某物業(yè)部合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

1、某物業(yè)部合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 物業(yè)部合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽(yù)得到保障。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部全部合同的管理工作。 三、職責(zé) 1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司全部合同的簽署及重要合同的評(píng)審。 2、行政部負(fù)責(zé)公司全部合同的審核、監(jiān)管及歸檔(員工勞動(dòng)合同除外)。 3、人事部負(fù)責(zé)公司員工勞動(dòng)合同的審核、監(jiān)管及歸檔。 四、程序要點(diǎn) 1、合同管理的范圍:包括對(duì)外供應(yīng)服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。 (1)對(duì)外供應(yīng)服務(wù)的合同,包括以下幾類(lèi): 開(kāi)發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同; 投標(biāo)書(shū); 對(duì)外租賃合同; 公司承諾供應(yīng)的常規(guī)服務(wù)

2、和管理; 顧客(業(yè)主、住戶(hù)或其他委托方)委托公司進(jìn)行選購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同; 公司車(chē)庫(kù)、車(chē)棚、車(chē)位使用或泊車(chē)合同; 其他對(duì)外供應(yīng)服務(wù)的合同。 (2)對(duì)外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類(lèi): 選購(gòu)合同; 招標(biāo)合同; 勞動(dòng)合同; 公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進(jìn)行選購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同; 其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)的合同。 2、合同的形式包括以下幾種形式 (1)書(shū)面的和非書(shū)面的。 (2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。 (3)規(guī)范合同和格式合同。 (4)口頭承諾。 (5)招、投標(biāo)書(shū)。 3、合同的制定 (1)一般狀

3、況下由合同的執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款: 標(biāo)的; 數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容); 價(jià)款或酬金; 履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件; 合同終止條件; 違約責(zé)任; 專(zhuān)用合同商定的其他必要條款。 (2)各種合同若有合同范本,可依照全同范本填寫(xiě)或修改各項(xiàng)條款。 4、合同的評(píng)審 (1)評(píng)審權(quán)限: 標(biāo)的在10萬(wàn)元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門(mén)及及行政部經(jīng)理進(jìn)行評(píng)審; 標(biāo)的在1050萬(wàn)元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審; 標(biāo)的50萬(wàn)元以上的合同,由董事會(huì)進(jìn)行評(píng)審。 (2)評(píng)審內(nèi)容: 對(duì)外供應(yīng)服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容: -公司的履約能力; -顧客供應(yīng)的價(jià)格; -合同的風(fēng)險(xiǎn); -合同的

4、條款是否明確; -合同是否合法; -合同的社會(huì)效益; -其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容: -分供方的履約能力; -分供方供應(yīng)的價(jià)格; -分供方的信譽(yù); -分供方供應(yīng)服務(wù)的售后服務(wù); -合同的條款是否明確; -合同是否違法; -合同的風(fēng)險(xiǎn); -合同履約監(jiān)控能力; -其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 5、合同的簽署與生效 (1)合同經(jīng)評(píng)審合格,由總經(jīng)理簽署。非書(shū)面的合同除外。 (2)經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序辦理蓋章審批手續(xù)。 (3)全部書(shū)面合同均須加蓋公司印章,合同頁(yè)數(shù)一頁(yè)以上的必需加蓋騎縫章。 (4)經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,需公證的合同,經(jīng)公證后生效。 (5)公

5、司承諾供應(yīng)常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。 (6)生效的合同原則上一式肆份,公司與顧客各兩份,需進(jìn)行公證的報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。 6、合同的編號(hào)與歸檔 (1)書(shū)面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào),編號(hào)的方法按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序辦理。 (2)一般狀況下書(shū)面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門(mén)保管的除外),歸檔方法按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序辦理。 (3)行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份,部門(mén)需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序辦理復(fù)印審批程序后,由部門(mén)負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同反還行政部歸檔。 (4)合同條款涉

6、及保密事項(xiàng)的,有關(guān)部門(mén)均擔(dān)當(dāng)保密責(zé)任。 7、合同的履約 (1)對(duì)外供應(yīng)服務(wù)的合同,由供應(yīng)合同服務(wù)的部門(mén)負(fù)責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 (2)對(duì)外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門(mén)監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 (3)合同執(zhí)行部門(mén)需將合同履約階段性狀況向總經(jīng)理匯報(bào),重要合同須以書(shū)面形式匯報(bào)。 (4)行政部監(jiān)控全部書(shū)面合同(員工勞動(dòng)合同除外)的履約進(jìn)度,對(duì)違反合同進(jìn)度的準(zhǔn)時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。 (5)合同履約完畢,對(duì)重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評(píng)審。 8、合同的變更與廢止 合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止?fàn)顩r出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí),由合同執(zhí)行部門(mén)向行政部提出合同變更申請(qǐng),行政部按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。 9、合同的續(xù)約 合同期滿(mǎn)且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門(mén)按合同要求提前通知行政部,由行政部經(jīng)理按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。 10、合同的統(tǒng)計(jì) 每年12月31日前,由行政部對(duì)書(shū)面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計(jì),寫(xiě)出專(zhuān)題報(bào)告。專(zhuān)題報(bào)告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成狀況,存在或需跟進(jìn)的問(wèn)題等報(bào)總經(jīng)理審讀。總經(jīng)理給出批示意見(jiàn),由行政部按總經(jīng)理批示意見(jiàn)辦理。 11、記錄:書(shū)面合同必需有書(shū)面的評(píng)審記錄,與合同一起歸檔保 管。 五、記錄 1、合同評(píng)審記錄 2、合同更改通知單