信息化背景下的行政機關(guān)單位檔案管理工作研究

1、    信息化背景下的行政機關(guān)單位檔案管理工作研究    張現(xiàn)舟摘 要：檔案管理是行政機關(guān)的基礎(chǔ)性工作，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字媒體的產(chǎn)生，對人事檔案電子信息化的管理可以有效地提高檔案資源的管理，使檔案信息資源可以得到充分的利用。行政機關(guān)單位的檔案記錄了許多重要信息以及歷史資料。在信息化技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，行政機關(guān)單位檔案管理也需要緊緊跟隨時代的腳步，朝著科學(xué)化信息化的方向發(fā)展。檔案的規(guī)范化和信息化是檔案管理的最終方向，檔案管理高新技術(shù)是以計算機管理為基礎(chǔ)的，是能夠不斷增強我國檔案管理能力和工作績效的重要抉擇。關(guān)鍵詞：信息化；科學(xué)化；檔案管理；機關(guān)單位1引

2、言檔案信息，是權(quán)屬登記的真實記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的核心數(shù)據(jù)。我國傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，已經(jīng)不能夠?qū)δ壳暗慕?jīng)濟發(fā)展的狀況進(jìn)行各方面的適應(yīng)，對于在傳統(tǒng)的管理辦法當(dāng)中，在對資料進(jìn)行放置和共享的方面，都存在著多個方面的問題，并且已經(jīng)跟不上經(jīng)濟快速發(fā)展的步伐。伴隨著電子計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)悄然來臨，各行各業(yè)加快信息化已經(jīng)成為促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的新趨勢。在這樣的背景之下，行政機關(guān)單位檔案管理加緊信息化、科學(xué)化刻不容緩。2信息化背景下行政機關(guān)單位檔案管理科學(xué)化的意義在信息化環(huán)境下科學(xué)的對行政機關(guān)單位檔案進(jìn)行管理，是提高機關(guān)單位有效運行的重要保障。檔案是記錄一個行政機關(guān)單位發(fā)展

3、歷史的主要物質(zhì)載體，它對一個行政機關(guān)單位的發(fā)展非常重要。它記錄了這個機關(guān)單位從成立到如今的歷史活動，對單位以后的發(fā)展提供了重要的依據(jù)?？茖W(xué)的管理手段將大大提高檔案管理人員的工作效率，有效的保障機關(guān)單位的正常運行。科學(xué)化檔案管理將有效促進(jìn)信息化背景下行政機關(guān)單位檔案管理。形成完整的、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫。原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計算機后，再利用其強大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制功能來建立完整的檔案管理系統(tǒng)?？茖W(xué)的管理手段將有效地促進(jìn)行政機關(guān)單位在信息化大環(huán)境下的檔案管理，推動行政機關(guān)單位高效、有序的運行。信息化背景環(huán)境下加緊行政機關(guān)單位檔案管理科學(xué)化是必然趨勢。國家要求行政機關(guān)單位加快檔案管理的科學(xué)化，從而

4、促進(jìn)國家檔案管理科學(xué)化的步伐。這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進(jìn)行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進(jìn)而提升了人事檔案資源的利用率。3信息化環(huán)境下行政機關(guān)單位檔案管理存在的問題及分析3.1設(shè)施老化且不完善現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺?，F(xiàn)階段，大多數(shù)的機關(guān)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機關(guān)人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對應(yīng)的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴(yán)重的脫節(jié)。這一問題的產(chǎn)生，一方面是由于用于檔案管理的資金匱乏，一些單位管理人員認(rèn)為，在檔案管理上投入過多的資金會增加單位的運營成本，況且對檔案管理方面的資金投入所

5、取得的效果是循序的緩慢的。一些管理人員常常不愿在檔案管理方面進(jìn)行過多的資金支持。另一方面是由于現(xiàn)實環(huán)境不支持先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。3.2管理人員觀念陳舊，信息化科學(xué)化意識單薄有些檔案管理人員觀念陳舊，只是一味地固守原來的工作方法對單位檔案進(jìn)行管理。管理人員即使有先進(jìn)的管理設(shè)備和科學(xué)的管理方法也不愿意使用，因為他們認(rèn)為，自己已經(jīng)習(xí)慣了原來的方法，不愿輕易去改變。部分檔案管理工作人員由于對檔案信息化建設(shè)的重視度不夠，未能及時學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，仍采用傳統(tǒng)人工方式對檔案資料進(jìn)行收集、分類、編號、整理及歸納，導(dǎo)致缺乏有效的電子數(shù)據(jù)庫，既不利于提高檔案管理水平，又影響檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。3.3檔案管

6、理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低在信息化和網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展的今天，依然有一大部分的人不懂得如何運用互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)。有些檔案管理人員對新晉的科學(xué)管理手段和方法并不能正常的使用。即使機關(guān)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進(jìn)行。因此，機關(guān)人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達(dá)到電子信息化的檔案管理水準(zhǔn)。3.4行政機關(guān)單位檔案管理信息化水平較低現(xiàn)今國家已經(jīng)要求行政機關(guān)單位實現(xiàn)科學(xué)化的管理，但是一些行政單位至今還未建立內(nèi)部檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也沒有專門的人員進(jìn)行平臺的維護和網(wǎng)絡(luò)的運行。這就使信息的資源無法

7、進(jìn)行共享，沒有對現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢進(jìn)行充分的發(fā)揮，很多人對計算機的使用效率也比較低，只會一些比較簡單的操作，這就會對信息化的建設(shè)造成影響。4信息化環(huán)境下做好行政機關(guān)單位檔案管理工作的對策4.1完善檔案管理工作現(xiàn)實環(huán)境行政機關(guān)單位應(yīng)加強對檔案管理部門的資金支持。引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)和科學(xué)方法，加強機關(guān)單位基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，促進(jìn)機關(guān)單位信息化環(huán)境的形成，為檔案的科學(xué)管理提供便利的環(huán)境支持。在檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，相關(guān)的單位要對資金的投入進(jìn)行逐漸的加大，從而對管理軟件的升級和開發(fā)進(jìn)行逐漸的促進(jìn)，也要對操作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，將信息化管理的技術(shù)和人才的實現(xiàn)進(jìn)行平衡的發(fā)展，并且對現(xiàn)代化的需

8、求進(jìn)行提高和適應(yīng)，同時還要對信息資源共享的資金播放進(jìn)行加大，從而實現(xiàn)單位之間的信息網(wǎng)通，也為經(jīng)濟建設(shè)提供了強有力的支持。4.2更新領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識，建立健全檔案管理制度機關(guān)單位中的各級領(lǐng)導(dǎo)要不斷更新自己的管理觀念，逐步提高對檔案管理工作的認(rèn)識。并不斷完善行政機關(guān)單位檔案管理制度的，為行政機關(guān)單位檔案管理工作科學(xué)化提供支持。檔案管理信息化工作是工程現(xiàn)代化建設(shè)的重要任務(wù)，必須納入年度考評指標(biāo)當(dāng)中，在工程檔案資料搜集、整理、保存工作上采取管理責(zé)任制，利用制度有效推動工程檔案管理的信息化進(jìn)程。定期對制度進(jìn)行梳理補漏，永葆檔案制度的生命力。行政機關(guān)單位有關(guān)部門要積極的了解本單位檔案管理的實際情況，針

9、對本單位檔案管理的實際情況，制定出符合本單位現(xiàn)實情況的相關(guān)檔案管理制度。4.3提升檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代的第一資源和首要依托。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是專業(yè)人才建設(shè)。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視建設(shè)一支精通管理且熟悉計算機基礎(chǔ)知識的專業(yè)隊伍。為現(xiàn)職工作人員創(chuàng)造條件鼓勵他們崗位成才。同時定期組織單位檔案管理員進(jìn)行檔案管理理論、計算機技術(shù)應(yīng)用、數(shù)字化建設(shè)等知識培訓(xùn)，或者參加專家講座或者外派進(jìn)修，以便為檔案管理工作質(zhì)量的提升提供有利條件。5結(jié)束語綜上所述，機關(guān)行政單位的檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，行政機關(guān)單位檔案管理工作質(zhì)量的好壞直接影響著國家檔案管理的質(zhì)量。信息化環(huán)境下行政機關(guān)單位檔案管理科學(xué)化勢在必行，它不僅能夠保證檔案管理工作的正常運行，而且將有效地提高工作效率、改善工作質(zhì)量、減少工作成本。我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安