ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用

1、ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和應(yīng)用的普及，越來越多的事物被冠以“e”這個(gè)字母。可以說，網(wǎng)絡(luò)革命把許多事物都e化了。在這背景下，人類最古老的行業(yè)之一“會(huì)計(jì)”正經(jīng)歷著一場(chǎng)新的變革。而erp（enterprise resources planning）在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用則是這場(chǎng)變革的一個(gè)突出趨勢(shì)。erp在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用導(dǎo)致了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)作業(yè)模式向新模式的轉(zhuǎn)移。那么，這一新模式，究竟“新”在哪里？本文在以下對(duì)此進(jìn)行探討。 一、erp發(fā)展的歷史軌跡 erp是指整合企業(yè)內(nèi)部資源的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)，使企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化、全部在線處理。從技術(shù)層面看，它是利用信息技術(shù)成果，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各類資源包括人、

2、物、財(cái)、信息等進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌與整合，從而減少環(huán)節(jié)，提高生產(chǎn)率，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。從管理層面看，它又是一個(gè)較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、會(huì)計(jì)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸?shù)裙芾硐到y(tǒng)。從電子商務(wù)運(yùn)作系統(tǒng)看，erp是基礎(chǔ)工程，沒有erp，供應(yīng)鏈管理就失去了支持，整個(gè)電子商務(wù)的品質(zhì)就要打折扣。因此，erp作為嶄新的現(xiàn)代管理手段，它的核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈進(jìn)行有效的管理。 erp從其發(fā)展軌跡看，大致經(jīng)歷了如下三個(gè)時(shí)期的跨越： 第一次跨越是20世紀(jì)4050年代，由“訂貨點(diǎn)法”向“mrp”發(fā)展。“訂貨點(diǎn)法”是20世紀(jì)40年代提出的一種新的管理思想。當(dāng)時(shí)人們是為了解決庫(kù)存控制問題而

3、提出的。在這一時(shí)期，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還沒有出現(xiàn)，在管理工作中，它還僅僅是一種庫(kù)存的訂貨點(diǎn)計(jì)劃。進(jìn)入50年代后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，使得在短時(shí)間內(nèi)對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和梳理成為可能。LOCaLhoST在這一背景下，mrp理論在訂貨點(diǎn)法的基礎(chǔ)上開始興起。所謂mrp（material requirements planning），即物料需求計(jì)劃。這一技術(shù)理論的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)以產(chǎn)品組織生產(chǎn)的方式，而將零部件生產(chǎn)與面向顧客訂貨的產(chǎn)品裝配分離，按零部件生產(chǎn)的提前期組織生產(chǎn)，以便明顯地壓縮庫(kù)存周期，保證及時(shí)供貨和降低庫(kù)存。 第二次跨越是20世紀(jì)6070年代，由“mrp”向“mrpii”擴(kuò)展。mrpii（制

4、造資源計(jì)劃）是美國(guó)企業(yè)自20世紀(jì)60年代以來，在國(guó)內(nèi)外劇烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力下，借助日益發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在探索生產(chǎn)規(guī)律的實(shí)踐中開發(fā)出的一套完整的計(jì)算機(jī)輔助企業(yè)管理的原理與方法。應(yīng)該說，由mrp向mrpii發(fā)展，是管理人員不斷探索生產(chǎn)管理規(guī)律的結(jié)果，是在客觀上將本來就存在的管理工作的內(nèi)在聯(lián)系，借助計(jì)算機(jī)這個(gè)工具加以規(guī)范化、條理化。這一階段它的代表技術(shù)是cims（計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)），以追求最低庫(kù)存、減少流動(dòng)資金占用為目標(biāo)，使市場(chǎng)為導(dǎo)向的經(jīng)營(yíng)理念在企業(yè)營(yíng)運(yùn)中得到有效的貫徹。從mrpii管理思想在企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用看，其所呈現(xiàn)的特點(diǎn)，包括數(shù)據(jù)共享，物流與資金流的統(tǒng)一性、摸擬預(yù)見性、管理體制系統(tǒng)性等。因此，

5、20世紀(jì)70年代以來，越來越多的國(guó)家、地區(qū)的企業(yè)都風(fēng)行采用這種計(jì)算機(jī)輔助管理模式。 第三次跨越是20世紀(jì)80年代以來，由“mrpii”向erp演進(jìn)。mrpii的興起與應(yīng)用，為erp的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。到了20世紀(jì)90年代初，美國(guó)著名的咨詢公司gartner group總結(jié)了mrpii的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展趨勢(shì)，提出了企業(yè)資源計(jì)劃（erp）的概念。erp除了具有mrpii系統(tǒng)的功能外，還有其獨(dú)特的內(nèi)涵。一方面，它增加了分銷管理、人力資源管理、運(yùn)輸管理、倉(cāng)庫(kù)管理、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、決策支持等功能。另一方面，從應(yīng)用的意義上，其表現(xiàn)至少有三：其一，它是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。在經(jīng)濟(jì)全球化和生產(chǎn)信

6、息化大趨勢(shì)下，企業(yè)的信息化建設(shè)是影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要因素。其二，在當(dāng)今邁向網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的進(jìn)程中，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所出現(xiàn)的最大變化，莫過于企業(yè)對(duì)信息的收集、傳遞、集成和分散的方式所發(fā)生的變化。這種變化，扼要地說就是從以往固定的時(shí)間和地點(diǎn)、單獨(dú)的分散的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N在任何時(shí)間、地點(diǎn)都在持續(xù)不斷進(jìn)行的過程。而促成上述方式轉(zhuǎn)變的一個(gè)重要支撐因素，是erp應(yīng)用和因特網(wǎng)技術(shù)。其三，上述兩點(diǎn)，如果用一句話來表述，那就是世界步入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)面向全球經(jīng)營(yíng)，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)將愈趨激烈。這一特征體現(xiàn)在企業(yè)管理的變革上，它意味著企業(yè)管理正步入“以it管理企業(yè)”的時(shí)代。這也是企業(yè)導(dǎo)入erp硬軟件，實(shí)施erp管理系統(tǒng)，并愈益發(fā)展

7、的原因所在。 二、erp在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用 總體上講，erp在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用有著兩個(gè)特點(diǎn)：一是宏觀層面的erp的架構(gòu)在擴(kuò)張；二是微觀層面，即erp物理模塊在不斷細(xì)化。這兩者的互動(dòng)中，推進(jìn)了會(huì)計(jì)作業(yè)模式的變化。 從宏觀層面講，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的作業(yè)方式，長(zhǎng)期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上，在管理控制和決策支持方面的功能相對(duì)較弱，不論是時(shí)效性上，還是針對(duì)性上，都難以展現(xiàn)它的作用。當(dāng)企業(yè)發(fā)生危機(jī)時(shí)，它又總是首先反映在財(cái)務(wù)危機(jī)上，不是缺少現(xiàn)金，就是缺乏持續(xù)經(jīng)營(yíng)所需的資本。在引入erp以前，隨著電腦的普及，會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息處理一般都是應(yīng)用電腦作業(yè)，或是引入其它硬件來提高其自動(dòng)化水平，這對(duì)滿足

8、會(huì)計(jì)核算的一般要求來說已是一大進(jìn)步。但在業(yè)務(wù)流程的臨近和與其它系統(tǒng)的集成上，則受到技術(shù)與功能不足的限制。因此，erp在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，不僅相當(dāng)程度上反映了上述缺陷，而且，依托這一平臺(tái)，可以進(jìn)行更廣泛的，包括客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造工廠等的各種經(jīng)營(yíng)資源、各種信息的集成，從而為企業(yè)科學(xué)決策提供更好的服務(wù)。 從微觀層面講，即erp物理模塊走向細(xì)分化?，F(xiàn)階段在會(huì)計(jì)領(lǐng)域，主要涉及以下方面： 1.erp系統(tǒng)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用 會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果。它由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。因此，從物理層面看，erp

9、的會(huì)計(jì)核算模塊，涉及總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、多幣制 【1】【2】【3】模塊和工資核算模塊，等等。 以現(xiàn)金管理模塊為例，它主要是對(duì)現(xiàn)金流入流出的控制以及零用現(xiàn)金及銀行存款的核算。它包括對(duì)硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在erp軟件中，一般都具有票據(jù)維護(hù)、票據(jù)打印、付款維護(hù)、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現(xiàn)金有關(guān)的功能。此外，它還和應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等模塊集成，自動(dòng)產(chǎn)生憑證，過入總賬。 2.erp系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用 財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)，再加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測(cè)，管理和控制活動(dòng)。它側(cè)重于財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、

10、分析和預(yù)測(cè)，強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。然而，erp系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會(huì)信息的反映，到財(cái)務(wù)管理信息處理，再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在，它吸收并內(nèi)嵌了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐，改善了企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的全球化經(jīng)營(yíng)上，為分布在世界各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺(tái)，同時(shí)也能支持各國(guó)當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)法規(guī)和報(bào)表要求。如：提供多幣種會(huì)計(jì)處理能力，支持各幣種間的轉(zhuǎn)換；支持多國(guó)會(huì)計(jì)實(shí)體的財(cái)務(wù)報(bào)表合并等；支持基于web的財(cái)務(wù)信息處理。為支持企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于internet的應(yīng)用系統(tǒng)（如銷售訂單處理等），部分財(cái)務(wù)信息還可以通

11、過web方式收集和發(fā)布。總之，這一切，倘若在非erp的環(huán)境下，即使靠“人海戰(zhàn)術(shù)”來完成，其效益也是有限的。 3.erp系統(tǒng)在成本管理中的應(yīng)用 現(xiàn)代成本管理需要一個(gè)能協(xié)調(diào)地計(jì)劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng)，從而協(xié)助企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都面向市場(chǎng)來進(jìn)行運(yùn)作。在典型的err系統(tǒng)中，所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告系統(tǒng)，用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個(gè)系統(tǒng)具有容易操作的特點(diǎn)，成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項(xiàng)目一旦出現(xiàn)就能被分離出來，并可采取措施去糾正。具體說來，典型的或高層次的erp成本管理涉及以下幾個(gè)方面：成本中心會(huì)計(jì)、定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、獲利能

12、力分析等系統(tǒng)。 以定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)為例，它是一個(gè)全面網(wǎng)絡(luò)化的管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)，帶有定單成本結(jié)算的詳細(xì)操作規(guī)程。該系統(tǒng)收集成本，并用計(jì)劃與實(shí)際結(jié)果之間的對(duì)比來協(xié)助對(duì)定單與項(xiàng)目的監(jiān)控。系統(tǒng)提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助于優(yōu)化一個(gè)企業(yè)對(duì)其業(yè)務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃與執(zhí)行。 再以獲利能力分析為例，哪一類產(chǎn)品或市場(chǎng)會(huì)產(chǎn)生最好的效益？一個(gè)特定的定單利潤(rùn)是怎樣構(gòu)成的？這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時(shí)，銷售、市場(chǎng)、產(chǎn)品管理、戰(zhàn)略經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等模塊也將根據(jù)從獲利能力分析所提供的第一手來自市場(chǎng)的信息來進(jìn)行進(jìn)一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現(xiàn)存市場(chǎng)中的位置，并對(duì)新市場(chǎng)的潛力進(jìn)行

13、評(píng)估。 歸納上述三個(gè)方面的技術(shù)特征的應(yīng)用效應(yīng)，有以下表現(xiàn)： 其一，即時(shí)性。在err的狀態(tài)下，資料是聯(lián)動(dòng)的而且可以隨時(shí)更新，每個(gè)有關(guān)人員都可以隨時(shí)掌握即時(shí)的資訊，這在過去只能依賴大量的人力與時(shí)間才能完成。一般說來，影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力固然有許多因素，但一個(gè)很重要的因素，在于它對(duì)企業(yè)內(nèi)部各種信息的把握，以及對(duì)外部市場(chǎng)的資訊、現(xiàn)狀變化的了解。在當(dāng)今信息社會(huì)里，不僅要知己知彼，還要貴在“即時(shí)”。能否如此，其效果迥異。以外匯市場(chǎng)為例，企業(yè)的國(guó)際化經(jīng)營(yíng)，對(duì)外幣結(jié)算業(yè)務(wù)的不僅增多，而且還面臨一個(gè)如何規(guī)避多元貨幣、匯率變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)的問題。如果不能對(duì)各種貨幣的匯率消長(zhǎng)變化、各國(guó)客戶訂單、各種交易，包括應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總

14、賬等進(jìn)行即時(shí)運(yùn)作，那么，即使到手的企業(yè)利潤(rùn)，也會(huì)因匯率的波動(dòng)或緩慢的作業(yè)而縮水。 其二，集成性。在erp狀態(tài)下，各種信息的集成將為決策的科學(xué)化提供必要條件。在erp尚未導(dǎo)入之前，知識(shí)庫(kù)的信息資訊是屬于過時(shí)的，更多的是局部的信息、片面的信息，乃至失真的信息。導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因，除了其它因素外，信息的集成機(jī)制不完善，無疑是一個(gè)重要因素。另一方面，以往的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在面臨組織增減變化時(shí)，需要花比較多的時(shí)間去修改與串聯(lián)。在導(dǎo)入erp之后，面對(duì)這樣的變化，便可以很輕松地進(jìn)行銜接，預(yù)算規(guī)劃更為精確，控制更為落實(shí)，也使得實(shí)際發(fā)生的數(shù)字與預(yù)算之間的差異分析、管理控制更為容易與快速。 其三，遠(yuǎn)見性。erp系統(tǒng)的

15、會(huì)計(jì)子系統(tǒng)與erp系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)融合在一起，會(huì)計(jì)子系統(tǒng)又集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)于一體。這種系統(tǒng)整合，及其系統(tǒng)的信息供給，有利于財(cái)務(wù)做前瞻性分析與預(yù)測(cè)。 三、erp導(dǎo)入對(duì)會(huì)計(jì)人員角色的影響 由于上述特點(diǎn)取代了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)功能的一大部分，因此導(dǎo)入erp，實(shí)施erp系統(tǒng)管理，對(duì)會(huì)計(jì)人員角色的影響是顯而易見的。其中，最突出的是，當(dāng)企業(yè)導(dǎo)入erp系統(tǒng)，許多資料直接由資料產(chǎn)生處的人員來鍵入，會(huì)計(jì)信息會(huì)在交易完成后自動(dòng)入賬，同時(shí)進(jìn)入相關(guān)分類賬，并自動(dòng)產(chǎn)出報(bào)表，且許多資料直接從系統(tǒng)中即時(shí)存取。這樣，許多原本由會(huì)計(jì)人員來完成的基礎(chǔ)工作已被取代，而且，從作業(yè)的質(zhì)量到速度，都比人工作業(yè)好得多。那么，對(duì)這一現(xiàn)象

16、應(yīng)該怎么看呢？ 從表面上看，erp的導(dǎo)入對(duì)會(huì)計(jì)人員來說，確實(shí)是一大沖擊，或者說是一種“會(huì)計(jì)人員無事可做”的危機(jī)。但從深層次看，筆者認(rèn)為，erp的導(dǎo)入，本質(zhì)上是會(huì)計(jì)工作內(nèi)涵的新發(fā)展，是會(huì)計(jì)工作的重心轉(zhuǎn)移，即從以往對(duì)數(shù)字的計(jì)量與紀(jì)錄，轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌募庸?、再加工、深加工。?duì)這一會(huì)計(jì)作業(yè)新模式，如果借用美國(guó)ima的話說，就是“未來會(huì)計(jì)人員將不再扮演賬房，而是企業(yè)咨詢者的角色。同時(shí)，會(huì)計(jì)人員提供企業(yè)咨詢、分析的價(jià)值將愈來愈受到重視。會(huì)計(jì)人員在組織中所占地位及扮演的功能也日益重要”。 從對(duì)信息的加工層面講，由于導(dǎo)入erp，不僅是一個(gè)硬軟件的引進(jìn)與安裝的問題，而且是實(shí)施erp系統(tǒng)所取得的效益。而這效益的取得及

17、其增值，相當(dāng)程度上取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)信息進(jìn)行加工的層次性，所以“再加工深加工”是會(huì)計(jì)新模式的基本特點(diǎn)。 以前，管理人員需要從財(cái)務(wù)報(bào)表中獲取信息來做經(jīng)營(yíng) 【1】【2】【3】及績(jī)效上的管理，如今的信息科技已轉(zhuǎn)為可隨時(shí)提供管理人員有用的信息，如此的轉(zhuǎn)變強(qiáng)調(diào)了管理會(huì)計(jì)的貢獻(xiàn)及重要角色?？傊?，隨著erp在會(huì)計(jì)領(lǐng)域應(yīng)用的發(fā)展，將賦予新的會(huì)計(jì)作業(yè)模式以更豐富的特色。 四、erp在我國(guó)企業(yè)的應(yīng)用與前景 早在20世紀(jì)80年代初，我國(guó)企業(yè)就開始引進(jìn)國(guó)外的mrpii軟件，推行mrpii管理系統(tǒng)。進(jìn)入20世紀(jì)90年代后，特別是90年代中期以來，企業(yè)導(dǎo)入erp系統(tǒng)、實(shí)施erp系統(tǒng)管理的趨勢(shì)呈現(xiàn)出新的發(fā)展。從市場(chǎng)面看，一方

18、面，外國(guó)的軟件公司，包括ssa、frothshift、qad、ems、avalon、sap、baan、ca等公司先后設(shè)立銷售網(wǎng)點(diǎn)，直接銷售erp軟件。另一方面，我國(guó)自己的軟件中心或公司，包括金蝶、用友等軟件公司專門開發(fā)并推出商品化的erp軟件。再一方面，諸如世界著名的咨詢公司安達(dá)信等在我國(guó)推銷erp系統(tǒng)。影響這些趨勢(shì)發(fā)展的原因，在于我國(guó)擁有龐大的erp市場(chǎng)。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料，我國(guó)企業(yè)對(duì)管理軟件的年需求量應(yīng)在200億元以上，其中對(duì)erp軟件、集團(tuán)財(cái)務(wù)管理軟件、商務(wù)管理軟件的需求較為強(qiáng)烈，占90。可見，我國(guó)企業(yè)在應(yīng)用erp上，目前已進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段。 從應(yīng)用層面看，我國(guó)企業(yè)應(yīng)用erp的態(tài)勢(shì)，主要向兩個(gè)方向發(fā)展，一是量的擴(kuò)張，二是質(zhì)的提升。從前者來看，企業(yè)應(yīng)用erp的領(lǐng)域，不僅只是制造業(yè)，還包括服務(wù)業(yè)和其它領(lǐng)域。其中，近年來特別是流通領(lǐng)域的企業(yè)應(yīng)用erp的比例明顯上升。這與我國(guó)加入wto的大趨勢(shì)息息相關(guān)。也就是說，為了適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化，并能在