基于RFID的檔案管理方案

1、.基于RFID的檔案管理方案一前言“RFID檔案管理系統(tǒng)”是采用先進(jìn)的無線電自動識別技術(shù)和計算機(jī)軟件技術(shù)，以（薄片狀的）RFID作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄。利用非接觸式的手持式、臺式或者通道式的RFID讀寫設(shè)備，和后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時，系統(tǒng)在檔案存放間出入口處安裝RFID讀寫設(shè)備，通過遠(yuǎn)距離與RFID的認(rèn)證，可以實現(xiàn)自動防盜功能。 通過系統(tǒng)的實施，有效提高了客戶對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強(qiáng)度，為客戶提供了更為便捷、更為有效的的管理模式。二RFID

2、檔案管理系統(tǒng)Ø 數(shù)據(jù)中心：由中心數(shù)據(jù)服務(wù)器和管理終端組成，對檔案管理信息集中進(jìn)行儲存和處理。Ø 內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)：由管理終端和標(biāo)簽發(fā)行和打印終端組成，可以完成檔案信息RFID標(biāo)簽的統(tǒng)一制作和裝入新建檔案等工作。Ø 流通管理系統(tǒng)：幫助管理員在檔案借出時在標(biāo)簽內(nèi)寫入相關(guān)信息，歸還時檢驗檔案并驗證RFID標(biāo)簽內(nèi)信息。 Ø 查詢系統(tǒng)：通過管理終端和手持機(jī)方便地查詢每一件檔案的位置。Ø 系統(tǒng)管理：對系統(tǒng)功能及權(quán)限設(shè)置，帳號管理等。三傳統(tǒng)的檔案管理模式的缺點3.1檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長 傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序 ，并去裝釘，然后由人

3、工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將 目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種手工處理方式耗費大量勞動和時間，使得整個流程既繁瑣又低效。 3.2 檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時長 雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。 3.3檔案的盤點操作不科學(xué)，由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，每個檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，如果要拆開每個檔案盒進(jìn)行盤點，那將是一項十分龐大的工程。 3.4對失效檔案的管理滯后 由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點工作

4、的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。四RFID檔案管理系統(tǒng)的四個主要功能1.1 檔案管理入庫： 1.1.1 新的檔案入庫前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和作者等相關(guān)信息對新建檔案進(jìn)行編目，并生成RFID標(biāo)簽打印數(shù)據(jù)。然后根據(jù)打印數(shù)據(jù)，寫入并打印RFID標(biāo)簽，打印好的RFID標(biāo)簽就可以貼到檔案上了，同時打印成功的數(shù)據(jù)會被傳送到數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)庫里，以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用和查詢。1.2 粘貼RFID標(biāo)簽采用專用膠水，保證標(biāo)簽不會脫落。2 檔案日常管理：2.1 對于檔案的日常管理，如借閱登記、歸還等工作，均

5、需要通過固定式讀卡器對標(biāo)簽進(jìn)行讀寫操作完成。在軟件數(shù)據(jù)庫中存儲工作記錄，同時在檔案RFID芯片中存儲借出和歸還記錄。同時，每次借出和歸還操作產(chǎn)生時，操作必須通過手持機(jī)對檔案柜標(biāo)簽進(jìn)行刷卡操作，更新檔案柜標(biāo)簽中的存放記錄。3 檔案查找和盤點：3.1 人員通過手持機(jī)進(jìn)行檔案查找，先在手持機(jī)上輸入需要查找檔案的編號，再對檔案柜上的標(biāo)簽進(jìn)行刷卡操作，手持機(jī)能自動提示該檔案是否存在和存在的位置。同時，工作人員對檔案進(jìn)行盤點時，也可通過手持機(jī)對檔案柜標(biāo)簽進(jìn)行刷卡操作，手持機(jī)自動進(jìn)行點數(shù)和分類盤點，記錄全部存在手持機(jī)中，日終，可將盤點數(shù)據(jù)上傳至計算機(jī)管理系統(tǒng)中，完成數(shù)據(jù)自動統(tǒng)計，并生成統(tǒng)計報表。4 檔案防盜

6、功能：4.1 在出入口安裝通道式RFID讀寫裝置，并與系統(tǒng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接。當(dāng)檔案經(jīng)過時，讀寫裝置自動讀取檔案RFID標(biāo)簽上的RFID數(shù)據(jù)，若判斷檔案未經(jīng)辦理領(lǐng)用確認(rèn)操作，則裝置報警，已自動實現(xiàn)防盜的功能。五智能密集架的設(shè)計安排為了更好的對每份檔案實行管理，深圳市易化科技有限公司專門針對檔案管理采取的智能密集架管理，做到實時監(jiān)控每一份檔案，只要檔案離開密集柜，系統(tǒng)即可立即知道，若為非法離開便自動報警。在每格密集柜安裝好RFID的智能天線，易化科技在此采取高性能的RFID讀寫器來對大量的標(biāo)簽數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，成功率99.999%。六項目的產(chǎn)品推薦易化科技RFID讀寫器VF-647NRFID天線分支器VX-3/M全國首創(chuàng)的RFID多天線分支器，性能卓越，在項目中能大大降低項目的成本。易化科技手持機(jī)VH-70BVh-70b通道式RFID讀寫器VC-420VC-420 RFID智能天線RFID通道閱讀器是基于在通道上附加安裝天線、閱讀器、EAS聲光報警