煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和對(duì)策

1、    煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和對(duì)策    王虹摘 要：煤炭企業(yè)的檔案管理模式正以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。因此，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)和管理的研究對(duì)煤炭企業(yè)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。關(guān)鍵詞：數(shù)字化；信息化；管理系統(tǒng)一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，信息化檔案中電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素

2、多、關(guān)聯(lián)度高等特點(diǎn)，因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)和管理對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求。結(jié)合電子檔案管理的特點(diǎn)，檔案信息化建設(shè)主要是指企業(yè)依靠科學(xué)的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對(duì)企業(yè)的文體、檔案等信息進(jìn)行發(fā)掘 、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。二、煤炭企業(yè)發(fā)展檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義（一）檔案管理信息化建設(shè)能夠有效解決煤炭企業(yè)檔案管理長(zhǎng)期存在的諸多問題長(zhǎng)期以來困擾著煤炭企業(yè)檔案工作的一些因素，如企業(yè)檔案的及時(shí)收集歸檔，企業(yè)檔案各級(jí)管理部門的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、企業(yè)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督工作的開

3、展、企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作，都可以在一個(gè)有組織的企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)中得到解決和改善。（二）企業(yè)檔案信息化可將煤炭企業(yè)各級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門納入到管理系統(tǒng)中在許多大中型企業(yè)中，在相應(yīng)的管理層次，分別設(shè)有不同形式的企業(yè)檔案管理部門，例如，在集團(tuán)公司等設(shè)有檔案處（檔案館）等檔案管理部門，又在礦、廠、處設(shè)立相應(yīng)的檔案科、檔案室或?qū)＃妫┞殭n案管理員等。通過組織企業(yè)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，可以對(duì)下一級(jí)的企業(yè)檔案管理進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和行政監(jiān)督。煤炭企業(yè)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)的主要成員應(yīng)當(dāng)容納企業(yè)檔案的主管領(lǐng)導(dǎo)和主管部門、企業(yè)各級(jí)檔案管理部門和企業(yè)中直接參與企業(yè)檔案管理活動(dòng)的各級(jí)相關(guān)職能部門。（三）企業(yè)檔案信息化促

4、進(jìn)煤炭企業(yè)信息的交流，提高檔案管理部門的服務(wù)職能檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)，形成信息動(dòng)力，使煤炭企業(yè)走出封閉與被動(dòng)，開展橫向和縱向聯(lián)合。與圖書、情報(bào)、資料等信息相互補(bǔ)充，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，聯(lián)合開發(fā)信息資源。與社會(huì)建立聯(lián)通窗口，加強(qiáng)聯(lián)系，宣傳并實(shí)現(xiàn)快速傳遞。同時(shí)，可以開創(chuàng)檔案管理信息化服務(wù)市場(chǎng)，了解潛在的服務(wù)要求，吸引利用流量，進(jìn)行社會(huì)調(diào)研，拓展檔案管理的社會(huì)功能和服務(wù)職能。三、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理的對(duì)策研究（一）強(qiáng)化現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，積極推動(dòng)煤炭企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形、圖像類和影音類檔案的分類

5、號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題號(hào)、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫(kù)。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)的要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。三是檔案管理部門應(yīng)定期組織會(huì)議，普及檔案信息化的檔案意識(shí)，讓企業(yè)各部門了解信息化檔案的重要性，便于配合。同時(shí)煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺(tái)，只要充分利用好自動(dòng)化辦公這一平臺(tái)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實(shí)現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門

6、的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注上處理意見，通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫(kù)，年終時(shí)只要向檔案館移交一份立卷清單即可。檔案館只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。（二）建立健全煤炭企業(yè)檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系檔案信息化建設(shè)一定要著力解決“交通規(guī)則”方面的問題，這些“交規(guī)”就是我們所要構(gòu)建和遵循的關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，主要包括電子文件歸檔和電子檔案的管理，以及檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。（三）將

7、檔案管理信息化工作目標(biāo)和日?；顒?dòng)納入煤炭企業(yè)檔案整體工作規(guī)劃中煤炭企業(yè)檔案工作一定要把檔案工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作考核納入企業(yè)檔案工作人員的整體管理中，這是目前煤炭企業(yè)檔案工作中最易疏忽的方面。同時(shí)還應(yīng)注意將檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)與煤礦技術(shù)資料（包括圖紙和標(biāo)準(zhǔn)化資料）信息網(wǎng)絡(luò)相區(qū)別，企業(yè)技術(shù)資料信息網(wǎng)絡(luò)是為了服務(wù)企業(yè)的技術(shù)管理、協(xié)調(diào)企業(yè)技術(shù)、工藝的部門圖紙、標(biāo)準(zhǔn)化資料管理的一種工作組織，兩者在職能、工作范圍、管理形式等方面都有所不同。（四）煤炭企業(yè)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)的各成員單位檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)的成員單位應(yīng)當(dāng)是企業(yè)內(nèi)和企業(yè)檔案的形成、管理、利用密切聯(lián)系的單位，主要包括那些每年或間隔一個(gè)階段就

8、要形成歸檔文件并且數(shù)量較大、形成一個(gè)或多個(gè)企業(yè)檔案大類的單位。組織企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，就是為了能夠更好地體現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，使得檔案管理能形成一個(gè)有機(jī)的整體。（五）不斷提升煤炭企業(yè)檔案管理的服務(wù)職能一是運(yùn)用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行編研，加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)。二是對(duì)各項(xiàng)榮譽(yù)（獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀）采用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行數(shù)字化采集。將其進(jìn)行刻錄為光盤長(zhǎng)期保存，利用計(jì)算機(jī)編制檢索目錄提供利用，使可以公開的檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了真正的共享。三是創(chuàng)新檔案編研體裁，進(jìn)行檔案信息深加工。切實(shí)加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極探索企業(yè)檔案信息服務(wù)模式，更好地為企業(yè)服務(wù)?？傊?，煤炭企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)，要結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化辦公水平的提升而逐步完善和提高，為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等提供真實(shí)可靠的、可以借鑒的資料，積極推動(dòng)企業(yè)的又好又快發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1編委會(huì).最新檔案整理、檢索、編研、利用與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)實(shí)