淺談公路工程檔案管理

1、    淺談公路工程檔案管理    潘蓮蓮【摘要】結(jié)合多年工程實(shí)踐對(duì)公路工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化談?wù)勛约旱囊恍┱J(rèn)識(shí)。【關(guān)鍵詞】公路工程 檔案管理為了做好工程建設(shè)檔案資料的管理工作，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)及建成后維護(hù)中的作用，這就要求項(xiàng)目總監(jiān)辦在每一項(xiàng)工程開工之際，首先應(yīng)對(duì)資料管理制定行之有效的管理制度，設(shè)立檔案室和專業(yè)資料管理員，具體負(fù)責(zé)管理監(jiān)理資料，及時(shí)的將監(jiān)理文件進(jìn)行整理歸檔。1、日常監(jiān)理資料管理的要求1.1、日常監(jiān)理資料管理的重要性、日常監(jiān)理資料室項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式載體的原始記錄，是工

2、程建設(shè)過程真實(shí)、全面的反映。文件與資料管理是監(jiān)理工作重要的工作內(nèi)容，它是進(jìn)行目標(biāo)控制與合同管理的基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是評(píng)定監(jiān)理工作，界定監(jiān)理責(zé)任的重要依據(jù)。在施工過程中，監(jiān)理資料的管理要做到及時(shí)整理，真實(shí)完整、分類有序。、由于一般工程建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)，又涉及多種專業(yè)，導(dǎo)致監(jiān)理資料也會(huì)隨之漫長(zhǎng)的過程而繁雜起來(lái)，如不及時(shí)的對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行科學(xué)分類，歸類管理，勢(shì)必對(duì)日后的竣工資料的整理工作帶來(lái)困難，影響工程的竣工驗(yàn)收。在工程開工前總監(jiān)辦應(yīng)根據(jù)工程監(jiān)理文書簽批程序與建設(shè)單位、承包單位對(duì)資料的分類、格式、份數(shù)達(dá)成一致意見，并建立文件的日常管理臺(tái)賬。1.2、監(jiān)理資料的分類公路工程施工監(jiān)理規(guī)范（jigg10-200

3、6）中提到監(jiān)理檔案按類別通?？煞譃樾姓n案、財(cái)務(wù)（支付）檔案和技術(shù)檔案，資料歸檔保存中應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主和按照一定順序歸檔的原則。根據(jù)現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（gb/t50328-2001）監(jiān)理文件有10大類，包括：監(jiān)理管理文件、監(jiān)理月報(bào)中有關(guān)質(zhì)量問題、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中得有關(guān)質(zhì)量問題、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制、分包資質(zhì)、監(jiān)理通知、合同與其他事項(xiàng)管理、監(jiān)理工作總結(jié)。2、竣工資料的整理要求2.1、竣工資料的概念及組成竣工資料是每一工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中所形成的，是施工全過程的真實(shí)記錄，具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值。竣工資料主要由工程施工技術(shù)資料、質(zhì)量保證資料、工程檢驗(yàn)評(píng)定資料、竣工圖、影

4、像資料構(gòu)成，并按建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范歸檔范圍及管理期限表歸檔。2.2、竣工資料的整理規(guī)定為尊重文件形成狀態(tài)，現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量檢驗(yàn)單中監(jiān)理抽檢文件應(yīng)與施工單位自檢文件一起，由施工單位歸檔，其余各類文件應(yīng)本著誰(shuí)形成誰(shuí)歸檔的原則處理。質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件和計(jì)量支付文件的原始件由監(jiān)理整理歸檔。、工程技術(shù)資料和工程質(zhì)量資料從工程開工到工程竣工，貫穿于工程項(xiàng)目的整個(gè)過程，根據(jù)日常收集整理的資料按照專業(yè)特點(diǎn)，根據(jù)工程的內(nèi)在要求進(jìn)行分類組卷。、工程檢驗(yàn)評(píng)定資料應(yīng)按照單元?jiǎng)澐钟煞猪?xiàng)工程、分部工程、單位工程的順序，逐步分類組卷。、在施工中施工圖未發(fā)生變更的可再原施工圖上加蓋竣工圖章即可；有一般性變更的，可在原設(shè)計(jì)圖上修改

5、，并將變更依據(jù)寫在圖上，加蓋竣工圖章即可；變更較多無(wú)法利用原圖的，需重新制作竣工圖，因設(shè)計(jì)原因引起由設(shè)計(jì)單位繪制，因施工原因引起由施工單位繪制，加蓋竣工圖章即可，圖章應(yīng)使用紅印油。、應(yīng)將平時(shí)在工地上所拍攝的重要照片收集起來(lái)，并把它與其它文件視為同等重要的地位上去認(rèn)真對(duì)待，要根據(jù)工程進(jìn)展情況，經(jīng)常深入工地拍攝第一手的照片資料，及時(shí)的將工程動(dòng)態(tài)過程通過影像資料真實(shí)的反映出來(lái)。2.3、竣工資料立卷時(shí)注意要點(diǎn)、組卷材料必須是原始件，傳真件必須復(fù)印后用復(fù)印件組卷；手寫和簽名用黑墨汁或藍(lán)黑墨汁，不許用圓珠筆、鉛筆、彩色筆書寫；寫錯(cuò)文字用一斜線劃去，在旁邊填寫正確文件，不許涂改；組卷厚度文字材料不超過2cm

6、，一般在50-200頁(yè)之間，圖紙厚度為2-6cm。、每一冊(cè)文字材料，應(yīng)按形成時(shí)間先后進(jìn)行排列，批復(fù)性文件批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；結(jié)論性文件結(jié)論在前，依據(jù)在后；施工與監(jiān)理文件應(yīng)綜合材料在前，原始材料在后，正件在前，附件在后；卷內(nèi)圖文混合材料應(yīng)文字材料在前、圖紙?jiān)诤?。、每?jī)?cè)資料須有封面，目錄、備考表，頁(yè)碼從有書寫內(nèi)容起編，在右上角用鉛筆從1依次用阿拉伯字母編寫，雙面文字背面編在左上角，圖紙統(tǒng)一折疊成a4幅面，頁(yè)號(hào)編在標(biāo)題欄外的左下角，卷內(nèi)目錄和備考表不編頁(yè)碼，各卷之間不連續(xù)編頁(yè)碼。案卷題名及檔號(hào)要具有唯一性。案卷封面編制日期填寫文件形成的起止日期，年、月用黑圓點(diǎn)代替，如：2010.12.02-2012

7、.03.02。卷內(nèi)備考表填寫文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及組卷過程中需要說明的問題。3、計(jì)算機(jī)項(xiàng)目管理在信息技術(shù)應(yīng)用日益普遍的今天，利用全新的信息技術(shù)去研究和探索項(xiàng)目管理新理念、新方法正逐步被人們重視。近些年來(lái)，越來(lái)越多的項(xiàng)目引進(jìn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)軟件，并將成為一種發(fā)展趨勢(shì)。文檔的電子化實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化，更不用拿著各種文件跑來(lái)跑去等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這種利用快速的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享來(lái)協(xié)調(diào)個(gè)單位內(nèi)各部門的工作，縮短審批時(shí)間，及時(shí)有效監(jiān)控各單位工作進(jìn)度情況，實(shí)時(shí)、全面掌握工作辦理狀態(tài)。這種現(xiàn)代辦公系統(tǒng)使用方便快捷，避免出現(xiàn)了原始書面資料的易丟失損毀等缺點(diǎn)，省去了項(xiàng)目后期收集整理竣工資料的繁瑣重復(fù)勞動(dòng)，大大加快監(jiān)理信息的處理速度，節(jié)省了大量的人財(cái)力，從而提高監(jiān)理工作效率，使得監(jiān)理工作更加系統(tǒng)和規(guī)范化。以下圖一、圖二是在建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)圖。4、結(jié)束語(yǔ)綜上所述，隨著項(xiàng)目管理建設(shè)的日益發(fā)展，要做好監(jiān)理資料的管理工作，要求資料管理工作人員平時(shí)勤于收集、整理，并運(yùn)用現(xiàn)代信息化管理方法使得公路工程項(xiàng)目的信息管理更加規(guī)范化。參考文獻(xiàn)【1】公路工程施工監(jiān)理規(guī)范