業(yè)對(duì)外的形象； 辦公室成員要有較好的素質(zhì)，能承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)。2021-11-27 主要內(nèi)容：主要內(nèi)容：一一、企業(yè)行政管理人員的職責(zé)和素質(zhì)、企業(yè)行政管理人員的職責(zé)和素質(zhì)二、行政辦公室及行政工作對(duì)單位的重二、行政辦公室及行政工作對(duì)單位的重 要影響要影響三、行政辦公室怎樣支持和服務(wù)于企業(yè)三、行政辦公室怎樣支持和服務(wù)于企業(yè) 整體整體四、辦公室的綜合職能四、辦公室的綜合職能2021-11-27 一、企業(yè)行政管理人員的職責(zé)和素質(zhì)一、企業(yè)行政

3、管理人員的職責(zé)和素質(zhì)職責(zé)與素質(zhì)企業(yè)行政管理人員的職責(zé)企業(yè)行政管理人員的素質(zhì)2021-11-27企業(yè)行政管理人員的職責(zé)企業(yè)行政管理人員的職責(zé)1、企業(yè)行政管理人員的職責(zé) （1）收發(fā)信函 （2）接打電話 （3）存檔、檢索 （4）接待來(lái)訪者 （5）復(fù)印 （6）使用計(jì)算機(jī)制作多種文件 （7）安排約會(huì) （8）安排會(huì)談和會(huì)議 （9）物資的購(gòu)買與管理 （10）辦公室財(cái)務(wù)管理 （11）安全和保密2021-11-27企業(yè)行政管理人員的素質(zhì) （1）什么是素質(zhì) （2）素質(zhì)的一般特征： 有上流貴族的修養(yǎng)、風(fēng)度 在某一方面（或某些方面）有過(guò)人的智慧 有敏銳、細(xì)致的洞察力 有極強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力和組織能力 注重理性，做事有條理

4、有耐心。 支持新事物，重視高科技 對(duì)人生有著獨(dú)特而精辟的思想 有堅(jiān)定的信念、毅力和不達(dá)目的決不放棄的韌性 有天生的經(jīng)濟(jì)頭腦。 2021-11-27企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是：企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是：（1）工作能力工作能力：a、良好的交流技能。b、機(jī)智。c、有能力識(shí)別自己能處理的問(wèn)題和那些應(yīng)該求助于他人的問(wèn)題。d、良好的記憶力（2）工作態(tài)度：a、準(zhǔn)時(shí)。b、得體的外表。c、對(duì)單位的忠誠(chéng)。d、準(zhǔn)確性。e、熱心幫助他人。f、自覺處理加班。（3 3）心理素質(zhì)：）心理素質(zhì)：a、熱情友善的性格。b、互相理解。c、謹(jǐn)慎。d d、 冷靜。2021-11-27 二、行政辦公室及行政工作對(duì)單位的重二、行政辦

5、公室及行政工作對(duì)單位的重要影響要影響辦公室重要性影響性利潤(rùn)發(fā)展形象接待來(lái)訪接打電話書面信函2021-11-27 1 行政辦公室在企業(yè)運(yùn)作中的重要性行政辦公室在企業(yè)運(yùn)作中的重要性 影響企業(yè)的利潤(rùn)； 影響企業(yè)的綜合發(fā)展； 影響企業(yè)的敬業(yè)形象； 2 行政工作對(duì)單位形象的影響行政工作對(duì)單位形象的影響 接待來(lái)訪、 接打電話、 書面信函2021-11-27 （1）以接打電話為例，說(shuō)明行政工作）以接打電話為例，說(shuō)明行政工作對(duì)樹立單位形象的影響對(duì)樹立單位形象的影響 接打電話是每個(gè)單位最常用的對(duì)外交流方法，常給對(duì)方留下深刻的第一印象，也直接樹立單位良好的對(duì)外形象。2021-11-27 接打電話要注意： 以友善的

6、幫助對(duì)方的態(tài)度； 盡快接聽，顯示單位的高效率； 用令人愉快的、禮貌的語(yǔ)言講話； 迅速、正確回答內(nèi)部電話號(hào)碼和姓名； 如果需要對(duì)方等待，不要讓對(duì)方等太久； 電話機(jī)旁備好筆、便箋或留言卡。留言要仔細(xì)，重復(fù)重要細(xì)節(jié)。2021-11-27 （2）以接待為例，說(shuō)明說(shuō)明哪些行為）以接待為例，說(shuō)明說(shuō)明哪些行為有損單位的對(duì)外形象有損單位的對(duì)外形象 外界對(duì)單位的第一接觸常常通過(guò)接待來(lái)體現(xiàn)，在處理時(shí)稍有疏忽，就會(huì)有損單位的對(duì)外形象。2021-11-27 接待訪客時(shí)要注意： 本人形象欠佳或接待區(qū)亂七八糟； 對(duì)待來(lái)訪者態(tài)度不熱情友善，讓來(lái)訪者感到門難進(jìn)，臉難看； 對(duì)來(lái)訪者講話粗魯，不禮貌； 不能迅速與被訪人聯(lián)絡(luò)，延誤

7、來(lái)訪者時(shí)間； 在接待中不使來(lái)訪者感到舒適，如沒有提供座椅和飲料； 不愿或不能為來(lái)訪者解答問(wèn)題； 在處理來(lái)訪者問(wèn)題時(shí)沒有耐心，甚至與其爭(zhēng)吵； 接待中，違反單位接待訪客的規(guī)定。2021-11-27 （3）以）以收發(fā)的函件收發(fā)的函件為例，說(shuō)明哪些行為為例，說(shuō)明哪些行為有損單位的對(duì)外形象有損單位的對(duì)外形象 收發(fā)的函件時(shí)要注意： 收到的函件不迅速、準(zhǔn)確地傳遞和處理，拖拖拉拉或傳錯(cuò)延誤； 外發(fā)的函件不按照單位統(tǒng)一規(guī)定的格式、用紙，過(guò)于隨意； 外發(fā)的函件不做審查，內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至違背原意； 外發(fā)的函件文字或地址有錯(cuò)誤甚至延誤收到時(shí)間；2021-11-27 接打電話時(shí)不注意或一些壞毛病，常會(huì)使對(duì)方對(duì)單接打電

8、話時(shí)不注意或一些壞毛病，常會(huì)使對(duì)方對(duì)單位產(chǎn)生不良影響，所以接打電話時(shí)要禁忌：位產(chǎn)生不良影響，所以接打電話時(shí)要禁忌： （1）電話鈴響，不迅速接聽，顯示工作 （2）態(tài)度不友善，語(yǔ)氣不友好 （3）不用禮貌語(yǔ)講話，如使用“喂”等不規(guī)范語(yǔ)回答 （4）沒有蓋住話筒就在房間中大聲呼叫人 （5）接聽電話不耐煩，讓對(duì)方感到講話著急，不愿溝通 （6）語(yǔ)言生硬或粗魯，甚至在電話中發(fā) （7）在回答要找的人不在之前先問(wèn)對(duì)方的姓名 （8）在電話中讓對(duì)方舉著話筒等待過(guò) （9）不將對(duì)方的來(lái)電轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人。2021-11-27 案例分析；用現(xiàn)實(shí)生活中存在的正反兩個(gè)方面的案例來(lái)說(shuō)明辦公室工作的重要性。 現(xiàn)場(chǎng)模擬；讓學(xué)生扮演接待來(lái)

9、訪者的辦公室工作人員，演示一次接待工作的過(guò)程，其他學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)評(píng)判。2021-11-27 三、行政辦公室怎樣支持和服務(wù)于企業(yè)三、行政辦公室怎樣支持和服務(wù)于企業(yè)整體整體支支持持和和服服務(wù)務(wù)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行企業(yè)行政管理大、小型單位行政管理職能的區(qū)別辦公室集中化管理的優(yōu)缺點(diǎn)辦公室集中化管理中打印室的任務(wù)辦公室集中化管理中儲(chǔ)藏室的任務(wù)辦公室集中化管理中檔案室的任務(wù)辦公室集中化管理中接待區(qū)的任務(wù)2021-11-27 1運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行企業(yè)行政管理 這是企業(yè)行政管理工作的發(fā)展方向 繪制虛擬辦公室動(dòng)畫圖 繪制電子商務(wù)圖 學(xué)會(huì)oa、erp等辦公系統(tǒng)2021-11-27 2、大、小型單位行政管理職能的區(qū)別 （1）小型單

10、位辦公室的行政管理工作職責(zé)：）小型單位辦公室的行政管理工作職責(zé)： 小型企業(yè)辦公室的特點(diǎn)是綜合性和復(fù)雜性，決定了小型企業(yè)辦公室的職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)辦公文件的復(fù)印，包括復(fù)印、縮放、裝訂和整理。（2）負(fù)責(zé)信件的收發(fā)，包括分類、發(fā)送（3）回答電話查詢和接通外線（4）負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)系和處理緊急事（5）負(fù)責(zé)接待來(lái)訪者，帶領(lǐng)客人參觀。（6）與新聞媒體打交道，代表企業(yè)接待來(lái)訪的記者。（7）負(fù)責(zé)信件、資料的歸類存檔。（8 8）用計(jì)算機(jī)文字處理、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格和桌面出版軟件來(lái)制作文件。2021-11-27 （2）大型單位辦公室的行政管理工作職責(zé)）大型單位辦公室的行政管理工作職責(zé)大型企業(yè)行政管理辦公室是按事項(xiàng)劃分

11、的，如檔案室、接待室、合同辦公室等，分門別類，分工負(fù)責(zé)，相互協(xié)作，彼此溝通。以某公司合同辦公室為例，其主要職責(zé)包括：（1）發(fā)送材料和正確填寫申請(qǐng)表格給復(fù)印中心，以進(jìn)行復(fù)制、整理和裝訂。（2）處理本部門收到的信件，并分發(fā)給相應(yīng)的人員。信件先送到單位收發(fā)室，在那里把信件按部門分類再分發(fā)。（3）收集本部門要發(fā)出的信件，并送到單位收發(fā)室。（4）回答單位內(nèi)外部的電話，負(fù)責(zé)請(qǐng)總機(jī)接通外線。（5）接待從單位前臺(tái)轉(zhuǎn)來(lái)的，并已發(fā)放了來(lái)賓卡的來(lái)訪者。（6）將手寫或磁盤上的信息整理到“發(fā)送文檔”中，準(zhǔn)備發(fā)出。（7）歸類保存在本辦公室的材料，并發(fā)送其余的給中心歸檔室職員歸檔。2021-11-27 3、辦公室集中化管理

12、的優(yōu)缺點(diǎn)、辦公室集中化管理的優(yōu)缺點(diǎn) 辦公室服務(wù)集中化的優(yōu)點(diǎn)有：辦公室服務(wù)集中化的優(yōu)點(diǎn)有： （1）人員專業(yè)化 （2）容易地監(jiān)督工作流程和控制成本 （3）易于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化 （4）有利于集中購(gòu)買設(shè)備 （5）使用空間小 （6）信息共享2021-11-27 辦公室服務(wù)集中化的缺點(diǎn)有辦公室服務(wù)集中化的缺點(diǎn)有： （1）集中化程序管理難以滿足所有部門需要。 （2）員工工作職責(zé)過(guò)于狹窄，工作單一。 （3）工作過(guò)于程序化，員工創(chuàng)新能力得不到提高。 （4）工作程序繁鎖，降低效率。2021-11-27 4、辦公室集中化管理中，打印室的任務(wù)、辦公室集中化管理中，打印室的任務(wù) 辦公室集中化管理中，打印室的任務(wù)有： （1

13、）打印與復(fù)印，要注意各部門所要求的復(fù)印數(shù)量，尺寸，顏色，是否需要放大，縮小等。 （2）裝訂，將復(fù)印好的散頁(yè)按頁(yè)碼順序整理，裝訂或打孔成冊(cè)，為各部門備好待用。 （3）印刷與制作，如業(yè)務(wù)部門需要，打印室也可制作一般性黑白或彩色的業(yè)務(wù)傳單和小冊(cè)子發(fā)送給客戶。如果需要高質(zhì)量的打印，打印室人員有責(zé)任與外部專業(yè)單位聯(lián)系。2021-11-27 5、辦公室集中化管理中，辦公用品儲(chǔ)藏、辦公室集中化管理中，辦公用品儲(chǔ)藏室的任務(wù)室的任務(wù) （1 1）貨物訂購(gòu)方面：）貨物訂購(gòu)方面：a.從外部供應(yīng)商進(jìn)貨，并按照交貨單據(jù)核對(duì)物品，任何短缺應(yīng)該記錄，并提交會(huì)計(jì)部門；b.為每種辦公用品準(zhǔn)備存貨記錄卡，記錄卡必須注意定期更新；c

14、.辦公用品數(shù)量達(dá)到最低標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須聯(lián)系訂購(gòu) （2 2）貨物存放管理方面）貨物存放管理方面：a貨物應(yīng)按正確的方式存放，重的、體積大的放在架子底部；b危險(xiǎn)品按照包裝指明的方式存放 （3 3）辦公用品發(fā)放管理方面：）辦公用品發(fā)放管理方面：a.從申請(qǐng)人處接到辦公用品申請(qǐng)單時(shí)，應(yīng)審核以確保申請(qǐng)單已由適當(dāng)人員簽署b.物品發(fā)放時(shí)間和發(fā)放給哪些部門應(yīng)依據(jù)單位規(guī)定行事；c.發(fā)放時(shí)必須進(jìn)行物品核對(duì)；d.剩余的、過(guò)期的和損害的物品必須安按照單位程序處理。2021-11-27 6、辦公室集中化管理中，檔案室的任務(wù)、辦公室集中化管理中，檔案室的任務(wù) （1 1）文件的歸檔：）文件的歸檔：a.歸檔時(shí)去除紙頁(yè)上所有回形針、大

15、頭針和庫(kù)存標(biāo)簽，需要時(shí)用釘書針代替，確保釘書針不破壞任何文字和圖片；b.給文檔打孔，并排列文件中的紙頁(yè)，保證打孔不損害文字和圖片；c.按需要設(shè)立新文件夾；d.編制附錄索引；e修復(fù)文件，如果文件損害嚴(yán)重應(yīng)用新文件代替。 （2 2）文件的借閱管理：）文件的借閱管理：a查找所需的文件；b保留發(fā)出文檔和借閱人員記錄；c填寫借出文件跟蹤卡，表明何人何時(shí)借出；d在文件歸還時(shí)，應(yīng)放回到正確位置；e跟蹤過(guò)期未還的文件。2021-11-27 （3 3）文件保密工作：）文件保密工作：a如果保密文件存在中心，應(yīng)執(zhí)行相關(guān)處理程序；b非被授權(quán)人想借保密文件，應(yīng)進(jìn)一步請(qǐng)示；c 要遵循單位的安全規(guī)定。 （4 4）文檔的處理

16、：）文檔的處理：根據(jù)單位的有關(guān)規(guī)定，做好檔案整理工作。如除去無(wú)用的文件，或?qū)⑽募D(zhuǎn)移到縮微膠片上存放等。處理文件應(yīng)符合單位的程序。 2021-11-27 7、辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務(wù)、辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務(wù)（1）保證接待區(qū)整潔，注意給植物澆水（2）迎候來(lái)訪者（3）問(wèn)明來(lái)訪理由（4）聯(lián)系人員接待：按預(yù)約和未預(yù)約處理（5）等待期間，禮貌接待和交談（6）準(zhǔn)確做好來(lái)賓記錄，發(fā)放和收回來(lái)賓卡（7）引導(dǎo)或聯(lián)系安全人員陪伴來(lái)訪者到目的地（8）協(xié)助來(lái)訪者留言（9）預(yù)定出租車（10）遵守單位安全程序和規(guī)定，留心角落包裹，搬物離開單位需 有證明（11）接打國(guó)內(nèi)、國(guó)際電話（12）保證接待信

17、息不斷更新（13）歸檔訪客名片。2021-11-27 四、辦公室的綜合職能四、辦公室的綜合職能綜綜合合職職能能接受和處理口頭和書面信息信息的傳遞交流和引導(dǎo)準(zhǔn)確回答內(nèi)、外電話查詢歸檔保存好記錄、資料有效地安排各種約會(huì)支持、強(qiáng)化企業(yè)的整體管理2021-11-27 辦公室有6方面的綜合職能，突出體現(xiàn)在對(duì)內(nèi)、對(duì)外的信息交流 1、綜合職能之一是接受和處理來(lái)自各綜合職能之一是接受和處理來(lái)自各方的口頭和書面信息方的口頭和書面信息2021-11-27 （1）辦公室會(huì)收到的信息）辦公室會(huì)收到的信息 辦公室一般會(huì)收到如下信息： （1）口頭收到的信息。 （2）用信件收到的書面信息。 （3）用傳真收到的書面信息。 （

18、4）用電子郵件傳送的書面信息。2021-11-27 （2）、辦公室如何處理接收到的信息）、辦公室如何處理接收到的信息 （1）辦公室人員應(yīng)保存一個(gè)文件夾，把常用的信息歸類其中。包括工作人員的聯(lián)系電話、通訊地址和傳真號(hào)碼等。 （2）辦公室分發(fā)郵件的主要形式是，把收到的傳真?zhèn)鬟f給適當(dāng)?shù)墓ぷ魅藛T。把由中心計(jì)算機(jī)收到的電子郵件，下載并打印分發(fā)。 （3）把供應(yīng)商送來(lái)的小冊(cè)子、產(chǎn)品目錄和函件轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員。 （4）負(fù)責(zé)把辦公室收到的其它信息轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員。2021-11-27 2、綜合職能之二是將各類信息及工作及時(shí)傳遞、交流、引導(dǎo)到位 （1）辦公室應(yīng)保證信息及時(shí)、安全、準(zhǔn)確的傳遞 辦公室通常接收和處理的信息

19、主要有以下6類，即郵件、傳真、電傳、電子郵件、電話及來(lái)訪者的有關(guān)信息。作為企業(yè)的通訊交流中心，辦公室應(yīng)確保及時(shí)、安全、準(zhǔn)確地傳遞這些信息，以提高企業(yè)工作效率。2021-11-27（ 1）郵件：應(yīng)及時(shí)將收到的郵件分發(fā)給相應(yīng)的部門或工作人員；對(duì)要發(fā)出的郵件，要及時(shí)將郵件從各部門收集起來(lái)或由各部門送到收發(fā)室，然后由收發(fā)室人員統(tǒng)一送到郵局或由郵局人員收取。（ 2）傳真：收到的傳真住處要及時(shí)發(fā)送給相應(yīng)的工作人員。發(fā)出傳真，要注意保留傳真發(fā)出記錄。（ 3）電傳：有電傳設(shè)備的辦公室，行政管理人員要負(fù)責(zé)收發(fā)電傳消息。（ 4）電子郵件：對(duì)收到的電子郵件，要及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)或通知有關(guān)工作人員，對(duì)重要郵件應(yīng)打印出來(lái)，保留書

20、面記錄。（ 5）電話：辦公室一般會(huì)有總機(jī)，總機(jī)工作人員要把來(lái)電轉(zhuǎn)給相應(yīng)人員，也要為打外線的人員及時(shí)接通。如果工作人員不在，要注意留言。（ 6）來(lái)訪者：接待人員要熱情接待來(lái)訪者，保證將他們領(lǐng)到被訪問(wèn)的部門。如被訪者不在，要幫助留下來(lái)訪者的信息或便條，以便于進(jìn)行聯(lián)系。2021-11-27 （2 2）、制作一份電話留言記錄表。）、制作一份電話留言記錄表。 留言記錄表留言記錄表 緊急非緊急 接收人姓名：接收人部門： 來(lái)電人姓名：來(lái)電人性別： 來(lái)電人單位：來(lái)電人電話號(hào)碼： 來(lái)電時(shí)間：是否要求回電： 留言： 記錄人：記錄時(shí)間：2021-11-27 3、綜合職能之三是準(zhǔn)確、友好地回答內(nèi)、外電話查詢 （1 1

21、）接打電話時(shí)應(yīng)做到：）接打電話時(shí)應(yīng)做到：（1）以友善的幫助對(duì)方的態(tài)度（2）盡快接聽，顯示單位的高效率（3）用令人愉快的、禮貌的語(yǔ)言講話（4）迅速、正確回答內(nèi)部電話號(hào)碼和姓名（5）如果需要對(duì)方等待，不要讓對(duì)方等太久（6）電話機(jī)旁備好筆、便箋或留言卡（7）留言要仔細(xì)，重復(fù)重要細(xì)節(jié)（8）按照單位的規(guī)定機(jī)智和謹(jǐn)慎地處理電話2021-11-27 （2 2）、）、接打電話時(shí)要禁忌：接打電話時(shí)要禁忌：（1）電話鈴響，不迅速接聽，顯示工作疲勞（2）態(tài)度不友善，語(yǔ)氣不友好（3）不用禮貌語(yǔ)講話，如使用“喂”等不規(guī)范語(yǔ)回答（4）沒有蓋住話筒就在房間中大聲呼叫人（5）接聽電話不耐煩，讓對(duì)方感到講話著急，不愿溝通（6）

22、語(yǔ)言生硬或粗魯，甚至在電話中發(fā)脾氣（7）在回答要找的人不在之前先問(wèn)對(duì)方的姓名（8）在電話中讓對(duì)方舉著話筒等待過(guò)久（9）不將對(duì)方的來(lái)電轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人2021-11-27 4、綜合職能之四是歸檔保存好有用的記錄、資料 舉例說(shuō)明哪些信息應(yīng)在辦公室保存。舉例說(shuō)明哪些信息應(yīng)在辦公室保存。 下列信息應(yīng)在辦公室保存： （1）有共性的信息。比如職工生病，彈性工作安排和請(qǐng)假的資料，職員的家庭電話號(hào)碼，家庭地址等。2021-11-27（2）專用信息。如：在人事部門工作，你必須保存全部工作人員的記錄，包括他們的家庭地址，電話，傳真號(hào)碼，未使用的休假記錄，應(yīng)確保信息在需要時(shí)能容易查到，以便迅速回答工作人員或經(jīng)理的查詢。

23、2021-11-27 5、綜合職能之五是有效地安排各種約會(huì) 有效安排約會(huì)時(shí)，應(yīng)注意： （1）當(dāng)有來(lái)訪電話時(shí)，要記下來(lái)電的時(shí)間，來(lái)電人姓名，單位，電話，以及要拜訪何人 （2）確認(rèn)約會(huì)并通知雙方 （3）將以上情況填入約會(huì)記錄：2021-11-27約定見面的時(shí)間要見的人來(lái)訪人單位、地址、電話來(lái)訪人時(shí)間來(lái)電時(shí)間2021-11-27 6、綜合職能之六是每項(xiàng)工作都支持、強(qiáng)化企業(yè)的整體管理（1）迅速有效地處理電話和接待來(lái)訪者，使客戶和打電話的人對(duì)單位有一個(gè)良好的印象（2）迅速分發(fā)或回復(fù)收到的郵件。安排送快件的人迅速和安全地投遞緊急或非常重要的文檔（3）通過(guò)安排會(huì)議、會(huì)見和旅行來(lái)協(xié)助管理（4）準(zhǔn)備小冊(cè)子和廣告

24、材料，并用powerpoint軟件為經(jīng)理準(zhǔn)備演示文稿。（5）使用多媒體技術(shù)，組織好演講展示活動(dòng)。（6）準(zhǔn)備報(bào)告、制作精美的文檔并分發(fā)給用戶、同事和客戶。（7）使用專門的軟件準(zhǔn)備年終財(cái)務(wù)報(bào)告來(lái)配合管理者強(qiáng)化部門管理2021-11-27 案例：案例：列出大型單位與小型單位中行政列出大型單位與小型單位中行政管理職責(zé)的差別。管理職責(zé)的差別。 答：c公司是一家中國(guó)大型國(guó)有企業(yè)，該公司的行政部（實(shí)際上就是公司的辦公室）是公司的行政管理中心。c公司行政部共設(shè)4個(gè)分部，其分部名稱和職責(zé)分別如下： （1）秘書分部：主要職責(zé)是：秘書分部：主要職責(zé)是：a公司的會(huì)議服務(wù)工作，包括會(huì)議安排、會(huì)議記錄、會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦

25、工作；b公司領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪客人的預(yù)約、安排，公司領(lǐng)導(dǎo)等；c公司領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)的服務(wù)工作；d公司及公司領(lǐng)導(dǎo)重要文件的起草工作；e公司文件傳遞工作；f公司郵件收發(fā)工作及內(nèi)外文件交換工作。2021-11-27（2）管理分部：主要職責(zé)是：管理分部：主要職責(zé)是：（負(fù)責(zé)公司辦公用品的訂貨、采購(gòu)及驗(yàn)收； 負(fù)責(zé)公司辦公用品的庫(kù)房管理； 負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放； 負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備如傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話機(jī)、飲水機(jī)、油印一體機(jī)等的訂購(gòu)、使用管理及維修； 負(fù)責(zé)公司通訊包括電話、傳真等費(fèi)用的結(jié)算管理。2021-11-27（3）公關(guān)分部：主要職責(zé)是公關(guān)分部：主要職責(zé)是： 負(fù)責(zé)公司的對(duì)外接待工作，如聯(lián)系、訂火車飛機(jī)票、訂飯店及食宿安排

26、，及外賓參觀、購(gòu)物的陪同工作； 負(fù)責(zé)公司的對(duì)外廣告、與媒休聯(lián)系進(jìn)行宣傳工作； 負(fù)責(zé)公司禮品、紀(jì)念品的訂購(gòu)、管理及發(fā)放工作，發(fā)放需要申請(qǐng)人有適當(dāng)?shù)娜藛T簽署意見批準(zhǔn)。2021-11-27（4）文檔分部：主要職責(zé)是文檔分部：主要職責(zé)是： 根據(jù)規(guī)格要求，負(fù)責(zé)公司文件的打印、裝訂工作； 負(fù)責(zé)公司文件、資料的歸檔、管理工作； 負(fù)責(zé)公司文檔的借閱、查詢工作； 負(fù)責(zé)公司文件保密管理工作。2021-11-27 企業(yè)辦公室職責(zé)及內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置大多是大同小異，但具體并不會(huì)完全相同，應(yīng)根據(jù)各企業(yè)實(shí)際及習(xí)慣性做法，及企業(yè)辦公室的一般職責(zé)，合理確定辦公室職責(zé)及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。 a公司是典型的小型單位，其行政管理的主要公司是典型的

27、小型單位，其行政管理的主要職責(zé)有職責(zé)有： （1 1）人事部）人事部負(fù)責(zé)人員招聘、解聘；負(fù)責(zé)管理各類外聘專家、培訓(xùn)師的工作；參與組織員工各類培訓(xùn)；負(fù)責(zé)員工的考勤記錄；參與考核工作；負(fù)責(zé)員工工資保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的處理；負(fù)責(zé)人事檔案的管理。2021-11-27 （2 2）行政部行政部負(fù)責(zé)檔案合同公章管理；負(fù)責(zé)公司各類文件資料的接收、歸檔管理和發(fā)放；負(fù)責(zé)辦公用品的購(gòu)買、保管和領(lǐng)發(fā)；負(fù)責(zé)辦公設(shè)備購(gòu)買、配備、維護(hù)；負(fù)責(zé)公司環(huán)境安全和保衛(wèi)；文秘、接待；負(fù)責(zé)公司資料發(fā)行前的三審；負(fù)責(zé)公司資料印刷前的排版、校對(duì)；負(fù)責(zé)聯(lián)系資料印刷、裝訂；負(fù)責(zé)公司各類文件、資料的接收和發(fā)放。2021-11-27 思考題及答案：思考題及答案

28、： 1、企業(yè)行政管理人員的主要職責(zé)是什么？企業(yè)行政管理人員的主要職責(zé)是什么？ 2、企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是什么？企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是什么？ 3、小型單位辦公室的行政管理工作職責(zé)是小型單位辦公室的行政管理工作職責(zé)是什么？什么？ 4、簡(jiǎn)述大型單位某個(gè)辦公室的行政管理工簡(jiǎn)述大型單位某個(gè)辦公室的行政管理工作職責(zé)是什么？作職責(zé)是什么？ 5 5、大型單位辦公室集中化管理的優(yōu)缺點(diǎn)是、大型單位辦公室集中化管理的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？什么？ 6 6、辦公室集中化管理中，打印室的任務(wù)是、辦公室集中化管理中，打印室的任務(wù)是什么？什么？2021-11-27 7 7、辦公室集中化管理中，辦公用品儲(chǔ)藏室的、辦公室集中

29、化管理中，辦公用品儲(chǔ)藏室的任務(wù)是什么？任務(wù)是什么？ 8 8、辦公室集中化管理中，檔案室的任務(wù)是什、辦公室集中化管理中，檔案室的任務(wù)是什么？么？ 9 9、辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務(wù)、辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務(wù)是什么？是什么？ 1010、以電話、接待、信函為例，行政工作應(yīng)怎、以電話、接待、信函為例，行政工作應(yīng)怎樣樹立單位的對(duì)外形象？樣樹立單位的對(duì)外形象？ 1111、以電話、接待、信函為例，哪些行為有損、以電話、接待、信函為例，哪些行為有損單位的對(duì)外形象？單位的對(duì)外形象？ 1212、辦公室會(huì)收到哪些信息？、辦公室會(huì)收到哪些信息？2021-11-27 1313、辦公室如何處理接收到

30、的信息？、辦公室如何處理接收到的信息？ 1414、辦公室如何保證信息及時(shí)、安全、辦公室如何保證信息及時(shí)、安全、準(zhǔn)確的傳遞？準(zhǔn)確的傳遞？ 1515、請(qǐng)制作一份電話留言記錄表。、請(qǐng)制作一份電話留言記錄表。 1616、接打電話時(shí)應(yīng)做到哪些？、接打電話時(shí)應(yīng)做到哪些？ 1717、接打電話時(shí)應(yīng)注意什么？、接打電話時(shí)應(yīng)注意什么？ 1818、舉例說(shuō)明哪些信息應(yīng)在辦公室保存。、舉例說(shuō)明哪些信息應(yīng)在辦公室保存。 1919、如何有效安排約會(huì)？、如何有效安排約會(huì)？ 2020、辦公室如何支持、強(qiáng)化企業(yè)的整體、辦公室如何支持、強(qiáng)化企業(yè)的整體管理管理2021-11-27 根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式； 會(huì)議以及遠(yuǎn)程會(huì)議的

31、基本要求； 工作日志管理以及安排事務(wù)性約會(huì)； 撰寫簡(jiǎn)單的書面交流信函； 設(shè)計(jì)和填寫簡(jiǎn)單的表格； 運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通； 按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無(wú)誤的達(dá)到預(yù)定要求的重要性。2021-11-27第五部分第五部分 : 工作交流、個(gè)人效率、工作交流、個(gè)人效率、 團(tuán)隊(duì)精神團(tuán)隊(duì)精神 中心思想： 辦公室是個(gè)工作團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)工作精神； 掌握必要的工作交流方法和技能； 提高工作效率，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。2021-11-27 主要內(nèi)容：主要內(nèi)容： 一、一、選擇正確的交流方法選擇正確的交流方法 二、各種會(huì)議的組織二、各種會(huì)議的組織 三、使用日志管理工作時(shí)間三、使用日志管理工作時(shí)間 四、

32、用書面形式進(jìn)行交流四、用書面形式進(jìn)行交流 五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具 六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo) 七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī)七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī)2021-11-27交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交交流流方方法法會(huì)會(huì)議議組組織織日日志志管管理理書書面面交交流流溝溝通通工工具具團(tuán)團(tuán)隊(duì)隊(duì)目目標(biāo)標(biāo)規(guī)規(guī)定定評(píng)評(píng)估估2021-11-27 一、一、選擇正確的交流方法選擇正確的交流方法交交流流方方法法發(fā)送信息的方法及取決因素 .利用電子郵件及其他電信工具 利用會(huì)議開展交流 利用郵政服務(wù)開展交流 2021-11-27 一、一、選擇正確的交流方法選擇正確

33、的交流方法 1 1、發(fā)送信息的方法及取決因素 大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有： （1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng) （2）使用電信系統(tǒng)2021-11-27 通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：因素： （1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。 （2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁(yè)組成，則應(yīng)考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù)。 （3）收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2021-11-27 （4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或

34、傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)。 （5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。 （6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。 （7）費(fèi)用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時(shí)，則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。2021-11-27 2、利用電子郵件及其他電信工具 利用電子郵件進(jìn)行交流的優(yōu)缺點(diǎn)： 電子郵件是在計(jì)算機(jī)終端上編寫信息，并通過(guò)電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計(jì)算機(jī)終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過(guò)郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲(chǔ)存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲(chǔ)、刪除、打印信息，同時(shí)可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的

35、信息是否已被收件人收到。 2021-11-27 電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于：電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于： （1）信息發(fā)送的速度快 （2）費(fèi)用低廉，內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件是免費(fèi)的，外部網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的費(fèi)用不高于本地電話費(fèi)用，同時(shí)減少紙的使用量和發(fā)送紙面信息的郵費(fèi)，節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。 （3）信息能同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端，使多個(gè)接收人同時(shí)接受到信息，方便快捷。 （4）使用密碼等功能能保證信息安全。 （5）能發(fā)送多種類型的信息，例如文字信息、掃描錄入的圖表及照片等。 （6）正在旅行的工作人員可通過(guò)筆記本電腦隨時(shí)接收和發(fā)送信息，達(dá)到過(guò)程辦公的目的。2021-11-27 電子郵件的缺點(diǎn)有：電子郵件的缺點(diǎn)有： （1）收件人必須有

36、兼容的設(shè)備 （2）因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多垃圾郵件，浪費(fèi)收件人的時(shí)間。 （3）人們需經(jīng)過(guò)一定的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，才能成功熟練地使用電子郵件。2021-11-27 使用電信工具進(jìn)行書面交流使用電信工具進(jìn)行書面交流 除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進(jìn)行書面信息的交流，電傳機(jī)曾是信息交流的重要手段，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多新的設(shè)備已基本代替了電傳機(jī)的使用，現(xiàn)代企業(yè)很少再使用電傳機(jī)來(lái)交流信息。傳真機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具， 2021-11-27 其優(yōu)點(diǎn)在于： （1）快速，信息能立即收到。 （2）作為一種書面文件，能作為事實(shí)和數(shù)字的證明，同時(shí)能進(jìn)行歸檔以備查詢， （3）相對(duì)于郵寄而言，費(fèi)用較低。

37、 （4）功能較全的傳真機(jī)也可通過(guò)計(jì)算機(jī)發(fā)送信息。 使用傳真發(fā)送信息時(shí)其缺點(diǎn)在于： （1）傳真信息只能發(fā)送給有傳真機(jī)的單位。 （2）不易保證信息的保密和安全。 （3）想互相商討信息比較因難。 通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進(jìn)行跟蹤確認(rèn) 2021-11-27 3、利用會(huì)議開展交流利用會(huì)議開展交流 會(huì)議做為信息交流的重要手段之一，其主要功能在于： （1）參會(huì)人員互相交流各自的意見和思想 （2）參會(huì)人員就某一主題互相商討信息 （3）就某些重大問(wèn)題和工作程序進(jìn)行決策 （4）信息發(fā)布2021-11-27 會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于： （1）面對(duì)面的交流，彼此能更好地理解對(duì)方的意圖 （2）會(huì)議是管

38、理人員與員工相互交流以推行新規(guī)程的重要手段，同時(shí)也給大家提供一個(gè)提出問(wèn)題并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行探討，最后達(dá)成共識(shí)的機(jī)會(huì)。 （3）現(xiàn)代會(huì)議能通過(guò)投影儀等設(shè)備更形象地進(jìn)行信息交流。 （4）會(huì)議之后能形成會(huì)議紀(jì)要或書面決定。 （5）參加會(huì)議的人也可通過(guò)會(huì)議紀(jì)要更深入地理解會(huì)議內(nèi)容。2021-11-27 會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于： （1）浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)議進(jìn)行中可能會(huì)因?yàn)槟承┤说闹毖圆恢M影響會(huì)議進(jìn)程，也會(huì)因有些人說(shuō)話羅嗦或談?wù)摬幌嚓P(guān)的問(wèn)題而浪費(fèi)時(shí)間的情況。 （2）浪費(fèi)金錢。有些大型的會(huì)議可能會(huì)花費(fèi)大量的錢的交通費(fèi)用和住宿費(fèi)用上。 2021-11-27 4、郵件和快遞服務(wù)在交流中的優(yōu)缺點(diǎn)、郵件和快遞服務(wù)在

39、交流中的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？是什么？ 答：盡管現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞服務(wù)仍是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)在于： （1）收到的紙面信息能歸檔以備查詢。 （2）保密信息能通過(guò)掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)直接交付到收件人手中，因而比電子方法更安全 （3）能獲得發(fā)送和接收憑證。2021-11-27 （4）能收到文檔的原件 （5）當(dāng)大批量地郵寄信息時(shí)，郵費(fèi)可申請(qǐng)?zhí)厥鈨?yōu)惠 郵件和快遞服務(wù)的缺點(diǎn)： （1）因程序復(fù)雜而浪費(fèi)時(shí)間，需要材料裝袋、信封封口、到郵局郵寄等 （2）費(fèi)用較高，需要紙、信封、郵費(fèi)等支出，如果是航空郵寄大宗文件，則價(jià)格更加昂貴 （3）相比電子系統(tǒng)而言，發(fā)送速度較慢 （4）郵件

40、可能會(huì)丟失或錯(cuò)投2021-11-27 二、各種會(huì)議的組織二、各種會(huì)議的組織 1、 會(huì)議的類型有哪些？會(huì)議的類型有哪些？ 答：會(huì)議的類型主要有以下幾種：答：會(huì)議的類型主要有以下幾種： （1）正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等）正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等 （2）非正式會(huì)議，如部門工作會(huì)議等）非正式會(huì)議，如部門工作會(huì)議等 （3）社團(tuán)會(huì)議，如俱樂(lè)部會(huì)議）社團(tuán)會(huì)議，如俱樂(lè)部會(huì)議 （4）定期會(huì)議，如年度大會(huì)、月總結(jié)會(huì)）定期會(huì)議，如年度大會(huì)、月總結(jié)會(huì) （5）非定期會(huì)議，如緊急會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議）非定期會(huì)議，如緊急會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議2021-11-27 2、 會(huì)議議程及主持人的議程是什么？會(huì)議議程及主持人的議程是什么？ 答：會(huì)議議程是會(huì)議上所要討論內(nèi)容及其順序一覽表，通常要在會(huì)議開始前發(fā)到參會(huì)人員手中，會(huì)議議程上的項(xiàng)