辦公室人員激勵(lì)

1、辦公室人員激勵(lì)在任何一個(gè)組織體系中，辦公室都是一個(gè)不可或缺的關(guān)鍵部門，起著上情下達(dá)、下情上 報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等幾方面重要作用，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐 地位。正是這種地位和作用，決定了辦公室工作內(nèi)容繁雜、人員構(gòu)成復(fù)雜的特點(diǎn)，從而也導(dǎo) 致辦公室人員管理成為一個(gè)難題。而激勵(lì)是人員管理的核心內(nèi)容之一，也是人員管理過(guò)程中 的一個(gè)重要而又常用的手段。對(duì)辦公室來(lái)說(shuō)，如何運(yùn)用好激勵(lì)手段、充分發(fā)揮辦公室人員的 能力以提高工作效率是管理者關(guān)注的一個(gè)重要問(wèn)題。一、激勵(lì)的相關(guān)理論（一）激勵(lì)的含義。激勵(lì)是人力資源的重要內(nèi)容，它是心理學(xué)的一個(gè)術(shù)語(yǔ)，指激發(fā)人的行 為的心理過(guò)程。這個(gè)概念用于管理，是指

2、激發(fā)員工的工作動(dòng)機(jī)，也就是說(shuō)用各種有效的方法 去調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性，使員工努力去完成組織的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。因此，實(shí) 行激勵(lì)的最根本的目的是正確地誘導(dǎo)員工的工作動(dòng)機(jī)，使他們?cè)趯?shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)自 身的需要，增加其滿意度，從而使他們的積極性和創(chuàng)造性繼續(xù)保持和發(fā)揚(yáng)下去。由此也可以 說(shuō)激勵(lì)運(yùn)用的好壞在一定程度上決定著事業(yè)的興衰成敗。（二）激勵(lì)的內(nèi)容。根據(jù)激勵(lì)的定義，激勵(lì)應(yīng)包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容1、誘導(dǎo)因素集合。 誘導(dǎo)因素就是用于調(diào)動(dòng)員工積極性的各種獎(jiǎng)酬資源。對(duì)誘導(dǎo)因素的 提取，必須建立在對(duì)員工個(gè)人需要、事業(yè)規(guī)劃及能力進(jìn)行調(diào)查、分析和預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上，然后 根據(jù)組織的實(shí)際情況設(shè)計(jì)各種獎(jiǎng)酬形式

3、，包括各種外在性獎(jiǎng)酬和內(nèi)在性獎(jiǎng)酬（通過(guò)工作設(shè)計(jì) 來(lái)達(dá)到）。需要理論可用于指導(dǎo)對(duì)誘導(dǎo)因素的提取。 馬斯洛的需求層次理論， 是解釋人格的重 要理論，也是解釋動(dòng)機(jī)的重要理論。馬斯洛認(rèn)為動(dòng)機(jī)是由多種不同層次與性質(zhì)的需求所組成 的，而各種需求間有高低層次與順序之分，每個(gè)層次的需求與滿足的程度，將決定個(gè)體的人 格發(fā)展境界。需求層次理論將人的需求劃分為五個(gè)層次，由低到高，并分別提出激勵(lì)措施。 其中底部的三種需要由低到高是生理需要、安全需要和社交需要，可稱為缺乏型需要，只有 在滿足了這些需要個(gè)體才能感到基本上舒適。頂部的兩種需要是尊重需要和自我實(shí)現(xiàn)需要， 可稱之為成長(zhǎng)型需要，因?yàn)樗鼈冎饕菫榱藗€(gè)體的成長(zhǎng)與發(fā)展

4、。2、行為導(dǎo)向制度。 它是組織對(duì)其成員所期望的努力方向、 行為方式和應(yīng)遵循的價(jià)值觀的 規(guī)定。在組織中，由誘導(dǎo)因素誘發(fā)的個(gè)體行為可能會(huì)朝向各個(gè)方向，即不一定都是指向組織 目標(biāo)的。同時(shí)，個(gè)人的價(jià)值觀也不一定與組織的價(jià)值觀相一致，這就要求組織在員工中間培 養(yǎng)統(tǒng)馭性的主導(dǎo)價(jià)值觀。行為導(dǎo)向一般強(qiáng)調(diào)全局觀念、長(zhǎng)遠(yuǎn)觀念和集體觀念，這些觀念都是 為實(shí)現(xiàn)組織的各種目標(biāo)服務(wù)的。勒波夫（ M.Leboeuf ）博士在怎樣激勵(lì)員工一書中指出， 世界上最偉大的原則是獎(jiǎng)勵(lì)；受到獎(jiǎng)勵(lì)的事會(huì)做的更好，在有利可圖的情況下，每個(gè)人都會(huì) 干得更漂亮。 他列出了企業(yè)應(yīng)該獎(jiǎng)勵(lì)的 10 種行為方式：（1）獎(jiǎng)勵(lì)徹底解決問(wèn)題的， 而不是僅

5、僅采取應(yīng)急措施。 （2）獎(jiǎng)勵(lì)冒險(xiǎn)，而不是躲避風(fēng)險(xiǎn)。 （ 3）獎(jiǎng)勵(lì)使用可行的創(chuàng)新，而不是盲目 跟從。（4）獎(jiǎng)勵(lì)果斷的行動(dòng)，而不是無(wú)用的分析。 （ 5）獎(jiǎng)勵(lì)出色的工作而不忙忙碌碌的行為。 （ 6）獎(jiǎng)勵(lì)簡(jiǎn)單化， 反對(duì)不必要的復(fù)雜化。 （ 7）獎(jiǎng)勵(lì)默默無(wú)聲的有效行動(dòng)， 反對(duì)嘩眾取寵。（ 8） 獎(jiǎng)勵(lì)高質(zhì)量的工作，而不是草率的行動(dòng)。 （9）獎(jiǎng)勵(lì)忠誠(chéng)，反對(duì)背叛。 （ 10）獎(jiǎng)勵(lì)合作，反對(duì)內(nèi) 訌。勒波夫所列舉的這些應(yīng)該獎(jiǎng)勵(lì)的行為方式，對(duì)很多組織來(lái)說(shuō)，都可作為其員工的行為導(dǎo) 向。3、行為歸化制度。 行為歸化是指對(duì)成員進(jìn)行組織同化和對(duì)違反行為規(guī)范或達(dá)不到要求的 處罰和教育。 組織同化是指把新成員帶入組織的一個(gè)系統(tǒng)

6、的過(guò)程。 它包括對(duì)新成員在人生觀、 價(jià)值觀、工作態(tài)度、合乎規(guī)范的行為方式、工作關(guān)系、特定的工作機(jī)能等方面的教育，使他 們成為符合組織風(fēng)格和習(xí)慣的成員，從而具有一個(gè)合格的成員身份。關(guān)于各種處罰制度，要 在事前向員工交待清楚，即對(duì)他們進(jìn)行負(fù)強(qiáng)化。若違反行為規(guī)范和達(dá)不到要求的行為實(shí)際發(fā) 生了，在給予適當(dāng)?shù)奶幜P的同時(shí)，還要加強(qiáng)教育，教育的目的是提高當(dāng)事人對(duì)行為規(guī)范的認(rèn) 識(shí)和行為能力，即再一次的組織同化。所以，組織同化實(shí)質(zhì)上是組織成員不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程， 對(duì)組織具有十分重要的意義。二、辦公室工作的特殊性（一）辦公室的主要職能。 辦公室一般都擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)的信息中心、 服務(wù)中心、 參謀中心、 運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心，

7、具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能。這就要求辦 公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見(jiàn)性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論 是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影 響，甚至給整個(gè)工作帶來(lái)被動(dòng)或造成損失，也就是說(shuō)，辦公室工作開(kāi)展得如何，直接制約和 影響著各項(xiàng)工作的開(kāi)展和各項(xiàng)任務(wù)的完成。（二）辦公室工作的特點(diǎn) 辦公室的職能決定了它的工作必然是千頭成緒，紛繁復(fù)雜，涉及機(jī)關(guān)日常事務(wù)、政務(wù)調(diào) 研、文秘、檔案、信息、宣傳、財(cái)務(wù)、安全保衛(wèi)、部門創(chuàng)建、后勤服務(wù)等各個(gè)方面，既是忙 家、雜家，又是管家；既要負(fù)責(zé)管理，又要搞好服務(wù)。擔(dān)負(fù)的職能很多，成績(jī)卻

8、不明顯。而 且辦公室工作機(jī)動(dòng)性強(qiáng)、預(yù)見(jiàn)性弱，定好的制度、計(jì)劃經(jīng)常會(huì)被破壞或打亂，每天除了本職 工作外，還經(jīng)常有計(jì)劃之外的事情需要臨時(shí)處理，而且通常比較緊急，所以一切又不能規(guī)定 得太死。上述這些又導(dǎo)致了辦公室的第三個(gè)特點(diǎn)，人員構(gòu)成復(fù)雜，相互之間既有明確分工， 各有本職工作， 又有共同負(fù)責(zé)的事。 因次極易發(fā)生混亂和扯皮現(xiàn)象。 而且經(jīng)常會(huì)因分工不同， 出現(xiàn)不公正事情，導(dǎo)致內(nèi)部矛盾重重，嚴(yán)重影響辦公室整體工作的正常進(jìn)行。要想搞好辦公 室工作，必把參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)三大職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排。必須恰當(dāng)處理 人員之間的分工、合作和競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。三、辦公室人員激勵(lì)方法 由以上論述可以得出，辦公室工作有

9、其特殊性，要想充分調(diào)動(dòng)辦公司人員的積極性，最 大限度發(fā)揮辦公室的效能，必須把一般性激勵(lì)理論與辦公室特殊環(huán)境相結(jié)合，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用激 勵(lì)手段。根據(jù)辦公室的職能和特點(diǎn)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行激勵(lì)。（一）用優(yōu)秀的辦公室文化激勵(lì)員工。管理在一定程度上就是用一定的文化塑造人，只 有當(dāng)組織文化能夠真正融入每個(gè)員工個(gè)人的價(jià)值觀時(shí)，他們才能把組織的目標(biāo)當(dāng)成自己的奮 斗目標(biāo)，發(fā)揮出自己的全部工作熱情。辦公室工作繁雜，不好分工，極易混淆，出現(xiàn)漏洞和 矛盾。所以必須首先創(chuàng)建一套符合自身特點(diǎn)的辦公室文化，用這種文化塑造出一種既嚴(yán)肅又 寬松、既各司其職又互相協(xié)作的整體環(huán)境和氛圍來(lái)。具體說(shuō)來(lái)，這樣的辦公室文化應(yīng)包含以 下基

10、本內(nèi)容。1、明確的組織目標(biāo)和統(tǒng)一的價(jià)值觀。 只有組織目標(biāo)明確， 員工的工作才不會(huì)盲目， 遇事 才不會(huì)混亂，才能心有所向，力有所聚。也只有大家的價(jià)值觀統(tǒng)一，才能在思維方式上、行 為方式上，方向一致，形成合力。2、公平、公正的制度。 首先要合理分工， 這樣員工才能職責(zé)明確， 各司其事， 各負(fù)其責(zé)； 各項(xiàng)工作才能有條不紊，有序進(jìn)行。但辦公室分工殊為不易，各部門工作性質(zhì)不同，每個(gè)人 的業(yè)務(wù)方向和能力水平不一，所以管理者必須從個(gè)人需求、思維方式、工作方法、能力傾向 等方面掌握每個(gè)員工的情況，綜合統(tǒng)籌工作安排，充分考慮個(gè)人差異，根據(jù)每個(gè)人的不同特 點(diǎn)和能力大小分別安排不同的工作。也就是既不能向員工安排難度

11、過(guò)大的工作使其因難以完 成而產(chǎn)生心理壓力，也不要總是安排日常性的工作，使之感到枯燥厭煩，而應(yīng)注意安排有一 定難度、下屬經(jīng)過(guò)努力能夠完成的工作，這樣下屬既能感到領(lǐng)導(dǎo)的重視，又能體現(xiàn)個(gè)人的價(jià) 值，從而才會(huì)自覺(jué)樂(lè)意去做。其次，要公正執(zhí)行制度。俗話說(shuō)，廉生明，公生威。管理者要 樹(shù)立權(quán)威，就必須公正。做到在制度面前人人平等，不搞親親疏疏，不搞人治 ，考核獎(jiǎng)懲、 工作分配、勞保福利分配等一切都有據(jù)可依；要讓事實(shí)說(shuō)話，讓數(shù)字說(shuō)話。3、良好的團(tuán)隊(duì)合作精神。要讓大家認(rèn)識(shí)到，只有相互協(xié)助合作，凝成一股勁，才能順利 完成組織目標(biāo)；而只有組織目標(biāo)完成了，個(gè)人目標(biāo)才能實(shí)現(xiàn)。要提倡大家互相溝通，加強(qiáng)交 流，增進(jìn)了解， 合

12、作互助， 建立友誼， 形成良好的團(tuán)隊(duì)精神。 管理者要營(yíng)造公開(kāi)透明的環(huán)境， 開(kāi)誠(chéng)布公，增加工作透明度，使領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工與員工之間彼此信任，進(jìn)而激發(fā)更大的責(zé) 任感。（二）物質(zhì)激勵(lì)要和精神激勵(lì)相結(jié)合。由于辦公室工作大多難以量化，所以辦公室激勵(lì) 既要有物質(zhì)激勵(lì)，更要注重精神激勵(lì)。物質(zhì)激勵(lì)是指通過(guò)物質(zhì)刺激的手段，鼓勵(lì)職工工作。 它的主要表現(xiàn)形式有正激勵(lì)，如發(fā)放工資、獎(jiǎng)金、津貼、福利等；負(fù)激勵(lì)，如罰款等。物質(zhì) 需要是人類的第一需要，是人們從事一切社會(huì)活動(dòng)的基本動(dòng)因。所以目前物質(zhì)激勵(lì)是我國(guó)使 用得非常普遍的一種激勵(lì)模式。物質(zhì)激勵(lì)，一要在保證公平的前提下提高薪酬水平。二要薪 酬與績(jī)效掛鉤。 績(jī)效薪酬實(shí)施過(guò)程

13、中注意要有科學(xué)的績(jī)效評(píng)估體系為依據(jù)， 否則， 會(huì)影響績(jī) 效薪酬的公平性。 三要適當(dāng)拉開(kāi)薪酬層次。 反差對(duì)比可以建立更為持久的動(dòng)力。拉開(kāi)薪酬 層次可以鼓勵(lì)后進(jìn)者，勉勵(lì)先進(jìn)者。但是，層次不要拉開(kāi)太大，否則會(huì)影響薪酬的公平性。然而，金錢不是萬(wàn)能的，物質(zhì)激勵(lì)解決不了所有問(wèn)題。例如，平均發(fā)放物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)就等于 無(wú)激勵(lì)，反而抹殺員工的積極性。事實(shí)上人類不但有物質(zhì)上的需要，更有精神方面的需要， 美國(guó)管理學(xué)家皮特 （ Tom Peters ）就曾指出， 重賞會(huì)帶來(lái)副作用， 因?yàn)楦哳~的獎(jiǎng)金會(huì)使大家 彼此封鎖消息，影響工作的正常開(kāi)展，整個(gè)社會(huì)的風(fēng)氣就不會(huì)正。因此必須把物質(zhì)激勵(lì)和精 神激勵(lì)結(jié)合起來(lái)才能真正地調(diào)動(dòng)廣大員工

14、的積極性。一般來(lái)說(shuō)，女性員工對(duì)物質(zhì)報(bào)酬更為看 重，而男性則更注重企業(yè)和自身的發(fā)展；較高學(xué)歷的人更注重自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，雖然也包括 物質(zhì)利益方面的，但更重要的是精神方面的滿足。精神方面的激勵(lì)，可從以下幾方面努力。1、用成就感激勵(lì)。 每個(gè)人都希望成就一番事業(yè)。 即使是一個(gè)非常普通的人， 也能從完成 一項(xiàng)工作或者做好某件事情中獲得成功的喜悅。給員工合理安排工作，使之能順利完成，既 能感到領(lǐng)導(dǎo)的重視，又能體現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值，從而產(chǎn)生成就感，越干越有勁。2、用知人善任激勵(lì)。常言道，一把鑰匙開(kāi)一把鎖。辦公室主任要善于根據(jù)每個(gè)人的特點(diǎn)，采用不同的領(lǐng)導(dǎo)方式、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)來(lái)調(diào)動(dòng)其積極性。比如，有的下屬工作獨(dú)立性比較強(qiáng)，

15、在完成工作的過(guò)程中不喜歡經(jīng)常請(qǐng)示匯報(bào)，對(duì)這樣的下屬就應(yīng)給予適度的寬容，在利用恰當(dāng) 時(shí)機(jī)作必要提醒和了解情況的同時(shí)，可以多給一些獨(dú)立完成工作的機(jī)會(huì)和時(shí)間，而不必苛求 其事事請(qǐng)示匯報(bào)；有的下屬依賴性較強(qiáng)，干一項(xiàng)工作要多次請(qǐng)示，甚至工作中的每一步都要 請(qǐng)示，希望領(lǐng)導(dǎo)能多給一些指導(dǎo)，對(duì)這樣的下屬，領(lǐng)導(dǎo)者一定要有耐心，認(rèn)真聽(tīng)取他們的意 見(jiàn)，同時(shí)在安排工作時(shí)對(duì)方式方法不要作過(guò)多的限制，以培養(yǎng)其獨(dú)立解決問(wèn)題的能力。3、用誠(chéng)懇的表?yè)P(yáng)激勵(lì)。實(shí)踐證明，員工在受到表?yè)P(yáng)后往往工作熱情更高、積極性更強(qiáng)。 因此， 領(lǐng)導(dǎo)者要善于運(yùn)用表?yè)P(yáng)的藝術(shù)。 當(dāng)然， 表?yè)P(yáng)一定要有針對(duì)性， 要保證取得成效。 因此， 在運(yùn)用表?yè)P(yáng)這一方式時(shí)，

16、要注意防止兩種錯(cuò)誤傾向：一要防止把表?yè)P(yáng)過(guò)多地給予一個(gè)人，這 樣易造成褒一貶眾的影響，不僅打擊了大多數(shù)下屬的積極性，也容易使受表?yè)P(yáng)的下屬陷于孤 立；二要防止濫用表?yè)P(yáng)，不能不管事情大小、有無(wú)代表性都表?yè)P(yáng)，無(wú)端增加表?yè)P(yáng)的密度，否 則表?yè)P(yáng)就會(huì)失去應(yīng)有的作用。4、用充分的授權(quán)激勵(lì)。 辦公室管理者對(duì)下屬要充分信任， 權(quán)力不能過(guò)多集中到個(gè)人手中， 要適當(dāng)授權(quán)給下屬。授權(quán)以后要注意不要過(guò)多地參與其實(shí)施過(guò)程，要讓下屬有一個(gè)比較大的 發(fā)揮作用的自由空間 否則，下屬就會(huì)無(wú)所適從、被動(dòng)等待或是推一步走一步。（三）用管理者自身的行動(dòng)激勵(lì)員工。管理者的行為是影響激勵(lì)制度成敗的一個(gè)重要因 素。首先是管理者要做到自身廉潔，不

17、要因?yàn)樽约憾嗄枚嗾级鴮?duì)員工產(chǎn)生負(fù)面影響；其次是 要做到公正不偏，不任人惟親；要經(jīng)常與員工進(jìn)行溝通，尊重支持下屬，對(duì)員工所做出的成 績(jī)要盡量表?yè)P(yáng)；建立以人為本的管理思想，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。最后是管理者要為 員工做出榜樣，即通過(guò)自己的工作技術(shù)、管理藝術(shù)、辦事能力和良好的職業(yè)意識(shí)，培養(yǎng)下屬 對(duì)自己的尊敬， 從而增加辦公室的凝聚力。 當(dāng)希望下屬做什么的時(shí)候， 首先自己要有所行動(dòng)， 把說(shuō)與做有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。說(shuō)與做組合的方式有五種，其示范作用各不相同：說(shuō)了不做，負(fù) 作用最大； 不說(shuō)不做， 負(fù)作用次之； 不說(shuō)做了， 有積極作用； 邊說(shuō)邊做， 有很好的示范作用； 做了再說(shuō)，示范作用次之。很顯然，上述五

18、種組合中邊說(shuō)邊做的示范作用最大。做的過(guò)程對(duì) 領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)是一個(gè)了解真實(shí)狀況的過(guò)程，對(duì)被領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)是一個(gè)被感召的過(guò)程，這一過(guò)程中 的說(shuō)更有目的性、更具指導(dǎo)性?？梢?jiàn)，辦公室管理者只有身體力行才能帶動(dòng)下屬?？傊?重與員工的情感交流，使員工真正在辦公室工作中得到心理的滿足和價(jià)值的體現(xiàn)。辦公室衛(wèi)生管理制度一、主要內(nèi)容與適用范圍1本制度規(guī)定了辦公室衛(wèi)生管理的工作內(nèi)容和要求及檢查與考核。 2此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理二、定義1公共區(qū)域：包括辦公室走道、會(huì)議室、衛(wèi)生間，每天由行政文員進(jìn)行清掃； 2個(gè)人區(qū)域：包括個(gè)人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。1. 公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1) 保持公共區(qū)域及個(gè)人區(qū)域地面干凈清潔、無(wú)污物、污水、浮土，無(wú)死角。2) 保持門窗干凈、無(wú)塵土、玻璃清潔、透明。3) 保持墻壁清潔，表面無(wú)灰塵、污跡。4) 保持掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔。5) 保持衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無(wú)污垢，經(jīng)常保持清潔，毛巾放在固定(或隱蔽)的地方。6) 保持衛(wèi)生工具用后及時(shí)清潔整理，保持清潔、擺放整齊。7) 垃圾簍擺放緊靠衛(wèi)生間并及時(shí)清理，無(wú)溢滿現(xiàn)象。2. 辦公用品的衛(wèi)生管理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1)