辦公系統(tǒng)及電子印章用戶操作手冊

1、辦公綜合業(yè)務處理系統(tǒng)使用手冊目 錄前 言4第一部分 部廳發(fā)文管理71、系統(tǒng)功能72、流程說明和角色73、使用方法831、系統(tǒng)主界面832、創(chuàng)建新發(fā)文933、核稿1134、文印1235、蓋章1236、分發(fā)14第二部分 部廳收文管理161、系統(tǒng)功能162、流程說明和角色163、使用方法1731、系統(tǒng)主界面1732、文件登錄1835、歸檔2136、收文催辦單21第三部分 簽報管理231、系統(tǒng)功能232、流程說明和角色233、使用方法24第四部分 會議通知251、系統(tǒng)功能252、使用方法25第五部分 公司發(fā)文271、系統(tǒng)功能272、流程說明和角色273、使用方法27第六部分 公司收文28第七部分 公司

2、簽報28第八部分 電子郵件281、系統(tǒng)功能282、創(chuàng)建郵件293、瀏覽和郵件回復314、最新事項315、群組管理3351、創(chuàng)建新群組3352、修改群組信息3453、群組的使用35前 言本版操作手冊適用于辦公室工作人員，所涉及的辦公室業(yè)務有：部門發(fā)文，部門收文，部門簽報，公司發(fā)文，公司收文，公司簽報，公司會議通知。在閱讀手冊的內容之前，我們建議您首先應具備有以下的知識：首先，您對辦公自動化系統(tǒng)的概念有一定的了解，您應該清楚辦公自動化系統(tǒng)的應用范圍以及能為您的工作帶來什么樣的便利，它最基本的又是由那幾部分組成的，每一部分具有什么樣的功能或者說是應該具備什么樣的功能，而這些功能又是如何進行協(xié)同工作的

3、。其次，您應該對計算機有一定的操作能力，或者說是對您所使用的操作系統(tǒng)平臺,如Windows98、Windows2000、Windows NT等運用得較為熟練。最后，您對您所在的公司的組織機構有較為清晰的認識，這一條是您使用好本系統(tǒng)的關鍵?？蛻舳讼到y(tǒng)運行環(huán)境要求：586以上PC微機；操作系統(tǒng) MIcrosoft windows 2K/XP/NT/98；瀏覽器：IE5.5或以上版本；局域網環(huán)境；客戶端系統(tǒng)IE設置要求：將IE 的安全設置選項里涉及 ActiveX控件和插件的選項全部設置為啟用； 對于代理服務器設置請按照下圖設置：internet選項>連接>局域網設置>高級，將不使

4、用代理的地址設置為：10.*.*.*。受信任站點設置如下：internet選項>安全，將.*.*.*添加為受信任站點。登錄系統(tǒng)：首先進入中國石化信息門戶，輸入用戶名和口令后進入部門主頁，點擊“信息資源瀏覽”，在頁面左側的資源目錄中找到“應用系統(tǒng)”，點擊應用系統(tǒng)在展開的目錄中找到辦公自動化系統(tǒng)（OA）?？偛啃畔㈤T戶部門主頁第一部分 部廳發(fā)文管理1、系統(tǒng)功能“發(fā)文管理”實現了部廳發(fā)文業(yè)務，主要功能包括錄入基本信息、跟蹤工作流程，文件查詢，回執(zhí)統(tǒng)計，公章記錄等。2、流程說明和角色“發(fā)文管理”管理整個工作流程包括若干工作步驟，每個工作步驟又對應相應的代表相應角色的操作者進行相應的操作。擬稿人擬稿

5、，處室會簽，修改辦公室審核，部廳領導意見開始結束分發(fā)文印排版圖1.1如工作流程圖所示，整個流程必須有“開始”和“結束”節(jié)點，圖中用圓圈表示，然后每個方塊節(jié)點代表一個環(huán)節(jié)，箭頭指入表示該環(huán)節(jié)的前驅環(huán)節(jié)，而箭頭指出表示該環(huán)節(jié)的后驅環(huán)節(jié)，有多個后驅環(huán)節(jié)時，該操作者可根據具體情況選擇一個后驅步驟執(zhí)行下一步，整個流程過程如下：a. “擬稿”環(huán)節(jié)可由部門內任意成員操作。由“擬稿”選擇“起草文件”，開始整個工作流，完成后到下一步。擬稿人可以填寫的信息有：發(fā)文字號，緩急，密級，主送單位，抄送單位，擬稿人，擬稿人聯系電話，擬稿單位，處室審核意見，處室會簽意見，發(fā)文文種，主題詞，標題，正文，附件。其中主送單位，和

6、標題為必填項目。b. “辦公室審核”環(huán)節(jié)由辦公室成員操作。“擬稿”后進入“辦公室審核”環(huán)節(jié)，辦公室然后根據辦文情況填寫辦公室意見，領導意見，并指定下一步文件去向，如需修改則返回“擬稿”人，如需發(fā)文則生成發(fā)文號并送“文印”環(huán)節(jié)。c. “文印”環(huán)節(jié)由辦公廳文印科人員進行操作。文印科人員對由部門辦公室送來的文件進行校對、排版和確定打印份數，最后生成正式的紅頭文件并返回部門辦公室進入“蓋章”環(huán)節(jié)。d. “蓋章”環(huán)節(jié)由辦公室人員操作。辦公室人員需要在蓋章專用計算機上完成蓋章。蓋章完成后進入“發(fā)文”環(huán)節(jié)。e. “分發(fā)”環(huán)節(jié)由擬稿人員操作。通過選擇發(fā)往單位進行分發(fā)。在分發(fā)環(huán)節(jié)可以查看回執(zhí)來確定發(fā)文的接收情況

7、。當確定接收完畢可以選擇歸檔使發(fā)文辦結。下面先詳細介紹整個發(fā)文工作流程每個環(huán)節(jié)的具體操作方法。3、使用方法31、系統(tǒng)主界面系統(tǒng)主界面如圖1.2所示，首先簡要介紹導航欄中有關條目的功能，然后再根據流程簡要介紹系統(tǒng)的使用方法；圖1.2l 待 辦：待辦中列出的是用戶從沒有打開過的、需要處理的文檔條目；l 全部文件：列出用戶有權限訪問的所有文檔條目；l 按去向分類：按文檔的去向對用戶經手的并且沒有辦結的文檔進行分類；l 辦結文件：列出用戶有權限訪問并且已經辦結的文件；l 處 理 中：列出所有用戶曾經打開過的但尚未發(fā)出的文檔條目；l 文件查詢：按照不同的條件對文件進行檢索；l 回執(zhí)統(tǒng)計：列出回執(zhí)并未生成

8、完畢的全部文檔；l 公章記錄：對辦公室進行的用章操作進行記錄統(tǒng)計。32、創(chuàng)建新發(fā)文如圖1.3中點擊“新建”按鈕，建立一個新文檔，如圖1.4界面所示；圖1.3 圖1.4在發(fā)文稿紙中輸入必要的信息后可以“保存”或“保存并發(fā)送”；l “保存”：文檔保存在數據庫中，文檔條目列在導航欄的“處理中”文件列表中，可以以后再處理該文檔；對文檔有操作權限的還是當前處理人；l “保存并發(fā)送”：單擊此按鈕，根據流程的設定，文檔自動發(fā)送到下一環(huán)節(jié)操作人手中，文檔的處理權亦同步移交到下一環(huán)節(jié)操作人手中；在此，文檔將自動送至下一環(huán)節(jié)處理人。l “處室意見”：點擊按鈕，在彈出框中填寫本處室的意見。l “會簽意見”：點擊按鈕

9、，在彈出框中填寫其他處室的會簽意見。33、核稿辦公室用戶進入發(fā)文管理界面時，首先可以看到“待辦”里有用戶需要辦理的事項，如圖1.5所示；單擊鼠標打開需要處理的文檔并點擊“申請并編輯”進入編輯狀態(tài)。 圖1.5l “保存”和“保存并發(fā)送”兩個按鈕可參照“3.2 創(chuàng)建新發(fā)文”中的使用說明。l “辦公室意見”：點擊按鈕，在彈出框中填寫辦公室的意見。l “領導意見”：點擊按鈕，在彈出框中填寫本部門領導的批示意見。34、文印在文印環(huán)節(jié)，辦公廳文印科用戶進入發(fā)文管理界面時，點擊郵件最新事項中的連接打開需要處理的文檔并點擊“申請并編輯”進入編輯狀態(tài)，在此環(huán)節(jié)文印科人員對文檔的附件進行校對，通過電子印章程序排版

10、后生成符合標準的紅頭文件，填寫“文印校對”、“印刷”、“份數”三項內容后就可以發(fā)送到 “蓋章”環(huán)節(jié)。35、蓋章在“蓋章”環(huán)節(jié)，辦公室用戶進入發(fā)文管理界面時，單擊鼠標打開需要處理的文檔并點擊“申請并編輯”進入編輯狀態(tài)。 在此環(huán)節(jié)對發(fā)文的紅頭文件進行蓋章，步驟如下：l 首先點擊附件中的紅頭文件（.sep文件）檢查是否正確；l 單擊“蓋章”按鈕，如圖1.6在彈出對話框中輸入公文密碼；l 隨后彈出公章密碼輸入框，填寫正確的公章密碼；l 彈出提示信息如圖1.6：蓋章完畢。l 點擊附件中的蓋章加密文件檢查是否正確。圖1.6如圖1.7蓋章完畢后點擊“保存并發(fā)送”，進入分發(fā)環(huán)節(jié)。蓋章后系統(tǒng)會生成蓋章記錄，以便

11、查詢。圖1.636、分發(fā) 在“分發(fā)”環(huán)節(jié)，由擬稿人員操作，步驟如下：l 單擊“發(fā)往單位”按鈕，在選單位窗口中選擇接收單位，如圖1.7所示；l 選擇好單位以后在發(fā)文稿紙上會出現所選單位信息，如圖1.8所示；l 單擊“分發(fā)”按鈕，文檔就以郵件的形式發(fā)到所選單位的郵箱中。l 單擊“查看回執(zhí)”按鈕，如圖1.9可以跟蹤文件的接收情況。l 如果確認文件發(fā)送完畢，點擊“歸檔”按鈕，使文件辦結。至此，一個發(fā)文的完整流程進行完畢。圖1.7圖1.8圖1.9第二部分 部廳收文管理1、系統(tǒng)功能“收文管理”實現了部廳收文業(yè)務，主要功能包括自動編號、錄入基本信息、收文催辦，文件跟蹤，文件查詢等。2、流程說明和角色開始辦公

12、室收文員登錄，擬辦處室領導 簽意見/辦理部門領導 批示結束圖2.1首先簡單介紹整個收文流程的流程，如圖2.1所示由若干環(huán)節(jié)組成。整個流程有開始和結束節(jié)點，分別由圓圈節(jié)點表示，代表流程的每一環(huán)節(jié)由方塊節(jié)點表示，本收文工作流程由“來文登記”，“擬辦”，“領導批示”，“部門辦理”幾個步驟組成：a. “文件登錄”由辦公室收文人員操作。在此環(huán)節(jié)用戶需填寫收文編號，來文號，文種，對應發(fā)文號，來文單位，來文標題，主題詞等信息。信息填寫完畢可根據辦文情況選擇下一步收文流程。b. “處室辦理”由各處室處長操作。在此環(huán)節(jié)可以填寫辦理結果。c. “擬辦”由辦公室人員操作。在此環(huán)節(jié)可以填寫擬辦意見。d. “領導批示”

13、由部門領導操作，也可以由辦公室代替操作。在此環(huán)節(jié)可以填寫領導批示意見。下面先詳細介紹整個收文工作流每個步驟的執(zhí)行方法。3、使用方法31、系統(tǒng)主界面首先、進入收文管理后，系統(tǒng)主界面如圖2.2所示； 圖2.2l 待 辦 理：待辦中列出的是用戶從沒有打開過的、需要處理的文檔條目；l 全部文件：列出用戶有權限訪問的所有文檔條目；l 按去向分類：按文檔的去向對用戶經手的并且沒有辦結的文檔進行分類；l 辦結文件：列出用戶有權限訪問并且已經辦結的文件；l 處 理 中：列出所有用戶曾經打開過的但尚未發(fā)出的文檔條目；l 文件查詢：按照不同的條件對文件進行檢索；l 催辦文件：針對一個收文文檔，對辦理人發(fā)出收文催辦

14、單。32、文件登錄從流程圖（圖2.1）可知，系統(tǒng)從開始起，第一步就是“文件登錄”，此環(huán)節(jié)辦公室收文人員操作。在此環(huán)節(jié)填寫收文信息，并對所收的加密電子印章文件進行脫密。點擊收文管理，進入收文界面。321、新建收文登錄收文可通過手動錄入和從郵件自動錄入兩種方式操作。若手動錄入收文，點擊“新建” 按鈕進入收文登錄界面，輸入收文信息后，根據文檔的具體要求有“擬辦”、“領導批示”、“部門辦理”或“結束”三個去向選擇，只選其一；圖2.3l “擬辦”：選擇“擬辦”，則文件下一步的辦理人將是辦公室人員。可在辦理人選項框中選擇下一環(huán)節(jié)的辦理人。l “領導批示”：選擇“領導批示”，則文件下一步的辦理人將是部門領導

15、。可在辦理人選項框中選擇下一環(huán)節(jié)的辦理人。l “部門辦理”：選擇“部門辦理”，則文件下一步的辦理人將是業(yè)務處室領導?？稍谵k理人選項框中選擇下一環(huán)節(jié)的辦理人。322、從郵件登錄若需從部門專用收文郵箱自動登錄可點擊“從郵件登錄”按鈕，系統(tǒng)會自動從設定好的郵箱中取得郵件（文檔標題）列表，例如在下圖2.4中，在新窗口的郵件列表中包含的內容有：郵件標題列表和“從郵件登錄”、“刪除郵件”、“關閉”三個按鈕；操作方法如下：l 選擇要登錄的郵件。l 單擊“從郵件登錄”按鈕，從郵件中提取收文數據進行登錄，并刪除郵件。l 刪除郵件：不登錄收文，直接刪除郵件。l 關閉：關閉退出。 圖2.4點擊了“從郵件登錄”,系統(tǒng)

16、提示登錄完成，單擊“確定”后回到“全部文件”視圖，如圖2.5所示；圖2.5在文件登錄視圖中，可以看到沒有收文編號、文件標題和郵件列表中標題一致的一個文檔，這就是從郵件登錄的文檔。點擊打開后可以進行登錄信息和加密文件的脫密等處理并發(fā)送到下一環(huán)節(jié)。圖2.6圖2.735、歸檔本環(huán)節(jié)是收文流程的結束環(huán)節(jié)，由收文登錄人員操作。文件登錄人員根據具體情況來確定是否需要結束一份收文文檔的辦理流程。操作過程如下：在“待辦文件”視圖中選擇文檔，進入文檔的瀏覽界面，單擊“申請并編輯”，文檔進入可編輯狀態(tài)，在頁面的“下一步流程”處選擇“歸檔”，單擊頁面頂部的“保存并發(fā)送”，至此，一份文檔的流轉就告結束。36、收文催辦

17、單收文催辦單只有辦公室“收文登錄”人員有使用權限；收文催辦單的生成：l 在文檔稿紙的編輯模式下單擊“生成催辦單”按鈕，由系統(tǒng)從當前文檔取得有關信息，生成當前文檔的一份催辦單，如圖2.8所示；l 由導航欄的“收文催辦單”按鈕進入催辦單管理，通過“新建”按鈕來手動創(chuàng)建一份催辦單。圖2.8在圖2.8所示界面中，點擊“生成催辦單”，催辦單創(chuàng)建完成后系統(tǒng)提示，如圖2.9所示，催辦單文檔數據進入到“收文催辦單”的管理中；圖2.9點擊導航菜單“催辦文件”就進入到，在信息主體中有“新建”按鈕，用于手工新建一個催辦單，催辦單的內容完全由用戶填寫；l 刪除：刪除選擇的催辦單；l 保存：保存催辦單；l 關閉：關閉此

18、催辦單；l 發(fā)送：發(fā)送此催辦單到被催辦部門；l 正辦：催辦單置于正辦理狀態(tài)；l 辦結：催辦單置于辦理結束狀態(tài)。第三部分 簽報管理1、系統(tǒng)功能“簽報管理”實現了部廳簽報業(yè)務，主要功能包括錄入基本信息、跟蹤工作流程，文件查詢等。2、流程說明和角色“簽報管理”管理整個工作流程包括若干工作步驟，每個工作步驟又對應相應的代表相應角色的操作者進行相應的操作。擬稿人擬稿，修改辦公室審核開始各處室領導處室會簽結束部門領導 領導批示分發(fā)如工作流程圖所示，整個流程必須有“開始”和“結束”節(jié)點，圖中用圓圈表示，然后每個方塊節(jié)點代表一個環(huán)節(jié)，箭頭指入表示該環(huán)節(jié)的前驅環(huán)節(jié)，而箭頭指出表示該環(huán)節(jié)的后驅環(huán)節(jié)，有多個后驅環(huán)節(jié)

19、時，用戶可根據具體情況選擇一個后驅環(huán)節(jié)執(zhí)行下一步，整個流程過程如下：a. “擬稿”環(huán)節(jié)可由部門內任意成員操作。由“擬稿”選擇“起草文件”，開始整個工作流，完成后到下一步。b. “處室會簽”環(huán)節(jié)由各處室領導操作，由業(yè)務處室領導填寫處室會簽意見。c. “辦公室審核”環(huán)節(jié)由辦公室成員操作。辦公室然后根據辦文情況填寫辦公室意見，并送部廳領導批示。d. “領導批示”環(huán)節(jié)由部廳領導操作。部廳領導填寫領導批示后把文件返回辦公室。e. “分發(fā)”環(huán)節(jié)由擬稿人員操作。通過選擇發(fā)往單位進行分發(fā)。當確定接收完畢可以選擇歸檔使發(fā)文辦結。下面先詳細介紹整個簽報工作流程每個環(huán)節(jié)的具體操作方法。3、使用方法部廳簽報的具體操作

20、與部廳發(fā)文類似，相關操作請參考手冊第一部分，部廳發(fā)文的相關內容。第四部分 會議通知1、系統(tǒng)功能本模塊主要實現會議通知功能，包括會議通知的起草、發(fā)送、參會人員查看會議情況；會議資源的查看等功能。2、使用方法會議通知由辦公廳總值班室人員起草并發(fā)送給各部門辦公室。對應辦公室人員只需進入郵件的最新事項，查看是否由最新的會議通知并查看接收即可。 圖4.1圖4.2第五部分 公司發(fā)文1、系統(tǒng)功能“公司發(fā)文”實現了從部門起草文件到辦公廳發(fā)文的業(yè)務。模塊其實施是發(fā)文的一種，只是流程不同。這里只簡單介紹流程。2、流程說明和角色“公司發(fā)文”整個工作流程包括若干工作步驟，每個工作步驟又對應相應的代表相應角色的操作者進

21、行相應的操作。擬稿人擬稿，處室會簽，修改辦公室審核，部廳領導意見開始結束分發(fā)辦公廳審核，公司領導意見，蓋章文印排版圖5.1如工作流程圖所示：a.“擬稿”由部廳業(yè)務人員操作，起草公司發(fā)文并填寫處室會簽意見。b.“辦公室審核”由辦公室人員操作，填寫辦公室意見和部門領導批示。 c“辦公廳審核”由辦公廳人員操作，填寫辦公廳核稿意見和公司領導批示。d.“文印”環(huán)節(jié)由文印科人員操作，經過校對排版后發(fā)送到“蓋章”環(huán)節(jié)。e.“蓋章”環(huán)節(jié)由辦公廳人員操作，對排版后的文件加蓋電子印章。f.“分發(fā)”環(huán)節(jié)由辦公廳收發(fā)室人員操作，選擇發(fā)往單位后分發(fā)，分發(fā)完畢后辦結發(fā)文。3、使用方法在公司發(fā)文業(yè)務中辦公室的操作與部廳發(fā)文

22、類似，故不再贅述。第六部分 公司收文 “公司收文”實現了辦公廳接收文件，記錄，發(fā)給公司領導填寫批示，發(fā)給部門辦公室辦理的業(yè)務。在此項業(yè)務中辦公室的操作與部門收文完全相同，請參考手冊第二部分部廳收文相關內容。第七部分 公司簽報 “公司簽報”實現了從部廳起草簽報，送辦公廳，由辦公廳審核后送公司領導批示的業(yè)務。其中各部門辦公室涉及的操作是起草簽報。具體操作與公司發(fā)文類似，請參考手冊第五部分公司發(fā)文的相關內容。第八部分 電子郵件1、系統(tǒng)功能首先進入到收件箱視圖中，導航欄：排列有郵件功能中收發(fā)郵件以及草稿、垃圾箱等鏈接的必要按鈕，還有和中石化辦公綜合業(yè)務處理系統(tǒng)中有關聯的“待辦事件”、“群組管理”兩個功

23、能；l 收件箱、草稿箱、發(fā)件箱：為所有郵件系統(tǒng)都具備的基本功能，其內容和含義不再重復；l 發(fā)郵件：用于創(chuàng)建新郵件；l 最新事項：在中石化辦公綜合業(yè)務處理系統(tǒng)中有一些收發(fā)文、會議管理等多項日常辦公的功能，當在這些系統(tǒng)中有需要您辦理的事務時，需辦理事務的條目信息將會顯示在“最新事項”的視圖中，提示用戶近期處理過的事務，當單擊某個文檔條目時，可以打文檔進行處理；l 群組管理：為實現郵件的群發(fā)功能，用戶可以將自己常用的郵件地址加入到某個郵件群組中，實現群組用戶的自我管理；下面根據郵件的發(fā)、收、回信等處理順序進行一個使用的介紹。圖8.1郵件標記“”：該圖標標記表示這份郵件為新郵件，還沒有打開過；2、創(chuàng)建

24、郵件在導航欄中點擊“發(fā)郵件”按鈕，建立一個新郵件文檔，如下圖所示；選擇收件人選擇增加附件圖8.2l 郵件接收人：在收件人、抄送、密送框中可以手工輸入人員姓名，姓名之間用英文半角逗號“,”分隔，也可以單擊“通信錄”指定從sinopec通訊錄選擇郵件的接收人，如圖所示；選擇不同的管理域圖8.3在“通信錄”的窗口中選擇了郵件接收人，單擊“確定”，選擇的郵件接收人信息返回到郵件稿紙頁面中，如圖5所示；圖8.4根據需要填寫完郵件主題和郵件正文內容。l 增加附件：在圖3中點擊“瀏覽”選擇附件文件，單擊“完成”將附件上傳到服務器，每這樣處理一次可增加一個附件（每個附件尺寸的不要超過2M字節(jié)，所有附件的總量受郵箱容量的限制）；郵件信息填寫完成，可以“保存”或“發(fā)送”。3、瀏覽和郵件回復點擊收件箱可以看到用戶接收到的郵件，點擊郵件可以瀏覽郵件內容。如圖所示，圖8.5對郵件可以回復郵件、將郵件轉發(fā)到其它用戶；郵件轉發(fā)回信圖8.6單擊“編輯”可以進入信件的編輯狀態(tài)，修改內容后，再回復或轉送其它用戶。4、最新事項在導航欄上單擊“最新事項”，進入