淺談企業(yè)招投標(biāo)檔案管理

1、    淺談企業(yè)招投標(biāo)檔案管理    陳婧摘 要通過(guò)分析企業(yè)招投標(biāo)檔案管理存在的一些突出問(wèn)題，提出優(yōu)化招投標(biāo)檔案管理的對(duì)策建議，保證企業(yè)招投標(biāo)檔案的規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理。關(guān)鍵詞招投標(biāo)檔案；現(xiàn)狀分析；存在問(wèn)題；對(duì)策建議企業(yè)招投標(biāo)檔案是指企業(yè)在公開招（投）標(biāo)、邀請(qǐng)招（投）標(biāo)、比選、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源等訂立合同（協(xié)議）預(yù)備階段，形成的具有憑證作用和保存價(jià)值的各類文字、聲像等原始材料。招投標(biāo)檔案是企業(yè)招投標(biāo)活動(dòng)的客觀記錄，是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目的重要法律依據(jù)。同時(shí)，招投標(biāo)檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。結(jié)合所在企業(yè)的現(xiàn)狀，研究分析招投標(biāo)檔案管

2、理存在的問(wèn)題，明確解決問(wèn)題的對(duì)策和基本思路，確保招投標(biāo)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，對(duì)維護(hù)相關(guān)利益者的合法權(quán)益，維護(hù)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。目前，企業(yè)招投標(biāo)檔案主要存在以下幾大問(wèn)題：一是招投標(biāo)檔案數(shù)量龐大、規(guī)格不一，造成嚴(yán)重的管理負(fù)擔(dān)。由于每個(gè)項(xiàng)目所形成的招投標(biāo)歸檔文件資料較多，尤其是未中標(biāo)單位的標(biāo)書數(shù)量巨大，加之現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定與條例缺乏明確的保管期限劃分，給企業(yè)的檔案庫(kù)房帶來(lái)巨大的壓力，增加企業(yè)的管理成本。同時(shí)，招投標(biāo)檔案形成主體多且分散，致使投標(biāo)材料規(guī)格不一致，投標(biāo)人通常欠缺歸檔意識(shí)，認(rèn)為投標(biāo)材料越厚越好，包裝越精美越好，導(dǎo)致檔案實(shí)體規(guī)格不一，包裝復(fù)雜，給裝訂入盒帶來(lái)一定的難度

3、，影響企業(yè)的管理效益。二是招投標(biāo)檔案形成分散、程序復(fù)雜，造成檔案完整性不夠。招投標(biāo)檔案一般涉及到需求部門、主辦部門（采購(gòu)部門）等，一般來(lái)說(shuō)，招投標(biāo)檔案應(yīng)該是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，但是，由于招投標(biāo)檔案的形成主體不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部門形成；采購(gòu)前期、資格預(yù)審、評(píng)審文件、中選文件等一般在主辦部門（采購(gòu)部門）形成，檔案資料大多散落在各經(jīng)辦人手中，同時(shí)缺乏相關(guān)制度和措施對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把控，導(dǎo)致不能及時(shí)地抓取到產(chǎn)生的文件，最終造成招投標(biāo)檔案完整性不夠。另外，由于招投標(biāo)工作程序非常復(fù)雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員大部分精力集中在具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對(duì)資料的收集反饋一般都是被動(dòng)應(yīng)付，長(zhǎng)期

4、的滯后移交造成招投標(biāo)檔案易缺失，且缺失的部分難以找回。三是招投標(biāo)檔案管理模式落后，造成檔案的信息化水平不高。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，不少企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，包括建立了檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)大多局限于對(duì)招投標(biāo)項(xiàng)目檔案的目錄管理，而對(duì)招投標(biāo)檔案原文的數(shù)字化應(yīng)用甚少，導(dǎo)致在查閱利用時(shí)，只能先在檔案管理系統(tǒng)上檢索到該招投標(biāo)檔案的檔號(hào)，再到庫(kù)房翻閱原始資料，不僅產(chǎn)生了更多的工作量，而且容易造成原始檔案的破損。另外，目前的檔案管理系統(tǒng)大多是在招投標(biāo)項(xiàng)目歸檔立卷后，進(jìn)行后期的錄入管理，而沒(méi)有與相關(guān)的招投標(biāo)管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，無(wú)法保證數(shù)字化生成的招投標(biāo)文件在辦理完畢時(shí)第一時(shí)間

5、歸檔，未達(dá)到真正的信息化、數(shù)字化。針對(duì)以上招投標(biāo)檔案管理存在的突出問(wèn)題，結(jié)合工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)優(yōu)化招投標(biāo)檔案管理的對(duì)策建議。解決方法1：依據(jù)企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定（國(guó)家檔案局第10號(hào)令）和中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法實(shí)施條例，將招投標(biāo)檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。土建項(xiàng)目、對(duì)外投資項(xiàng)目，以及使用年限在30年以上的大型設(shè)備的招投標(biāo)檔案，保管期限為永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各類設(shè)備的招投標(biāo)檔案，保管期限為30年；其他招投標(biāo)檔案的保管期限均為10年。在公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)活動(dòng)中，未中標(biāo)方的材料可作為資料由主辦部門負(fù)責(zé)保存。保存期限為：第一未中標(biāo)方的材料保存

6、6年及以上；其他未中標(biāo)方的材料保存2年及以上。超過(guò)保管期后，主辦部門可根據(jù)實(shí)際保管情況，組織開展資料清理工作。另外，在發(fā)標(biāo)時(shí)對(duì)招投標(biāo)各項(xiàng)材料提出統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從投標(biāo)載體、規(guī)格大小、內(nèi)容涵蓋等方面均做出明確的要求，從源頭上保證招投標(biāo)材料整齊劃一，便于日后的立卷歸檔。解決方法2：首先，檔案管理部門要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通和協(xié)調(diào)，將檔案管理觸角前移，及時(shí)關(guān)注采購(gòu)部門發(fā)布的采購(gòu)情況通報(bào)，掌握采購(gòu)進(jìn)度，保證能及時(shí)地向相關(guān)部門進(jìn)行催收。其次，檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳，使業(yè)務(wù)經(jīng)辦人認(rèn)識(shí)到確保招投標(biāo)檔案的完整性，是對(duì)其自身合法權(quán)益的有效保護(hù)，能做到日常及時(shí)收集、完整保存招投標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件資料，并及時(shí)將

7、具有保存價(jià)值的文件材料移交給檔案管理人員。再次，將招投標(biāo)檔案移交清單進(jìn)行優(yōu)化，與招投標(biāo)項(xiàng)目的采購(gòu)類型、采購(gòu)環(huán)節(jié)保持一致，使得業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在日常清標(biāo)時(shí)，即完成招投標(biāo)檔案移交清單，減少業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量，提高工作效率。最后，檔案管理部門要加強(qiáng)招投標(biāo)檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴(yán)防損毀散失。通過(guò)便捷的查閱利用服務(wù)，推動(dòng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門愿意將招投標(biāo)檔案移交給檔案管理部門。解決方法3：結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際，建立并不斷升級(jí)專門的檔案管理系統(tǒng)，提升招投標(biāo)檔案管理的信息化水平。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)接入企業(yè)相關(guān)的招投標(biāo)管理系統(tǒng)，確保在招投標(biāo)管理系統(tǒng)上生成的數(shù)字化文件能在辦理完畢后及時(shí)流入到檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)上有招投標(biāo)檔案的部分原文掛接。在招投標(biāo)檔案立卷歸檔后，利用檔案管理系統(tǒng)錄入招投標(biāo)檔案目錄時(shí)，應(yīng)區(qū)別于實(shí)體目錄，完善相關(guān)關(guān)鍵信息，如投資編碼（預(yù)算編碼）、中標(biāo)單位、中標(biāo)金額等，以便在查找招投標(biāo)檔案時(shí)，能檢索到較全面的信息，減少到檔案庫(kù)房翻閱招投標(biāo)項(xiàng)目檔案實(shí)體的次數(shù)。另外，檔案工作人員可根據(jù)需求，深度挖掘招投標(biāo)檔案信息，開發(fā)出價(jià)值較高的編研材料，進(jìn)一步提升招投標(biāo)檔案的利用價(jià)值。將企業(yè)的招投標(biāo)檔案做到規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理，不僅