02-會議管理工作規(guī)定WI-5.5.3-01-02

1、廣州市xx物業(yè)集團有限公司·作業(yè)文件文件編號WI-5.5.3-01-02版本號B會議管理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼1/31.0 目的為進一步加強會議的組織性和紀(jì)律性，提高會議質(zhì)量，特制定本規(guī)定。2.0 范圍 本規(guī)定適用于物業(yè)集團各種工作會議，所屬各物業(yè)公司（管理處）參照執(zhí)行。3.0 職責(zé)3.1 行政管理總部負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修改、廢止工作。3.2 行政管理總部和各物業(yè)公司（管理處）行政管理部履行會議管理職能。4.0 工作內(nèi)容4.1 會議的召開必須以高效、精簡、節(jié)約為原則。4.1.1 按照規(guī)模和級別將物業(yè)集團會議分為物業(yè)集團會議和部門工作會議兩類。4.1.2 物業(yè)集團會議：由物業(yè)集團主

2、要領(lǐng)導(dǎo)主持、各部門與各物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人參加的會議，包括物業(yè)集團兩周例會、物業(yè)集團培訓(xùn)學(xué)習(xí)會議等。4.2 部門工作會議：由物業(yè)集團主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)或部門(下屬公司)領(lǐng)導(dǎo)主持的協(xié)調(diào)會及其他部門會議。4.3 召開會議的審批4.3.1 物業(yè)集團會議不需審批。4.3.2 部門工作會議。由物業(yè)集團本部部門或下屬物業(yè)公司(管理處)牽頭組織召開的協(xié)調(diào)會或其他部門會議，須認(rèn)真填寫會議召開審批表，經(jīng)行政管理總部平衡意見后，報領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.3 公司其它人員未經(jīng)審批，不得擅自召集其它部門開會，不得擅自占用會議室。4.4 會議組織與安排4.4.1 會議主持人：物業(yè)集團會議結(jié)合總經(jīng)理意見，由副總經(jīng)理主持（

3、崗位空缺的情況下由行政管理總部負(fù)責(zé)人主持）；部門工作會議由牽頭部門負(fù)責(zé)人主持；有上級（集團）領(lǐng)導(dǎo)、政府部門領(lǐng)導(dǎo)或其他重要來賓時由總經(jīng)理主持。4.4.2 物業(yè)集團會議由行政管理總部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進行組織安排。4.4.3 部門工作會議，由牽頭部門進行組織安排，并將召開會議的議程及參加會議人員等情況報送行政管理總部；行政管理總部負(fù)責(zé)提供會議室。4.4.4 會議召開前，應(yīng)由行政管理總部或牽頭部門做好會議準(zhǔn)備工作，包括各種會議議程設(shè)計及材料、會議簽到、會議記錄等。4.4.5 會議通知4.4.5.1 與會人員名單的確定既要精簡也要有代表性，并能夠及時準(zhǔn)確的加以貫徹落廣州市xx物業(yè)集團有限公司·作業(yè)

4、文件文件編號WI-5.5.3-01-02版本號B會議管理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁碼2/3實。物業(yè)集團會議由會議主持人提議并報總經(jīng)理審定；部門工作會議由主持人確定。4.4.5.2 物業(yè)集團會議由行政管理總部負(fù)責(zé)在會議召開8小時以前下發(fā)或傳真書面會議通知（臨時緊急會議除外），并告知會議主題和準(zhǔn)備事項。在書面通知不便的情況下，由行政管理總部專人負(fù)責(zé)電話通知。4.4.5.3 部門工作會議由會議主持人安排牽頭部門人員在會議召開8小時前書面或電話通知與會人員，并告知會議主題和準(zhǔn)備事項。4.4.5 會議考勤 4.4.5.1 參加會議者不得遲到、早退或擅自不參加會議。會議由專人負(fù)責(zé)考勤；因事不能參加會議人員需書

5、面向會議主持人請假，特殊情況可電話請假，請假獲批準(zhǔn)后不列入考核。1) 集團會議，由領(lǐng)導(dǎo)秘書（行政管理總部）負(fù)責(zé)考勤。2) 部門工作會議由會議主持人安排專人負(fù)責(zé)考勤。3) 會議考勤人員必須在會議開始前15分鐘準(zhǔn)備好考勤表，開始考勤。4) 與會人員擅自不參加會議，按照當(dāng)天曠工記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；與會人員遲到10分鐘者、未經(jīng)會議主持人批準(zhǔn)擅自離會者，按照當(dāng)天遲到記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；考勤人員未按時準(zhǔn)備好考勤表和未按規(guī)定考勤，按照當(dāng)天遲到記入考勤人員當(dāng)月出勤記錄。5) 會議考勤結(jié)果由考勤人員于會議結(jié)束后報會議主持人簽字，并負(fù)責(zé)在24小時送達行政管理總部。4.4.6 會議紀(jì)律。與會人員在會議上手機

6、必須調(diào)到無聲狀態(tài)，在會議上不得隨意走動，不得交頭接耳，不得打瞌睡，未經(jīng)主持人同意不得接聽手機。4.4.7 會議質(zhì)量管理。4.4.7.1為保證會議質(zhì)量，提高效率，與會人員在接到會議通知后要認(rèn)真準(zhǔn)備，匯報內(nèi)容要有重點有條理，發(fā)言時間控制在5分鐘以內(nèi)。4.4.7.2 會議須遵循“有議必有果”的原則，對會議上提出的問題必須得出結(jié)論；每項會議決定事項必須有明確的責(zé)任人、完成時間、完成標(biāo)準(zhǔn)；有爭議事項以會議主持人決定為準(zhǔn)，而不論其職位高低；與會人員的表態(tài)代表其所在部門的表態(tài)。4.4.8 會議紀(jì)要4.4.8.1 物業(yè)集團會議紀(jì)要由領(lǐng)導(dǎo)秘書或行政管理總部指定專人擬寫；部門工作會議紀(jì)要由主持人指定專人擬寫。廣州市xx物業(yè)集團有限公司·作業(yè)文件文件編號WI-5.5.3-01-02版本號B會議管理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼3/34.4.8.2 會議紀(jì)要要體現(xiàn)會議時間、會議地點、會議主持人以及參加人等；對于內(nèi)容須擇要而記，包括與會人員提出的問題及意見、會議主要決定事項等內(nèi)容。4.4.8.3會議紀(jì)要必須在會議結(jié)束后二十四個小時內(nèi)完成