如何制定文件標準化

1、文件和資料標準化管理制度1目的通過對公司文件資料的有效控制，確保工作現(xiàn)場使用唯一有效的文件資料，并形成統(tǒng)一規(guī)范的編寫格式及處理程序。2適用范圍本制度適用于公司所有公務文書、文件和資料的管理。3術語和定義公文：指公司在處理各種公務時使用的應用文書，包括：決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復、函（電報）、會議紀要。制 度 （ 程 序 ） ： 指 要 求 公 司 成 員 共 同 遵 守 的 ， 按 一 定 程 序 辦 事 的 規(guī) 程 性 文 件 。辦 法 ： 指 公 司 針 對 某 項 工 作 依 照 其 所 需 標 準 制 定 的 考 核 獎 懲 性 的 文 件 。標 準 ： 指 公 司 對

2、某 項 工 作 應 達 到 的 要 求 進 行 規(guī) 范 和 約 定 的 文 件 。規(guī)章制度：公司各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱。記錄：指公司對某項活動的各工作環(huán)節(jié)、結果進行記錄，可供事后追溯該項活動完成質量的證據(jù)性文件，主要為表格形式。4職責權限經(jīng)理負責公司制度、辦法、標準、計劃、記錄和以公司名義下發(fā)的公文的批準。管理 者代表負責制 度、辦法、 標準、計劃、 記錄的審核。各 單 位 負 責 本 單 位 相 關 文 件 資 料 的 編 寫 、 審 核 、 打 印 、 校 對 工 作 ?？偨?jīng)辦負責以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔，負責對各單位文件資料管理情況進行監(jiān)督檢

3、查。各單位負責以本單位名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、 收回、 作廢銷毀和歸檔。5工作程序文件資料的編寫格式文件資料的用紙標準：公司各類文件資料的正式編印一般用a4(210mm 297mm)型紙張。圖紙表格等不宜減小時，該 頁 應 按 以 上 紙 型 尺 寸 折 疊 裝 訂 。 張 貼 的 公 文 用 紙 大 小 ， 根 據(jù) 實 際 需 要 確 定 。文件和資料章、條、款的編排規(guī)則：根據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，“ 章” 就是一個章節(jié)，包括條和款，“ 條” 是章的一個部分，“ 款” 是章或條的一個層次。章、條均用阿拉伯數(shù)字編號?！?章” 應左起空兩格書寫，如第1 章用 “ 1”標注，右側空一

4、格寫該章的標題，標題一行書寫不夠時， 可另起一行， 這一行的第一個字與標題的第一個字平排書寫。章與章之間應空一行編排?！?條” 在 “ 章” 的編號右下加一個小圓點，再寫該條在該章所處的順序，如第4 章第 1 條，用 “”表示， 后空一格書寫該條的標題。如果一章的各條根據(jù)需要再分為若干下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4 章第 2 條，再分 3 小條，則分另表示為“ 、“ 、“ ，如果 “ 再分為 2個小條，則分別表示為“ 、” ；條一般只劃分到第三層次，即只以4 位數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用“ 款” 的形式進行敘述，可用英文字母編號?！?章條 ” 編號最未阿拉伯數(shù)字右下角不加小圓點

5、，編號頂格書寫，“ 章條 ” 具體內(nèi)容的第一行應從左起空兩格書寫，第二行起均應頂格書寫。文件資料的字體、排版、裝訂標準。公文類文件資料的字體、排版、裝訂標準: a標題應采用二號宋體加黑，正文采用三號仿宋字；b 縱向行文排版時， a4型紙頁邊距分別為:上邊距為 37mm、 下邊距為 35mm、 左邊距為 28mm、右邊距為26mm ,上下行跨為倍行跨；c 橫向行文排版時，a4 型紙頁邊距分別為: 上邊距為28mm、下邊距為20mm、左邊距為26mm、右邊距為26mm ,上下行跨為倍行跨；d非 國 際 紅 頭 公 文 排 版 按 印 刷 的 標 準 紙 張 使 用 ， 字 體 、 行 距 應 符

6、合 以 上 要 求 。文件資料標題一般采用小二號黑體、正文采用小四號宋體字。章的標題采用小四號黑體字；記錄編號應在右上角，用四號黑體字。一 般 文 件 資 料 ( 包 括 制 度 /程 序 、 辦 法 、 標 準 、 規(guī) 程 ) 的 字 體 、 排 版 、 裝 訂 標 準 : a 封面 :公司名稱用二號黑體加黑書寫,標題采用小初宋體加黑書寫,文件編號采用三號宋體加黑書寫；b修 改 號 : 標 題 采 用 小 二 宋 體 加 黑 書 寫 , 表 格 采 用 小 四 宋 體 倍 行 距 ；c 正文標題應采用小二宋體加黑,正文應采用小四號宋體字,頁眉頁腳采用五號黑體加黑書寫；d 縱向行文排版時,a4

7、 型紙頁邊距分別為上頁邊距為30mm、下頁邊距為24mm、左頁邊距為2 8 m m 、 右 頁邊距為2 6 m m , 上下 行距為 單倍 行 距, 頁眉為mm,頁腳為mm；e 橫向行文排版時,a4 型紙頁邊距分別為上頁邊距為20mm、下頁邊距為15mm、左頁邊距為26mm、右頁邊距為26 mm,上下行距為單倍行距；f章的標題采用小四號宋體加黑；g頁碼從修改頁算起；h記錄編號應在右上角,用五號黑體加黑。文件資料一般左側死頁裝訂，一些處于需持續(xù)改進或修訂的文件資料可采用活頁裝訂，但應確保文件資料的完整。文件資料的撰寫格式及內(nèi)容格式及內(nèi)容：由前言、質量方針目標、組織機構、質量管理體系、管理職責、資

8、源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)、測量分析和改進、質量管理手冊的管理等內(nèi)容構成。公文格式及內(nèi)容：國際紅頭公文格式及內(nèi)容：a 國際紅頭公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關，印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。b 發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關應當排列在前。c 公司的國際紅頭文件一律統(tǒng)一式樣，文件頭與正文用紅線隔開，紅色反線下空2 行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整,排列對稱，間距恰當：正文采用3號仿宋字體。d 發(fā)文字號，包括機關代字年號發(fā)文序號。

9、年號一律用全稱，并用方括號。聯(lián)合行文，須標明主辦機關。e上 報 的 公 文 ， 漢 文 應 當 在 首 頁 紅 線 上 方 發(fā) 文 字 號 右 側 注 明 簽 發(fā) 人 姓 名 。f 國際紅頭文件標題應當準確扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應當標明發(fā)文機關（紅頭文件標題中，發(fā)文機關可省去），并準確標明公文種類，標題中除引用法規(guī)、規(guī)章名稱時需加書名號外，一般不用標點符號。g 主送機關，一般寫在公文標題下、正文之前，頂格書寫，后加冒號。主送機關的全稱、特稱 、 簡 稱 ， 均 應使 用 統(tǒng)一 的 表 達形 式 。 公 文 不得 多 頭 主送 。h 國際紅頭公文如有附件，應當在正文之后、印發(fā)機關和時間之

10、前注明附件順序和名稱。i 成文日期，以領導簽發(fā)日期為準。聯(lián)合行文，其成文時間以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。j 公文除會議紀要外，應當加蓋印章， 加蓋印章的位置應與印發(fā)機關和成文時間相疊。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關均應加蓋公章，主辦機關的印章應排列在前。一般公文格式及內(nèi)容：a 一般公文一般由標題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。b 發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關應當排列在前。c 一般公文如有附件，應當在正文之后、印發(fā)機關和時間之前注明附件順序和名稱。d 成文日期， 以領導簽發(fā)日期為

11、準，聯(lián)合行文， 其成文時間以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。e應 當 加 蓋 印 章 ， 加 蓋 印 章 的 位 置 應 與 印 發(fā) 機 關 和 成 文 時 間 相 疊 。規(guī)章制度格式及內(nèi)容：規(guī)章制度根據(jù)具體需要一般應包括標題、目的、適用范圍、 職責權限、 程序條款、 執(zhí)行標準、頒布者（機構）和生效時間等組成內(nèi)容。記錄格式公司各單位負責與本單位相關的記錄（表格）的設計、編制，要注明版本號并以適用性為原則。記錄（表格）一經(jīng)確定，應具有一定穩(wěn)定性，并能形成公司表格管理標準。由總經(jīng)辦負責記錄(表格)樣本的備案。文件資料的辦理程序公文辦理程序公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收、登記、 擬辦

12、、 傳遞、 批辦、 承辦、 催辦、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等；發(fā)文辦理一般包括擬稿、打字、校對、審核、簽發(fā)、印刷、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。公文行文規(guī)則公司需要向上級機關請求解決的問題，凡屬上級職能部門職權范圍以內(nèi)的事，應直接向上級職能部門行文；各單位需請同級部門解決的問題，應當直接向同級職能部門行文。明確發(fā)文權限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義行文；屬于在既定方針、政策范圍內(nèi)，各單位主管職權范圍內(nèi)的日常業(yè)務性文件，可以本單位名義直接行文。向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級單位。必要時兩個以上單位可以聯(lián)合行文，但單位不宜過多，聯(lián)合行文單位應是同級單位。文件

13、和資料的擬寫要求：符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定。若提出新的政策規(guī)定，要切實可行、并加以說明。情況確實、觀點明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標點準確，篇幅力求簡短。用詞用字準確，人名、地名、數(shù)字、引文規(guī)范。文內(nèi)若使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。引用公文應當先引用標題，后引用發(fā)文字號，日期應當寫具體的年月日。須使用國家法定計量單位。文件資料中的數(shù)字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。文件資料送領導批準之前，應當由有關領導或職能部門進行審核，審核的重點是： 是否需要行文；是否符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關

14、規(guī)定；是否要與有關部門、地區(qū)協(xié)商、會簽 ； 文 字 表 述 、 文 種 使 用 、 行 文 格 式 等 是 否 符 合 本 制 度 的 有 關 規(guī) 定 。文件資料的審批程序公文審批要求。公司各單位根據(jù)職責權限起草的國際紅頭公文，應填寫發(fā)文單，經(jīng)部門領導審核，主管領導批準后，由總經(jīng)辦加蓋公司印章并印發(fā)。上行公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。公司各單位根據(jù)職責權限起草的與公司各部門相關的公文，應填寫發(fā)文單，經(jīng)部門領導審 核 ， 主 管 領 導 批 準 后 ， 由 本 單 位 按 要 求 印 刷 ， 由 總 經(jīng) 辦 蓋 公 司 印 章 下 發(fā) 。公司各單位根據(jù)職責權限起草本單位相關公文，經(jīng)部門領導審核，主管領導

15、批準后，由本單位加蓋本部門印章并印發(fā)。規(guī)章制度審批要求。公司管理體系文件由相關部門組織起草，應填寫發(fā)文單或文件資料修改通知單，經(jīng)部門領導、技術中心、主管領導審核，管理者代表批準后，由總經(jīng)辦按發(fā)文單或文件資料修改 通 知 單 要 求 的 印 發(fā) 數(shù) 量 和 發(fā) 文 流 向 蓋 公 司 受 控 印 章 印 制 下 發(fā) 。臨 時 性 管 理 文 件 由 相 關 部 門 組 織 起 草 ， 經(jīng) 部 門 領 導 審 核 ， 主 管 領 導 批 準 實 施 。記錄審批要求公司各單位根據(jù)工作需要設計的具有穩(wěn)定性的記錄，由設計部門向技術中心申請記錄編號，并 報 管 理 者 代 表 審 批 ， 技 術 中 心

16、負 責 記 錄 （ 表 格 ） 樣 本 的 備 案 （ 含 電 子 版 ） 。外來文件資料處理對國家、地區(qū)、 政府部門、 集團公司及其它外單位來文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登記， 在文件資料首頁貼附并填寫文書處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見后，報相關領導閱批。總經(jīng)辦按批辦意見交相應部門或人員承辦，并跟蹤催辦， 總經(jīng)辦對文件進行歸檔整理。需要時承辦部門可以留存復印件。對國家、行業(yè)標準或其它文件資料的購買，由各單位提出申請，報總經(jīng)理批準后，由各單位負責購買， 并在總經(jīng)辦辦理入庫手續(xù)。財務部門見入庫單后方可辦理有關報銷手續(xù)。使用時，各單位在總經(jīng)辦辦理借閱使用手續(xù)。審批公文時，對有具體請示事項的

17、，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。文件資料的發(fā)放文件資料的發(fā)放對象按發(fā)文單的要求確定。文件和資料發(fā)放前的標識發(fā)放文件資料前應進行文件標識，以示文件資料唯一有效。未加標識或蓋有作廢章的文件不得在現(xiàn)場出現(xiàn)。受控標識：若屬受控文件，應加蓋紅色受控章，并在受控章內(nèi)填寫持有者名稱。需存檔的文件應加蓋紅色“存檔”印章。文件和資料的發(fā)放手續(xù)公司各單位按發(fā)文單中的要求發(fā)放文件。對各單位的發(fā)文，由收文單位業(yè)務人員在文件資料發(fā)放回收登記表上簽名，以示收文。對公司領導以傳閱形式發(fā)文，由發(fā)文單位在文件首頁貼附并填寫文書處理單 ，交各位領導傳閱。文件和資料的修改文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫單位填寫文件資料修改通知單，報原審批人審核批準，原發(fā)文單位將 文件資料修改通知單和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進行處理。對文件個別內(nèi)容進行修改或增補文件內(nèi)容時，應采取換頁的方式。換頁時應在 “ 修改號 ” 處注明狀態(tài)號（ 1、2、3 ） ，并在文件修改記錄上登記。由原發(fā)文部門將作廢頁收回，填寫文件和資料發(fā)放收回登記表。修改內(nèi)容超過原文件三分之一時，則適用換版方式。由原文件編寫單位負責修訂換版，并在文件修改記錄上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者。收回原收文單位及個人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷毀程序