淺談公路工程檔案管理

1、    淺談公路工程檔案管理    潘蓮蓮【摘要】結合多年工程實踐對公路工程項目檔案管理的規(guī)范化談談自己的一些認識。【關鍵詞】公路工程 檔案管理為了做好工程建設檔案資料的管理工作，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設及建成后維護中的作用，這就要求項目總監(jiān)辦在每一項工程開工之際，首先應對資料管理制定行之有效的管理制度，設立檔案室和專業(yè)資料管理員，具體負責管理監(jiān)理資料，及時的將監(jiān)理文件進行整理歸檔。1、日常監(jiān)理資料管理的要求1.1、日常監(jiān)理資料管理的重要性、日常監(jiān)理資料室項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，應當歸檔的各種形式載體的原始記錄，是工

2、程建設過程真實、全面的反映。文件與資料管理是監(jiān)理工作重要的工作內容，它是進行目標控制與合同管理的基礎工作，同時也是評定監(jiān)理工作，界定監(jiān)理責任的重要依據(jù)。在施工過程中，監(jiān)理資料的管理要做到及時整理，真實完整、分類有序。、由于一般工程建設項目周期長，又涉及多種專業(yè)，導致監(jiān)理資料也會隨之漫長的過程而繁雜起來，如不及時的對監(jiān)理資料進行科學分類，歸類管理，勢必對日后的竣工資料的整理工作帶來困難，影響工程的竣工驗收。在工程開工前總監(jiān)辦應根據(jù)工程監(jiān)理文書簽批程序與建設單位、承包單位對資料的分類、格式、份數(shù)達成一致意見，并建立文件的日常管理臺賬。1.2、監(jiān)理資料的分類公路工程施工監(jiān)理規(guī)范（jigg10-200

3、6）中提到監(jiān)理檔案按類別通?？煞譃樾姓n案、財務（支付）檔案和技術檔案，資料歸檔保存中應嚴格按照保存原件為主和按照一定順序歸檔的原則。根據(jù)現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范（gb/t50328-2001）監(jiān)理文件有10大類，包括：監(jiān)理管理文件、監(jiān)理月報中有關質量問題、監(jiān)理會議紀要中得有關質量問題、進度控制、質量控制、造價控制、分包資質、監(jiān)理通知、合同與其他事項管理、監(jiān)理工作總結。2、竣工資料的整理要求2.1、竣工資料的概念及組成竣工資料是每一工程項目在建設過程中所形成的，是施工全過程的真實記錄，具有唯一的、不可替代的重要價值?？⒐べY料主要由工程施工技術資料、質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖、影

4、像資料構成，并按建設工程文件歸檔整理規(guī)范歸檔范圍及管理期限表歸檔。2.2、竣工資料的整理規(guī)定為尊重文件形成狀態(tài)，現(xiàn)場質量檢驗單中監(jiān)理抽檢文件應與施工單位自檢文件一起，由施工單位歸檔，其余各類文件應本著誰形成誰歸檔的原則處理。質量檢驗評定文件和計量支付文件的原始件由監(jiān)理整理歸檔。、工程技術資料和工程質量資料從工程開工到工程竣工，貫穿于工程項目的整個過程，根據(jù)日常收集整理的資料按照專業(yè)特點，根據(jù)工程的內在要求進行分類組卷。、工程檢驗評定資料應按照單元劃分由分項工程、分部工程、單位工程的順序，逐步分類組卷。、在施工中施工圖未發(fā)生變更的可再原施工圖上加蓋竣工圖章即可；有一般性變更的，可在原設計圖上修改

5、，并將變更依據(jù)寫在圖上，加蓋竣工圖章即可；變更較多無法利用原圖的，需重新制作竣工圖，因設計原因引起由設計單位繪制，因施工原因引起由施工單位繪制，加蓋竣工圖章即可，圖章應使用紅印油。、應將平時在工地上所拍攝的重要照片收集起來，并把它與其它文件視為同等重要的地位上去認真對待，要根據(jù)工程進展情況，經(jīng)常深入工地拍攝第一手的照片資料，及時的將工程動態(tài)過程通過影像資料真實的反映出來。2.3、竣工資料立卷時注意要點、組卷材料必須是原始件，傳真件必須復印后用復印件組卷；手寫和簽名用黑墨汁或藍黑墨汁，不許用圓珠筆、鉛筆、彩色筆書寫；寫錯文字用一斜線劃去，在旁邊填寫正確文件，不許涂改；組卷厚度文字材料不超過2cm

6、，一般在50-200頁之間，圖紙厚度為2-6cm。、每一冊文字材料，應按形成時間先后進行排列，批復性文件批復在前、請示在后；結論性文件結論在前，依據(jù)在后；施工與監(jiān)理文件應綜合材料在前，原始材料在后，正件在前，附件在后；卷內圖文混合材料應文字材料在前、圖紙在后。、每冊資料須有封面，目錄、備考表，頁碼從有書寫內容起編，在右上角用鉛筆從1依次用阿拉伯字母編寫，雙面文字背面編在左上角，圖紙統(tǒng)一折疊成a4幅面，頁號編在標題欄外的左下角，卷內目錄和備考表不編頁碼，各卷之間不連續(xù)編頁碼。案卷題名及檔號要具有唯一性。案卷封面編制日期填寫文件形成的起止日期，年、月用黑圓點代替，如：2010.12.02-2012

7、.03.02。卷內備考表填寫文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及組卷過程中需要說明的問題。3、計算機項目管理在信息技術應用日益普遍的今天，利用全新的信息技術去研究和探索項目管理新理念、新方法正逐步被人們重視。近些年來，越來越多的項目引進項目管理系統(tǒng)軟件，并將成為一種發(fā)展趨勢。文檔的電子化實現(xiàn)文檔管理自動化，更不用拿著各種文件跑來跑去等候審批、簽字、蓋章，這種利用快速的網(wǎng)絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享來協(xié)調個單位內各部門的工作，縮短審批時間，及時有效監(jiān)控各單位工作進度情況，實時、全面掌握工作辦理狀態(tài)。這種現(xiàn)代辦公系統(tǒng)使用方便快捷，避免出現(xiàn)了原始書面資料的易丟失損毀等缺點，省去了項目后期收集整理竣工資料的繁瑣重復勞動，大大加快監(jiān)理信息的處理速度，節(jié)省了大量的人財力，從而提高監(jiān)理工作效率，使得監(jiān)理工作更加系統(tǒng)和規(guī)范化。以下圖一、圖二是在建項目管理信息系統(tǒng)圖。4、結束語綜上所述，隨著項目管理建設的日益發(fā)展，要做好監(jiān)理資料的管理工作，要求資料管理工作人員平時勤于收集、整理，并運用現(xiàn)代信息化管理方法使得公路工程項目的信息管理更加規(guī)范化。參考文獻【1】公路工程施工監(jiān)理規(guī)范