會計檔案課件[1]4

1、 會計檔案會計檔案 一、會計檔案的概念一、會計檔案的概念 會計檔案是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位、會計檔案是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位、個體工商戶和其它組織在會計核算活動中形成的個體工商戶和其它組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄。具有保存價值的原始記錄。 通過定義明確：通過定義明確： 主體主體 專業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)領(lǐng)域 價值價值 原始性原始性 它的范圍包括會計憑證、會計帳薄、財務(wù)報告和它的范圍包括會計憑證、會計帳薄、財務(wù)報告和其它類會計核算材料其它類會計核算材料二、會計檔案的特點二、會計檔案的特點 1.專業(yè)性專業(yè)性：會計檔案是由會計核算專業(yè)材料轉(zhuǎn)化而來的。會計核算即對會計對象進行連

2、續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄和計算。憑證、賬簿和報表都是在會計核算活動過程中為科學(xué)組織會計核算的需要而形成的。 2.整體性整體性：會計檔案中的賬簿是由憑證轉(zhuǎn)化而來的。報表由賬、簿匯總而成。憑證、賬簿、報表三種形式相互銜接，環(huán)環(huán)相扣，相互制約，顯示了較強的整體性。 3.廣泛性廣泛性：從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，包括各種機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、部隊等，都會產(chǎn)生會計檔案，涉及面極為廣泛。 4.固定性固定性：會計系統(tǒng)包括工業(yè)會計、農(nóng)業(yè)會計、銀行會計、行政事業(yè)單位會計等。門類眾多，遍布生產(chǎn)流通和非生產(chǎn)流通各領(lǐng)域。但是其基本成分只有會計憑證、賬簿和報表三種固定形式。三、會計檔案

3、的作用三、會計檔案的作用 1.依據(jù)作用依據(jù)作用：會計檔案是編制國家和地方預(yù)算、國家和部門經(jīng)濟計劃、單位預(yù)算及財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)。 2.參考作用參考作用：會計檔案可以為國家進行經(jīng)濟建設(shè)的計劃和決策提供可靠信息，是各部門、各單位管理、生產(chǎn)、經(jīng)營和事業(yè)活動的重要參考資料。 3.證據(jù)作用證據(jù)作用：會計檔案是記錄各類經(jīng)濟活動，維護國家、集體和公民個人財產(chǎn)權(quán)益，查處經(jīng)濟犯罪活動的可靠依據(jù)。 4.史料作用史料作用：會計檔案真實地記錄了各個歷史時期經(jīng)濟管理水平與狀況，是編寫經(jīng)濟管理、財政事業(yè)發(fā)展等專題的重要史料。四、四、會計檔案工作的管理體制會計檔案工作的管理體制 財政部門與國家檔案局負責全國會計檔案事務(wù)

4、。 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 各單位要加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。保證會計檔案規(guī)范整理、妥善保管、有序存放方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。五、會計檔案的收集五、會計檔案的收集 1.歸檔范圍歸檔范圍 會計文件材料的歸檔范圍主要包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料。財會部門經(jīng)辦的有關(guān)財會工作的方針、政策、制度、計劃、工作總結(jié)、報告以及來往文書都不屬于會計文件材料的歸檔范圍，一般應(yīng)作為文書檔案另行管理。2.歸檔時間歸檔時間 會計檔案管理辦法第四條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案

5、，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財物會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財物會計部門編制清冊，移交本單位的檔案部門保管。財物會計部門和經(jīng)辦人員必須按期將應(yīng)歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期點收，不得推諉絕句?！?.歸檔手續(xù)歸檔手續(xù) 移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。 交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交，交接完畢后，交接雙方

6、經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。（三）會計檔案包裝材料（三）會計檔案包裝材料 1.會計憑證檔案盒會計憑證檔案盒 會計憑證盒略大于裝訂好的憑證，一般規(guī)格為：3012（3-5）cm。盒子的脊背裝有塑料膜，用于插入會計憑證卡片。會計卡片上印有會計憑證、類別、年、月、卷號、保管期限等項目，使用時，可根據(jù)盒內(nèi)所放憑證的信息進行填寫。會計憑證保管期限較短，一般不超過15年。盒內(nèi)檔案銷毀后，只需調(diào)換脊背上的憑證卡片就可以繼續(xù)用于存放新的檔案。使用時，將印有“會計憑證”字樣的一頭朝外放入檔案架、柜內(nèi)，以方便查找利用。2.會計賬簿檔案盒會計賬簿檔案盒 用于存放會計賬簿，一般規(guī)格為： 3022

7、（3-5）cm。在盒蓋翻口出兩邊設(shè)有穿扣，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒的脊背上印有科目、目錄號、案卷號、保管期限等項目。存放時將卷盒的脊背向外放入檔案櫥，方便查找。3.會計報表檔案盒會計報表檔案盒 會計報表多見于打印件，需裝盒才能豎放于檔案箱柜之中。會計報表檔案盒的一般規(guī)格為長3022（3-5）cm，、與賬簿檔案盒類似。封面上印有編號、密級、年度、會計報表、編報單位、單位負責人、會計主管、保管期限等項目，脊背上印有會計報表、年度、目錄號、案卷號、保管期限等項目。六、會計檔案的整理六、會計檔案的整理 （一）整理工作的原則和內(nèi)容（一）整理工作的原則和內(nèi)容 會計檔案整理工作的原則是：按照會計核算材料的形

8、成規(guī)律和特點，保持各類材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)別材料的不同保管價值和不同類型，方便保管和利用。 會計檔案整理工作的主要內(nèi)容有分類、立卷、案卷排列與編目等。（二）會計檔的分類（二）會計檔的分類 1.1.年度年度形式形式保管期限分類法保管期限分類法 即把會計檔案首先按會計年度分開，再把一個會計年度內(nèi)的文件按報表、賬簿、憑證分為三類，最后把每種形式內(nèi)的文件按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列。每年從1號開始編案卷流水號。 這種分類法適用于單位預(yù)算會計和企業(yè)會計檔案的分類。特點是簡便易行，分類與保管統(tǒng)一，方便查找。會計年度會計年度形式形式（憑證、賬簿、報表）（憑證、賬簿、報表）保管期限分類法保

9、管期限分類法2.年度年度保管期限保管期限組織機構(gòu)分類組織機構(gòu)分類法法 即首先把會計檔案按年度分開，再把每個會計年度內(nèi)的文件按不同保管期限分開，最后把同一保管期限內(nèi)的文件，按單位內(nèi)的組織機構(gòu)順序進行排列。同一組織機構(gòu)的文件還可先排報表、后排賬簿與憑證。每年從1開始編案卷流水號。 這種分類法適用于各級總預(yù)算會計單位。會計年度會計年度保管期限保管期限組織機構(gòu)分類法組織機構(gòu)分類法會計年度會計年度保管期限保管期限組織機構(gòu)分類法組織機構(gòu)分類法3.年度年度類型類型形式形式保管期限分類法保管期限分類法 即把會計文件先按會計年度分開，再把每個年度內(nèi)的文件按會計類型分設(shè)屬類，然后把每個屬類內(nèi)的文件再按報表、賬簿、

10、憑證分開，最后把每種形式內(nèi)的文件按保管期限分別組成保管單位。 這種分類方法適用于具有多種會計類型的機關(guān)。4.年度年度組織機構(gòu)組織機構(gòu)形式形式保管期限分類法保管期限分類法 即先把會計文件按會計年度分開，接著把每個年度內(nèi)的文件按組織機構(gòu)分開，再將每個組織機構(gòu)的文件按報表、賬簿、憑證等形式分開，最后把每種形式的文件按保管期限組成保管單位。 這種分類方法適用于財政機關(guān)。（三）會計文件的立卷（三）會計文件的立卷 1.1.會計憑證的立卷會計憑證的立卷 會計憑證立卷時，一本憑證作為一個保管單位。一般應(yīng)將各種記賬憑證連同所附原始憑證一起按時間順序整理排列，并編寫頁號，每月從第1號編起。所附原始憑證可以不編號，

11、但應(yīng)折疊整齊附后。每個月的憑證合訂成一本或數(shù)本案卷。每本案卷的厚度不超過2厘米為宜。規(guī)模較大的企事業(yè)單位可以對收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證進行分別整理。對于不便隨同記賬憑證一起裝訂的原始憑證，如涉外原始憑證、工資名冊等，應(yīng)單獨整理和保管。但應(yīng)在原始憑證上注明另存憑證的名稱、數(shù)量及去向，并由立卷人簽章。2.2.會計賬簿的立卷會計賬簿的立卷 會計賬簿一般可在年終結(jié)賬、決算后整理立卷?？缒甓仁褂玫墓潭ㄙY產(chǎn)賬等，可在使用結(jié)束年立卷。訂本賬按照賬簿種類、名稱和歸檔要求稍加整理即為一個案卷?；铐撌交蚩ㄆ降馁~頁，應(yīng)去除空白頁，將已記賬頁一次編號，組成案卷。3.3.會計報表的立卷會計報表的立卷 會計報表應(yīng)在

12、年度決算之后整理立卷。立卷時，應(yīng)將本機關(guān)與下屬單位的報表分開立卷。年報表一般為永久保管檔案，應(yīng)單獨立卷。季報表、月報表可視其多少分開或合并立卷。報表多時，還可以按報表名稱或其反映的地區(qū)和行業(yè)立卷。 以上各類案卷裝訂時，要去除金屬物，編制頁號。除會計憑證外，一般應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，并加上會計檔案封面欄目，并有主管會計和立卷人簽章。（四）會計檔案的編目（四）會計檔案的編目 會計檔案的編目即編制會計檔案案卷目錄。通常按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料分別編制。保管期限不同的案卷，一般也應(yīng)分別編制案卷目錄。尤其是永久保管的會計檔案，更應(yīng)單獨編目。 會計檔案案卷目錄的項目主要有： 1.案卷順序

13、號，即會計檔案案卷在目錄中的序號。 2.案卷號，即每個案卷在目錄中的流水號。 3.原始憑證號，即是記賬時按科目賦予的憑證編號。無原始憑證號時，可填寫憑證冊上的編號。 4.案卷標題，即案卷封面標題。 5.起止月日，即卷內(nèi)最早和最后形成文件的年、月、日。 6.件數(shù)和頁數(shù)，件數(shù)指案卷中文件材料的份數(shù)，頁數(shù)指卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)， 7.保管期限，即會計檔案應(yīng)保存的時間。 8.存放位置，即存放會計檔案的檔案庫房編號和檔案架、欄、格編號。 9備注，即其他需要說明的事宜。會計檔案案卷目錄會計檔案案卷目錄七、會計檔案的鑒定與銷毀七、會計檔案的鑒定與銷毀 （一）會計檔案保管期限的確定（一）會計檔案保管期限的確定

14、 會計檔案管理辦法第八條規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 以下是財政部、國家檔案局共同制發(fā)的會計檔案管理辦法中的企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表。企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表（二）鑒定步驟與方法（二）鑒定步驟與方法 1.1.歸檔鑒定歸檔鑒定 會計部門在每年會計年度終結(jié)時，對需要歸檔的會計文件材料進行整理、編目、裝訂，并根據(jù)會計檔案管理辦法，確定每卷檔案的保管期限。 2.2.銷毀鑒定銷毀鑒定 會計部門移交檔案部門后，檔案人員要定期會同會計人員對

15、已滿保管期限的會計檔案進行銷毀鑒定。確定到期檔案是否應(yīng)該銷毀。對歸檔鑒定時保管期限劃分不適當?shù)臋n案進行糾正。（三）會計檔案的銷毀（三）會計檔案的銷毀 保管期滿，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)由檔案部門提出處理意見，遞交會計部門會簽處理意見。然后，編造擬銷毀檔案清冊，報單位分管會計工作和檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)批準后方可作銷毀處理。 銷毀會計檔案應(yīng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派人監(jiān)銷。各級主管部門銷毀會計檔案時，還應(yīng)有同級財政部門、審計部門派人參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)認真清點核對銷毀清冊。銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，以示負責。同時，應(yīng)將監(jiān)銷情況報告單位負責人。銷毀清冊應(yīng)歸檔保存。會計檔案

16、銷毀清冊會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀審批報告會計檔案銷毀審批報告特殊載體檔案特殊載體檔案 特殊載體檔案是指單位在工作中形成的照片、錄音、錄像、影片、電子檔案等，它們與紙質(zhì)檔案相輔相成、共同記載了一個單位工作活動的面貌，具有獨特的價值。由于它們的制作材料、記錄方式和形成規(guī)律與紙質(zhì)檔案有很大差別，因此在也有其管理上特殊的要求與方法。一、照片檔案一、照片檔案 照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。 （一）照片檔案的構(gòu)成（一）照片檔案的構(gòu)成 照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。 1.底片底片 底片是照片檔案最原始的材料和最重點

17、的部分，分為原始底片和翻版底片。 原始底片是照片在形成過程中最初產(chǎn)生的底片，為防止磨損一般不外借；翻版底片是原始底片的復(fù)制品，又稱復(fù)制底片，作用是保護原版底片，用于外借或補充原始底片的缺損。 2.2.照片照片 照片是通過底片洗印而成的圖片，它直接再現(xiàn)被拍攝物體的形象，是人們利用照片檔案的主體。 3.3.文字說明文字說明 文字說明是對照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等情況的簡短介紹性文字，對于檔案管理人員和利用者解讀照片檔案的內(nèi)容具有重要的作用。因此，照片檔案必須編寫文字說明，兩者相輔相成，是不可分割的整體。（二）照片檔案的種類（二）照片檔案的種類 按照片的體裁，照片檔案可分為： 1.

18、新聞?wù)掌瑱n案新聞?wù)掌瑱n案，也稱為事件或消息照片檔案，是為報道重要活動和重大事件拍攝的。具有很強的紀實性。 2.藝術(shù)照片檔案藝術(shù)照片檔案，是根據(jù)藝術(shù)創(chuàng)作構(gòu)思、組織拍攝的，有較高的藝術(shù)欣賞價值和攝影藝術(shù)研究價值。 3.科技照片檔案科技照片檔案，是記錄和反映自然界和微觀世界的某個過程或現(xiàn)象及人們科技、生產(chǎn)活動的照片，在科學(xué)技術(shù)研究、經(jīng)濟建設(shè)中具有較高的利用價值。（三）照片檔案的收集（三）照片檔案的收集 1.1.收集范圍收集范圍 照片檔案的主要收集范圍是： （1）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。 （2）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片。 （3）本單位組織或參加的

19、重要外事活動的照片。 （4）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。 （5）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。 （6）其他具有保存價值的照片。2.收集要求收集要求 應(yīng)做好擬的歸檔照片的鑒定工作。反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。底片與照片影像應(yīng)保持一致。底片、照片、說明應(yīng)完整歸檔。沒有底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；沒有照片的底片應(yīng)制作照片。3.收集時間收集時間 對具有保存價值的照片，攝影者或承辦單位應(yīng)及時整理，定期向檔案室移交。依照

20、中華人民共和國檔案法實施辦法的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。檔案館應(yīng)按收集范圍隨時征集對國家和社會具有保存價值的重要照片。4.4.收集方法收集方法 收集照片檔案時，檔案部門應(yīng)遵循無償接收與有償征集相結(jié)合、接收征集歷史照片與接收征集現(xiàn)實照片并重的原則，積極、主動地與照片檔案形成單位聯(lián)系，宣傳照片檔案的重要性及有關(guān)照片檔案的規(guī)定和要求，取得有關(guān)單位的協(xié)助與配合。必要時，檔案管理部門還可以直接參與重大活動、重要事件照片的拍攝于制作，完善照片檔案的收集工作。（四）照片檔案的整理（四）照片檔案的整理 按照照片檔

21、案管理規(guī)范的要求，照片檔案的底片應(yīng)單獨整理和存放，照片和說明文字應(yīng)一同整理和存放。 1.1.照片檔案的分類照片檔案的分類 （1）底片的分類。底片的分類方法有三種：按規(guī)格、尺寸分類；按年度或按歷史時期分類；按內(nèi)容分類，如會議、活動、項目、產(chǎn)品、時間等。對于底片數(shù)量較少的單位，也可以不分類，按收到底片的先后順序進行流水號編號。（2）照片的分類 照片一般是以全宗為單位，按年度內(nèi)容專題進行分類；有時也可以與相關(guān)文書檔案的分類方法一致。如果單位的照片檔案數(shù)量較多，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式等出發(fā)將照片分為記錄性照片和藝術(shù)性照片。2.2.文字說明的編寫文字說明的編寫 照片檔案的文字說明是反映

22、照片內(nèi)容和相關(guān)情況、幫助人們利用照片的重要信息，通常應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景和攝影者六個要素。單張照片的文字說明置于照片的下方或左右兩側(cè)；大幅照片的文字說明可另紙書寫，與照片一同保存。3.3.照片檔案的立卷照片檔案的立卷 照片檔案的案卷一般按照內(nèi)容進行立卷；照片檔案數(shù)量較少的單位，一年的照片也可以組合成一卷。卷內(nèi)照片檔案一般按照重要程度或時間順序排列；成套的照片檔案應(yīng)排列在一起。 照片檔案的編號方法是：案卷按順序編制流水號碼；卷內(nèi)順序編制頁號；每套照片編一個總號；一套中各張分別編號；每張照片檔案的底片、照片、說明詞應(yīng)同編一號。例如：一套照片檔案的總號為15，其所含各張照片的編號一次為

23、151、152、153照片的分類號、底片號、參見號應(yīng)在文字說明欄中注明，以便于查找。4.4.照片檔案的編目照片檔案的編目 應(yīng)按照照片檔案管理規(guī)范的要求，填寫照片檔案案卷的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷目錄。 對底片進行分類、編號后，要對其進行登記。一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個底片號。底片號按收到或發(fā)出的順序編號。底片目錄登記簿包括的項目有：分類號、底片號、照片號、簡要內(nèi)容、拍攝者、拍攝時間、拍攝地點、底片數(shù)量、技術(shù)狀況、底片來源、收到或發(fā)出日期、備考等。其中底片號為最重要的一個項目，它編寫在膠片乳劑面的右上角。由于底片保存在紙袋中，因此，要在紙袋外面同時寫明底片號。底片目錄登記簿格式如

24、圖所示：底片目錄登記簿底片目錄登記簿（五）照片檔案的鑒定（五）照片檔案的鑒定 對于形成時間較為久遠的照片檔案，為了準確判定其內(nèi)容、背景、人物、事件及可靠性等，我們需要對其進行考證鑒別工作，考證鑒別的主要途徑和方法有：通過文字檔案和史料考證鑒別，通過調(diào)查走訪考證鑒別，實地考察鑒別，以及照片之間進行比較鑒別等。 照片檔案價值的鑒定，應(yīng)遵循檔案價值鑒定的原則和要求，參照照片形成的年代、內(nèi)容、技術(shù)質(zhì)量等因素來判定。 照片檔案的保管期限一般劃為永久或長期保存比較合適。如果某些照片的內(nèi)容與本單位、本地區(qū)的工作沒有直接的關(guān)系，只是用于學(xué)習(xí)、宣傳、交流情況，則作為資料保存。（六）照片檔案的保管（六）照片檔案的

25、保管 1.1.包裝材料及裝具包裝材料及裝具 底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其ph值應(yīng)在7.29.5之間，- 纖維素含量應(yīng)高于87%，使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其ph值應(yīng)在7.29.5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。底片、照片應(yīng)放入存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架內(nèi)。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。因為木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對貯存的底片、照片無有害影響。2.2.存放環(huán)境存

26、放環(huán)境 底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于2，相對濕度變化不應(yīng)大于5，中期貯存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于5，相對濕度變化不應(yīng)大于10。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應(yīng)設(shè)緩沖間。在提供利用前先將照片檔案放在緩沖間內(nèi)渡過幾個小時。 照片檔案入庫前應(yīng)進行檢查。對受污染的照片、底片應(yīng)進行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫。接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣。 底片冊、照片冊應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進行拷貝，異地保存。每隔兩

27、年應(yīng)對底片、照片進行一次抽樣檢查，五年內(nèi)進行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴重波動，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，并做好檢查記錄。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時采取補救措施。（七）照片檔案的利用（七）照片檔案的利用 1.1.借閱借閱 即為滿足利用者需要，直接向利用者提供檔案借閱服務(wù)。這種方式服務(wù)的主要對象是本單位行政也業(yè)務(wù)人員。所借照片主要用于制作音像制品、宣傳資料等，對照片質(zhì)量的要求比較高，需要直接借閱照片檔案原件。照片原件的外借應(yīng)嚴格履行批準制度和借閱手續(xù)，并注意及時催還。底片一般不外借。確有

28、需要借用的，可提供拷貝片借閱，母片一律不外借。2.2.復(fù)制復(fù)制 即根據(jù)利用者需要，采用復(fù)印、掃描、翻拍等方式，為用戶提供照片檔案復(fù)制件。這種方式既有利于保護檔案原件，又可提高照片檔案的利用率，是目前檔案部門開展照片檔案利用服務(wù)的主要方式。各單位檔案部門應(yīng)配備必要的復(fù)制設(shè)備，不斷提高照片檔案復(fù)制件的質(zhì)量，改進服務(wù)手段。如，可通過網(wǎng)絡(luò)直接將照片檔案的復(fù)制件發(fā)送給用戶，為利用者提供高效便捷的服務(wù)。3.3.編輯出版畫冊編輯出版畫冊 即利用館藏中反映本單位某一時期、某一方面工作的照片編輯出版宣傳畫冊，主動、系統(tǒng)地位本單位和社會各方面工作提供照片檔案，擴大照片檔案的利用范圍。編輯出版畫冊要注意版權(quán)問題。

29、4.4.展覽展覽 即利用館藏照片檔案舉辦各種專題圖片展，包括網(wǎng)上展覽，充分發(fā)揮照片檔案存史育人的重要功能。二、錄音、錄像檔案二、錄音、錄像檔案 錄音、錄像檔案目前有兩種形式：一種是采用錄音機和錄像機在磁帶上記錄單位或個人現(xiàn)場工作活動情況所形成的檔案；它在形成以后，需要利用音像視聽設(shè)備才能收聽和觀看。另一種是采用數(shù)碼錄音、攝像技術(shù)來拍攝單位或個人工作活動情況，成像于磁盤上的數(shù)字化信息；它屬于電子檔案，需要借助于計算機設(shè)備才能收聽和閱覽。錄音、錄像檔案分為紀實性和制作性兩種類型。紀實性錄音、錄像檔案指在本單位工作活動過程中錄制的材料。制作性錄音、錄像檔案指經(jīng)過策劃、錄制、編輯而有目的地制作的作品。

30、 錄音、錄像檔案的特點是可以再現(xiàn)當事人講話、現(xiàn)場的各種聲音，以及動態(tài)的歷史活動景象，具有很強的現(xiàn)場感，生動、直觀，因此，它是人們了解真實的歷史面貌、證明歷史事實的可靠憑據(jù)。（一）錄音、錄像檔案的收集（一）錄音、錄像檔案的收集 對于紀實性錄音、錄像檔案，我們應(yīng)按照歸檔要求，將反映本單位工作活動、具有考查利用價值的材料隨時接收歸檔，由檔案室統(tǒng)一保管。為此，我們要向有關(guān)人員說明錄音、錄像檔案收集工作的要求和目的，使其在完成錄制任務(wù)后，及時將有關(guān)音像資料移交檔案室進行審查、鑒定和歸檔。 對于制作性錄音、錄像檔案，有關(guān)的廣播電臺、電視臺，以及記者、編輯等采編人員，應(yīng)將采訪錄制、編輯加工的各種音像資料進行

31、登記，填寫送審表，并送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。送審表的項目包括節(jié)目來源、內(nèi)容、錄音或錄像地點、原錄日期、復(fù)制日期、錄音或錄像效果、機速、播放時間等；只有經(jīng)過審批后的材料才能歸檔。與音像材料有關(guān)的文字材料應(yīng)與其同時歸檔。 在接收錄音、錄像檔案時，需要進行驗收，其目的是檢查音像材料的質(zhì)量。驗收的程序和內(nèi)容是核對錄音、錄像登記表，檢查登記簿的各項內(nèi)容是否填寫完整清楚，手續(xù)是否完備；隨后，根據(jù)登記簿的內(nèi)容聽音或觀看，核對錄音、錄像檔案內(nèi)容的技術(shù)狀況。為此，單位的檔案部門應(yīng)備有視聽設(shè)備，以便對錄音、錄像檔案進行技術(shù)性能的檢查。（二）錄音、錄像檔案的分類與編目（二）錄音、錄像檔案的分類與編目 錄音、錄像檔案可以按

32、照內(nèi)容和時間分類。在分類時，應(yīng)該將機密錄音、錄像檔案與非密的材料區(qū)別開來，將原版、復(fù)制版等不同版種的材料區(qū)分開來。 錄音、錄像檔案應(yīng)裝入特制的封套中，并在封套外面粘貼上標簽；標簽上應(yīng)注明題目（內(nèi)容）、講話人、錄制日期、盤（卷）數(shù)、編號、磁帶長度、播放時間等項目。文字材料隨同裝入封套內(nèi)，統(tǒng)一編號。 對經(jīng)驗收并需入庫的錄音、錄像檔案，應(yīng)按收到的先后順序進行登記；登記的主要項目有：編號、收到日期、錄制日期、內(nèi)容、責任者、錄制單位、錄制地點、技術(shù)狀況、播放時間、數(shù)量、備注等。（三）錄音、錄像檔案的保護（三）錄音、錄像檔案的保護 1.1.專用的庫房或裝具專用的庫房或裝具 錄音、錄像檔案的載體材料是磁性介

33、質(zhì)，其對磁場的干擾比較敏感；如果較近距離內(nèi)有磁場，會導(dǎo)致磁記錄信號的丟失，使錄音、錄像檔案遭到破壞。為此，大量產(chǎn)生和保存錄音、錄像檔案的單位，應(yīng)該修建專用的防磁檔案庫房，以徹底隔絕外界磁場對錄音、錄像檔案的干擾。而一般的單位檔案室或保存錄音、錄像檔案數(shù)量不多的檔案館則應(yīng)購置專用防磁裝具，以存放錄音、錄像檔案。不具備上述條件的單位，亦應(yīng)避免在錄音、錄像檔案保管場所同時放置電動機、電視機、變壓器等設(shè)備，或避免將錄音、錄像檔案存放在這類電器附近。2.2.庫房溫濕度控制庫房溫濕度控制 錄音、錄像檔案適宜的庫房溫度是1525，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。庫房溫度過高易使磁性介質(zhì)變脆；濕度過大，則易

34、導(dǎo)致磁性裝置受潮變形。為此，錄音、錄像檔案庫房應(yīng)備有溫濕度測量儀器和調(diào)節(jié)設(shè)備，以便隨時記錄、監(jiān)測和調(diào)整庫房的溫濕度，保證錄音、錄像檔案的安全。3.3.存放方式正確存放方式正確 錄音、錄像檔案應(yīng)避免平放保存，其正確存放方式為豎放，這樣可使其受力均勻，避免磁帶變形。 4.4.定期重繞與復(fù)制定期重繞與復(fù)制 長期保存的錄音、錄像檔案，應(yīng)每隔6個月或在雨季、高溫季節(jié)對磁帶進行重繞，以釋放磁帶內(nèi)的壓力，并進行定期檢查。重繞磁帶應(yīng)注意采用正常轉(zhuǎn)速，卷繞的松緊度要適當，邊端要平整，不能出現(xiàn)褶皺、彎曲，防止帶體損壞。 為了使錄音、錄像檔案信息長久保存，還應(yīng)該根據(jù)磁帶的保存情況，每隔5年10年時間，進行信息轉(zhuǎn)錄的

35、工作。（四）錄音、錄像檔案的利用（四）錄音、錄像檔案的利用 1.1.開設(shè)視聽閱覽室開設(shè)視聽閱覽室 即設(shè)立專門的視聽室或在固定的展室內(nèi)開辟視聽區(qū)，為利用者播放錄音、錄像檔案資料。 2.2.復(fù)制復(fù)制 即通過制作錄音、錄像子帶或刻錄光盤為利用者提供錄音、錄像檔案資料。這種方式方便、易行，既能最大限度滿足利用者需求，又可保護錄音、錄像檔案原件，是檔案部門提供利用錄音、錄像檔案的主要方式。 3.3.制作音像制品制作音像制品 即利用錄音、錄像檔案編輯、制作錄音資料匯編，影視作品，公開出版發(fā)行。這種方式能充分發(fā)掘錄音、錄像檔案的內(nèi)在價值和社會效用，展示錄音、錄像檔案的魅力，增進人們對檔案盒檔案工作的理解與認

36、識。三、電子檔案三、電子檔案 在行政管理和商務(wù)活動中，由于信息處理技術(shù)的應(yīng)用，出現(xiàn)了電子政務(wù)和電子商務(wù)等管理和經(jīng)營方式，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案是具有保存價值并歸檔保存的電子文件。在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，電子文件和電子檔案時在同一個信息處理系統(tǒng)中進行管理的。 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（一）電子檔案的特點（一）電子檔案的特點 在單位的計算機信息處理系統(tǒng)中，電子檔案時作為管理或經(jīng)營信息而被保存起來的。它的作用主要表現(xiàn)為兩個方面：對于管理或經(jīng)營活動來說，它是重要的原始憑證，是單位工作

37、目標實現(xiàn)情況的記錄，是單位歷史面貌的一個組成部分；對于單位的信息系統(tǒng)來說，電子檔案是這個系統(tǒng)信息資源的組成部分，它可以直接轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)庫、資料庫中的信息，它是各種信息補充、更新或再生產(chǎn)的重要來源，是系統(tǒng)正常運行的信息保障。 電子檔案時電子文件的轉(zhuǎn)化物，具有電子文件的所有技術(shù)特性。因此，在管理上它與傳統(tǒng)檔案有很大差別。電子檔案的特點有： 1.1.保管位置較分散保管位置較分散 傳統(tǒng)檔案實行實體集中統(tǒng)一管理形式，單位的檔案集中于本單位檔案室，國家檔案集中于各級各類檔案館。而電子檔案則不可能按照上述方式集中管理，它的相當一部分是通過檔案部門掌握其邏輯地址而進行控制；有些部分是通過下載將信息轉(zhuǎn)移到保存介質(zhì)上

38、而集中于檔案部門；還有一些電子檔案時采用在線集中，即將信息轉(zhuǎn)移到檔案部門指定的地址中進行管理。電子檔案管理相對分散且形式多樣的特點，加大了管理的復(fù)雜程度。2.2.保管技術(shù)程度高保管技術(shù)程度高 電子檔案的生命是由載體、信息和系統(tǒng)三個部分所構(gòu)成的。這三個部分的存在和影響因素不一致，也不同步。它們之所以能夠構(gòu)成完整的電子文件或電子檔案，是人們通過一定的技術(shù)手段將其聯(lián)結(jié)在一起的。電子檔案的載體磁盤是化工制品，老化、污染、磁場等都會影響它的質(zhì)量，從而破壞信息記錄；電子檔案信息易受誤操作、惡意更改或病毒侵害；計算軟件、硬件系統(tǒng)的升級換代會造成原有環(huán)境下生成的文件無法識讀和利用。對上述三個方面因素進行管理和

39、控制的艱巨性遠遠超過了傳統(tǒng)檔案的管理方式，是信息化環(huán)境下原始記錄保管的重大課題。3.3.信息再利用及時信息再利用及時 電子檔案信息在計算機網(wǎng)絡(luò)中再循環(huán)的即時性強。傳統(tǒng)檔案信息在現(xiàn)行活動中的轉(zhuǎn)化方式有兩種：在單位使用檔案的過程中將有關(guān)信息提取出來，融入現(xiàn)行文件當中；檔案部門編輯一些檔案參考資料，提供給單位使用。前一種方式的信息使用過程具有一次性；后一種方式的信息雖專題性、系統(tǒng)性強，但轉(zhuǎn)化過程慢，時效性較低。在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，電子檔案信息可以同時以不同的形態(tài)分流，即電子檔案歸檔的同時，那些具有數(shù)據(jù)價值的信息被數(shù)據(jù)庫采集，有資料價值的進入資料庫，又成為新的電子文件的來源。4.4.可以在線利用可以在

40、線利用 電子檔案的利用可以采用非在線方式，但是更多情況下是采用在線方式。電子檔案在線利用的方式對于用戶來說基本上擺脫了地域和時間限制，調(diào)閱文件的主動性強、批量大和表現(xiàn)方式多種，使文件查找速度快，可以實現(xiàn)信息或數(shù)據(jù)的共享，因此這種方式能夠充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)越性。由于在線利用是一種信息管理者與用戶非接觸式利用方式，所以，利用過程中的信息真實性證實方式、信息復(fù)制和公布的權(quán)限、信息擁有者及內(nèi)容涉及者權(quán)益的保護等問題等，都是在管理中需要加以解決的。（二）電子檔案的歸檔（二）電子檔案的歸檔 1.1.歸檔方式歸檔方式 （1）物理歸檔方式 物理歸檔包括介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔兩種。介質(zhì)歸檔是指文書部門將電子文件下

41、載到存儲介質(zhì)上移交給檔案部門；網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸給檔案部門進行存儲。物理歸檔可以實現(xiàn)電子檔案的集中管理。（2）邏輯歸檔方式 邏輯歸檔是指文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門，從而使檔案部門實施在網(wǎng)絡(luò)上控制與管理電子檔案的歸檔方式。經(jīng)邏輯歸檔后，一方面，電子檔案的物理存在位置不會改變；另一方面，文件形成部門可以利用該文件，但是卻不能對其進行修改和刪除。（3）“雙套制”歸檔 “雙套制”歸檔是指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子檔案，同時制成紙質(zhì)檔案予以歸檔的方式。目前，采取“雙套制”歸檔主要是為了在計算機或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)意外故障時能夠確保電子檔案信息的完整性和真實性。 實行

42、“雙套制”歸檔并非要求單位將所有的電子檔案都輸出成為紙質(zhì)檔案；而主要是對那些具有法律憑證作用的需要確保其安全、秘密和真實性的電子檔案采取“雙套制”的歸檔辦法。歸檔電子檔案移交、接收檢驗登記表歸檔電子檔案移交、接收檢驗登記表歸檔電子文件登記表（首頁）歸檔電子文件登記表（首頁）2.2.電子檔案的歸檔時間電子檔案的歸檔時間 電子檔案的歸檔時間分為實時歸檔和定期歸檔兩種的情況。實時歸檔是指電子文件形成后即時歸檔；定期歸檔是指按規(guī)定的歸檔周期歸檔。一般情況下，通過計算機網(wǎng)絡(luò)歸檔的電子檔案應(yīng)采取實時歸檔；介質(zhì)歸檔可以采用定期歸檔。3.3.電子檔案的歸檔要求電子檔案的歸檔要求 （1）齊全完整 電子檔案歸檔的

43、齊全完整指除了文件內(nèi)容之外的軟、硬件環(huán)境信息的收集，如電子檔案的設(shè)備、支持軟件、版本、說明資料等。 （2）真實有效 真實有效是指歸檔的電子檔案應(yīng)該是經(jīng)簽發(fā)生效的定稿，圖形文件如果經(jīng)過更改，則應(yīng)將最新的版本連同更改記錄均予歸檔。 （3）整理編目 在電子檔案歸檔前，文件形成部門應(yīng)對文件載體進行整理，并在其包裝盒表面粘貼說明性標簽；對文件的形式和內(nèi)容進行著錄、登記等。歸檔時，應(yīng)將有關(guān)的目錄和登記表同時移交給檔案部門。 （4）雙套備份 物理歸檔的電子檔案要求復(fù)制雙套備份脫機文件，其中一套保存、另一套提供利用。重要部門或有條件的單位，最好對電子檔案實行雙套異地保存，以便于在突發(fā)災(zāi)難性事故發(fā)生是確保單位核

44、心文件的完整與安全。4.4.電子檔案的歸檔手續(xù)電子檔案的歸檔手續(xù) （1）進行技術(shù)鑒定 電子檔案在歸檔時要進行技術(shù)鑒定，鑒定的內(nèi)容包括：檔案的技術(shù)狀況是否完好，支持軟件以及配套的紙質(zhì)文件和登記表格是否完整等。檢驗的結(jié)果應(yīng)填寫電子檔案接收檢驗登記表。（2）履行歸檔手續(xù) 采用介質(zhì)歸檔方式的電子檔案，在對歸檔文件檢驗合格、清點無誤后，移交的雙方應(yīng)在歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件移交檢驗表和電子檔案接收檢驗登記表上簽字蓋章。移交文件均一式兩份，交接雙方留存?zhèn)洳椤?采用邏輯歸檔或網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子檔案，首先由文件形成部門為文件賦予歸檔標識，然后提交給檔案部門；檔案部門再給已經(jīng)歸檔的文件賦予檔案管理標識。

45、實行邏輯歸檔或網(wǎng)絡(luò)歸檔時，計算機系統(tǒng)可自動生成歸檔電子文件登記表，打印輸出后，移交雙方簽字蓋章、留存?zhèn)洳椤?采用“雙套制”歸檔的紙質(zhì)文件履行與紙質(zhì)公文相同的歸檔手續(xù)。（三）電子檔案的管理（三）電子檔案的管理 1.1.電子檔案的管理模式電子檔案的管理模式 （1）單位內(nèi)部的文檔一體化管理模式 單位內(nèi)部的電子文檔一體化管理主要是通過計算機管理軟件來實現(xiàn)。這樣的文件和檔案管理軟件通常是一個包括文件發(fā)文處理環(huán)節(jié)、收文處理環(huán)節(jié)、分類、鑒定、立卷、歸檔、接收、著錄、標引、檢索、調(diào)閱、登記、統(tǒng)計等全部文書處理與檔案管理環(huán)節(jié)的系統(tǒng)。該系統(tǒng)在運行時，單位日常管理經(jīng)營活動中生成的數(shù)據(jù)、文件、表格、單據(jù)等均在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行傳遞、交換、處理和管理；同時，電子檔案的目錄、索引自動生成，并可以實現(xiàn)即時歸檔。各種信息的用戶及管理者通過身份驗證系統(tǒng)得到使用權(quán)限的確認后，才能進入系統(tǒng)進行操作。（2）檔案館電子檔案的管理模式 檔案館管理階段的電子檔案管理模式有兩種：“集中保管的模式”，即立檔單位失去現(xiàn)行效用，將具有長遠保存價值的電子