印章管理使用規(guī)范1

1、印章管理使用規(guī)范第一條、為了保證印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，依據(jù)公司規(guī)范運(yùn)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，有效地維護(hù)公司利益，特制定本管理辦法。第二條、本管理辦法所指印章包括公司各分子公司公章、黨章、法人章、董事會(huì)章、監(jiān)事會(huì)章等具有法律效力的印章。第三條、適用范圍(一) 公章的使用范圍121、 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，以公司名義發(fā)出的公文、信函、報(bào)表、證明等。2、 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的各種證件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、各種資質(zhì)證件、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、聘書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等）。2、 公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的對(duì)外合同、協(xié)議書(shū)等。4、 公司領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)辦公室主任明確批示，要加蓋公章的文件、證件、材料等。(二) 公

2、司領(lǐng)導(dǎo)簽章的使用范圍1、 各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)。2、 公司領(lǐng)導(dǎo)明確指示使用公司領(lǐng)導(dǎo)簽章的其他文件、報(bào)表、信函、合同、協(xié)議書(shū)、證明等。(三) 辦公室印章使用范圍1、 以辦公室名義發(fā)出的公文、函件。2、以辦公室名義開(kāi)出的介紹信、證明等。(四) 專(zhuān)用印章的使用范圍各級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)為履行某一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)可以刻制使用專(zhuān)用印章，刻制時(shí)必須載明專(zhuān)門(mén)用途。此類(lèi)印章只能在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用。第四條、公章的刻制、啟用（一）公章的刻制1、公司印章的刻制均須報(bào)公司分管總裁批準(zhǔn)，由辦公室開(kāi)具介紹信，到公安機(jī)關(guān)相關(guān)部門(mén)辦理刻制手續(xù)。2、公章的形體和規(guī)格，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）公章的啟用1、新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便

3、備查。2、公章啟用應(yīng)報(bào)公司分管總裁批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。第五條、公章的保管、交接和停用（一）公章的保管公司各類(lèi)印章必須有專(zhuān)人保管1. 公司的所有印章，均由辦公室負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（以下簡(jiǎn)稱為印章專(zhuān)管員）。 2. 各分子公司、證券部等部門(mén)向印章專(zhuān)管員移交印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)公司印章留樣備案表（詳見(jiàn)本管理辦法附件）。3. 由于印章磨損而更換印章，仍需在公司辦公室登記、留樣。 4. 嚴(yán)禁印章專(zhuān)管員將印章轉(zhuǎn)借他人。5. 印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，印章專(zhuān)管員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向辦公室主任、辦公室分管總裁書(shū)面報(bào)告，配合查處。 6. 各部門(mén)不得擅自刻制印章

4、，違反本項(xiàng)規(guī)定給公司造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任。7. 公章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門(mén)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。8. 公章保管人因事離崗時(shí)，須由部門(mén)主管指定人員暫時(shí)代管，以免貽誤工作9. 公章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公章不可私自委托他人代管。10.公章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)匯報(bào)，配合查處。（二）公章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。（三）有下列情況，公章須停用 1、公司名稱變動(dòng)；2、公章使用損壞；3、公章遺失或被竊，聲明作廢。4、公章停用時(shí)須經(jīng)公司分管行政總裁

5、批準(zhǔn)，及時(shí)將停用公章送辦公室封存或銷(xiāo)毀，建立公章上交、存檔、銷(xiāo)毀的登記檔案第六條、印章專(zhuān)管員的職責(zé)1、印章專(zhuān)管員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險(xiǎn)柜有無(wú)異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告。2、印章專(zhuān)管員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管印章，印章專(zhuān)管員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。1）專(zhuān)管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。2）交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)本辦法附件的印章交接單，登記交交接日

6、期、管理印章類(lèi)別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。3、印章專(zhuān)管員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專(zhuān)管員不予用??；經(jīng)辦人拒絕印章專(zhuān)管員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專(zhuān)管員可拒絕用印并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。4、印章專(zhuān)管員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書(shū)要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。5、印章專(zhuān)管員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理；若因擅自用印導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，由其承擔(dān)全部賠償責(zé)任并按公司人力資源管理的規(guī)定進(jìn)行處罰。6、印章專(zhuān)管員離職時(shí)，其管理的印章記錄和

7、檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專(zhuān)管員離職時(shí)，須辦理分管印章的移交手續(xù)并填寫(xiě)印章專(zhuān)管人離職交接單（詳見(jiàn)本辦法附件）后方可辦理離職手續(xù)。第六條、印章的使用規(guī)定1、 凡需加蓋公司印章的文件，均須通過(guò)公司網(wǎng)上審批流程，填寫(xiě)公章使用申請(qǐng)單或投標(biāo)申請(qǐng)單并經(jīng)相應(yīng)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司分管總裁審批同意后，方可使用公司印章。2、 如特殊情況無(wú)法通過(guò)網(wǎng)上流程，必須填寫(xiě)紙質(zhì)公章使用審批單，經(jīng)相應(yīng)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司分管總裁審批同意后，方可到辦公室進(jìn)行蓋章：3、 項(xiàng)目投標(biāo)申請(qǐng)必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)中心、分管總裁審批4、 合同、協(xié)議類(lèi)文件必須通過(guò)公司合同評(píng)審，經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)中心、分管總裁審批5、 資信證明、公積

8、金相關(guān)手續(xù)、離職證明等與人力資源相關(guān)的文件，需部門(mén)經(jīng)理及人力資源部經(jīng)理、分管總裁簽字審批6、 與財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)文件，需部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、部門(mén)分管總裁、財(cái)務(wù)分管總裁審批7、 行政公文、函類(lèi)文件，需部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管總裁、辦公室主任、行政分管總裁審批8、 董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)公章需董事會(huì)秘書(shū)親自審批后方能蓋章9、 黨章需公司黨委書(shū)記審批后方可蓋章。10、 外單位使用公司執(zhí)照或蓋山東浪潮齊魯軟件產(chǎn)業(yè)股份有限公司公章，需經(jīng)所在公司分管總裁簽字審批，再經(jīng)軟件公司辦公室分管總裁審批，方可蓋章，如投標(biāo)類(lèi)文件及合同需提前至運(yùn)營(yíng)中心審批備案審批，公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可到辦公室蓋章。11、 公章原則上不能帶出公司使用。如確

9、需帶出使用時(shí)，須經(jīng)辦公室主任、辦公室分管總裁批準(zhǔn)并填寫(xiě)公章外出使用審批單（詳見(jiàn)本辦法附件）方可帶出；非公章專(zhuān)管人員攜帶外出時(shí)，用印人還應(yīng)填寫(xiě)本辦法附件的印章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。12、 外地進(jìn)行投標(biāo)如申請(qǐng)公章出差，需提前申請(qǐng)，批準(zhǔn)流程參照工作外出審批規(guī)定，外公司借用公章出差需先本公司領(lǐng)導(dǎo)及軟件公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦公室主任安排公章出差，出差人員相關(guān)差旅、交通等費(fèi)用由申請(qǐng)單位或部門(mén)承擔(dān)，各單位提前預(yù)支費(fèi)用，根據(jù)實(shí)際結(jié)算多退少補(bǔ)，公章出差人員必須嚴(yán)格遵守公司出差差旅規(guī)定及蓋章規(guī)定，節(jié)約差旅費(fèi)用，做好蓋章審核、嚴(yán)格監(jiān)督用章，保障用章安全。13、 非工作時(shí)間用章，必須提前申請(qǐng)，經(jīng)辦公室主任審批

10、同意后安排用章。如臨時(shí)取消蓋章，務(wù)必第一時(shí)間告知辦公室蓋章人員。期間因蓋章發(fā)生的交通費(fèi)用由申請(qǐng)單位或部門(mén)承擔(dān)。14、 公司印章用印的公章申請(qǐng)審批單、投標(biāo)申請(qǐng)單、合同評(píng)審表等申請(qǐng)類(lèi)文件作為用印憑據(jù)檔案由印章專(zhuān)管員留存。涉及法律、財(cái)務(wù)等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司證券部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等會(huì)簽最終經(jīng)公司總裁審批后方可使用。15、 因公司重要業(yè)務(wù)急需用印而審批人不在公司，必須經(jīng)審批人手機(jī)短信確認(rèn)回復(fù)，并由印章管理員在用印審批記錄單中加以注明，方可用印，但審批人返回時(shí)應(yīng)立即補(bǔ)審；16、 用印人填寫(xiě)的用印審批記錄單中的相關(guān)信息應(yīng)與實(shí)際提交的文件內(nèi)容一致，如登記信息與實(shí)際用印文件內(nèi)容不一致，印章管理

11、員有權(quán)拒絕用?。?7、 禁止在手寫(xiě)文件上加蓋公司印章。18、 禁止在內(nèi)容填寫(xiě)不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書(shū)、發(fā)文批準(zhǔn)書(shū)、邀請(qǐng)函上加蓋公司印章。 19、 公司各類(lèi)印章實(shí)行用印登記制度，印章專(zhuān)管員應(yīng)每月5日前應(yīng)將該期間公章使用申請(qǐng)表、投標(biāo)申請(qǐng)表、合同評(píng)審表等審批表及用印資料按用印時(shí)間先后移交公司檔案管理員，每年1月15日前將用印登記簿移交公司檔案管理員，檔案管理員按年度進(jìn)行存檔。第七條、 違反公司公章管理規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任1、 公章專(zhuān)管員應(yīng)以身作則，不得利用職務(wù)便利未經(jīng)批準(zhǔn)私自使用公章，違者扣罰專(zhuān)管員每次200元，累計(jì)超過(guò)兩次以上的直接予以辭退或開(kāi)除，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)予

12、以賠償，造成重大損失或嚴(yán)重后果的承擔(dān)法律責(zé)任。2、 公章專(zhuān)管員因故意或疏忽造成公章遺失的，應(yīng)立即報(bào)告部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并采取措施，如有必要贏得當(dāng)?shù)匦侣劽襟w通稿注銷(xiāo)、掛失。同時(shí)，對(duì)公章保管當(dāng)事人第一次經(jīng)過(guò)處分，第二次調(diào)離工作崗位，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。 第八條、附則（一）用章審批流程圖及公司印章管理的相關(guān)文件范本。（二）本辦法自發(fā)布之日實(shí)施。 （三）本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。 附件一：公章使用流程工作目標(biāo)知識(shí)準(zhǔn)備關(guān)鍵點(diǎn)控制細(xì)化執(zhí)行流程圖1遵守公司公章管理制度，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展2規(guī)范用章，確保公章安全1具備公章管理責(zé)任意識(shí)，熟悉經(jīng)濟(jì)法、合同法等相關(guān)法律法規(guī)2端正服務(wù)態(tài)度，熟悉公司業(yè)務(wù)一、審核蓋章環(huán)節(jié)

13、 1審核公章使用申請(qǐng)、投標(biāo)申請(qǐng)、合同、協(xié)議評(píng)審嚴(yán)格執(zhí)行公章管理制度、對(duì)不符合公司制度、中間環(huán)節(jié)審批人提出異議的文件及其他特殊文件，如部門(mén)分管總裁堅(jiān)持用章，必須經(jīng)過(guò)公司行政分管總裁、公司總裁簽字審批，否則一律不允許用章1審核用章申請(qǐng)2用章登記3檢查用章申請(qǐng)、用章登記、蓋章材料內(nèi)容是否一致及符合要求4用印5相關(guān)資料存檔11 項(xiàng)目投標(biāo)申請(qǐng)必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)中心、分管總裁審批打印項(xiàng)目投標(biāo)申請(qǐng)單12 合同、協(xié)議類(lèi)文件必須通過(guò)公司合同評(píng)審，經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)中心、分管總裁審批評(píng)審記錄復(fù)印存檔13資信證明、公積金相關(guān)手續(xù)、離職證明等與人力資源相關(guān)的文件，需部門(mén)經(jīng)理及人力資源部經(jīng)理、分管總裁簽字審批14與

14、財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)文件，需部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、部門(mén)分管總裁、財(cái)務(wù)分管總裁審批15 行政公文、函類(lèi)文件，需部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管總裁、辦公室主任、行政分管總裁審批公司收發(fā)文件管理制度2、用章登記用章登記簿2、1 用章人在用章登記簿上登記并簽字用章時(shí)間、用章事項(xiàng)填寫(xiě)完整、簽字清晰可辨認(rèn)2、2 公章管理員（代管人員）審核用章登記內(nèi)容是否與蓋章申請(qǐng)內(nèi)容、蓋章材料三者一致，并簽字確認(rèn)必須逐頁(yè)檢查，不得在空白憑證、留有空白事項(xiàng)的頁(yè)面上蓋章3、 蓋章31 必須在制定位置準(zhǔn)確用章32 蓋章過(guò)程中，公章管理員必須全程監(jiān)督用章4、存檔41 將蓋章申請(qǐng)單、蓋章文件、合同評(píng)審表、借用公司資質(zhì)等相關(guān)材料按照蓋章順序每日整理，按月

15、存檔42次月5日前將存檔文件轉(zhuǎn)交至檔案管理員，并填寫(xiě)存檔文件交接表存檔文件交接表責(zé)任人流程圖提出用印申請(qǐng)使用印章人填寫(xiě)用印審批記錄單（審查審核審批）審查人：所涉部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核人：分管總裁審批人：總裁/分管總裁 提交所需蓋章的文件用印審批是否通過(guò)否是管理印章人根據(jù)申請(qǐng)單核對(duì)文件內(nèi)容否是蓋章備 注：Ø 用印人須將蓋章申請(qǐng)表上的內(nèi)容填寫(xiě)完整，否則印章管理員有權(quán)拒絕用印；Ø 若急需用印而審批人不在公司，必須經(jīng)審批人在電話中確認(rèn)，并由印章管理員在用印審批記錄單中加以注明，方可用印，但審批人返回時(shí)應(yīng)立即補(bǔ)審；Ø 用印人填寫(xiě)的用印審批記錄單中的相關(guān)信息應(yīng)與實(shí)際提交的文件內(nèi)容一致，

16、如登記信息與實(shí)際用印文件內(nèi)容不一致，印章管理員有權(quán)拒絕用??；Ø 如協(xié)議、合同上已有法人簽字或已加蓋公司合同專(zhuān)用章，印章管理員可直接用印，但應(yīng)在用印登記簿中說(shuō)明。附件二：印章留樣備案表NO:_印章名稱：_ 審批人：_ 啟用時(shí)間：_配置及保管部門(mén)：_印章用途：_印章專(zhuān)管員：_印章留樣本留樣印章自_年_月_日啟用。印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于_年_月_日自 領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應(yīng)的審批文件資料；若因本人故意或過(guò)失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，本人自愿全額賠償對(duì)公司因此導(dǎo)致的全

17、部經(jīng)濟(jì)損失并接受公司的相應(yīng)處罰。印章專(zhuān)管員：_年_月_日附件三：印 章 交 接 單NO:_部門(mén)名稱：_交接印章名稱：_交接日期：_月_日用印注意事項(xiàng)說(shuō)明：1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守公司印章管理辦法之規(guī)定。2、其他說(shuō)明事項(xiàng)：_3、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人_負(fù)責(zé)。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_ _年_月_日附件四：印章專(zhuān)管人離職交接單NO:_部門(mén)名稱：_離職交接印章名稱：_交接日期：_月_日1、離職人員應(yīng)當(dāng)將本印章交付繼任印章專(zhuān)管員，交接人雙方的行為均應(yīng)遵守_公司公司印章管理辦法之規(guī)定。2、離職人員應(yīng)當(dāng)將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專(zhuān)管員，并書(shū)面確認(rèn)除前述印章資料外，再無(wú)其他用印情況；若有遺漏用印情況且導(dǎo)致公司遭受的經(jīng)濟(jì)損失，無(wú)論公司何時(shí)發(fā)現(xiàn)，印章專(zhuān)管人均對(duì)前述損失承擔(dān)全額賠償責(zé)任。3、其他說(shuō)明：_4、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人_負(fù)責(zé)。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_ _年_月_日附件五：印章外出使用審批單NO:_1、部門(mén)名稱：_2、