高職院校檔案管理信息化建設(shè)研究

1、    高職院校檔案管理信息化建設(shè)研究    摘 要：本文分析了高職院校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，探究了推進(jìn)高職院校檔案信息化管理的對(duì)策，對(duì)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的參考價(jià)值。關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 信息化建設(shè) 對(duì)策：g27：a：1003-9082（2019）09-00-01隨著信息技術(shù)水平飛速發(fā)展，信息化已滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，成為我們學(xué)習(xí)與生活的重要手段。信息技術(shù)促進(jìn)了高職院校教育教學(xué)的迅速發(fā)展，但是高職院校檔案管理的信息化并沒(méi)有得到足夠的重視，相對(duì)于本科院校來(lái)說(shuō)，高職院校檔案的信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，成為制約高職院校信息化的重要因素，阻

2、礙了高職院校全面信息化的建設(shè)，因此，在信息爆發(fā)的時(shí)代，高職院校檔案管理急需改革，信息化程度亟待提高。檔案管理信息化建設(shè)就是應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)、管理、生成和利用檔案的過(guò)程。檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是實(shí)踐拓展中具有重要價(jià)值的信息和資料。檔案作為重要的信息介質(zhì)，為高職院校的發(fā)展和科學(xué)管理提供了保障。高職院校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。一、高職檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題1.高職檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，信息化程度低大部分高職院校在檔案管理工作中仍采用人工操作方式，不論是檔案查閱還是相關(guān)數(shù)據(jù)都不能實(shí)現(xiàn)智能化的信息存儲(chǔ)，甚至一些高職院校檔案管理室內(nèi)只

3、有電腦和打印機(jī)，連必需的掃碼器、錄入機(jī)、投影儀等基礎(chǔ)設(shè)備都沒(méi)有，更別說(shuō)專業(yè)的檔案查閱和管理系統(tǒng)之類的軟件了;即使有的高職院校投入了一定資金，購(gòu)置了基本的設(shè)備，但有調(diào)查顯示，在管理檔案時(shí)只是對(duì)檔案進(jìn)行目錄編排、檔案存放等非常基礎(chǔ)的工作，而且沒(méi)有與校外實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息共享，使用效率差，檔案管理工作仍處于初級(jí)階段。2.高職檔案管理人員信息化水平不高，難以滿足信息化管理的需要目前高職院校檔案管理人員，大多沒(méi)有檔案管理的理論常識(shí)，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不熟悉信息化管理技術(shù)，缺乏專業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，與兄弟院校間的業(yè)務(wù)交流也不多。既懂管理，又熟悉信息化技術(shù)的人才非常少。檔案信息化管理人才的缺失，嚴(yán)重影響了

4、檔案管理的成效。3.高職檔案管理體系不完整，未能提供制度上的保障多數(shù)高職院校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化檔案建設(shè)的價(jià)值和作用，對(duì)檔案的信息化建設(shè)還停留在計(jì)劃階段，或僅限于設(shè)備的購(gòu)置，對(duì)檔案信息化管理還未構(gòu)成體系，各個(gè)職能部門(mén)的檔案歸屬各部門(mén)管理，缺乏溝通和信息共享，缺乏統(tǒng)一管理的相關(guān)制度和文件，導(dǎo)致在檔案信息化管理工作建設(shè)時(shí)，無(wú)章可依。高職檔案信息化管理，缺少制度上的保障，難免出現(xiàn)漏洞和差錯(cuò);缺乏清晰量化與明確化的指示，導(dǎo)致實(shí)際操作中易出現(xiàn)工作責(zé)任相互推諉的情況。二、推動(dòng)高職檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策1.加大高職檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施第一，高職院校應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，重視檔案管理的信息化建設(shè)，保

5、證專項(xiàng)資金投入。高職院校必須保證檔案管理有足夠的資金投入，并?？顚Ｓ?，從而為檔案資料的信息化存儲(chǔ)和信息共享提供良好的發(fā)展基礎(chǔ);第二，完善相關(guān)硬件設(shè)備。檔案管理的相關(guān)設(shè)備，不只電腦、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)的辦公設(shè)備，還應(yīng)具備一定數(shù)量的交換器、服務(wù)器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，這樣才能保障檔案信息的安全性和檔案工作的效率，使檔案管理信息化建設(shè)工作切實(shí)的實(shí)施。第三，購(gòu)置相關(guān)的軟件，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。檔案信息化建設(shè)的軟件通常包括信息處理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)的信息化管理程序和流程等。高職院校在購(gòu)置軟件過(guò)程中，要結(jié)合各自院校檔案管理的具體需求，對(duì)軟件公司提出針對(duì)性的要求，保證所購(gòu)置的相關(guān)軟件能滿足本院校的實(shí)際需

6、要，具有可操作性和實(shí)用性，避免軟件的閑置和資金的浪費(fèi)。軟件的使用將提高檔案管理的效率。同時(shí)，高職院校要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，逐漸實(shí)現(xiàn)所有檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)資源的建設(shè)范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。高職學(xué)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化、智能化，將推進(jìn)檔案管理進(jìn)入一個(gè)全新的發(fā)展空間。2.加強(qiáng)高職檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的信息化水平加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)在高職檔案管理信息化建設(shè)中的作用，才能使檔案的信息化建設(shè)落到實(shí)處，才能從根本上將信息化建設(shè)的進(jìn)程得以推進(jìn)。首先，高職院校需引進(jìn)一些對(duì)檔案管理有清楚的理論和實(shí)踐操作能力，對(duì)于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，這些人才將引領(lǐng)檔案信息化建設(shè)的迅速推進(jìn);第二，加

7、強(qiáng)對(duì)原有人員的培訓(xùn)。高職院校應(yīng)兼顧人員的專業(yè)能力和信息化技能，采取線上與線下相結(jié)合的方式，理論與實(shí)操相結(jié)合的方式，對(duì)現(xiàn)有的人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，以提高他們的檔案信息化管理能力和綜合服務(wù)能力，保證檔案管理工作的質(zhì)量。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理人員要注重保護(hù)隱私權(quán)和利用權(quán)，防止信息泄露，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。第四，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。高職院?？赏ㄟ^(guò)崗前培訓(xùn)、溝通協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)等類型的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)的精神，為學(xué)院師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。3.加快高職檔案管理體系和制度建設(shè)，為信息化建設(shè)的推進(jìn)提供保障首先，建立健全檔案信息化建設(shè)管理規(guī)章制度，統(tǒng)一要求、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保校園網(wǎng)和相關(guān)檔案系統(tǒng)之間的有效聯(lián)合溝通及信息交換的順利實(shí)施。其次，完善對(duì)檔案管理人員的考核制度，激發(fā)管理人員的積極性并培養(yǎng)責(zé)任心?？己顺晒c個(gè)人的薪資福利、假期、晉升、進(jìn)修等機(jī)會(huì)相匹配，調(diào)動(dòng)工作人員的自主性。通過(guò)健全考核制度，培養(yǎng)態(tài)度端正、業(yè)務(wù)精湛、工作積極的檔案專業(yè)人才。信息化建設(shè)是高職檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，高職院校應(yīng)順應(yīng)趨勢(shì)，從基礎(chǔ)設(shè)施、隊(duì)伍建設(shè)和制度保障等方面推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息管理和共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，促進(jìn)高職院校信息化的全面發(fā)展。參考文獻(xiàn)1章桂旻.高職檔