淺議檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中作用

1、淺議檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中作用摘要：隨著信息技術(shù)的不斷變化與發(fā)展，人們對(duì)于 信息的不斷完善與強(qiáng)化，使其應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)之中，檔案數(shù) 據(jù)庫(kù)的建立正式對(duì)于信息化需求的完美體現(xiàn)，如何有效的加 強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，以便更好的在檔案管理中發(fā)揮重要作 用，成為了當(dāng)今檔案管理中亟待解決的問題之一，檔案信息 的發(fā)展不僅僅要充分考慮檔案信息的資源化，還要考慮到檔 案對(duì)于自身的管理，數(shù)據(jù)庫(kù)的安全設(shè)立是保證檔案管理正常 運(yùn)行的首要條件，也是基礎(chǔ)條件。對(duì)此文章主要針對(duì)檔案數(shù) 據(jù)庫(kù)存在的一些問題進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析與總結(jié)，并提出相應(yīng)的 解決措施。關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案分類；研究分析檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)

2、庫(kù)設(shè) 計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng) 用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組 織的數(shù)據(jù)集合。在長(zhǎng)期實(shí)踐中，數(shù)據(jù)庫(kù)以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng) 證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數(shù)據(jù)冗 余度、管理效率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。 事實(shí)上，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是各類檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組 件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。1檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用檔案管理是針對(duì)于檔案分類而言，進(jìn)行的一種管理方 式，其主要目的就是為了檔案信息的管理規(guī)范化，流程分類 的有序化。檔案管理的形式多樣且復(fù)雜多變，所以在進(jìn)行管 理過程中要尤其注意檔案的分類，劃

3、分。將不同的檔案按照 一定的原則進(jìn)行分類，可以從大的方向向小的方向逐漸分類 區(qū)分，再?gòu)男〉姆较蜻M(jìn)行細(xì)致的分類，這樣做的主要目的不 僅僅能夠?qū)嫶蟮臋n案進(jìn)行有效的劃分和管理，還能夠?yàn)槿?后的查詢奠定基礎(chǔ)。傳統(tǒng)意義上將檔案進(jìn)行分類的過程中主要是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn) 進(jìn)行的，并沒有一個(gè)清晰準(zhǔn)確的概念和界定。也有一種方法 是將檔案按照時(shí)間，保存時(shí)間的長(zhǎng)久進(jìn)行有效的合理分類， 這種分類方式可以有效的針對(duì)事件存儲(chǔ)的時(shí)間對(duì)檔案有一 個(gè)整體的宏觀把握。強(qiáng)調(diào)的是一種以現(xiàn)實(shí)為基準(zhǔn)的生態(tài)分 析，更加貼近于事實(shí)的本身?，F(xiàn)實(shí)來講，這種分類方式是一 種歸于全宗形式的原則分類，有助于了解檔案的整體發(fā)展內(nèi) 容，這也是有別于數(shù)據(jù)庫(kù)管理分類

4、的一個(gè)重要特征，所以某 種程度上將，傳統(tǒng)的分類方式與現(xiàn)代的分類方式所說不同， 但兩者之間也是相互獨(dú)立存在的，不能被取而代之。2數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足隨著各個(gè)行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已 經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要，對(duì)此必須加強(qiáng)改革。利用 現(xiàn)代化信息技術(shù)手段完善檔案數(shù)據(jù)的管理。計(jì)算機(jī)作為未來 發(fā)展建設(shè)的主流，在整個(gè)信息化時(shí)代起到了至關(guān)重要的推動(dòng) 作用，檔案信息化的出現(xiàn)更加說明了數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在檔案中的 作用。原有的檔案信息管理都是通過紙質(zhì)媒介進(jìn)行記載，這 在很大程度上存在著一定的缺陷，檔案管理人員很容易因自 己的失誤而出現(xiàn)檔案登記錯(cuò)誤等現(xiàn)象，這將嚴(yán)重影響檔案的 使用。不僅僅

5、工作效率差，而且還容易浪費(fèi)大量的人力，物 力，財(cái)力，這就說明在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理的同時(shí)，也要針對(duì) 檔案人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)，豐富他們的專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī) 的使用能力。避免因操作人員失誤而出現(xiàn)的各種問題，影響 檔案的發(fā)展。在未來的發(fā)展過程中，信息化將占據(jù)主導(dǎo)地位, 檔案將越來越規(guī)范化。數(shù)據(jù)化技術(shù)將在檔案管理中起到越來 越重要的作用，對(duì)此，必須建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理體系，促 進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中對(duì)于檔案管理的重視。3全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo) 作用首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng) 過理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本 單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)

6、庫(kù)內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體 單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足 點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠最大限 度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或 個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有 機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特 性一一原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹一 幟、不同于圖書、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù) 庫(kù)作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高 的管理目的。良好的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)可以將全宗原則的諸多思想 在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中實(shí)現(xiàn)，包括全宗內(nèi)部管理層次、管理聯(lián)

7、 系等。像文書立卷工作中要求的“保持文件之間的歷史聯(lián) 系”、科技檔案管理中的“成套性原則”等思想都可以通過 數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)得以體現(xiàn)。4依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫(kù)的 建設(shè)與維護(hù)工作全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，是隨檔案工 作的發(fā)展而不斷完善的。全宗理論的確立，對(duì)檔案室、檔案 館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史， 是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。在數(shù)據(jù)不斷變化發(fā) 展的同時(shí)，按照一定的順序，可以將全宗理念應(yīng)用于其中， 這樣不僅僅能夠促進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展，而且對(duì)于管理者來講也 將是一種很好的管理，數(shù)據(jù)的集合不僅僅可以節(jié)省大量的資 金更加能夠有效的提供工作效率。5

8、電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的未來發(fā)展提供營(yíng)電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進(jìn)程中不可回 避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務(wù)過程和業(yè)務(wù)成果的 真實(shí)記錄，因此保證電子文件的真實(shí)、完整、可用具有非常 重要的意義。電子文件生命周期理論認(rèn)為，電子文件從形成 到銷毀或保管是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，對(duì)電子文件生命全程 的管理和監(jiān)控措施應(yīng)當(dāng)前置到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之 中，包括對(duì)其運(yùn)動(dòng)全程的狀態(tài)記錄。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在電子文件 管理環(huán)境中如何發(fā)揮作用，需要電子文件管理理論提供支 持。與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行事后管理不同，現(xiàn)代文件檔案管理倡導(dǎo) 的前端控制原則要求將整個(gè)文件管理過程的目標(biāo)、要求、規(guī) 則等進(jìn)行系統(tǒng)分析，將需要在

9、文件形成階段實(shí)現(xiàn)的功能盡可 能進(jìn)行整合。這就要求對(duì)文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要考慮到整個(gè) 文件管理活動(dòng)的需要，實(shí)時(shí)收集需要進(jìn)行前期控制的數(shù)據(jù)元 素，為確保電子文件的真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀提供 保障。換言之，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不能像傳統(tǒng)方式那樣，在檔案文 件接收完畢、文件的真實(shí)性有案可查的情況下開始數(shù)據(jù)建 設(shè)，而是要在第一時(shí)間規(guī)劃完畢，伴隨文件生命周期進(jìn)行動(dòng) 態(tài)跟蹤，將各個(gè)環(huán)節(jié)需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，構(gòu)成一個(gè)完 整的數(shù)據(jù)鏈條，為該文件的描述、利用、驗(yàn)證、保存等提供 信息。在電子文件環(huán)境中，對(duì)元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于 設(shè)計(jì)和實(shí)施在文件生成之際自動(dòng)截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文 件在轉(zhuǎn)載、傳輸過程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整。電子文件，顧名思義與傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介文件不同，它是 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行對(duì)資源的一種整個(gè)，在很大程度上不僅 僅提高了工作效率，還對(duì)于數(shù)據(jù)管理進(jìn)行了合理的使用，可 以利用數(shù)據(jù)最基本的元素對(duì)象建立一定關(guān)系的數(shù)量圖表對(duì) 檔案進(jìn)行管理，嚴(yán)格意義上，這種電子呈現(xiàn)方式