信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理模式探討

1、    信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理模式探討    田增光摘 要：在信息化背景下，檔案管理信息化能夠促進事業(yè)單位檔案管理水平的提高，對實現(xiàn)檔案信息科學應(yīng)用有著重要作用。然而，當前我國在檔案管理信息化建設(shè)中，多多少少會面臨一些問題。為了實現(xiàn)信息化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位檔案管理情況進行調(diào)整。本文就結(jié)合信息化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新意義，重點分析信息化背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問題，根據(jù)分析結(jié)果，提出信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新對策。關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理現(xiàn)階段，隨著我國計算機技術(shù)水平的逐漸提高，人們工作和生活都離不開信息化技術(shù)，各個行

2、業(yè)在運營發(fā)展中，加大對信息化技術(shù)的關(guān)注力度。在這種環(huán)境下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行改革創(chuàng)新，提高信息化背景下事業(yè)單位檔案管理水平。1 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新意義將信息化技術(shù)運用到檔案管理中，能夠改善檔案管理模式，讓檔案管理更加專業(yè)和高校，這對事業(yè)單位檔案管理發(fā)展有著直接影響。對于事業(yè)單位來說，信息化背景下檔案管理模式創(chuàng)新意義展現(xiàn)在以下幾個方面。首先，使用信息化技術(shù)，能夠讓檔案信息更加全面。和傳統(tǒng)檔案管理模式比較，信息化檔案管理具有現(xiàn)代化特點，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一記錄，將重要檔案信息保存在檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份，給檔案管理工作開展提供依

3、據(jù)。其次，引進信息化技術(shù)，能夠讓檔案管理效率得到提升1。因為檔案管理中涉及諸多信息，管理流程更加繁瑣。在傳統(tǒng)檔案管理中，主要以手工管理為主，這種方法消耗的時間比較多，不能確保工作質(zhì)量。隨著信息化時代來臨，檔案數(shù)據(jù)更加復雜，人工方法已經(jīng)不能實現(xiàn)檔案信息高效管理，因此需要使用信息技術(shù)，讓檔案管理更加規(guī)范，減少人力資源消耗，使檔案管理更加科學和專業(yè)。2 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問題2.1 信息化管理意識淡薄即便當前我國國民信息化水平相對較高，但是針對事業(yè)單位而言，要想做到信息化全面普及，依然會面臨眾多問題，如設(shè)備問題、成本問題、理念問題等。其中，事業(yè)單位領(lǐng)導對信息化建設(shè)的關(guān)注力度低，信息化

4、管理意識比如，這是制約單位檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。因為受到傳統(tǒng)思想影響，大部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，依然采取人工紙質(zhì)模式。并且，部分事業(yè)單位即便已經(jīng)把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動中，但是過于形式化，不具備創(chuàng)新意識。因為單位職工信息化管理意識淡薄，使得事業(yè)單位檔案管理無法迎合時代發(fā)展步伐，阻礙檔案管理信息化水平提升。2.2 檔案管理信息化水平不高在科學技術(shù)水平不斷提高的背景下，諸多新型設(shè)備和工藝被運用到事業(yè)單位檔案管理活動中，但是因為這些設(shè)備及工藝沒有得到高效實用，使得現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理信息化水平上比較薄弱，檔案管理混亂，檔案管理過于隨意2。因為檔案管理工作落實不到位，影響檔案

5、管理信息化目標實現(xiàn)，不利于事業(yè)單位更好發(fā)展。2.3 電子檔案安全隱患多在信息化環(huán)境下，檔案管理對象由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案。雖然電子檔案具有儲存、使用等優(yōu)勢，但是在使用電子檔案時，受到各種安全隱患的影響，容易發(fā)生檔案信息外泄等問題。此外，大部分事業(yè)單位雖然采取信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理，但是比較注重檔案信息采集和整合，缺少對檔案信息加密思考，如在電子檔案使用中，容易出現(xiàn)人為泄露事件，使得其安全水平下降。電子檔案中面臨的安全隱患多，是影響事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要因素，對于電子檔案中存在的泄露問題，需要得到事業(yè)單位的高度重視。3 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新對策3.1 創(chuàng)新信息化管理

6、理念對于事業(yè)單位，為了實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新，應(yīng)把信息化技術(shù)應(yīng)用其中，加強檔案管理信息化建設(shè)。在此過程中，重要內(nèi)容在于創(chuàng)新信息化管理理念，從思想意識上轉(zhuǎn)變管理模式。特別是針對單位領(lǐng)導人員，不但要給予信息技術(shù)高度認可，明確信息化技術(shù)在檔案管理中的價值，還要加強檔案管理信息化建設(shè)投放，給其提供充足設(shè)施支持，通過加強現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)引進，提高檔案管理信息化水平。此外，檔案管理人員綜合素養(yǎng)是決定檔案管理效率的重要因素。因為信息化背景下對檔案管理人員綜合水平有著嚴格要求，所以應(yīng)該加大對復合型人才專業(yè)培訓，讓其掌握更多專業(yè)化知識，促進檔案管理信息化建設(shè)工作順利發(fā)展。在事業(yè)單位中，一方面應(yīng)加強人才培訓，例如

7、定期開展培訓活動，提高管理人員專業(yè)技能，獲取理想檔案管理效果3。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)加強技術(shù)培訓，協(xié)助檔案管理人員完成檔案管理信息化建設(shè)工作，提高檔案管理人員操作技能。通過組織培訓，對人員整體情況進行考核，檢測培訓效果。事業(yè)單位需要把考核成績?nèi)谌氲娇冃Э己酥?，這樣不僅可以杜策管理人員強化自身素養(yǎng)，也能在單位內(nèi)部營造良性競爭氛圍，提高事業(yè)單位檔案管理水平。3.2 創(chuàng)新檔案信息化管理體系首先，完善檔案管理機制，提高檔案管理水平。當前，我國大部分事業(yè)單位領(lǐng)導不具備較強的創(chuàng)新意識，導致檔案管理模式比較落后。所以，事業(yè)單位需要結(jié)合時代發(fā)展，制定信息化檔案管理措施，并結(jié)合單位運營發(fā)展要求，調(diào)整檔案管理方案

8、，促進單位檔案管理水平和質(zhì)量的提升。其次，加強檔案人員培訓體系建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)。人才作為實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要因素，只有讓檔案管理人員樹立爭取的工作理念，加強檔案管理團隊建設(shè)，才能給檔案管理信息化建設(shè)工作開展提供人才支持。在此過程中，應(yīng)該加強實踐創(chuàng)新，促進檔案管理人員和信息化知識的連接，提高檔案管理人員創(chuàng)新意識。通過量化考核，把檔案管理信息化建設(shè)活動融入到崗位績效管理中，在各個部門中選擇檔案管理人員，實施專人負責制，嚴格審核，保證檔案信息化管理工作有序進行，在核對、確認、檢查等環(huán)節(jié)上，建設(shè)糾錯體系，保證檔案信息的完整性和真實性。3.3 加強檔案管理安全保護在信息化背景下，安全問

9、題應(yīng)得到高度注重。在事業(yè)單位檔案管理過程中，應(yīng)通過加強安全保護，促使檔案信息安全水平的提高。在檔案安全管理中，通過建立防火墻，把電子檔案進行規(guī)范管理，根據(jù)運行要求和管理標準進行管理，讓檔案可以在一個相對安全環(huán)境中運行。事業(yè)單位需要規(guī)范使用管理系統(tǒng)，對電子文件格式和保存載體統(tǒng)一處理，通過使用光盤等進行數(shù)據(jù)保存，提高數(shù)據(jù)保存安全性。除此之外，事業(yè)單位應(yīng)強化監(jiān)督管理人員能力，對電子檔案運行情況進行監(jiān)管，及時找出問題并處理4。并且，在事業(yè)單位內(nèi)部，加強電子檔案中涉密問題嚴重性宣傳，一旦發(fā)現(xiàn)泄密行為嚴懲不貸，從而規(guī)范單位職工行為。4 結(jié)束語總而言之，隨著信息化時代來臨，事業(yè)單位在檔案管理上有了新的要求。通過把信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動中，促進檔案管理模式創(chuàng)新，能夠有效提高單位檔案管理水平。在檔案管理模式改革創(chuàng)新中，應(yīng)結(jié)合信息化時代發(fā)展，加強檔案信息安全管理，做好復合型人才培訓工作，完善檔案管理系統(tǒng)，給檔案管理信息化建設(shè)工作開展提供指導，提高檔案使用效率，引導事業(yè)單位更好發(fā)展。參考文獻1高昂.基于大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究j.辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：72.2王曉麗.“互聯(lián)